國有企業電子文件管理與建設初探

惠瑩瑩（安徽江淮汽車集團股份有限公司）

伴隨著信息技術和當前經濟體制改革的深化，傳統的公文傳遞和信息交流方式已不能滿足國有企業的現代管理和經營機制。建設一支高素質，高層次的現代化管理隊伍，為國有企業又好又快地發展提供強有力的政策保障已迫在眉睫。電子文件管理信息化建設已成為國有企業管理的一項重大任務。因此，國有企業應始終跟上時代的最新發展，及時調整管理策略，使其符合其發展目標，這不僅能夠提高企業的管理水平，而且有助于提高企業效益[1]。企業需要改革創新電子文件管理，使其管理模式更加合理。企業的戰略目標應符合發展的趨勢，有利于企業的可持續發展。

電子文件管理的發展方向

電子文件檔案可以實現對國企發展狀況的預測和跟蹤，為國企提供持續高效的服務。準確無誤地錄入并歸檔國企各項信息狀況、電子文件記錄和電子文件結果，使該文件的查詢系統能夠實現信息管理，幫助管理人員及時方便地查找信息記錄。如果不實施信息管理，文件結果的最終報告都是人力編寫，工作量大，極易出現漏檢錯檢，工作效率低，最嚴重的問題是一些重要文件信息的資源閑置。對于管理人員來說，不僅無法方便查詢歷年的檔案信息，而且也無法保存現有的信息。隨著時代的發展，人們的檔案管理意識日益增強，因此對電子文件的管理成為研究的重要內容，這也對電子文件管理的規范化提出了更高的要求[2]。實現電子文件現代化的必由之路是提高管理的綜合水平。因此，只有最大限度地開發利用各種有效資源，才能保障國企的可持續發展。

國有企業電子文件管理的實踐

（一）“一平臺”即國有企業電子檔案管理信息工作平臺

通過網絡信息技術建立涉及基礎系統管理的“檔案管理信息系統”，以此來構建信息共享系統。

（二）“兩系統”即檔案管理信息系統、檔案管理信息共享系統

1.檔案管理信息系統

整合黨支部管理，從基層黨團和企業進入網絡管理系統并實現黨委對“中心工作”的系統考核，從各生產部門黨支部的“思想建設”“組織建設”“作風建設”“共青團工作”出發[3]。同時，電子文件管理信息系統實現了公文無紙化傳輸簽名蓋章可以在網絡上進行。工作人員不再需要拿著各種證件在不同部門之間穿梭。

2.檔案管理信息共享系統

每個部門的信息檔案都可以輸入數據庫。各部門可隨時共享信息，為企業管理提供參考依據，便于企業團隊建設，為領導決策提供快捷服務。

國有企業電子文件管理中存在的問題

（一）國有企業沒有進行有效改革

國有企業的大部分員工也會隨著時間的推移，由原來的“單一思想”變為“復雜思想”。一開始，經濟處于半穩定狀態。企業所有員工的思想價值觀幾乎較為統一[4]。隨著企業的不斷變化，無論是領導者，還是員工的思想觀念也在悄然發生變化，部分員工已逐漸養成偷奸耍滑、貪污腐敗等不健康的思想。針對這一現象，企業無法在短時間內打擊并消除，也沒有科學正確的方針加以引導，直接造成國有企業無法進行正確有效的改革。

（二）企業電子文件管理模式還有待調整

從目前的發展來看，我國大多數企業現有的電子文件管理模式過于落后。在管理體系中沒有做好具體的工作以及部門責任劃分，使員工沒有形成明確的責任意識[5]。此外，還有一些企業借鑒其他企業的經驗，殊不知該經驗根本不適合企業自身的發展，所以在創新企業電子文件管理模式的同時，也要從實際出發，選擇企業自身適合的管理模式，才是最重要的。企業的電子文件管理模式過于單一，管理項目眾多，也使得管理人員的力不從心，壓力過大，所以創新電子文件管理模式具有重要作用。

（三）無法調動員工的工作積極性

由于國企現在正處于社會制度轉型的過渡階段，因此國企黨組織正處于發展瓶頸期，唯一的解決方法就是完善電子文件工作和改進管理制度，通過有效的調整，能夠促使國企建設工作步入正軌，趨于規范化。國企仍然采用的是單向性、強制性和階級性的管理模式，這種管理模式在如今的社會體制中已經落后[6]，此外，這種模式很容易導致國企內部之間發生矛盾，使員工不能全心全意為企業發展著想，更無法認真對待工作，不能充分激發員工的工作熱情。

國有企業電子文件管理的具體措施

（一）轉變思想統一認識

建立以現代化為主導的檔案管理信息管理機構，保障人員、資金和技術，將電子文件管理作為重中之重，制定網絡化企業管理系統建設時間表，有計劃、循序漸進地不斷推進，同時利用信息管理系統網站和電視會議頻率系統為平臺整合資源，構建信息整合平臺。

（二）統籌規劃

以軟件應用為目標，抓住網絡核心電子公文管理的基礎“堅持實際應用，企業管理特點和提高辦公效率的主要任務”。監督工作為擴大黨內監督建立了新的有效渠道。

（三）增強交流資源共享

通過網上信息資源的有效整合或重組而得到改進[7]。通過網上交流與合作，借鑒各地國有企業管理的良好經驗，良好成果和寶貴信息，實現政策信息資源共享。

（四）建立標準化的管理機制

建立規范的電子文件管理機制，是加強管理體制的必要途徑。在管理工作中，國企應完善檔案管理體制，深化管理體制。在科學分工和系統集成的基礎上提高電子文件管理的專業化水平[8]。要增強管理人員的積極性，只有提高他們的工作意愿，最終使電子文件管理得到更好的發展，為國企建立更加一致的管理體系和良好的平臺條件基礎。

（五）設立專門的管理崗位

在許多國有企業中管理人員由其他工作人員兼職補充，工作人員擔任多個職位。很難將全部精力投入到電子文件管理中，導致管理質量低于預期效果。因此，國企在聘用管理人員時，應選拔專門的電子文件管理人員，并詳細介紹電子文件管理的相關要求和注意事項。另外，過去在國企電子文件管理中，為了節省人力資源，往往會重新雇用離退休人員。這些人接受新事物的能力差，管理水平落后，使管理工作不盡人意。

（六）加強執行力度

企業應多培養和招聘專業人才，職能部門分工明確，使一體化的權利分散開來，形成互相制約和監督的局面，同時可以通過培訓提高各部門人員的專業素質。制定相應的考核制度，把各級監督崗位的責任制度落實到位，將責任落實到個人；制定合理的獎懲制度，在追究責任方面實行獎懲機制，對管理不當的人員給予相應的處罰措施，同時也給優秀的管理人員給予一定的獎勵[9]。簡化流程，提高效率，下達預算指標后，要及時跟蹤后續執行進度，對執行緩慢的進行重點分析和督導。

結語

目前，我國已進入經濟轉型期，轉型意味著深入發展，經濟轉型給國企的發展帶來了機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。特別是在多元思潮不斷碰撞交錯下，國企管理工作面臨著前所未有的考驗，新舊價值觀的沖突，傳統觀念與創新意識的矛盾。企業要突破當前電子文件工作的困境，企業需要創新改革，適應當前形勢的發展需要，認真落實電子文件工作，營造良好的發展環境。在國企的發展過程中，應尊重可持續發展理念，按照真實情況進行合理規劃，確保其合理性、科學性和有效性，才能夠有效落實好電子文件工作。企業應結合實際發展不斷創新和完善管理模式，實現長期穩定發展。