基于管理體制視角的區(qū)縣城建檔案工作研究

王晴月

摘要：本文介紹了區(qū)縣城建檔案工作管理體制現(xiàn)狀，指出區(qū)縣城建檔案工作的重要性，從管理體制的角度出發(fā)，認(rèn)為區(qū)縣城建檔案工作存在對(duì)城建檔案工作缺乏整體性認(rèn)識(shí)、工作人員職業(yè)滿意程度不高、文化職能薄弱等問題，并從加強(qiáng)溝通交流、培訓(xùn)教育和文化開發(fā)等方面提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案 管理體制 區(qū)縣

區(qū)縣城建檔案工作是整個(gè)城建檔案工作中的重要一環(huán)。在社會(huì)發(fā)展過程中，特別是隨著城鎮(zhèn)化和信息化的推進(jìn)，區(qū)縣城建檔案工作面臨諸多變革和挑戰(zhàn)。本文注重區(qū)縣城建檔案工作中的管理特質(zhì)，從管理體制的視角出發(fā)，分析區(qū)縣城建檔案工作存在的主要問題并提出相應(yīng)對(duì)策。

一、區(qū)縣城建檔案工作管理體制現(xiàn)狀

（一）形成脈絡(luò)

20世紀(jì)80年代，各地城建檔案工作逐漸恢復(fù)開展，成立各市城市建設(shè)檔案館。隨著城市建設(shè)的開展，從80年代末開始，區(qū)縣一級(jí)城建檔案工作更加注重制度化、規(guī)范化。各區(qū)縣根據(jù)自身情況，大多以成立城建檔案室的形式，建立區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)，經(jīng)過多年發(fā)展，多數(shù)區(qū)縣城建檔案室升級(jí)成為城建檔案館，城建檔案工作在區(qū)縣一級(jí)得到正式確立。當(dāng)行政區(qū)劃調(diào)整或設(shè)立新區(qū)時(shí)，也會(huì)有城建檔案工作相應(yīng)安排，確保區(qū)縣城建檔案工作的順利開展。

（二）隸屬關(guān)系

在隸屬關(guān)系方面，區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)一般隸屬于建設(shè)或規(guī)劃主管部門。已升級(jí)成檔案館的對(duì)外稱區(qū)（縣）城建檔案館，對(duì)內(nèi)是主管局的一個(gè)下屬事業(yè)單位或科室，個(gè)別區(qū)縣城建檔案室屬于其主管局綜合檔案室或與綜合檔案室并列屬于主管局辦公室。

（三）內(nèi)部管理

在內(nèi)部管理方面，各區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)大多按照業(yè)務(wù)流程，設(shè)置專門科室或個(gè)人負(fù)責(zé)城建檔案征集、整理、利用等檔案管理各環(huán)節(jié)。也有的區(qū)縣按照現(xiàn)實(shí)條件和需要，以對(duì)外和對(duì)內(nèi)為標(biāo)準(zhǔn)，劃分工作職責(zé)，設(shè)置人員負(fù)責(zé)需要對(duì)外的城建檔案征集查詢以及對(duì)內(nèi)的管理工作。

二、區(qū)縣城建檔案工作的重要性

（一）聯(lián)結(jié)城鄉(xiāng)的橋梁

區(qū)縣在科層制管理體制中的位置決定了區(qū)縣一級(jí)機(jī)構(gòu)要在做好本級(jí)行政區(qū)劃范圍內(nèi)具體業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上承上啟下，接受上級(jí)的監(jiān)督，做好下級(jí)的指導(dǎo)。城建檔案在內(nèi)容上的特殊性又使得區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)成為城市建設(shè)檔案事實(shí)上的承接者。科層制中再下一級(jí)的村鎮(zhèn)在建設(shè)過程中形成的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案與城市建設(shè)檔案在范圍和內(nèi)容上有較大不同。區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)還負(fù)責(zé)對(duì)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城和鄉(xiāng)兩級(jí)建設(shè)檔案工作，各有不同側(cè)重點(diǎn)，匯集在此，使區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)成為聯(lián)結(jié)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

（二）服務(wù)基層的支撐

城市規(guī)模的擴(kuò)大同時(shí)提升了公眾對(duì)公共服務(wù)的要求，最基本的便是對(duì)空間分布的要求，要求其更便利可達(dá)。區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)處在當(dāng)?shù)爻墙n案工作的一線，征集、接收城建檔案并提供利用服務(wù)，是公共服務(wù)的一部分。很多區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)參與公共服務(wù)改革，將面向公眾的服務(wù)部分與其他單位的公共服務(wù)一道，進(jìn)駐當(dāng)?shù)匦姓?wù)中心，成為城建檔案服務(wù)公眾的一個(gè)窗口。特別是遠(yuǎn)郊縣，更在其行政區(qū)劃范圍內(nèi)強(qiáng)化服務(wù)角色。

三、區(qū)縣城建檔案工作存在的主要問題

管理體制雖然抽象，卻切實(shí)地影響著機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)和人員的思維，進(jìn)而影響整體區(qū)縣城建檔案工作的效率和質(zhì)量。

