當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理路徑研究

甄珊珊

（德州財(cái)金投資控股集團(tuán)有限公司，山東 德州 253000）

隨著數(shù)字技術(shù)廣泛運(yùn)用與數(shù)字經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型上升為企業(yè)戰(zhàn)略，著力通過(guò)數(shù)字技術(shù)升級(jí)企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)、改進(jìn)生產(chǎn)方式和變革商業(yè)模式，以期在數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)揮“先行者優(yōu)勢(shì)”，獲得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、企業(yè)檔案管理的原則

（一）真實(shí)性原則

能給企業(yè)提供有用的信息資源是企業(yè)檔案管理才能做到的，為了保證企業(yè)所作出的決策正確且具有權(quán)威性，確保企業(yè)檔案管理信息的真實(shí)性尤為重要。所有歸檔的檔案都必須是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中真實(shí)發(fā)生的事實(shí)，因此要確保信息的真實(shí)性，不要因?yàn)樘摷傩畔⒅率蛊髽I(yè)社會(huì)形象受損，也能夠促使企業(yè)做出正確的決策。

（二）系統(tǒng)性原則

在管理過(guò)程中必須遵循系統(tǒng)性原則，實(shí)施系統(tǒng)化的企業(yè)檔案管理，形成快速的分門(mén)別類的管理，能夠完整地體現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理制度的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性。同時(shí)，還能夠讓企業(yè)在需要相關(guān)資料時(shí)，能夠迅速地取用快速地查詢、使用，確保整個(gè)企業(yè)能高效地工作，減少時(shí)間的浪費(fèi)。

二、檔案管理作用

企業(yè)檔案管理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理工作也提出了更為高標(biāo)準(zhǔn)的要求。在當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理人員需不斷完善自身的管理技能，提升自身綜合素質(zhì)，加快適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化的新環(huán)境，接觸新時(shí)代的檔案管理理念，才能為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自身的一份力量，使其自身在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮自身最大的價(jià)值。企業(yè)檔案管理人員借助現(xiàn)代信息化技術(shù)可以培養(yǎng)自身的管理能力以及工作方式，以嶄新的面貌迎接新時(shí)代企業(yè)管理工作。由此，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理人員整體水平的提升，提高企業(yè)人力資源使用效率，最終提升整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行效率。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中所存在的問(wèn)題

（一）對(duì)企業(yè)檔案管理工作不夠重視

目前很多現(xiàn)代企業(yè)都對(duì)企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，因此很多企業(yè)沒(méi)有建立企業(yè)檔案管理制度，檔案管理人員也并沒(méi)有意識(shí)到自身工作的重要性，因此往往工作效率不高。除了重要的合同文件和人事檔案之外，其他檔案的管理工作只是交由普通工作人員管理，致使很多重要的業(yè)務(wù)資料在人員調(diào)動(dòng)的情況下出現(xiàn)缺失，讓企業(yè)的業(yè)務(wù)遭受到損失。

（二）缺乏專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員

企業(yè)檔案管理工作是需要專業(yè)性人才的工作，由于缺乏重視加之檔案管理專業(yè)人才較少，因此無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作需求。許多企業(yè)沒(méi)有配備專門(mén)的檔案管理人員，而是交由普通工作人員管理，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理效率非常低，不利于信息的儲(chǔ)存。因?yàn)橐恍┢髽I(yè)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，往往導(dǎo)致檔案缺失，未能得到很好地利用，工作效率低下。

（三）檔案管理不夠先進(jìn)

很多企業(yè)在管理檔案資料時(shí)仍舊采用傳統(tǒng)的手工編輯、手工檢索等方式，在企業(yè)信息的查詢和運(yùn)用中有很多人工疏漏和錯(cuò)誤，甚至?xí)谌斯げ僮鞯倪^(guò)程中不慎丟失一些重要的資料，極大地影響了企業(yè)工作，阻礙了企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

四、完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的策略

（一）重視企業(yè)檔案管理

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)檔案管理工作要重視起來(lái)，并建立和完善企業(yè)檔案管理機(jī)制。同時(shí)，要讓所有工作人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)大家對(duì)企業(yè)檔案管理工作的熱情和積極性，從上至下形成統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識(shí)。提高檔案管理意識(shí)的途徑是多種多樣的，通過(guò)電視媒體、宣傳欄、集體講座等形式，以及充分借助行業(yè)機(jī)構(gòu)以及民間組織，共同推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的建立和完善。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)性

現(xiàn)代企業(yè)必須要提高檔案管理人員的專業(yè)性，因此要打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，除了吸納一些新鮮血液，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員，企業(yè)要幫助其提高專業(yè)知識(shí)，除了定期舉行與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)之外，還可以讓吸納進(jìn)來(lái)的專業(yè)人才帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。只要檔案管理人員不斷提升自身的專業(yè)水平，就能真正推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（三）實(shí)施信息化管理

應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和工具建設(shè)電子化的檔案管理模式，讓傳統(tǒng)辦公管理體系和現(xiàn)代信息化的檔案管理結(jié)合在一起。通過(guò)用信息化檔案管理替代傳統(tǒng)人工管理能夠保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，并能對(duì)檔案管理信息進(jìn)行快速詳細(xì)、準(zhǔn)確地分類，可以極大地提高檔案管理效率。

總結(jié)：綜上所述，企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度里占據(jù)重要的地位，保證了企業(yè)決策的正確性和權(quán)威性，也是未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)和依托。因此，必須重視企業(yè)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案資料信息的安全性，保證企業(yè)信息的全面性和完整性。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段可以確保檔案管理的全面性和安全性，讓企業(yè)的工作效率得到大幅度提升，促使企業(yè)得到更好、更長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。