耦合業務流程的風力發電場檔案管理措施分析

劉恒景

四川省能投風電開發有限公司 四川成都 610095

風力發電場建設過程繁冗復雜，會涉及到很多環節，通過全面搜集各項環節中產生的信息資料，從中篩選出有價值的信息建立成風電建設檔案，為項目建設提供數據支持，從而促進工程建設質量的提高。因此，風電建設檔案管理在工程建設中發揮著重要作用，相關管理人員應加強對檔案管理工作的重視，結合實際需求，構建并完善檔案管理體系，采用現代化管理手段，進一步提高檔案管理水平和效率。

1 耦合業務流程的風力發電場檔案的特點

由于風力發電場的建設涉及范圍非常廣泛，包括風能資源分析測試、圍觀選址、進場道路設計和施工等等，而風力發電場建設檔案可以為風力發電場的建設提供重要參考資料，發揮著深遠的意義和影響。耦合業務流程的風力發電場檔案與一般工程建設檔案基本類似，其特點主要體現為以下幾點：

1.1 數量龐大

由于風力發電場建設過程會涉及到很多環節，從施工之前的風能資源分析測試階段一直到工程竣工驗收，整個過程中產生的資料都需要詳細記載下來，并建立相應的信息檔案，為后期信息資料的查閱和借鑒提供便捷[1]。

1.2 建設檔案形成周期比較長

基于風力發電場的特點，它屬于一項大型建設工程，建設過程繁冗復雜，包括科學選址、測風塔的安裝、基礎測風數據等等，消耗的時間比較長，建設過程中的每一項環節都會產生相應的信息資料，因此，建設檔案資料的形成時間也會隨著工程建設周期的延長而延長。

1.3 涉及單位比較多

風力發電場工程作為一個大型建設項目，具有較強的綜合專業性，單一性的工種根本無法完成該項目建設。風力發電場建設過程中需要涉及到的部門有農林、地震、交通、環保、發改、氣象、軍事、國土等諸多部門，還會涉及到設計、設備、施工、監理等施工企業。因此，風力發電場建設想要實現高效、穩定的開展，需要這些涉及到的部門相互溝通與協作，共同促進風力發電場建設工作順利開展。在此過程中，建設檔案則發揮出了不可比擬的作用，更能從側面看出建設檔案管理的難度之大[2]。

1.4 具有一定的特殊性

相較于一般工程建設，風電場在選址方面有著嚴格要求，這是因為風電場的后期運行離不開風能資源的支持，因此，風力發電場建設地址所具備的風能資源需要符合規定標準和要求。這就需要在選址階段對各種相關資料進行全面的搜集，包括氣象資料、地形資料、地表粗糙度資料等。同時還需要利用測風塔等設備，對選址的基礎數據進行全面搜集，包括大氣穩定度、平均風速等數據。由此可見，風力發電場建設檔案具有鮮明的風電特色。

1.5 生產設備和運營管理的特殊性

風力發電場建設不論是在施工工藝方面，還是在生產設備方面，與一般工程建設相比，具有一定的特殊性。比如，丘陵地帶具有非常復雜的地形，大大增加了風機進場和吊裝的難度，要求風機安裝在較短的時間內保質保量的完成。另外，由于風力發電場建設地址通常選擇在偏遠的地區，氣象地理條件非常復雜，因而對生產設備的性能和可靠性有著特殊要求。

2 耦合業務流程的風力發電場建設檔案管理存在的問題

2.1 建設檔案管理未能實現與工程建設同步

當前的風力發電場建設檔案普遍存在嚴重滯后的問題，如檔案記錄、檔案管理等方面，造成這種問題的原因主要與工程建設項目和檔案建立不同步有著很大關系。具體來說，自確定風力發電場建設項目之后，檔案管理工作并沒有及時跟進，而是在項目開展一段時間之后才開始對各種信息進行補錄，這種管理方式在很大程度上影響了風力發電場建筑工程實際情況的真實性和實效性。另外，重要資料丟失現象在項目后期建設階段時有發生，嚴重阻礙了工程后續維護工作的開展。

