檔案信息化建設(shè)研究

王曉歡

（沈陽工學(xué)院，遼寧 撫順 113122）

當前，對于檔案信息化建設(shè)工作，我國一部分檔案工作人員只是片面認知，甚或更多的認為檔案信息化建設(shè)其主要就是運用計算機設(shè)備，或者是其他信息技術(shù)開展相關(guān)檔案工作。而這種認知存在最大的片面性，就是并沒有全面準確地認識到檔案信息化建設(shè)當中存在的人文因素。檔案信息化建設(shè)當中包含眾多因素，在這其中不僅包括計算機技術(shù)及信息技術(shù)的運用，還包括人文因素及觀念因素，想要使得檔案信息化建設(shè)充分發(fā)揮作用價值，那么就一定要做到全面準確認識檔案信息化建設(shè)。

一、正確準確認識檔案信息化建設(shè)基本含義

其一，檔案信息化建設(shè)其根本因素以及主要推動力，就在于信息技術(shù)以及計算機技術(shù)在檔案相關(guān)工作當中的廣泛合理運用。

其二，檔案信息化建設(shè)其主要階段性的工作目標，就是促使檔案工作能夠趨向現(xiàn)代化發(fā)展，能夠滿足社會發(fā)展對于檔案工作所提出的要求，并且確定在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當中檔案管理工作以及檔案服務(wù)工作的基本工作框架[1]。在我國有相關(guān)學(xué)者將檔案信息化建設(shè)分為兩個階段：第一個階段，是運用信息技術(shù)以及計算機技術(shù)等等技術(shù)形式開展相關(guān)檔案工作，而針對檔案信息化建設(shè)的這一認知通常情況下檔案工作人員已經(jīng)得以認識，運用計算機設(shè)備開展檔案工作的方式已經(jīng)將以往傳統(tǒng)人工檔案工作方式逐漸代替。第二個階段，是研發(fā)電子文件。建立在新檔案工作理論以及新檔案工作方法的基礎(chǔ)上進而完成檔案電子文件的歸檔工作以及電子檔案的管理工作。

其三，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要注重重新認知檔案管理工作的基本原則、工作方法、工作理論等等，由于在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，需要在檔案管理工作過程中運用信息技術(shù)以及計算機設(shè)備，在此基礎(chǔ)上新的檔案管理工作方法、工作手段、基本原則等等不斷實現(xiàn)創(chuàng)新，并且還提出了以往檔案工作過程中并沒有涉及以及接觸到的新問題，而針對這些新問題而言，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要注重充分考慮，并作出科學(xué)合理，客觀理性的回答。

其四，針對檔案信息化建設(shè)而言，其最終想要達到的目標就是實現(xiàn)檔案信息的社會服務(wù)，進行檔案信息化建設(shè)最為理想的工作目標就是能夠建立在信息技術(shù)以及計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)將檔案信息公開化以及透明化。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)化的過程，在這一過程當中，隨著信息技術(shù)以及計算機技術(shù)的發(fā)展以及水平的不斷提高，在檔案管理工作當中信息技術(shù)以及計算機設(shè)備的運用也會隨著發(fā)生改變，這種情況下也就意味著檔案信息化建設(shè)的階段性工作目標應(yīng)隨著變化進行不斷調(diào)整優(yōu)化，因此，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要充分考慮長遠，并立足于當前實際情況的基礎(chǔ)上，進而使得檔案信息化建設(shè)的中心問題能夠得以充分把握。

