電子會計檔案趨勢發展探索

阮玲 黃名鳳 何小珍

（廣西外國語學院，廣西 南寧 530222）

一、會計檔案的背景

會計檔案管理主要是對單位經濟業務中產生的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料建立的檔案管理。每個單位都會有屬于自己單位的會計檔案，會計檔案是對一個單位所有經濟活動的記錄和反映，領導者可以通過會計檔案了解到每個項目經濟業務的發展，也可以根據會計檔案看出單位經濟業務的走向以及可以檢查單位是否遵守財經紀律、在會計資料中是否存在弄虛作假和違法亂紀等不良行為?！稌嫏n案管理辦法》規定了中國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。根據會計檔案的特點主要劃分為永久和定期兩類，永久的會計檔案是不可以銷毀的檔案，定期的會計檔案分為3年、5年、10年、15年和25年。

隨著電子信息技術的發展，互聯網應用技術的成熟，各行業的電子化、信息化規模逐漸擴大，會計行業電子化也進入新的征程。為了更大程度地推進會計業務電子化的進程，不僅要求會計核算記賬等日常經濟業務電子化的改革，也要求著會計檔案管理能夠緊跟上電子信息時代的發展，加快電子會計檔案的管理和應用。為了電子會計檔案管理能得到高效而有秩序的應用發展，2012年起財政部和國家檔案局結合現下企業會計檔案的特點，經過多次的試點工作對原來的《會計檔案管理辦法》進行了修改和完善，在2015年12月財政部和國家檔案局聯合發布了新的《會計檔案管理辦法》，并于2016年開始實施。修訂后的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案管理有著明確的相關法律管理規定，也是修訂管理辦法中的重點內容。

二、電子會計檔案管理的優勢

（一）電子會計檔案管理存檔便捷

會計檔案管理的電子化使得紙質會計檔案管理得到升華，紙質會計檔案隨著經濟業務的發展也在逐年倍增，單位在建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀的過程中就需要投入更多的人力、物力和財力。傳統的紙質化會計檔案需要對審核正確入賬后的紙質會計檔案進行裝訂入冊放在檔案室統一留存，隨著經濟業務量的增加，紙質會計檔案也隨之不斷地增加，并且隨著時間長久的存放和在工作中需要查找檔案而反復翻閱造成的紙張破損等問題，同時對存放的紙質會計檔案的檔案室也是有諸多要求，在存放紙質會計檔案的時候要注意檔案室的清潔防蟲蟻啃食檔案、還要保證通風條件，保持室內的干燥放潮濕、同時檔案室還要配備滅火器來防火等，以免會計檔案發生損失。會計檔案的電子化管理降低了保管成本，電子會計檔案也減少了檔案室的存放空間利用，會計檔案電子化管理是將電子會計檔案分類好后統一存放在系統里，在有需要查找相關檔案信息的時候只需要搜索相關內容就可以很方便快捷地查詢到，對此可以節約了很多翻閱資料的時間來提高工作效率。

（二）電子會計檔案管理節約成本

傳統的會計檔案是紙質化的，每月經濟活動產生的會計單據、會計憑證、會計賬簿、會計報表還有其他會計項目資料，分門別類的整理歸檔下來是需要大量的紙張來承載，如此常年積累下來就需要耗費大量的紙張，那也間接地破壞了綠色環境，造成資源的浪費。會計檔案的電子化管理是對來源真實有效的電子會計資料進行使用管理，電子會計檔案可以實現會計檔案無紙化，無紙化的電子會計檔案是通過電子信息產品傳輸使用，它可以方便快捷的分析統計，也可以節約紙張的浪費和檔案管理所需要存放檔案室的空間。

（三）電子會計檔案管理提高工作效率

傳統的會計檔案是全人工手動進行會計檔案的歸類整理，根據原始單據制會計憑證、裝訂會計憑證、制會計賬簿、計算分析做會計報表，日報、月報、季報、年報，每個會計期間都有很多會計資料需要歸檔。因此會消耗大量的人力，工作效率差，同時出現紕漏也不容易發現。會計檔案電子化管理以后，可以使用專用的會計系統對電子會計資料進行準確的、完整的信息讀取，并且能夠制定出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，只需要在程序上設定好經辦人、審核人、審批人等日常工作中必要的審簽流程就可以實現無紙化電子會計檔案形成。在電子化的會計檔案管理中對電子會計檔案進行歸類，只需要運用專用的檔案管理系統對審核通過的正確的會計資料信息進行錄入，然后根據提前開設好的會計資料類別進行自動分類、歸檔，從而大大地提升了員工的工作效率，也可以一定程度上降低工作中的出錯率。最后要對已經錄入存檔的電子會計檔案進行排編碼，這個排編碼不僅能方便篩查統計還能方便后續的賬目復核與記賬。電子會計檔案管理辦法的出臺， 加上電子信息化獨特的高效性和信息傳播的便捷性， 成功地推進了會計電子化的進程，不僅能提高了會計工作人員的工作效率，還加速了電子會計信息資源的傳遞速度， 更是提升了電子會計檔案的利用率。

