淺議加強辦公室文秘隊伍建設(shè)

錢秀春

（遷安市濱河街道辦事處，河北 唐山 064400）

辦公室是一個組織的綜合部門，是協(xié)調(diào)和 聯(lián)系人員上下關(guān)系、處理公文信息的關(guān)鍵樞紐，也是組織實施決策的參謀和助手。文秘工作者是辦公室隊伍的核心力量，文秘人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系辦公室工作的效能和服務(wù)質(zhì)量，當(dāng)前，各個單位或組織都面臨文秘人才短缺或梯隊斷層現(xiàn)狀，加強辦公室文秘隊伍建設(shè)，提升文秘隊伍綜合素質(zhì)和服務(wù)水平，才能確保組織各項工作高效運轉(zhuǎn)。

一、辦公室文秘隊伍存在的問題

（一）知識結(jié)構(gòu)欠佳，業(yè)務(wù)能力薄弱

從事文秘崗位的人員學(xué)歷參差不齊，其所學(xué)專業(yè)也是五花八門，大多與文秘工作關(guān)聯(lián)性很小，很大一部分人員半路出家，沒受過相關(guān)的理論教育，因此專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與素質(zhì)能力相對欠佳。即便有些人員文筆問題不大，但并不能很好的運用現(xiàn)代辦公技術(shù)，特別是在處理信息方面技術(shù)能力不足。再有，在文秘人員培訓(xùn)教育過程中，更多依靠師帶徒的方式，不僅培訓(xùn)時間較短，在具體培訓(xùn)學(xué)習(xí)中一般只能從事技術(shù)性不強或者容易上手的工作，文秘人員業(yè)務(wù)水平提升受限。

（二）工作經(jīng)驗欠缺，工作壓力較大

首先，從事文秘工作的人員，有些完全沒有接觸過與文秘相關(guān)的工作內(nèi)容，還有些是了解一些相關(guān)工作內(nèi)容，但是沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，欠缺相關(guān)工作經(jīng)歷和經(jīng)驗。其次，辦公室是一個綜合科室，承擔(dān)著辦文、辦會、辦事等各項任務(wù)，辦公室文秘工作者往往在從事寫稿子、寫材料之外，還要忙于其他各類事務(wù)，用于文秘服務(wù)的時間和精力從而被壓縮。最后，辦公室工作與單位領(lǐng)導(dǎo)直接接觸的機會較多，各項任務(wù)時效性也較強，腦勤、手勤、眼勤是對辦公室人員的基本要求，他們的各種行為往往被放大，做的好似乎應(yīng)該，做得不足則會直接在領(lǐng)導(dǎo)面前顯露無遺，因此，作為辦公室的一員，文秘工作者要時刻保持機警，致使其工作壓力、心理壓力增大。

（三）成就感不強，工作動力不足

一部分從事文秘工作的人員，往往一開始出于對專業(yè)要求不高的崗位上，主要的工作內(nèi)容是文件的收發(fā)、送達及歸檔，工作內(nèi)容單調(diào)、枯燥、重復(fù)性較強的，工作缺乏挑戰(zhàn)性。文秘工作本身特點，導(dǎo)致在進行工作績效評價時，文秘人員工作成果往往容易被忽視，特別是文字工作者，相對而言，隱形成績難以被認可，與同期參加工作的人員相比，往往會晉升緩慢或止步不前[1]。

二、加強辦公室文秘隊伍建設(shè)的策略

（一）建立文秘人員準(zhǔn)入機制

對于主管以上級別的人員，要著重在工作經(jīng)驗和專業(yè)上制定相應(yīng)的要求。例如，要與自身所學(xué)專業(yè)對口，兩年的相關(guān)工作經(jīng)驗，具有較高的文筆水平，在文稿寫作上要有一年以上的工作經(jīng)驗；如果專業(yè)不對口，應(yīng)該具備相應(yīng)的培訓(xùn)證書，相關(guān)工作經(jīng)驗要在三年及以上，文筆要求更高，在原單位寫作文稿經(jīng)驗在兩年以上等。與此同時，要有原單位上級的推薦表，并提供季度寫稿排名和個人寫過的重要文稿。而對于那些一般的事務(wù)人員雖然在規(guī)定內(nèi)可以放寬要求，但是也必須要有相關(guān)工作經(jīng)驗才可以。

