談談房地產檔案管理的現代化數字化

王大洲

（河北省淶源縣住房和城鄉建設局，河北 淶源 074300）

一、對房地產檔案信息數字化的認識

（一）檔案信息數字化是房地產檔案現代化管理的一次實質性突破。檔案信息數字化是檔案工作依靠計算機信息處理、計算機網絡通訊技術手段等現代科學技術，通過逐步提高利用檔案信息資源的能力，并能最大限度地發揮檔案自身使用價值，以新的方式來推動社會經濟發展和改變人們的生活方式，逐步從封閉的、以檔案的實體管理為主的檔案管理模式向開放的、以數字化信息管理的模式轉變。

（二）房地產檔案的信息數字化是一項服務社會的高科技工程。

數字化的檔案信息運用掃描、復印、多媒體、計算機等現代化設備，并利用數據庫、網絡等技術支持，打破了檔案利用上的時間和空間概念，快速有效地服務于房屋所有權人和政府決策部門，實現了社會資源的信息數字化共享，充分地凸現出檔案信息數字化管理是一項跨部門、跨行業的且具有很高科技知識含量的功能優勢。

（三）檔案信息數字化要有嚴格的標準、統一的規范

為了使檔案信息數字化達到有效、及時地共享社會資源，首先必須使檔案信息數字化的技術指標規范化、標準化，從數字圖書館信息數字化借鑒實踐經驗和規律，制訂出符合檔案信息數字化方法、利用的技術標準和規范，從而保證檔案信息數字化的資源能夠有效、充分發揮其作用。

二、房產檔案信息數字化建設是檔案管理的發展方向

房產檔案數字化管理實現了一次檔案管理的變革，它是將傳統的紙質房產檔案通過掃描、影印等方法手段以數字化的形式存入計算機，實現檔案的收集、整理、保管、編研、調閱、統計、查詢等全部工作的計算機管理。。隨著數字化時代的快速發展，房地產檔案在數字化時代更要做好檔案信息的保密工作，通過設置權限、慎重備份等方式限制檔案信息的無序擴散，維護房屋所有權人的利益，在合法的前提下為政府和相關部門提供決策服務。

三、房地產檔案信息數字化要進行全過程管理

房產檔案數字化是服務社會的需要，傳統檔案的保存方式一直是采架式紙張保存和目錄式管理，直接導致了很高的管理成本，占用了大量的庫存空間，并且保管時容易產生破損，特別是長時間的調用，對檔案的損傷很大。檔案數字化不但可以有效地管理日益龐大的檔案，同時可以保護檔案原件。

房地產檔案管理的發展方向是檔案信息的數字化管理。房地產檔案數字化管理在我國起步較晚，進度不一，在沿海較發達地區也才剛剛起步，浙江省內也只有一部分縣市實現房產檔案的數字化管理，而且各地采取的管理軟件也不一致，從發展來看今后數據共享方面還存在很大障礙。由于數字化管理檔案的前期資金投入比較大，很多房地產管理部門由于種種原因使這項工作進程減慢，隨著房地產業的快速發展，房產檔案數量急增，數字化管理房地產檔案迫在眉睫，當引起有關部門重視。數字化檔案管理在實踐中已被公認，房地產檔案信息的管理與開發、利用將為整個社會帶來一場意義重大的技術革命。

四、房地產檔案信息數字化建設的思考

房產檔案的數字化管理還處于探索或初級階段，有很多難題需要逐步解決。因此，我們在檔案館檔案信息數字化建設中，應清醒認識如下問題，并盡量解決好：

（一）信息數字化的標準化問題不容忽略

實現信息的資源共享是檔案信息數字化的目標，因此，信息數字化必須要建立在一個標準的環境內，使得信息資源能夠充分發揮作用。做好信息數字化數據的存儲標準化，是實現信息數據再生、利用的可靠物質保證。

（二）信息數字化的保存與維護問題不容忽視

信息數字化建設的一項重要的任務和目標是保證數字化信息的可存取性、可用性、理解性。因此，強調有效使用信息資源，保證數據信息的安全性是前提；強調信息數據的可存取數性是保證，同時還要必須保證數據信息格式的規范化、標準化；強調信息數據的可理解性，必須保證產生數據環境的完整性。

（三）信息數據遷移性問題在信息數字化建設中應引起足夠的重視

在信息數字化管理的建設中，電子文件保存的遷移性問題師我們在運用新設備、新技術開展工作時應汲取信息管理自動化的經驗教訓。

（四）網絡安全對信息數字化的影響不可低估

數字時代的信息資源的共享是通過網絡技術和網絡環境實現的，是現代檔案管理發展的方向和必然趨勢，而當檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。面對著這場房產檔案管理的大革命，在相當長的一段時間我們都要努力研發，不斷完善。同時，保存電子檔案，也要保存相對應的紙質檔案，一定要確保檔案信息內容的完整、安全、真實、可靠，并能最大限度地發揮其作用。