基于數字化背景的事業單位干部人事檔案管理探究

張瑩

（安徽省機電排灌總站,安徽 合肥 230022）

在2018 年出臺《干部人事檔案工作條例》之后，要求發揮干部人事檔案在干部選育用管之中的作用，并且進一步提升了對于干部人事檔案管理的實際要求，要求其按照基本的環節明確其數字檔案的利用、專遞、保密等方面的具體管理要求，以數字化為基礎的干部人事檔案管理模式可以推動干部人事檔案逐漸朝著數字化的方向不斷前進。

一、數字化干部人事檔案管理的基本概念與意義

（一）干部人事檔案

在實施干部管理中，干部人事檔案會積累得越來越多，其主要關乎了品德、經歷、能力、才能等進行真實的記錄。基于內容來分析，干部人事檔案包含：第一，相關學歷與職稱方面的文字記錄。第二，個人經歷、工作變動、家庭情況等方面的文字記錄。第三，獎勵、處分等方面的材料。第四，參加黨團活動的記錄。第五，錄用、任免、出國、工資、聘用等方面的詳細記錄[1]。

（二）重要意義

對于事業單位干部隊伍建設而言，實施數字化的管理，其本身就具有重要的現實意義。第一，有利于長時間的保存重要人事檔案與載體。作為最原始的證據，還需要針對干部人事檔案做好管理，針對干部人事檔案實施數字化管理可以減少原始紙質檔案材料方面的損耗，并且將保存期限適當延長。第二，有利于全面提升檔案資源的實際利用率。在實施檔案的數字化管理之后，就可以滿足共享資源的目標，讓相關人士更加靈活地使用這部分資源，進而提升人事檔案的實際利用率。第三，有利于對干部人事檔案深度的分析，也可以滿足綜合利用的需求。在實施數字化管理之后，就可以綜合化的處理其中的海量數據信息，以便落實檔案的管理需求，并且對提出科學的決策、實現干部人力資源的深度開發都能提供重要的、科學的依據。

二、事業單位干部人事檔案數字化管理存在的問題

（一）信息化支撐保障不足

針對事業單位干部人事檔案數字化的管理，是將信息技術作為其核心支撐，雖然檔案信息化理念已經提出多年，但其支持力度、應用廣度和實際需求之間還存在較大的差異。很多事業單位干部人事檔案管理的數字化建設都在初期的嘗試階段，整體管理效果不夠理想。還有部分單位缺少信息化的支撐手段，對于信息化建設的基礎性工作配置難以到位，軟硬件更新換代緩慢。并且因為信息基礎數據采集不夠完善，數字化檔案制作環境相對簡陋，最終影響檔案數字化管理的實際效率。

（二）信息入庫時間較長，綜合利用率未知

就目前的事業單位干部人事檔案管理而言，因為其收集、規整和數字化處理需要大量時間，周期較長，導致基本的干部人事檔案資料都沒有進入信息系統。并且，由于沒有信息數據作為檢索與處理的基礎，導致實際工作寸步難行。

（三）信息網絡風險管控不足

由于事業單位干部人事檔案本身帶有較高的保密性，而信息技術的飛速發展使得網絡信息安全問題較為突出。在這一開放的網絡環境下，干部人事檔案的數字化管理就可能面臨網絡安全方面的威脅，進而造成信息被泄密、篡改、增加或刪除的風險，對檔案數字化管理的安全性帶來嚴重的影響[2]。

（四）檔案管理人員綜合素質達不到要求

對于事業單位檔案管理人員達不到綜合素質要求，其主要表現在：第一，管理人員的技能相對的單一，只懂得基本的流程和辦理程序，對于計算機操作雖然有所涉獵，但是缺少過硬的技術應用能力。第二，個別單位對于干部人事檔案管理工作的重視度不足，處于檔案管理工作崗位的人是外行，也就是不懂得檔案管理，同時對于計算機操作也屬于初級入門人員。第三，針對檔案管理人員也沒有進行相應的培訓，導致管理工作落后于時代的發展。針對干部人事檔案的數字化管理，就需要實現網絡技術和數字化技術應用能力的全面提升。

三、事業單位干部人事檔案數字化管理的有效策略

（一）重視干部人事檔案數字化管理

考慮到干部人事檔案實施數字化管理可以減少傳統紙質檔案管理投入的人力與物力，可以實現對干部人事信息的永久保存，再搭配高科技手段就可以高效管理干部人事檔案。所以，事業單位需要進一步宣傳、引導干部人事檔案的數字化管理，并且提升實際的宣傳力度，以促使檔案管理單位還需要對數字化建設的必要性加以了解，這樣才有利于提高檔案數字化管理的專業能力[3]。