（一）對(duì)城建檔案工作缺乏整體性認(rèn)知

隨著信息技術(shù)的日新月異和社會(huì)分工的逐步細(xì)化，單純依靠檔案部門自身，難以構(gòu)建高效的公共服務(wù)集成模式。[1]作為公共部門，便要守護(hù)公共利益，提供公共服務(wù)。城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從立項(xiàng)，到規(guī)劃、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收，直至運(yùn)維管理，涉及眾多組織和專業(yè)。城建檔案是其中之一，要承擔(dān)記錄、服務(wù)全程的責(zé)任。這就要求城建檔案工作要從整體出發(fā)，秉持全局觀。

不管是分屬規(guī)劃系統(tǒng)還是建設(shè)系統(tǒng)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)只是整個(gè)規(guī)劃、建設(shè)和管理全流程鏈條中的一環(huán)，但在龐大的管理系統(tǒng)中，又不可避免地處在更近于主管部門的位置，因此，對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)容易偏離規(guī)劃或建設(shè)方向，與全流程鏈條中的其他相距較遠(yuǎn)的組織和專業(yè)，如立項(xiàng)、運(yùn)維等，聯(lián)系不夠，相互了解不深，從而導(dǎo)致對(duì)整體的把握不足。如今城建檔案館的服務(wù)對(duì)象依然主要是各規(guī)劃、建設(shè)系統(tǒng)部門與房地產(chǎn)公司等組織機(jī)構(gòu)。[2]這種偏頗無論是對(duì)自身館藏建設(shè)還是對(duì)全流程中與其他檔案部門的合作，都可能產(chǎn)生不良的影響。

（二）職業(yè)滿意度不高

城鄉(xiāng)建設(shè)的快速發(fā)展伴隨著大量的城建檔案工作。然而，區(qū)縣城建館（室）的人數(shù)沒有同步增長。即使在非核心業(yè)務(wù)外包的情況下，工作負(fù)荷量增長也是不可否認(rèn)的事實(shí)。同時(shí)，城建檔案作為科技檔案的一種，其應(yīng)用對(duì)規(guī)劃、建設(shè)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)要求較高，與日常生活相距較遠(yuǎn)，單個(gè)個(gè)體或組織利用頻率不高，不易發(fā)展出直觀的職業(yè)認(rèn)同。此外，區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)人事管理情況相對(duì)復(fù)雜，長期存在人、編、崗錯(cuò)位情況。館室定位不清，使得較少對(duì)城建檔案工作崗位的職業(yè)發(fā)展道路和要求做出明確的規(guī)定或者提供幫助，大多依靠工作人員自己摸索。多種因素的疊加，導(dǎo)致區(qū)縣人員職業(yè)滿意度不高。

（三）文化職能薄弱

檔案職業(yè)主體概念界定中存在的分歧之一是工作職能上的分歧，即檔案職業(yè)主體是從事行政活動(dòng)還是從事檔案管理活動(dòng)，抑或兩者兼而有之。[3]現(xiàn)代社會(huì)，檔案工作成了社會(huì)秩序改良中借助的有效手段。[4]城建檔案管理機(jī)構(gòu)的工作實(shí)踐，融合了多種角色。督促、指導(dǎo)參建單位形成、收集、整理文件，接收建設(shè)單位移交的檔案，在工程竣工驗(yàn)收中發(fā)表城建檔案管理部門意見等，實(shí)質(zhì)上發(fā)揮了一定的行政管理的作用。

區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)在建設(shè)單位檔案驗(yàn)收和檔案管理上能順利進(jìn)行，而在文化職能方面相對(duì)薄弱。區(qū)縣很少有專門的文化展示空間，如陳列室、展覽室或者展示墻等，絕大多數(shù)是零散掛在墻上的寥寥幾張宣傳招貼，公眾能接觸到的區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)的空間與其他行政單位無甚差異，常常沒有組織或作為主要承辦方參與過相近主題的文化宣傳活動(dòng)，僅在個(gè)別時(shí)候提供素材支持，宣傳材料也較少更新。同時(shí)還存在缺少網(wǎng)頁、官方微博、官方微信等對(duì)外宣傳方式。很少組織制作專題片、宣傳片等有較強(qiáng)傳播效果的編研成果。對(duì)公眾來說，區(qū)縣城建檔案管理機(jī)構(gòu)幾近沉默。

四、提升區(qū)縣城建檔案工作的對(duì)策建議

雖然現(xiàn)行管理體制可能會(huì)給區(qū)縣城建檔案工作帶來一些非設(shè)計(jì)之初的影響，但也正是這套管理體制落實(shí)了法律法規(guī)對(duì)區(qū)縣城建檔案工作的要求，保證了區(qū)縣城建檔案工作的正常開展，守護(hù)了區(qū)縣一級(jí)共同的建設(shè)記憶。我們應(yīng)正視管理體制的影響，因勢(shì)利導(dǎo)，在工作實(shí)踐中做出適應(yīng)性調(diào)整，將區(qū)縣城建檔案工作做精做實(shí)。

