醫院合同事前審計淺析醫院采購文件制定的重要性

周田

（德陽市第二人民醫院，四川 德陽 618000）

在采購活動中，招標文件、磋商文件、談判文件和詢價文件（以下統稱采購文件）是采購人為完成采購活動所制定的文件，包括商務性文件內容和技術性文件內容。按照采購人的采購要求，具備采購文件要求的資格并能夠承擔履約能力的投標人，對采購文件提出的實質性要求做出響應，評審委員會要依據采購文件的規定，從投標文件和響應文件（以下統稱響應文件）的有效性、完整性和對招標文件的響應程度進行審查，以確定投標人是否對采購文件的要求做出實質性響應。供應商在參與采購活動中，作為投標人，在他們投遞的標書中必須要對采購文件進行“實質性響應”。這里所指的實質性要求和條件，一般是指采購文件中有關采購項目的價格、采購項目的計劃內容、采購項目的技術參數方面的要求和條件，合同的主要條款（包括一般條款和特殊條款）。投標文件需要在這些方面做出響應，響應的方式是投標人按照采購文件進行填報，不得遺漏或回避招標文件中的問題。交易的雙方，只能就采購的內容也就是圍繞采購的要求來編制采購文件、響應文件。此外，《招標投標法》還對投標文件的送達、簽收、保存的程序做出規定，有明確的規則。對于投標文件的補充、修改、撤回也有具體規定，明確了投標人的權利義務，這些都是適應公平競爭需要而確立的共同規則。從對這些事項的有關規定來看，招標投標需要規范化，應當在規范中體現保護競爭的宗旨。

為了加強醫院經濟合同的審計監督，規范經濟行為，強化風險管理，維護醫院的合法權益，規避不必要的潛在風險，促進單位健康發展，保證經濟合同的依法簽訂。在今年初醫院審計科制定《經濟合同管理辦法》，明確了醫院經濟合同包括合同事前審計和合同管理專項審計。合同事前審計是醫院經濟合同管理的重要環節，是指在經濟合同訂立前，醫院審計科對其合法性、規范性等方面進行的審查和評價。同時管理辦法明確了采購部門、項目管理部門、審計科、財務部、法務等項目部門在合同審核的具體口徑上進行了要求。例如明確了5萬元以上的經濟合同要進行事前審計和合同會簽；審計科負責對經濟合同進行事前審計；采購部門會簽合同標的、金額、質量、履行期限、雙方權利義務等采購文件和響應文件中反映的內容；項目管理部門會簽合同履行地點、期限、方式、雙方權利義務等采購需求中反映的內容；財務部門會簽合同標的、價款、支付方式等財務相關內容；法務部門負責涉及重大事項的合同審核；合同承辦部門應在醫院經濟合同正式簽訂前，合同承辦科室將以下資料報送審計科進行合同事前審計，已同對方商定的合同文本連同訂立合同的依據（項目立項及有關領導的批準文件等，預算金額在“三重一大”限額以上的重大經濟合同需由院長辦公會討論及黨委會同意，并附有經批準的項目可行性論證報告）；雙方當事人洽談的主要情況，合作單位的資質、執照、委托書等資格證明文件；項目的招采購文件、資料及承諾書；價款和酬金計算依據。如所套用工程定額、政府定價文件等；借款、投資、合作項目的可行性研究報告等需要提供的資料。

審計部門與合同承辦部門兩者是相輔相成的關系，共同的目標是把醫院合同管理工作做好。在具體工作上，應各有側重。合同承辦部門主要負責合同的談判、起草，負責合同條款內容的審查，側重于合同的全面管理；審計部門同時作為監督部門，有督促相關部門糾正合同中不合法、不合規、不合理、不經濟等條款的權力。通過審計，規范合同承辦部門及合同經辦人的行為，增強經辦人員的責任心。合同承辦部門是合同的當事人，最了解合同形成的全過程以及每一個環節。在審計變更合同條教要有充工作中，審計部門應充分聽取并尊重承辦部門、經辦人員的意見。 變更合同條款要有充分的根據，要以理服人，不可主觀武斷，更不得濫用職權。合同審計要堅持急事急辦、特事特辦的原則。醫院急需的要及時審計，只要有主管領導簽字可先辦審計；一般合同要在規定的時間內審完，以保證醫院運營活動正常有序地運行。審核合同的內容。一般包括：當事人的名稱或姓名和住所；標的名稱；標的數量、質量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法及其他必要條款。實施合同審計時，應該特別注意上述合同必要條款是否完備以及文字表述是否嚴謹。

一、合同事前審計發現采購文件的問題

近期，我們對醫院采購部門報送的合同進行審計，在此過程中發現了一些值得在今后的工作中進行思考和改進的問題：

（一）從所審查的合同中可以看出，部分采購文件沒有對合同的主要條款做出明確的規定。特別是對合同的付款方式沒有做出明確的規定，這樣容易導致在合同內容中付款方式模棱兩可，從而在合同的執行過程中引起糾紛。

（二）采購文件對貨物的技術參數規定不明配置不明確，從而導致投標單位所報貨物配置不同，報價差別很大，無法準確進行評標的狀況，同時容易發生中標貨物功能與需求不一致的情況出現。