二、現(xiàn)如今時代背景下檔案信息化建設(shè)的主要課題

（一）電子文件管理，紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化

針對現(xiàn)如今時代背景下檔案信息化建設(shè)實際情況而言，目前有很多檔案工作單位的電子文件管理系統(tǒng)還存在著功能不完善等相關(guān)問題，電子文件管理系統(tǒng)仍然還停留在模擬文件管理業(yè)務(wù)流程這一層次上，在開展檔案工作的過程中一些檔案工作人員仍然采用習(xí)慣性以及經(jīng)驗性的工作做法[2]。因此，在進行檔案信息化建設(shè)過程中，一定要注重建立在電子文件管理系統(tǒng)特點的基礎(chǔ)上，針對電子文件管理系統(tǒng)進行宣傳，實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)合理廣泛運用。紙質(zhì)檔案是較為傳統(tǒng)的檔案方式，針對那些運用較為頻繁普遍、社會利用面以及利用率較大、非常重要、極其需要得到保護的紙質(zhì)檔案來說，可以將其進行數(shù)字化處理。所謂的檔案信息數(shù)字化處理，就是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及高速掃描等技術(shù)形式，將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進而轉(zhuǎn)變成為存在著有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。為了能夠使得將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作的工作質(zhì)量得以保障，在開展此項工作過程中一定要建立在安全化基本原則、選擇化基本原則、標準化基本原則以及科學(xué)化基本原則的基礎(chǔ)上。而在現(xiàn)如今時代背景下，我國一些單位在進行紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化處理的過程中傾向于全部處理，這種情況下則導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化處理存在著模仿數(shù)字圖書館的問題，建立在理論的角度上進行分析，這種方法將檔案信息以及圖書館信息之間存在的開放性以及公共性等等方面差異完全忽視，而建立在實踐的角度上進行分析來說，這種做法并不具備完全的必要性。

（二）建構(gòu)檔案網(wǎng)站，明確檔案網(wǎng)站功能定位

所謂的檔案網(wǎng)站，就是指相關(guān)檔案工作機構(gòu)建立在公共信息服務(wù)網(wǎng)站的基礎(chǔ)上所構(gòu)建的檔案網(wǎng)絡(luò)站點，通常情況下，都是采用網(wǎng)絡(luò)主頁的方式為所需要的人員提供檔案服務(wù)或者是開展相關(guān)檔案宣傳工作。可以說，構(gòu)建檔案網(wǎng)站是進行檔案信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)，是檔案工作機構(gòu)構(gòu)建起與社會進行聯(lián)系的橋梁。而在構(gòu)建檔案網(wǎng)站的過程中，最為關(guān)鍵的一大重要問題就是針對檔案網(wǎng)站的功能定位加以明確。筆者認為，檔案網(wǎng)站功能定位體現(xiàn)在以下幾個方面：

其一，檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能[3]。在進行檔案信息化建設(shè)過程中構(gòu)建檔案網(wǎng)站最為主要也是最為重要的目的之一就是向社會人們其中提供檔案信息的查詢服務(wù)，以此能夠使得社會人民群眾能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速準確并且安全的查詢到自己想要獲得的檔案信息。其二，檔案網(wǎng)站的宣傳功能。檔案網(wǎng)站應(yīng)當成為宣傳檔案工作以及檔案工作機構(gòu)等等的有效途徑，這種情況下能夠使得檔案工作的社會影響力以及重要性被進一步拓展以及增強。其三，檔案網(wǎng)站的交流功能。檔案網(wǎng)站應(yīng)該做到將社會人民群眾以及檔案部門之間存在的關(guān)系緊密聯(lián)系在一起，進而及時全面的了解以及掌握社會對于檔案工作的評價以及所希望的方向，這種情況下能夠促使檔案部門的工作水平以及服務(wù)水平有效提升。

