探究大數據背景下事業單位檔案管理工作的優化策略

邵文

摘要：立足大數據背景下，事業單位檔案管理要革新傳統模式，細致分析管理問題，在多方面優化管理策略。其中，針對傳統檔案管理中的技術落后、人員素質低下等問題，事業單位要給予高度重視，通過創新管理手段、加強管理質量、提升人員素質，在根本上優化檔案管理模式，構建新型、高效的管理平臺。

關鍵詞：大數據背景下;事業單位;檔案管理;優化策略

檔案管理屬于基礎性工作，其管理效率關乎事業單位的發展進程。同時，檔案管理的專業要求較高，是一項機密性、政策性工作，需要事業單位給予高度重視。特別是在大數據背景下，檔案管理需要結合新要求、新方向，構建新型的管理模式，以加強管理效率為主，在多方面創新管理方式、提升服務水平。對此，下文基于事業單位檔案管理存在的問題，提出了以“創新管理手段”“加強服務質量”“提升人才素質”為主的優化策略。

一、大數據背景下事業單位檔案管理的問題分析

（一）技術條件相對落后

現階段，部分事業單位缺乏充足資金，導致管理設備未及時更新，且管理條件相對落后。同時，傳統的管理方式弊端較多，無法高效應對新形勢下的檔案管理需求。此外，事業單位缺乏完善的管理體系、未建立數據庫等，都在不同程度上影響了檔案管理效率，未能充分利用、發揮大數據技術的應用價值。在此背景下，檔案管理工作無法開展分布式存儲，在檢索時相對麻煩，不能深度挖掘數據信息，阻礙了檔案管理工作高效開展[1]。

（二）人員素質有待加強

在大數據背景下，檔案管理模式的革新對管理人員提出更高要求。但結合現狀來看，部分管理人員的素質低下，不能高效落實數據化管理。其中，事業單位缺乏優秀的管理人才，而現有人員未能高效利用大數據技術，在建設管理體系、開發資源數據庫等方面相對滯后，無法針對性挖掘信息、傳遞信息。同時，事業單位未積極開展培訓，缺乏健全的培訓機制，而現有人才對新型管理技術的了解較少，在根本上降低了管理效率。

二、大數據背景下事業單位檔案管理的優化策略

（一）創新管理手段

在大數據時代，想要有效加強檔案管理的有效性，就需要在根本上優化管理模式、拓展管理手段，借助新型工作方法提升管理效率。同時，事業單位要整合傳統的紙質檔案管理，構建新型的管理模式。其一，事業單位要結合實情，重新制定管理方案，以優化管理模式為前提，立足宏觀角度有序規劃管理步驟。其二，事業單位要整合信息技術，設置專門的管理網站，構建信息化管理體系，在應用檔案時實現數據共享[2]。而針對檢索方式，需要管理部門設置具有開放性、針對性的數據檢索方式，以此及時應對多樣化的檔案使用需求。其三，管理人員要細致整理電子檔案，落實科學化、精細化管理，可以高效處理、應用電子檔案。這樣一來，事業單位可以及時調配各項檔案，對加強檔案應用效率具有重要幫助。其四，檔案管理部門要設置追責機制，以此降低檔案管理出現失誤的幾率，避免檔案損壞、數據泄露等問題。其中，管理人員要做好安全備份，加強安全管控，提升電子檔案的安全性。而針對特殊檔案，應進行雙重加密或多份備份。當出現檔案管理失誤、檔案泄露等問題時，需結合實際情況進行追責。

（二）加強服務水平

檔案管理屬于服務型工作，特別是在大數據時代，事業單位對檔案資料的使用要求更高，因此管理部門要持續加強服務質量。其一，相關管理者要以身作則，樹立新型思想，引進新型技術，帶動員工積極創新管理模式。在管理期間，創新思維的運用直接影響管理效率，這不僅是高效開展管理工作的前提，更是提升服務質量的要點。對此，管理人員要明確大數據時代的特點，積極創新、學習先進理念，高度重視創新工作。其二，檔案管理部門要促進服務轉型與升級，在大數據技術的幫助下，帶動管理體系向著共享型方向發展，使其順應社會發展趨勢，保持良好的服務意識，充分發揮檔案管理的工作價值。其三，管理部門要明確服務流程，結合現狀制定完善的服務方案、服務管理機制，應有序落實各項工作，在加強管理效率的同時，在根本上提升服務水平。

（三）提升人員素質

其一，事業單位要加強招聘力度，抬高招聘“門檻”，應吸納優秀的專業人才，使其高效應對大數據模式下的檔案管理工作。其中，在招聘管理人才后，應結合大數據管理模式，在內部構建專業團隊，提升管理質量。其二，事業單位要定期組織培訓，提升數字化服務水平，要求管理人員明確管理職責，可以高效開展數字化檔案服務。其中，事業單位要設置獎懲機制，督促管理人員不斷進取、認真落實各項工作。其三，事業單位要采用“內引外聯”的方式，交換管理人才，全面應對管理需求，在整體上促進管理隊伍穩步發展[3]。

三、結束語

總結上文所述，事業單位要整合大數據技術，構建新型的檔案管理體系。其中，檔案管理工作要豐富管理方式，設置管理網站，通過共享數據、實時處理資源，有效加強管理效率。同時，事業單位要加強服務水平，通過創新管理思路、創新服務方式，應對各項工作需求。最后，檔案管理人員要提升自身素質，堅持學習大數據技術，在日常工作中明確崗位職責，落實基礎工作。通過此種方式，全方位優化檔案管理效率，促進事業單位穩步發展。

參考文獻：

[1]陳浩.新時期加強機關事業單位會計檔案管理的策略探究[J].蘭臺內外，2021（28）：41-43.

[2]胡妍妍.機關事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2021（09）：99-100.

[3]羅飛.機關事業單位檔案管理工作存在的不足及對策研究[J].內江科技，2021，42（09）：14+51.