檔案信息化建設研究

王曉歡

（沈陽工學院，遼寧 撫順 113122）

當前，對于檔案信息化建設工作，我國一部分檔案工作人員只是片面認知，甚或更多的認為檔案信息化建設其主要就是運用計算機設備，或者是其他信息技術開展相關檔案工作。而這種認知存在最大的片面性，就是并沒有全面準確地認識到檔案信息化建設當中存在的人文因素。檔案信息化建設當中包含眾多因素，在這其中不僅包括計算機技術及信息技術的運用，還包括人文因素及觀念因素，想要使得檔案信息化建設充分發揮作用價值，那么就一定要做到全面準確認識檔案信息化建設。

一、正確準確認識檔案信息化建設基本含義

其一，檔案信息化建設其根本因素以及主要推動力，就在于信息技術以及計算機技術在檔案相關工作當中的廣泛合理運用。

其二，檔案信息化建設其主要階段性的工作目標，就是促使檔案工作能夠趨向現代化發展，能夠滿足社會發展對于檔案工作所提出的要求，并且確定在網絡環境當中檔案管理工作以及檔案服務工作的基本工作框架[1]。在我國有相關學者將檔案信息化建設分為兩個階段：第一個階段，是運用信息技術以及計算機技術等等技術形式開展相關檔案工作，而針對檔案信息化建設的這一認知通常情況下檔案工作人員已經得以認識，運用計算機設備開展檔案工作的方式已經將以往傳統人工檔案工作方式逐漸代替。第二個階段，是研發電子文件。建立在新檔案工作理論以及新檔案工作方法的基礎上進而完成檔案電子文件的歸檔工作以及電子檔案的管理工作。

其三，在進行檔案信息化建設的過程中，一定要注重重新認知檔案管理工作的基本原則、工作方法、工作理論等等，由于在進行檔案信息化建設的過程中，需要在檔案管理工作過程中運用信息技術以及計算機設備，在此基礎上新的檔案管理工作方法、工作手段、基本原則等等不斷實現創新，并且還提出了以往檔案工作過程中并沒有涉及以及接觸到的新問題，而針對這些新問題而言，在進行檔案信息化建設的過程中，一定要注重充分考慮，并作出科學合理，客觀理性的回答。

其四，針對檔案信息化建設而言，其最終想要達到的目標就是實現檔案信息的社會服務，進行檔案信息化建設最為理想的工作目標就是能夠建立在信息技術以及計算機技術的基礎上實現將檔案信息公開化以及透明化。

綜上所述，檔案信息化建設是一個系統化的過程，在這一過程當中，隨著信息技術以及計算機技術的發展以及水平的不斷提高，在檔案管理工作當中信息技術以及計算機設備的運用也會隨著發生改變，這種情況下也就意味著檔案信息化建設的階段性工作目標應隨著變化進行不斷調整優化，因此，在進行檔案信息化建設的過程中，一定要充分考慮長遠，并立足于當前實際情況的基礎上，進而使得檔案信息化建設的中心問題能夠得以充分把握。

二、現如今時代背景下檔案信息化建設的主要課題

（一）電子文件管理，紙質檔案信息數字化

針對現如今時代背景下檔案信息化建設實際情況而言，目前有很多檔案工作單位的電子文件管理系統還存在著功能不完善等相關問題，電子文件管理系統仍然還停留在模擬文件管理業務流程這一層次上，在開展檔案工作的過程中一些檔案工作人員仍然采用習慣性以及經驗性的工作做法[2]。因此，在進行檔案信息化建設過程中，一定要注重建立在電子文件管理系統特點的基礎上，針對電子文件管理系統進行宣傳，實現電子檔案管理系統的科學合理廣泛運用。紙質檔案是較為傳統的檔案方式，針對那些運用較為頻繁普遍、社會利用面以及利用率較大、非常重要、極其需要得到保護的紙質檔案來說，可以將其進行數字化處理。所謂的檔案信息數字化處理，就是指利用數據壓縮技術、數據庫技術以及高速掃描等技術形式，將以往傳統的紙質檔案進而轉變成為存在著有序結構的檔案信息庫。為了能夠使得將紙質檔案數字化處理工作的工作質量得以保障，在開展此項工作過程中一定要建立在安全化基本原則、選擇化基本原則、標準化基本原則以及科學化基本原則的基礎上。而在現如今時代背景下，我國一些單位在進行紙質檔案信息數字化處理的過程中傾向于全部處理，這種情況下則導致紙質檔案信息數字化處理存在著模仿數字圖書館的問題，建立在理論的角度上進行分析，這種方法將檔案信息以及圖書館信息之間存在的開放性以及公共性等等方面差異完全忽視，而建立在實踐的角度上進行分析來說，這種做法并不具備完全的必要性。

（二）建構檔案網站，明確檔案網站功能定位

所謂的檔案網站，就是指相關檔案工作機構建立在公共信息服務網站的基礎上所構建的檔案網絡站點，通常情況下，都是采用網絡主頁的方式為所需要的人員提供檔案服務或者是開展相關檔案宣傳工作。可以說，構建檔案網站是進行檔案信息化建設過程中的關鍵工作環節，是檔案工作機構構建起與社會進行聯系的橋梁。而在構建檔案網站的過程中，最為關鍵的一大重要問題就是針對檔案網站的功能定位加以明確。筆者認為，檔案網站功能定位體現在以下幾個方面：