（一）積極溝通交流拓寬工作視野

檔案工作與所記錄的實(shí)踐活動(dòng)有一定的距離。要做好檔案工作，就必須準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)和理解實(shí)踐活動(dòng)，評(píng)估所形成的記錄的價(jià)值。自然地，要理解城建檔案，則須將城建活動(dòng)放在社會(huì)大背景下理解，將視野放寬，不能僅局限于一隅，注意與周圍相關(guān)要素的互動(dòng)碰撞，在一個(gè)能動(dòng)的、發(fā)展的狀態(tài)下去理解。

區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)直接面對(duì)建設(shè)活動(dòng)中的參與者，給出的指導(dǎo)意見應(yīng)當(dāng)具有客觀性和實(shí)踐操作性。所以，區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)要積極主動(dòng)地與城建活動(dòng)中的各方保持溝通交流，了解它們所處的狀態(tài)。其中不僅包括參建單位，還包括行政管理部門、技術(shù)服務(wù)提供商、中介機(jī)構(gòu)等。可以建立溝通交流機(jī)制，通過座談會(huì)、函詢、調(diào)研等各種方式，定期組織信息匯總，培養(yǎng)習(xí)慣，營造氛圍。

另外，區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)還要關(guān)注自身發(fā)展，研判區(qū)域內(nèi)城建檔案工作形勢(shì)，做好規(guī)劃。多與綜合檔案館、市城建檔案館、其他區(qū)縣城建檔案館、其他專業(yè)檔案館等進(jìn)行溝通交流，強(qiáng)化館的意識(shí)，找準(zhǔn)對(duì)標(biāo)對(duì)象，以追求專業(yè)檔案館的素質(zhì)。檔案館不再是一個(gè)單純的館藏機(jī)構(gòu)，而是隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，轉(zhuǎn)化為面向公眾的窗口和向社會(huì)公眾傳遞信息的門戶。[5]

（二）夯實(shí)專業(yè)實(shí)力提升職業(yè)滿意度

有調(diào)查表明，93%的被調(diào)查者認(rèn)為需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，才能適應(yīng)現(xiàn)在的檔案工作。[6]區(qū)縣城建檔案工作人員也在平時(shí)的工作中表現(xiàn)出比較強(qiáng)烈的培訓(xùn)欲望，但對(duì)于培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)形式、培訓(xùn)頻率等關(guān)于培訓(xùn)的細(xì)節(jié)卻沒有相對(duì)明確的想法。這說明工作人員對(duì)城建檔案工作及自身知識(shí)體系認(rèn)識(shí)不夠清晰，這從另一個(gè)側(cè)面證明了培訓(xùn)的必要性。檔案專業(yè)培訓(xùn)沒有形成一個(gè)行之有效的、完整的培訓(xùn)體系，基本是由檔案行政管理部門或者檔案學(xué)會(huì)不定期地組織一些上崗培訓(xùn)或者專題培訓(xùn)，但這些培訓(xùn)缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性，與實(shí)際工作融合程度比較低。[7]

區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)通常人數(shù)比較少，單靠機(jī)構(gòu)扭轉(zhuǎn)培訓(xùn)現(xiàn)狀，無論是精力還是財(cái)力上都不合適。區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)可以利用現(xiàn)行管理體制的優(yōu)勢(shì)，向主管部門、綜合檔案館等業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門等人數(shù)較多、培訓(xùn)需求更多元的關(guān)聯(lián)單位爭取培訓(xùn)資源。同樣，區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)也可以將眼光轉(zhuǎn)向內(nèi)部，讓工作人員通過審視自己的工作、在機(jī)構(gòu)內(nèi)部介紹自己的工作重點(diǎn)難點(diǎn)等方式，達(dá)到以教帶學(xué)，教學(xué)相長的目的。

（三）深挖文化特色打造檔案名片

公共文化是公共服務(wù)和公共生活的重要部分。公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)也逐漸從保管機(jī)構(gòu)向保管機(jī)構(gòu)和文化空間過渡。區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)保存建設(shè)記憶，提供城鄉(xiāng)公共文化服務(wù)，開發(fā)區(qū)縣城建檔案文化有其必然性。這不僅是區(qū)縣城建檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、公共文化和共同記憶的完整，更是深化區(qū)域文化認(rèn)同、凝聚區(qū)域力量的完整。同時(shí)，也是對(duì)社會(huì)進(jìn)行城建檔案重要性的宣傳和教育，從而能夠更好地推進(jìn)城建檔案工作。區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)將此作為一項(xiàng)重要工作，從思想上重視起來，選定主題，制定工作目標(biāo)，梳理館藏檔案，深入挖掘，形成多種形式的編研成果。基于城建檔案的資源優(yōu)勢(shì)，這些區(qū)縣城建檔案編研成果將帶有明顯的特色，是區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)在規(guī)劃、建設(shè)和管理系統(tǒng)的特色標(biāo)識(shí)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：南京市城市建設(shè)檔案館