（三）詢價文件，特別是對通用貨物或則院內的修繕項目的采購，由于不同檔次、不同品牌、不同規格的產品、不同的售后服務要求價格相差巨大，因而在詢價文件中沒有對此進行明確的規定，會導致廠家繁多，報價相差懸殊的狀況，從而給評標帶來巨大的困難，無法通過詢價的方式，選出符合要求的貨物。

（四）采購過程中未對供應商資質和履約能力進行嚴格審核，有時未查驗對方營業執照等資質文件，對該公司的性質、經營范圍等基本信息不甚了解的情況下草草簽訂了合同。特別是有些專業工程項目要求特殊的施工資質，施工單位需要符合相關專業資質等級條件，如果簽訂的合同缺少施工單位的專業資質證明，或者資質證明已過期，可能會嚴重影響到工程的質量和安全。

（五）采購文件、響應文件的內容與合同不一致，如售后服務期限、項目完成期限、項目履行內容、項目的付款方式均有不一致情況。一般情況下采購文件、響應文件、和合同三者的內容應相互印證、統一。

二、制定完善的采購文件

制定完善合理的采購文件非常重要，必須從以下入手：

（一）對于貨物類項目的招標，起草的采購文件應該保證所有的滿足采購人要求的前提條件下，所有投標人具有同等的公平競爭機會，同時對投標人的資質等條件必須進行嚴格的限制。采購文件技術參數要求內容必須明確采購貨物的功能，材質以及制作工藝要求，同時要結合項目管理科室的市場考察情況，對采購文件做出具體的評分情況規定，保證采購文件的完善。根據采購文件的范圍和內容要求，文件中一般應包含：項目的基本情況；供應商的資格要求，采購清單及技術參數要求；項目的服務要求，包含質量要求、售后服務要求；商務要求，包含履約時間、地點、方式、驗收方式和標準、付款方式、質保期；投標的樣本表格；合同的一般和特殊條款；投標保證金保函，預付款保函和履約保函的標準樣本。

（二）對于服務類項目招標，由于各個醫院對于外包服務的需求不盡相同，所以要結合實際的服務需求以及考核方法制定規范的服務類招標文件。招標文件應明確對投標人資格要求，包含滿足項目的資質證書、財務、業績、人員等要求。采購文件須有項目概述；服務期限及地點；服務技術要求及清單；履約能力要求；付款方式及條件；驗收標準；項目內容技術標準和要求，要重點關注標注實質性要求和條件的服務參數。文件中應注明評標辦法和專用合同條款避免出現問題遺漏。

（三）對于建設施工招標項目，醫院的建設得到飛速，醫院新建、改建、擴建的建設任務越來越重，工程項目規模、投資額也不斷增加，政府財政撥款比例也隨之加大，如何管理好工程項目的資金，合理安全使用有限資金，提高醫院的社會效益和經濟效益等問題，給醫院的財務管理提出了更高的要求。近年來各類醫院在工程項目采購的管理方面缺點也暴露出來，尤其是在建設工程采購和合同管理方面長期被忽視，缺乏規范性和科學性。采購文件的繁簡程度要視采購工程項目的性質和規模而定。建設項目復雜、規模龐大的，采購文件要力求精練、準確、清楚；建設項目簡單、規模小的項目或者修繕項目，文件可以從簡，但要把主要問題交代清楚。采購文件內容，應根據采購方式和范圍的不同而異。招標文件按照功能作用可以分成三部分：一是采購公告或采購邀請書、投標人須知、評審辦法、投標文件格式等，主要闡述采購項目需求概況和采購活動規則，對參與項目招標投標活動各方均有約束力，但一般不構成合同文件；二是工程概況、工程量清單、設計圖紙、技術標準和要求、合同工期、合同條款等，全面描述采購項目需求，既是采購項目的主要依據，也是合同文件構成的重要內容，對采購人和中標人具有約束力；三是參考資料，供投標人了解分析與招標項目相關的參考信息，如項目地址、水文、地質、氣象、交通等參考資料。編制招標文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，必要時還要聘請咨詢相關專業的專家參加，使醫院工程采購和合同更加科學化、規范化。

三、我們仍需注意

制定了完善的采購文件，我們仍需注意以下幾點：第一，確保采購合同內容與中標人響應文件內容一致，避免采購合同與采購內容、響應文件不一致的現象發生，維護醫院的合法權益。第二，防范驗收風險，由項目管理科室牽頭建立的履約驗收聯合小組，保證驗收程序合規。聯合驗收包括資料驗收、項目驗收、培訓驗收。第三，建立合同履行管理制度。明確對合同的履行情況進行考核，作為合同的付款依據，同時作為服務合同是否續簽的依據（僅針對多年期限合同一年一簽的情況）。

通過對采購合同的審計，更清楚地認識到采購文件組成部分在采購活動中的重要性。采購活動中要嚴格把控采購文件的質量，根據項目的實際情況，制定合理的資質審查、準確的技術要求、恰當的評分標準、規范的合同條款以確保醫院采購的合法合規、財產安全完整、推進行風建設、提高采購效率。