（四）電子會計檔案管理促進會計管理轉型

傳統的會計檔案管理的收集、整理和歸檔需要財務人員投入大量的時間精力來完成，紙質會計檔案查閱的復雜繁瑣，對在財務會計管理方面的使用較少。會計檔案電子化管理以后，會計檔案可以以電子形式制作、保管，只需要在會計系統中根據工作職責對工作人員進行授權，提高了財務工作人員的工作效率，真正地將財務人員從繁雜瑣碎的計算分析和歸整會計工作中抽身出來，進而財務會計人員可以利用更多的時間來對會計信息數據進行研究分析，從以前的單純的財務會計記賬核算過渡到剖析過去、管控當下、規劃將來的管理型會計。財務會計人員的數據分析能力得到提升，可以充分地利用財務信息數據對各項指標進行深層次的分析來提高財務管理能力。財務人員從原來的財務記賬會計轉型到管理會計，更多的可以從事財務預算、財務決算、績效評價、財務報表分析等管理會計的財務工作。

三、電子會計檔案管理存在的問題

電子會計檔案管理的落實給行業帶來更多便捷的同時，其本身在運行的過程中自帶的一些重要性問題也逐漸顯露出來，為了保證電子會計檔案的管理能更加規范更加安全的開發利用，正視突顯出的問題尋求相應的正確的解決方案。

（一）電子會計檔案對電子信息的依賴性很強，它的開發使用是完全依附在整個計算機的硬件和軟件系統上，因此電子會計檔案在保存時突顯出的最大、最重要的一個問題，就是要確保電子會計檔案的保密性和安全性，保管電子磁性介質不僅要做到防水、防火，還要防消磁和防病毒的入侵。各單位在建立健全的電子檔案系統時要對檔案數據的格式和權限做相關的設置，在借閱方面要使用只讀格式，只能讀取相關的信息數據而不得擅自修改；設置權限是為了提高電子會計檔案的保密性。關于磁性介質容易消磁這一大問題，目前不僅體現在電子信息設備上，在我們日常生活中常用的芯片制卡也是很容易因為外界的影響而消磁，那么為了保證電子會計檔案的穩定性和安全性，可以多一步備份的工作。除此之外，還要安裝防火墻來進一步提升電子會計檔案的安全性，用于防止不法分子的非法入侵，盜取或傳播病毒使得電子會計檔案的丟失或無法使用。

（二）電子會計檔案管理的制度體系在不斷地根據國內信息技術的發展做改革和修訂，會計檔案電子化的管理是近幾年才開始實施，其中很多單位在電子會計檔案的管理中的各項相關管理制度、工作規范也都沒能立即跟上。各單位應根據自己的單位模式建立正確的適合本單位使用的電子會計檔案制度體系，管理制度的規范，可以讓每個工作人員的自身工作責權得到清楚的劃分，避免出現工作重復和越權操作。單位要不斷地根據自身的發展需要對制度體系做出更新，只有不斷地創新和完善單位的電子會計檔案管理制度，才能更好地施展會計工作，進一步實現對電子會計檔案管理的探索與實施。

（三）實施檔案電子化管理首當其沖的就是先完善電子會計檔案管理系統，會計核算系統和檔案系統要建立好共享對接，會計核算系統主要是用于電子會計資料的輸入與輸出，而檔案系統則是負責要對電子會計資料進行接收、處理和保存。各個系統要有明確的業務操作流程，要設置好人員認證權限以及屬性問題，更有效地保證了電子會計檔案的安全性和可靠性。

（四）定期地給財務工作人員進行培訓，提升財務人員的職業道德素質，提高財務人員的職業技能。信息技術發展不是停滯不前的，工作人員的知識水平也是需要跟著信息時代的發展不斷的提高。統籌規劃檔案管理的業務能力培訓，培養電子化的管理人才，促使電子會計檔案管理能夠更好更快地趨向成熟化發展。

四、結語

隨著現代信息科技的不斷發展，各項經濟業務活動都趨向信息化、自動化迅速發展，會計是經濟業務中的重要組成部分，電子會計檔案管理也應該向著前進的信息化方向發展。發展會計檔案電子化管理的過程中，在享受電子信息化帶來便利的同時，更要重視電子會計檔案管理中存在的問題，要完善制度體系、完善應用系統、明確職責、加強安全保障、提升工作人員職業道德素質與業務操作水平，進一步規范電子會計檔案的管理。只有不斷地發現管理中存在的問題才能不斷地及時做出更新完善，以此更好地實現電子會計管理的信息規范化、一體化和現代化信息管理模式，才能提高企業在經營管理中提取單位會計信息的準確性和及時性，也為企業單位能夠持續發展提供強有力的支撐。