現(xiàn)代信息化技術手段在辦公室檔案管理中的有效應用

肖春霞 劉英姿

（湖南省懷化學院，湖南 懷化 418000）

現(xiàn)在信息技術大大促進了辦公室檔案管理工作的高效工作，它也是社會發(fā)展必須的新去向。本文就對于現(xiàn)代新化技術手段的優(yōu)點，對辦公室檔案管理的高效能意義，以及辦公室檔案所存在的問題，提出相關解決措施。

一、辦公室檔案管理工作使用現(xiàn)代化信息技術的意義

社會經(jīng)濟迅速發(fā)展，對于現(xiàn)代辦公方式也提出更高要求，因此辦公室檔案管理工作方式必須推陳出新，迎合時代發(fā)展，將傳統(tǒng)辦公理念轉化到現(xiàn)代信息技術為主的數(shù)字信息技術管理方式中去，用高科技手段建立新檔案管理工作之中。運用信息技術管理檔案工作，它大大節(jié)約企業(yè)等事業(yè)單位檔案辦公室的辦公時間，其高效能、低成本的運作方式管理辦公室檔案，進而減少犯錯成本、錯誤成本，促進工作高效順利進行。

二、現(xiàn)代信息技術管理公室檔案的特點

辦公室檔案信息化被分為幾個特點，但最基本的關于大多是對于一定的法律政策，因而必須穩(wěn)固其發(fā)展。辦公室檔案信息管理化的特點，大多是由實物整體運行轉向技術管理。如果按照傳統(tǒng)管理方式，那么必定是需要高成本的人力物力投資，當使用現(xiàn)代信息技術方式去管理電信息檔案，不僅促進辦公室檔案信息的嚴密性，并且促成其網(wǎng)絡的連接性，為國家乃至企業(yè)省去成本，提高國家企業(yè)的工作效率以及工作質(zhì)量，將節(jié)約成本的投其更加需要的方面。最終推動國家的可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

三、現(xiàn)代辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

（一）辦公室檔案管理存在相對的安全隱患

當今的時代是信息技術發(fā)達、互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通世界的時代。現(xiàn)在電腦技術加強，有各種黑客出現(xiàn)在網(wǎng)站盜取檔案機密。因此，辦公室檔案是公司重要的儲存文件的單的位，特別是其中包括企業(yè)機密文件，如果經(jīng)歷由這些黑客或者是互聯(lián)網(wǎng)高超技術的人盜取，那么就會帶來巨大損失。再加上大多辦公室檔案的管理者并沒有強烈的保護意識，而且檔案工作是非常復雜的，人們也會有不留心馬虎的時候，因此比較容易造成檔案信息泄露。

（二）辦公室檔案管理機構并不完善

檔案管理工作任務量巨大，非常繁雜，需要大量的時間投入之中。并且加上現(xiàn)在人流物力信息更新速度很快，需要大量去整理規(guī)劃投入時間，這項工作需要配備相應的辦公設施，但是目前很多辦公室并沒有相應基礎設施去管理投入支持工作。因此，辦公條件及其不符合現(xiàn)在辦公室檔案信息管理工作發(fā)展，最容易造成檔案信息工作泄露、遺失等現(xiàn)象，進而嚴重影響企業(yè)等事業(yè)單位高效運行。

四、現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）增強對信息技術的應用，提升防范意識

首先，辦公室檔案工作人員要嚴格遵守職業(yè)素養(yǎng)，嚴格要求自我，樹立正確的保護檔案意識觀念，重視檔案工作管理，明白檔案工作重要性；其次，檔案管理工作者要制定相關工作規(guī)則、安全措施來確定檔案的安全性，不能再照搬過去傳統(tǒng)方法去保護檔案，丟棄傳統(tǒng)保護檔案措施方法，使用現(xiàn)代信息技術接入保護檔案工作之中；最后，應該做好相應的應對措施，抱著防患于未然的意識，大大利用現(xiàn)代科學技術，來提升對辦公室檔案信息管理的嚴密性，進而阻止檔案造成信息外泄，給企業(yè)等辦公單位制造麻煩。

（二）構建辦公室檔案管理體系

如何加強，辦公室檔案信息的安全是一個企業(yè)和國家的重中之重。因此，辦公室檔案工作必要借助現(xiàn)代化的發(fā)展構建相關管理體系、規(guī)章制度促進檔案管理工作高效進行。在構建管理體系之中，制定相關法管理制度，規(guī)章制度是守為重要的。實踐是追求真理的一項重要方式。在制定管理體系體制時，防止其表面形式忽略了管理的本質(zhì)，要將它放入工作體系之中，去探索發(fā)現(xiàn)其是否符合單位企業(yè)發(fā)展，進而開展有效解決措施。要將管理檔案工作放入這些體系之中，首先去實踐，在實踐的基礎上創(chuàng)新發(fā)展，管理者應該更加有強力去約束下層管理工作者的工作行為，進而保證管理工作高效運行。

（三）加大對檔案辦公室的經(jīng)濟投入，完善檔案基礎設施

由上文可知，為何現(xiàn)代的辦公室信息檔案管理工作大部分被泄露，部分原因是檔案管理工作的工作設施相對較弱，大部分工作辦公室其基礎設施、物質(zhì)設施工作是并不完善的，進而大大地削弱了辦公室的工作效率以及工作質(zhì)量。管理工作單位和企業(yè)投入相應資本到檔案辦公室之中，加強辦公室人力、物力、物力的基礎設施，提高辦公室工作效率以及工作質(zhì)量。因此，管理者和公司企業(yè)單位應該大量引進培養(yǎng)專門的檔案管理者，改善管理系統(tǒng)，改善舊管理設備，使用新信息化技術高效化的優(yōu)秀設備，提高工作的質(zhì)量。

五、結束語

在飛速發(fā)展的21新世紀，對辦公室信息檔案工作管理要求越來越高。因此，信息化手段變成了辦公室檔案不可缺的依托。辦公室檔案的工作者要增強自我職業(yè)素養(yǎng)和防范意識，加強對高潮信息技術的技術應用，構建完善的辦公室檔案體系，同時也要加強對辦公室經(jīng)濟的經(jīng)濟投入，完善辦公室檔案的基礎設施，提高辦公室管理者的工作質(zhì)量以及工作效率，進而促進辦公室檔案飛速前進。