2.2 檔案管理人員配備不充足

根據實踐調查發現，大多風力發電場工程建設缺乏對檔案管理工作的正確認知，以致缺乏對該項工作的高度重視，構建的檔案管理部門通常為臨時性部門，負責檔案管理的人員多半是由其他工作崗位人員代管，并不具備專業的檔案管理知識及豐富的管理經驗。此外，檔案管理人員并沒有接受過專業培訓，無法做到對工程建設程序進行全面系統的認知和了解，因此，在搜集資料的過程中很容易出現遺漏項目的情況[3]。

2.3 檔案資料缺乏規范性和完整性

首先，對于需要詳細記錄的風電檔案并沒有按照相關規定進行規范記錄，比如，原場地中地質情況的調查數據、施工中應用的施工工藝和技術、施工生產設備等資料。這樣一來，待后期風力發電場投入使用之后，檔案資料的不完整，無法為后期故障維護工作提供有效依據，從而降低了風力發電場后期的維護效率和運行效率；其次，風電建設檔案資料數量龐大，涉及內容眾多，需要對這些資料進行科學整理與歸類，根據規定順序將這些檔案資料進行合理放置，為后期檔案資料的查閱提供便利。具體來說，為便于保管區分，檔案管理人員需要卷宗記錄上標注好項目名稱、建設規模、竣工時間等，還需要將檔案內容所在頁碼進行明確標注。然而，在實際檔案管理中，檔案管理人員并未對風電建設檔案資料進行有效整理與歸納，更沒有按照規定順序進行放置。這樣一來，當查找某部分資料時，需要一一翻閱所有檔案資料，耗費了大量的時間和精力不說，頻繁的翻動紙張很容易出現破損的現象，大大降低了檔案資料的利用率；最后，對于風力發電場建設而言，施工質量與材料使用量是建設過程中的重點內容，需要將相關資料信息記錄在跟蹤報表之中，從而為工程監管工作提供有力支持。由于管理部門并未對書寫格式進行統一規定，檔案管理人員完全依靠個人習慣進行書寫，以至于書寫內容缺乏規范性，大大降低了監管工作的威嚴性。比如，大型設備進出場，需要由相關負責人統一簽到，由于缺乏規范性，經常出現代簽、補簽的現象，導致簽到證明失去了其原有的價值，更不具備法律效益。

3 耦合業務流程的風力發電場建設檔案管理的有效措施

3.1 構建并完善檔案管理體系

針對當前風力發電場建設檔案管理現狀來看，結合實際對現有管理制度進行改制，不失為解決問題的良策。首先，相關管理部門應對原有檔案管理體系中存在的不足進行深度反省，并制定與之相符的解決措施，加快新制度的落實，以實現對建設檔案資料的規范管理；其次，構建的檔案管理體系，必須結合項目建設實際需求對檔案管理工作開展順序進行明確標注。同時派遣專業性較高的檔案管理人員到工程建設現場進行深入調查，將調查結果與檔案中相應的記載內容進行認真核對，查看這兩者之間是否存在偏差，全面保障檔案記載內容的真實性與嚴謹性；最后，風力發電場建設檔案管理工作主要負責對整個工程項目產生的所有資料信息進行全面的搜集與整理，為后期資料查詢和工程質量管理提供可靠依據，足以可見檔案管理工作在風力發電場工程建設管理中的重要性。因此，應在風力發電場建設單位內部成立單獨的檔案管理部門，部門成員需要具備扎實的專業理論知識和豐富的檔案管理經驗。加強相關人員培訓，一方面可以強化檔案管理人員的工作意識，使其深刻的意識到檔案管理工作的重要性，充分激發其責任意識和敬業精神，按照相關規范流程對檔案資料進行有效整理，以滿足工程建設的實際需求；另一方面幫助檔案管理人員明確工作重點，避免重要資料丟失現象的發生，提高檔案管理質量和效率[4]。