（二）加強技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)

文秘人員要想樹立學(xué)習(xí)觀念，必須要緊跟時代步伐，通過不間斷的學(xué)習(xí)來完善自身的知識結(jié)構(gòu)與能力水平。不僅要掌握文秘的傳統(tǒng)知識，還要特別關(guān)注政治理論、法律法規(guī)、經(jīng)濟管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等與文秘工作相關(guān)的內(nèi)容。

（三）增加崗位交流鍛煉

選派寫作能力較強的辦公室文秘人員到上級辦公室跟班學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)提升自身經(jīng)驗、鍛煉寫作能力的同時，上級辦公室可以發(fā)現(xiàn)更優(yōu)秀的文秘人才，可以由此來建立文秘儲備人員的信息表，日后便于選拔文秘人才，拓寬文秘工作人員上升空間。除此之外，文秘隊伍中的優(yōu)秀人才可以進行崗位交流，讓單位中的文秘人員都能進一步了解組織，拓展文秘人員的內(nèi)部視野，改善工作的重復(fù)性和單一性，提升文秘人員的綜合素質(zhì)。

（四）科學(xué)開發(fā)文秘人才

在現(xiàn)實生活中，文秘人員的性格和能力不盡相同，因此并不能使每名文秘人員成為全才，應(yīng)有針對性地對其分別進行定向的崗位培養(yǎng)，以科學(xué)、合理的方式來構(gòu)建一支專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、活力十足的文秘隊伍。

（五）加大教育培訓(xùn)力度

首先，可以采取“走進來、走出去”的方式，組織文秘人員參加社會培訓(xùn)，獲得證書，鼓勵去其他相關(guān)單位進行交流學(xué)習(xí)，拓展文秘人員的視野和知識面。與此同時，可以根據(jù)工作實際，聘請專家或教師開展講座或培訓(xùn)，進一步展開內(nèi)部的經(jīng)驗交流，從而提高文秘人員的業(yè)務(wù)水平與素質(zhì)。其次，應(yīng)該為文秘人員提供參與公司決策實施與落實革新的機會，盡量讓其多參與公司的大小會議，這樣才能深層次了解公司的信息和領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，從而使文秘人員形成更廣闊的思維與格局。

（六）營造良好工作環(huán)境

首先，要堅持正確的用人導(dǎo)向。讓一些較為優(yōu)秀的文秘人員能夠在實際工作中獲得滿足感與應(yīng)有的尊重，多為其營造發(fā)展空間，這樣才能充分調(diào)動文秘人員的工作積極性。其次，為其創(chuàng)造工作上的條件。時常給文秘人員制定計劃、交代課題任務(wù)。讓其真正做到在其位、謀其職、盡其責(zé)，從而發(fā)揮有效作用，不被繁雜的工作束縛。最后，加強建設(shè)文秘隊伍的作風(fēng)。應(yīng)該正確引導(dǎo)文秘人員意識到自身的工作價值，作為單位的重要組成部分，要以工作和大局為重，做好本職工作，敢于承擔(dān)責(zé)任；同時引導(dǎo)文秘人員要耐得住清苦，認可在此看似平凡的崗位上創(chuàng)造出最好的業(yè)績[2]。

三、結(jié)束語

綜上所述，文秘工作是一項綜合性很強的工作，從建立文秘人員準(zhǔn)入機制，加強技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加崗位交流鍛煉，科學(xué)開發(fā)文秘人才，加大教育培訓(xùn)力度，營造良好的工作環(huán)境等方面加強辦公室文秘隊伍建設(shè)，打造一支高效的文秘人才隊伍，才能充分發(fā)揮辦公室文秘核心、樞紐、參謀作用，推進單位各項工作高效有序運轉(zhuǎn)。