淺議加強辦公室文秘隊伍建設

錢秀春

（遷安市濱河街道辦事處，河北 唐山 064400）

辦公室是一個組織的綜合部門，是協調和 聯系人員上下關系、處理公文信息的關鍵樞紐，也是組織實施決策的參謀和助手。文秘工作者是辦公室隊伍的核心力量，文秘人員的綜合素質直接關系辦公室工作的效能和服務質量，當前，各個單位或組織都面臨文秘人才短缺或梯隊斷層現狀，加強辦公室文秘隊伍建設，提升文秘隊伍綜合素質和服務水平，才能確保組織各項工作高效運轉。

一、辦公室文秘隊伍存在的問題

（一）知識結構欠佳，業務能力薄弱

從事文秘崗位的人員學歷參差不齊，其所學專業也是五花八門，大多與文秘工作關聯性很小，很大一部分人員半路出家，沒受過相關的理論教育，因此專業知識結構與素質能力相對欠佳。即便有些人員文筆問題不大，但并不能很好的運用現代辦公技術，特別是在處理信息方面技術能力不足。再有，在文秘人員培訓教育過程中，更多依靠師帶徒的方式，不僅培訓時間較短，在具體培訓學習中一般只能從事技術性不強或者容易上手的工作，文秘人員業務水平提升受限。

（二）工作經驗欠缺，工作壓力較大

首先，從事文秘工作的人員，有些完全沒有接觸過與文秘相關的工作內容，還有些是了解一些相關工作內容，但是沒有接受過系統培訓，欠缺相關工作經歷和經驗。其次，辦公室是一個綜合科室，承擔著辦文、辦會、辦事等各項任務，辦公室文秘工作者往往在從事寫稿子、寫材料之外，還要忙于其他各類事務，用于文秘服務的時間和精力從而被壓縮。最后，辦公室工作與單位領導直接接觸的機會較多，各項任務時效性也較強，腦勤、手勤、眼勤是對辦公室人員的基本要求，他們的各種行為往往被放大，做的好似乎應該，做得不足則會直接在領導面前顯露無遺，因此，作為辦公室的一員，文秘工作者要時刻保持機警，致使其工作壓力、心理壓力增大。

（三）成就感不強，工作動力不足

一部分從事文秘工作的人員，往往一開始出于對專業要求不高的崗位上，主要的工作內容是文件的收發、送達及歸檔，工作內容單調、枯燥、重復性較強的，工作缺乏挑戰性。文秘工作本身特點，導致在進行工作績效評價時，文秘人員工作成果往往容易被忽視，特別是文字工作者，相對而言，隱形成績難以被認可，與同期參加工作的人員相比，往往會晉升緩慢或止步不前[1]。

二、加強辦公室文秘隊伍建設的策略

（一）建立文秘人員準入機制

對于主管以上級別的人員，要著重在工作經驗和專業上制定相應的要求。例如，要與自身所學專業對口，兩年的相關工作經驗，具有較高的文筆水平，在文稿寫作上要有一年以上的工作經驗；如果專業不對口，應該具備相應的培訓證書，相關工作經驗要在三年及以上，文筆要求更高，在原單位寫作文稿經驗在兩年以上等。與此同時，要有原單位上級的推薦表，并提供季度寫稿排名和個人寫過的重要文稿。而對于那些一般的事務人員雖然在規定內可以放寬要求，但是也必須要有相關工作經驗才可以。

（二）加強技能業務培訓

文秘人員要想樹立學習觀念，必須要緊跟時代步伐，通過不間斷的學習來完善自身的知識結構與能力水平。不僅要掌握文秘的傳統知識，還要特別關注政治理論、法律法規、經濟管理、網絡技術等與文秘工作相關的內容。

（三）增加崗位交流鍛煉

選派寫作能力較強的辦公室文秘人員到上級辦公室跟班學習，在學習提升自身經驗、鍛煉寫作能力的同時，上級辦公室可以發現更優秀的文秘人才，可以由此來建立文秘儲備人員的信息表，日后便于選拔文秘人才，拓寬文秘工作人員上升空間。除此之外，文秘隊伍中的優秀人才可以進行崗位交流，讓單位中的文秘人員都能進一步了解組織，拓展文秘人員的內部視野，改善工作的重復性和單一性，提升文秘人員的綜合素質。

（四）科學開發文秘人才

在現實生活中，文秘人員的性格和能力不盡相同，因此并不能使每名文秘人員成為全才，應有針對性地對其分別進行定向的崗位培養，以科學、合理的方式來構建一支專業結構合理、活力十足的文秘隊伍。

（五）加大教育培訓力度

首先，可以采取“走進來、走出去”的方式，組織文秘人員參加社會培訓，獲得證書，鼓勵去其他相關單位進行交流學習，拓展文秘人員的視野和知識面。與此同時，可以根據工作實際，聘請專家或教師開展講座或培訓，進一步展開內部的經驗交流，從而提高文秘人員的業務水平與素質。其次，應該為文秘人員提供參與公司決策實施與落實革新的機會，盡量讓其多參與公司的大小會議，這樣才能深層次了解公司的信息和領導的思想觀念，從而使文秘人員形成更廣闊的思維與格局。

（六）營造良好工作環境

首先，要堅持正確的用人導向。讓一些較為優秀的文秘人員能夠在實際工作中獲得滿足感與應有的尊重，多為其營造發展空間，這樣才能充分調動文秘人員的工作積極性。其次，為其創造工作上的條件。時常給文秘人員制定計劃、交代課題任務。讓其真正做到在其位、謀其職、盡其責，從而發揮有效作用，不被繁雜的工作束縛。最后，加強建設文秘隊伍的作風。應該正確引導文秘人員意識到自身的工作價值，作為單位的重要組成部分，要以工作和大局為重，做好本職工作，敢于承擔責任；同時引導文秘人員要耐得住清苦，認可在此看似平凡的崗位上創造出最好的業績[2]。

三、結束語

綜上所述，文秘工作是一項綜合性很強的工作，從建立文秘人員準入機制，加強技能業務培訓，增加崗位交流鍛煉，科學開發文秘人才，加大教育培訓力度，營造良好的工作環境等方面加強辦公室文秘隊伍建設，打造一支高效的文秘人才隊伍，才能充分發揮辦公室文秘核心、樞紐、參謀作用，推進單位各項工作高效有序運轉。