（三）建設(shè)數(shù)字檔案館，充分重視科學(xué)認知

在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，我國已經(jīng)開展了數(shù)字化檔案館的建設(shè)，但是針對現(xiàn)如今時代背景下數(shù)字檔案館建設(shè)實際情況來看，很多基層的檔案工作部門也開展了建設(shè)數(shù)字檔案館的工作項目，但是筆者認為數(shù)字檔案館建設(shè)還存在著一些問題。具體而言，我國數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問題其產(chǎn)生原因很大一方面是受到了數(shù)字圖書館的影響，檔案信息以及圖書館信息兩者之間存在著很大的個性差別，不僅如此，社會公眾對于數(shù)字圖書館以及數(shù)字檔案信息兩者的實際利用需求也存在很大不同。因此，在進行數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中一定要建立在謹慎態(tài)度的基礎(chǔ)上，筆者認為在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中應(yīng)建立在對于數(shù)字檔案館具備充分科學(xué)認知的基礎(chǔ)上[4]。首先，所謂的數(shù)字檔案館，實際上就是一種通過采取電子網(wǎng)絡(luò)的方式，進而實現(xiàn)遠程獲取檔案文件信息的一種形式，這種情況下可以認為數(shù)字檔案館并不是一個具備物理存在的實體，而是建立在利用信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，將存在于不同地區(qū)的電子檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)的方式實現(xiàn)對接，以此使得檔案信息資源共享得以實現(xiàn)。這種情況下，能夠看出數(shù)字檔案館，實際上就是一種不具備形態(tài)的檔案信息組織以及檔案信息利用環(huán)境。

三、全面準確認知檔案信息化建設(shè)相關(guān)人文問題

（一）檔案信息化建設(shè)的觀念

檔案信息資源觀念與檔案信息化建設(shè)觀念之間存在的關(guān)系最為密切。在以往傳統(tǒng)的檔案工作當中，通常情況下都會將檔案信息資源當作成為一種文化資源，而檔案信息資源的主要作用價值就是其存在的憑證價值。而在現(xiàn)如今時代背景下，乃至于今后會將檔案信息資源當作成為經(jīng)濟資源對待，這種情況下檔案信息資源就能夠充分發(fā)揮出其存在的情報作用價值[5]。其次，文件以及檔案的開放觀念以及公開觀念，在以往傳統(tǒng)的檔案工作當中，我國對于非現(xiàn)行文件檔案在一定時間限制之內(nèi)以及范圍之間的開發(fā)利用以及開放十分重視，但是針對現(xiàn)行文件檔案或者是半現(xiàn)行文件檔案而言，通常情況下，都不會給予開發(fā)利用以及開放。因此，檔案信息化建設(shè)的觀念應(yīng)將現(xiàn)行文件檔案或者是半現(xiàn)行文件檔案的開發(fā)利用以及開放作為重點。最后，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，由于新技術(shù)以及新方法所帶來的沖擊會導(dǎo)致檔案工作人員遇到一些前所未有的問題，因此，檔案工作人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)理念，進而為檔案信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）檔案信息化建設(shè)的基本思路

在以往檔案管理工作開展的過程中，一般情況下，都是開展紙質(zhì)檔案管理工作，而在進行檔案信息化建設(shè)過程中，對于這一工作開展方式需要重新考慮。建立在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作可行思路其主要體系在科學(xué)簡化紙質(zhì)檔案管理工作以及規(guī)范深化檔案檢索。針對檔案信息化建設(shè)而言，在進行電子文件檔案信息管理工作的過程中，應(yīng)該將工作重點思路體現(xiàn)在運用計算機設(shè)計以及信息技術(shù)對于電子文件檔案管理工作流程，實現(xiàn)重新組合這一方面上[6]。不僅如此，檔案信息化建設(shè)的檔案信息資源開發(fā)以及知識服務(wù)存在著非常都的不同之處，其主要體現(xiàn)在檔案信息資源的加工處理方式不同、檔案信息資源的來源范圍不同。因此，在加強檔案信息化建設(shè)過程中，一定要注重知識服務(wù)是進行檔案信息資源開發(fā)的新思路。

四、總結(jié)

在新時期，檔案信息化建設(shè)具備十分重要的作用價值，只有加強檔案信息化建設(shè)力度，保證檔案信息化建設(shè)有效性，促使檔案信息化建設(shè)充分發(fā)揮作用價值，這種情況下才能夠保證檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求，才能夠保證檔案工作取得良好的工作效果，使得檔案信息社會化服務(wù)得以有效實現(xiàn)，而這些都需要建立在全面準確認識檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上。因此，應(yīng)注重針對檔案信息化建設(shè)進行分析探究，進而實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的全面準確認識。