如何提升企業(yè)檔案管理工作的思路與措施

龐偉

（山東金魯班集團有限公司，山東 德州 253000）

檔案管理工作是企業(yè)各項工作開展的基礎，同時也是保證企業(yè)提高經(jīng)濟效益，維護合法權益，反映企業(yè)發(fā)展歷史的一個真實見證，他對指導企業(yè)生產(chǎn)活動，改善管理模式，加快技術推廣應用有著十分重要的現(xiàn)實意義。最近幾年隨著企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案的數(shù)量日益增多，這就對檔案管理部門的具體工作提出了越來越高的要求。但現(xiàn)階段很多企業(yè)對檔案管理的重視程度不高，缺乏先進的管理方法，管理人員的整體專業(yè)素質較差，影響到檔案管理工作效率和工作質量。

一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在很長一段時間內(nèi)，受到傳統(tǒng)因素和企業(yè)內(nèi)部管理因素的制約，檔案管理工作一直處于弱勢地位。不管是企業(yè)的領導者還是檔案管理部門的管理人員，對該項工作的重視程度普遍不高。由于檔案管理工作量較大，工作內(nèi)容繁雜，很多管理層沒有從本質上認為企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實意義，所以在軟件硬件上投入不足，對檔案管理工作的高效開展產(chǎn)生了一定制約。

（二）缺乏先進的管理辦法

從現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)的檔案管理方法普遍，比較滯后，不能夠滿足新時期對檔案管理工作提高的要求，致使檔案利用效率低下，很多有價值的檔案丟失。最近幾年隨著科學技術不斷向前發(fā)展，各個領域的信息化程度不斷提高，一系列先進的網(wǎng)絡技術和計算機技術充分應用到企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營過程當中。但現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的信息化程度普遍較低，仍然采用人工操作，整體管理方法比較落后，工作效率低下。由于整體工作效率不高，各項信息資源統(tǒng)計不及時不到位，制約了檔案工作的進一步發(fā)展。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質較差

很多企業(yè)內(nèi)部不注重檔案管理人員專業(yè)素質提升，整個管理隊伍的專業(yè)水平普遍較低，知識老化欠缺。有不少檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，也沒有結合時代發(fā)展要求，對整個工作隊伍進行專業(yè)培訓，大多數(shù)的檔案管理人員專業(yè)素質普遍較差。很多新檔案管理人員步入工作崗位之前，沒有進行妥善的崗前培訓和崗后教育，也沒有對檔案工作方式進行有效的創(chuàng)新和探索，導致整個工作隊伍專業(yè)知識陳舊，在日常檔案管理工作開展過程中，普遍存在這樣或那樣的問題。

二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的對策措施

（一）提高對檔案管理重要性的認識，增強主動服務意識

首先，要讓企業(yè)領導層以及檔案工作人員充分認識到檔案管理的重要性。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，無論是文本文件、圖形文件和視聽檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的智慧結晶，飽含全體員工智慧和汗水，因此，對于企業(yè)來說，這是非常重要的資產(chǎn)，在生產(chǎn)實踐活動中有著積極的重要作用。其次，檔案管理人員要增強主動服務意識。檔案管理人員作為負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員，“服務于大眾”是其工作的出發(fā)點和歸宿，要求明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量，使檔案真正地為企業(yè)員工服務、為企業(yè)經(jīng)濟建設服務。

（二）采取模塊清單化方式發(fā)揮專業(yè)人員作用

因受專業(yè)知識限制，檔案管理人員很難掌握具體項目總體情況和細節(jié)，可以采取模塊清單化方式，由專業(yè)人員負責專業(yè)工作。如某國企以模塊化的思維，設計了一套工程項目檔案管理體系，建立由監(jiān)管或服務單位審核簽發(fā)的清單或匯總表，重要內(nèi)容做到全覆蓋。這樣就解決了工程項目檔案編制依據(jù)和審核依據(jù)，保證完整性、系統(tǒng)性。因為是專業(yè)工作由專業(yè)單位或人員負責，施工單位必須按清單或匯總表提供文件，檔案人員只需要核對文件編號和文件質量，遺漏現(xiàn)象得到有效控制。

（三）實現(xiàn)檔案管理的信息化

信息化是新時代社會發(fā)展的趨勢，也對檔案管理工作提出了更高的要求，企業(yè)必須運用當代科技新成果和信息化手段來武裝檔案管理工作，提高工作效率和水平。檔案管理要全面實現(xiàn)電子化管理。采用計算機以及掃描儀等數(shù)碼技術對檔案實現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率，更好服務企業(yè)發(fā)展。將檔案管理系統(tǒng)列入企業(yè)信息化發(fā)展總體規(guī)劃，加大檔案信息化建設資金投入，逐步建立健全檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，以利于檔案材料的便利化運用。完善基礎設施建設。規(guī)范檔案信息化建設的技術體系機制，既要實現(xiàn)檔案信息資源共享又要保證隱私性；既要保證檔案信息化管理工作有效推進，又要重視信息的保護和檔案管理安全責任的落實，確保檔案管理系統(tǒng)安全高效運行。

總結：總之，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作，并不是一蹴而就既能夠做好做到的工作，這需要檔案管理人員持之以恒、堅持不懈，不斷進行知識和能力積蓄，樹立創(chuàng)新意識、增強主動服務意識，更好地滿足企業(yè)和社會對檔案信息的需求，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的社會價值和經(jīng)濟價值，為企業(yè)事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。