試論檔案管理安全保密及信息化檔案管理

王春梅

（黑龍江省綏化市北林區社會保險事業中心，黑龍江 綏化 152000）

在企事業單位發展中，檔案管理工作目的是為企事業單位發展提供服務，而在檔案管理中，當前隨著計算機、互聯網等信息技術的發展，傳統的檔案管理模式暴露出越來越多的問題，不僅影響檔案管理工作質量與效率，同時對檔案的安全性與保密性也帶來影響。尤其是在檔案信息化管理過程中，表現出諸多不合理情況，對檔案管理信息化建設及檔案資料的安全保密性帶來極大的影響。所以，為了使檔案管理工作質量與效率進一步提升，就需要對檔案管理安全保密及信息化管理進行加強。

一、信息化檔案管理概述

隨著當前信息技術的發展，在檔案管理中傳統的檔案管理環境發生巨大改變，在網絡化管理環境中，信息化檔案管理成為發展的趨勢，能夠對大量檔案資料實現信息化管理模式。且當前檔案管理信息系統在發展中也不斷完善，在大批量檔案資料管理中，信息化檔案管理效率、質量得到提升，符合當前企業發展的需求。現階段，各大企業在信息化檔案管理方面已經逐步落實，使我國檔案管理信息化程度不斷提升，為了檔案使用者方便對檔案資料進行查閱，在管理檔案資料時，要求管理人員注重對檔案資料的保密性、安全性進行加強，同時也為檔案查閱者提供便利性，保證檔案資料的價值得到發揮。

二、加強檔案管理安全保密的方法

（一）可以對相關工作人員進行培訓

相關工作人員在處理檔案管理工作的時候，因為這個工作涉及很多信息，所以在這個環節中經常會出現各種各樣的問題，嚴重的話，可能會導致檔案資料丟失，從而造成公司的損失。身為一個企業的管理人員，應該盡職盡責，要定期對檔案管理的相關工作人員進行培訓，

結合對檔案信息進行保密管理的新手段技術來指導相關工作人員，讓相關工作人員的思想和技術水平適應社會的發展，跟上時代的步伐。此外，相關部門的管理人員也要定期進行關于檔案管理知識的考核，工作人員在進行考核后，會反省自己不足的地方然后進行改善，通過考核后也會發現自身在檔案管理安全中的薄弱部分，這樣可以督促相關工作人員提高自身的專業知識水平。相關工作人員還應該順應時代的發展，要不斷地更新自己的思想水平，有了新的理念，對于檔案管理安全保密的工作會更好地完成。

（二）適當加強對檔案的管理

在一般的公司中，檔案信息都儲存在相應的辦公室里，如果有員工想要使用檔案信息的話，自己就可以去查找相應的檔案信息，但是這樣會出現信息的丟失等情況，所以應該加強對檔案信息的專業化的管理，管理部門的人員可以設置一個申請的手續，如果員工想要查找檔案文件的話，就得進行向相應的管理人員申請，管理人員通過了才可以去辦公室里查找檔案信息。還可以把辦公室中檔案信息柜子的鑰匙交給專門的管理部門進行保管，其他工作人員都不能私自拿鑰匙，必須經過管理人員審批通過后才可以拿取鑰匙，查找檔案信息，在員工進入辦公室查找檔案信息時，還應該進行名字登記，離開辦公室時，應該把檔案柜子的門、窗都關好。管理人員還應該對儲存檔案信息的辦公室中進行打掃，發現有易燃物的話，及時清理，嚴禁讓員工把易燃品帶入辦公室中，這樣來加強對檔案信息安全保密的管理。