其一，檔案網站的服務功能[3]。在進行檔案信息化建設過程中構建檔案網站最為主要也是最為重要的目的之一就是向社會人們其中提供檔案信息的查詢服務，以此能夠使得社會人民群眾能夠通過網絡快速準確并且安全的查詢到自己想要獲得的檔案信息。其二，檔案網站的宣傳功能。檔案網站應當成為宣傳檔案工作以及檔案工作機構等等的有效途徑，這種情況下能夠使得檔案工作的社會影響力以及重要性被進一步拓展以及增強。其三，檔案網站的交流功能。檔案網站應該做到將社會人民群眾以及檔案部門之間存在的關系緊密聯系在一起，進而及時全面的了解以及掌握社會對于檔案工作的評價以及所希望的方向，這種情況下能夠促使檔案部門的工作水平以及服務水平有效提升。

（三）建設數字檔案館，充分重視科學認知

在進行檔案信息化建設的過程中，我國已經開展了數字化檔案館的建設，但是針對現如今時代背景下數字檔案館建設實際情況來看，很多基層的檔案工作部門也開展了建設數字檔案館的工作項目，但是筆者認為數字檔案館建設還存在著一些問題。具體而言，我國數字檔案館建設存在的主要問題其產生原因很大一方面是受到了數字圖書館的影響，檔案信息以及圖書館信息兩者之間存在著很大的個性差別，不僅如此，社會公眾對于數字圖書館以及數字檔案信息兩者的實際利用需求也存在很大不同。因此，在進行數字檔案館的建設過程中一定要建立在謹慎態度的基礎上，筆者認為在建設數字檔案館的過程中應建立在對于數字檔案館具備充分科學認知的基礎上[4]。首先，所謂的數字檔案館，實際上就是一種通過采取電子網絡的方式，進而實現遠程獲取檔案文件信息的一種形式，這種情況下可以認為數字檔案館并不是一個具備物理存在的實體，而是建立在利用信息技術以及網絡技術的基礎上，將存在于不同地區的電子檔案信息資源通過網絡的方式實現對接，以此使得檔案信息資源共享得以實現。這種情況下，能夠看出數字檔案館，實際上就是一種不具備形態的檔案信息組織以及檔案信息利用環境。

三、全面準確認知檔案信息化建設相關人文問題

（一）檔案信息化建設的觀念

檔案信息資源觀念與檔案信息化建設觀念之間存在的關系最為密切。在以往傳統的檔案工作當中，通常情況下都會將檔案信息資源當作成為一種文化資源，而檔案信息資源的主要作用價值就是其存在的憑證價值。而在現如今時代背景下，乃至于今后會將檔案信息資源當作成為經濟資源對待，這種情況下檔案信息資源就能夠充分發揮出其存在的情報作用價值[5]。其次，文件以及檔案的開放觀念以及公開觀念，在以往傳統的檔案工作當中，我國對于非現行文件檔案在一定時間限制之內以及范圍之間的開發利用以及開放十分重視，但是針對現行文件檔案或者是半現行文件檔案而言，通常情況下，都不會給予開發利用以及開放。因此，檔案信息化建設的觀念應將現行文件檔案或者是半現行文件檔案的開發利用以及開放作為重點。最后，在進行檔案信息化建設的過程中，由于新技術以及新方法所帶來的沖擊會導致檔案工作人員遇到一些前所未有的問題，因此，檔案工作人員應樹立終身學習理念，進而為檔案信息化建設奠定良好基礎。

（二）檔案信息化建設的基本思路

在以往檔案管理工作開展的過程中，一般情況下，都是開展紙質檔案管理工作，而在進行檔案信息化建設過程中，對于這一工作開展方式需要重新考慮。建立在檔案信息化建設的基礎上，以往傳統的紙質檔案管理工作可行思路其主要體系在科學簡化紙質檔案管理工作以及規范深化檔案檢索。針對檔案信息化建設而言，在進行電子文件檔案信息管理工作的過程中，應該將工作重點思路體現在運用計算機設計以及信息技術對于電子文件檔案管理工作流程，實現重新組合這一方面上[6]。不僅如此，檔案信息化建設的檔案信息資源開發以及知識服務存在著非常都的不同之處，其主要體現在檔案信息資源的加工處理方式不同、檔案信息資源的來源范圍不同。因此，在加強檔案信息化建設過程中，一定要注重知識服務是進行檔案信息資源開發的新思路。

四、總結

在新時期，檔案信息化建設具備十分重要的作用價值，只有加強檔案信息化建設力度，保證檔案信息化建設有效性，促使檔案信息化建設充分發揮作用價值，這種情況下才能夠保證檔案工作適應現代化社會發展的要求，才能夠保證檔案工作取得良好的工作效果，使得檔案信息社會化服務得以有效實現，而這些都需要建立在全面準確認識檔案信息化建設的基礎上。因此，應注重針對檔案信息化建設進行分析探究，進而實現檔案信息化建設的全面準確認識。