（二）切實可行的數字化檔案管理系統

在構建事業單位干部檔案管理系統中，基于B/S 模式作為架構，其模式主要包含三個部分，具體如下：

第一，針對業務管理模塊，主要是做好日常的檔案信息管理與維護工作。在這一系統中要求鑒別、收集、歸納與保管人事干部檔案管理的檔案和信息材料，并且要做好對應的傳遞、統計、查閱等服務。第二，檔案的查閱模塊，在相對應的查閱環節，還需要基于系統專網來實現，其本身就帶有遠程的查閱以及本地的審評。對于事業單位的干部人事檔案管理，利用瀏覽器/服務器架構的基本模式，可以在內部實現本地與遠程的查檔，并且擁有閱檔的基本功能。這一系統的可靠性和安全性較高，可以按照日期與時間來進行授權閱檔。在這一過程中還需要詳細記錄日志，并且利用多種加密手段和信道來實現信息數據的安全加密傳輸，確保系統運行的穩定性和安全性。第三，數字化信息采集模塊，主要是采集系統建庫之中的檔案信息數據，在這一數字化過程中需要現代化技術手段的支持。在采集干部人事檔案資料中，主要是實現紙質檔案的數字化處理，對于人事干部檔案資料的采集要基于紙質檔案資料實現數字化處理，做到目錄整理、數據信息采集以及對應的審核。并且通過網絡技術手段來提供多人和多客戶端的服務，尤其是需要實現對于多本檔案資料、不同類型材料信息的采集，體現出數字化程度高、高效快捷等基本特點。

總體來說，針對事業單位的數字化人事干部檔案管理系統，就是基于數據代理的基本機制，可以滿足查詢應用以及對應的網絡采集需求。這一系統的實際，就可以滿足原本的服務模式和程序的替代，確保在傳輸原文的時候能夠保證其快速性和準確性。

（三）完善健全檔案管理控制機制

作為事業單位的檔案管理部門，需要建立網絡信息安全保障團隊，以此來提升數字化系統的安全運行能力。

第一，基于權限控制來實現系統管理人員、安全審計人員和安全保密管理人員的相互分離。其中，系統管理人員主要是對用戶進行創建與刪除，安全審計人員主要是檢查日志，安全保密人員是實現權限的分配。為了保障事業單位干部人事檔案信息數據庫的安全性，還要對應的軟件加以支持，以此來提高建設數據庫的有效性。在選擇軟件時，根據規范性和安全性的基本原則采取標準化的軟件，即具有較強保障能力的軟件系統，進一步強化網絡安全。基于這一前提條件，需要做好數據錄入、傳輸、存儲、訪問等相關節點的數據管控工作，并且利用特定的MAC 地址綁定，以此來實現用戶利用固定設備訪問系統，對文件也要進行特定的加密傳輸，實現圖像文件加密，最終保障相關工作的安全性。

第二，檔案管理部門需要做好對應的電子備份工作，在數字化信息安全性得以提升的同時關注信息的一致性，盡可能避免在調閱檔案時出現篡改、增刪、撤換等問題。這要求在檔案調閱之中做好對檔案管理流向的嚴格監管，從借閱時間、借閱時限、借閱人員、歸還日期等方面進行嚴格的把控，并且在歸還之中要對照副本，確保信息準確無誤，這樣才可以提升檔案資源的安全性，同時簡化調閱手續和管理流程，提升檔案信息的流動率。

第三，考慮到事業單位干部人事檔案的私密性和重要性，基于多冗余機制的利用，確保數據不會出現丟失。在操作之中利用有效的技術手段來實現系統的拷貝，甚至可以通過災難備份體系的搭建，利用雙中心或者多中心的模式確保數據的安全性。在一致性方面，可以嘗試對區塊鏈等技術的使用，進而統一標準、修改留痕，利用有效的技術手段從根本上解決隱患[4]。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

針對事業單位干部人事檔案管理人員而言，需要積極開展專業化的培訓，幫助其提升綜合技能，這樣才能為干部人事檔案管理的數字化提供可靠的人才保障，服務檔案數字化管理工作的深層次發展。第一，積極開展網絡技術、計算機技術以及信息安全技術等方面的培訓，讓管理人員掌握更多數字化管理技能。第二，做好檔案管理人員專業知識方面的培訓，使其進一步深入開發與利用信息化的檔案資源，為后續開展工作提供專業基礎支撐。

四、結束語

在干部人事檔案管理過程中，事業單位難免會出現一些問題，對工作效果帶來影響。所以，基于數字化背景探討事業單位干部人事檔案管理的有效途徑，能夠讓事業單位內部的所有人員都認識到數字化的重要性，進而提升干部人事檔案數字化管理效率，提高事業單位人事檔案管理數字化的整體質量，幫助事業單位提升競爭優勢。