3.2 制定科學完善的檔案管理制度

風力發電場建設單位以政府出臺的風電檔案管理細則為基準，結合自身實際情況，對內部工作體系加以完善和優化。可以從以下幾點著手：①檔案的歸檔、調取和查閱，需要嚴格的審批手續，沒有上級領導的批準和允許，任何人都不具備查看檔案資料的權利；②以相關法律法規為基準，進行風力發電場建設項目的招投標，在此過程中產生的所有合同和證明，都需要在檔案中進行明確標記；③根據項目建設需求，對風力發電場建設檔案進行完善，可以為項目后期維護工作的開展提供有力依據。另外，加強檔案內容的嚴謹性和科學性，當設備存在爭議時，這些檔案資料具有一定的法律效益；④統一檔案記錄的書寫形式，嚴格規范卷宗的書寫內容，為后期檔案查閱提供巨大的便捷，節省了大量的資料查找時間；⑤風電項目建設之前，應詳細具體的規劃檔案工作開展順序，為檔案管理人員工作的開展明確方向，不僅可以保障整體工作有條不紊的進行，而且對施工流程起到了監管作用，全面促進施工質量的提升；⑥加強檔案管理工作的監督與檢查。由于風力發電場建設檔案涉及的內容比較多，檔案管理工作難度比較大，為了避免檔案內容出現遺漏，需要對檔案資料進行定期查閱，以保障檔案資料的真實性和準確性[5]。

3.3 檔案管理人員及設備應滿足項目建設需求

隨著風力發電場建設自動化、智能化的發展，對檔案管理人員的專業素養提出了更高的要求，現階段的風電建設檔案管理人員既要具備扎實的檔案專業理論知識，又要具備較高的專業技能，熟悉并了解風力發電場整體的建設過程，同時還需要對參建單位的職責范圍有著透徹了解。為了符合項目建設要求，還需要對庫房和設備進行科學化、規范化的配置。另外，為了實現風電建設檔案與項目建設的同步管理，應加大檔案信息化建設力度。傳統檔案資料以紙質記錄為主，既不便于保管，又不利于后期翻閱。基于此，在檔案管理工作中積極引進先進的現代化信息技術和數據庫技術，提高檔案管理水平和效率。加強參建單位之間的協調能力，利用信息化手段，對各參建方資料進行整合與歸納，提高檔案資料的查閱效率。

3.4 事前策劃、過程控制和事后核查

首先，在立項階段對歸檔范圍加以明確，在編制招標文件、簽訂合同時，對資料文件的形成、歸檔及質量管理要求加以明確，結合實際標準和要求，制定科學完善的獎懲制度；其次，加大對檔案法的宣傳力度，讓相關責任人對自身的職責范圍、歸檔范圍和質量要求進行全面的熟知和了解，統一檔案文件材料形成過程和鑒定驗收標準和依據；最后，根據工程質量情況及項目建設進度，定期對檔案文件的形成和管理情況進行全面檢查，在驗收單項工程時，需要將歸檔材料進行科學保存，一旦發現存在問題，應立即采取解決措施，以保證歸檔材料的完整性。此外，定期考核檔案管理工作情況。根據檔案法規定，檔案專項驗收工作應在交工后的6個月內完成，通過定期和不定期方式的檢查，可以有效保障檔案內容的真實性、完整性和有效性，為檔案專項驗收提供有力支持，確保檔案專項驗收順利通過[6]。

4 結語

綜上所述，對于風力發電場建設來說，建設檔案管理與工程管理同等重要，提高建設檔案管理質量，可以為工程整體建設乃至后期工程維護提供可靠依據。風力發電場工程作為一項大型建設項目，在建設過程中會產生大量的檔案材料，需要對這些建設檔案材料進行科學規范的管理，為工程項目順利開展奠定良好基礎。