高校附屬醫院科研檔案信息化管理研究進展

梁明燕

(廣西科技大學第一附屬醫院,廣西 柳州,545002)

大數據時代發展對醫院經營、服務項目管理質量有一定要求，進一步證實醫院內科研檔案管理重要性[1]。醫院發展中，醫院科研工作具有重要地位，醫院檔案管理中，醫院科研檔案作為重要組成部分，為醫院科研人員長期開展科研活動、科研實踐過程中所具有保存價值文字、圖表、數據及聲像等各種載體所記錄原始材料，為后續科學研究活動信息記錄、反映[2]。上述資料中，不僅僅對科研過程記載，同樣蘊含大量科研成果、國家實用新型專利、醫學著作、醫療新技術及創新性醫學科研思想等科研信息。傳統醫院科研檔案記錄中，多選擇紙質檔案形式進行儲存、管理，隨著現代信息技術發展，傳統科研檔案管理模式不適應現代社會發展需求[3]。因此，為進一步提高醫院科研檔案管理效率，應當結合現代科技提供全新思路和條件。

1.醫院科研檔案信息化建設現狀

2010 年，原衛生部印發實施《電子病歷基本規范（試行）》《電子病歷基本架構與數據標準（試行）》，以電子病歷作為代表衛生健康信息化建設打下堅實基礎。2012 年原衛生部被國家電子文件管理部際聯席會議辦公室確定為首批國家級試點單位，新農合國家級信息平臺作為試點項目，促使衛生健康領域電子文件、電子檔案管理納入至國家整體規劃，至2014 年并取得豐碩建設成果[4]。“十三五”期間，隨著衛生健康信息化建設深化，醫院系統完善，集結各個環節全信息化管理閉環，包括掛號、病例、診療、藥物、住院及結算等。劃價傳統醫院管理環節消失成為信息化建設成果突出標志。但相比較衛生健康信息化發展，醫院科研檔案信息化建設水平偏低，衛生健康信息化建設高速發展過程中，科研檔案未納入到衛生健康信息化建設中[5]。無論為“十二五”期間“3521”工程或“十三五”期間“46312”工程，醫院科研管理仍然未被擺到突出位置。目前醫院科研管理工作仍然以紙質材料流轉，醫院科研方案發展與衛生健康信息化發展脫節，成為信息化建設領域死角。

2.信息化科研檔案建設框架

2.1 設置檔案信息化管理體系內容和功能研究指出[6]，對中國科學院大學附屬腫瘤醫院有關科研檔案管理分析得出，系統構建作為儲存、管理全院科研檔案庫重要依據，同時方便職工查閱及導出個人科研檔案。為此，建設檔案信息化管理體系，完善內容及功能作為信息化科研檔案建設重要依據。醫院科研檔案建設中，其核心內容為科研，對其組成部分包括立項、開展、結題等階段組成研究過程，時長高達2～3 年，項目各項研究開展期間包括實驗階段、撰寫論文等，期間對每一項開展科研活動，均轉化為電子文檔，上傳至項目管理目錄并體現出研究過程中持續改進、完善過程，結題后，并申報相關成果和獎勵[7-8]。上述項目工作中，包括項目課題內容、科研管理人員設置等多個項目。網絡管理下能時時了解項目進展，提升項目監督力度、檔案收集完成性。目前檔案工作人員中常見為問題為科研成果管理，若成果零星、不完整，則無法發揮出醫用科學價值、經濟效益。而建立科研成果管理體系成為保存科研成果重要途徑，依據步驟，通過網絡流程申報、上傳相關資料、做好權限審核級別、金額[9-10]。能有效完善科研成果檔案收集、歸檔，規范科研成果申報流程，進而實現科研成果檔案科學化、信息化管理。

2.2 人工錄入關鍵信息，便于數據統計與利用保存檔案主要目的為利用檔案，實現檔案價值。而科研檔案保存過程中，其目的為利用科研檔案價值，為醫院科研工作提供有效、便利服務，進一步促進臨床技術發展，提升醫院科研水平[11-12]。而申報材料中，最重要內容為科研數據，而如何在繁雜數據中提取出有價值數據，體現醫院整體科研水平數據尤為重要。為此，日常工作期間，需加強對科研數據錄入、積累，做好統計管理，以便利用[13-14]。科研成果體現主要內容分為以下幾類：科研著作、科技獎勵及專利等，上述內容錄入至日常工作中，需做到信息及時、精確，以備需要時保障數據最新、最精確。

2.3 積極開放數據，實現醫院“大服務”需要科研過程中，數據增值需求成為重要步驟，數據增值目的為整合，分析數據，與其他數據整合達到對比目的，數據自由整合期間，開放以往研究數據成為重要依據。但醫院內部科研數據管理較為嚴格，查閱權限僅限于科研管理部門，相比較其他科室，若使用到相關試驗數據，需要經過科研管理部門同意，但期間會存在重復統計、統計不精確等現象，無形增加科研管理人員工作量，每天日常工作中忙于為其他部門提供科研數據[15-16]。如何合理、有效利用科研數據成為工作人員工作重點內容，依據信息化管理平臺并分析、整合數據，小部分實現醫院范圍科研數據開放[17-18]。對臨床相關人員，如需要數據可登錄信息查詢系統，自動統計為顯示查詢結果，為不同科室、職責醫療工作者提供人性化服務，進而減輕科研管理部門人員工作量，實現醫院“大服務”需要。

2.4 建立電子檔案信息網絡系統計算機網絡技術將其應用于電子檔案數據庫管理，是將分散多臺獨立計算機利用軟硬件設備互連，實現檔案資源共享和信息交流。劉洋等[17]等學者指出，多元化檔案需求與網絡信息建設相關聯，成為信息化檔案管理依據。四川省德陽市第二人民醫院對臨床科研服務管理中提到，運用現代化管理手段實現檔案管理，依托互聯網、大數據檢索系統，完善現代化輔助設備，以提高檔案運用效率，節省醫療人員時間[19]。河北省秦皇島市婦幼保健院對科研檔案建設上對信息網絡系統要求上，主要從硬件、軟件設施上進行完善，認為醫院綜合實力增強、提升科研成果利用率與醫院信息網絡系統完善相關聯，要求醫院開設符合醫療事業單位軟件、配備相應硬件，提升操作與管理效果[20]。為此，依據上述研究大致歸納為以下兩點：1.網絡互聯技術：中繼器、網橋、路由器及網關等中間設備，利用多個計算機網絡連接起來，促使它們遵循專門網絡互連協議。2.網絡管理：對計算機網絡配置、狀態及用戶進行管理，提供監控、協調及測試各種網絡資源手段。經過網絡信息技術，醫院科研人員、檔案管理部門以及其他行政管理部門緊密聯系，促使電子文件收集、整理、鑒定及歸檔、分析變得更為方便，充分共享和開發利用電子檔案數據庫資源。

3.小結

醫院科研檔案信息化管理為醫院現代化管理重要組成部分，其優點為方便、快捷、實時，節約科研檔案儲存空間，能實時查詢檔案信息、便捷調閱與共享，相比較傳統科研檔案管理，簡便易行、查閱方便、實時共享，更符合現代化社會發展需求。當前社會發展下，科研檔案管理成為醫院科研事業持續發展基本要求，而信息化發展成為時代必然趨勢，提高信息化完成度，實現檔案有效化管理則作為檔案管理人員工作目標及工作重點。