三、信息化檔案管理的思考

（一）信息化檔案管理的意義

對檔案管理進行信息化處理是非常有必要的，因為對于檔案的管理，不僅需要做好保密工作，而且還需要提高檔案閱讀的效率。在目前我們對于紙質的閱讀效率不是很高，因為需要在很多檔案信息中來回找自己所需要的檔案信息，而且在進入辦公室尋找時，也要辦理一定的審批手續，所以這樣非常浪費時間，極大地降低了工作的效率。而且對于紙質的存放也要小心的保管，因為員工資料以及公司的項目等檔案信息是越來越多的，所以說就會有更多的檔案存放在一起，對于在辦公室存儲檔案的空間是有限的，如果檔案過多，就需要增加房間來存放檔案信息，這樣就給公司增添額外的開銷。而且檔案信息是紙質的，對于紙質的保管是非常難的，因為紙質屬于易燃物，對于檔案存放的過程中，如果遇到明火的話，這些檔案就會被燒毀，那么就會對公司造成非常嚴重的損失。除此之外，紙質的檔案也非常容易潮濕，所以對于紙質的管理有一定的難度。對檔案進行信息化管理，檔案信息都錄入到電腦的文件夾中，在電腦中查找信息時更加方便，而且也不用多余的空間來儲放紙質檔案。所以對于檔案管理進行信息化處理不僅可以節省工作時間，提高工作效率，還能夠給公司減少成本支出。

（二）信息化檔案管理實施的方法

信息化檔案管理的方法有很多，比如相關職員可以通過對紙質的材料進行掃描，然后在電腦上呈現出相應的圖像，然后再收集總結到自己企業的文件夾，或者上傳到本企業的平臺中，相關職員還可以設置對材料的圖像采用可放大、縮小等功能，來提高工作人員的工作效率。工作人員如果使用檔案，可以通過關鍵字搜索等的方法，就可以搜集到相關檔案信息，然后再進行下載。在線上獲取檔案信息的時候，管理員應該培訓相關的工作人員，使他們的專業知識水平提高，讓他們能夠準確地掌握信息化管理，也可以招聘一些具有專業能力的人員來負責信息化的檔案管理。隨著現代化技術水的不斷提高，也要結合現代化技術對平臺進行優化。如果在信息化管理中發現問題時，要及時地處理，并且對平臺信息進行完善。要做好信息化檔案的保密工作，應該對相應的文件夾或者平臺進行保密設置，避免公司檔案信息的泄露。

四、加強檔案管理安全保密及信息化管理的措施

（一）強化專業化檔案管理模式

對于諸多機關企事業單位而言，其檔案管理的主要部分為綜合管理部門，所以在日常檔案管理工作中，綜合管理部門需對檔案的專業化管理模式進行加強，嚴格履行檔案管理職責，保證檔案的安全性與完整性。首先，在對檔案資料調閱時，審批手續必須嚴格按照流程進行，用專用資料夾保管申請審批表，每年一次裝訂成冊；其次，設置專門管理人員，由綜合管理部門保管檔案室大門鑰匙，其它人員不得接觸，用完后立即放入保險柜；第三，如確因工作需要，必須進入檔案管理室時，事先需通過證明辦理相關手續，結束后管理員需將檔案室內的電源切斷，門窗關閉；最后，對檔案管理時應勤打掃，室內不能存放與檔案無關的雜物，天氣晴朗時開窗通風，非標配用電設備嚴禁在檔案室內使用。

（二）加強檔案管理日常檢查

積極有效的日常檔案管理檢查工作，對提升檔案管理安全保密性有促進作用，在檢查時，一方面對日常調閱登記臺賬應注意查閱，明確是否存在經辦人簽名不實、要素殘缺、檔案調閱授權書缺少及字跡改動明顯等情況，一旦發現異常情況，需對所設計的檔案是否在檔進行確定，同時追根溯源，對主要責任人、經辦人進行詢問，查清事實；另一方面對檔案室日常監控錄像注意查看，確定是否有檔案管理無關人員隨意進出檔案室及管理人員是否在崗。同時對檔案調閱中，管理人員履行登記手續是否規范進行深入調查，及是否存在后補手續的情況，如發現問題，同樣需進行查究。

結束語

綜上所述，我國當前企業單位自身檔案管理工作非常的重要，同時自身也具有一定的意義，這樣不僅能夠有效地推動我國當前企業單位檔案管理的水平，當然也能很好的提升檔案管理的安全保密性，并以此來最大化的促進我國各個企業單位有效的發展。