高校儀器設備共享平臺建設的有效途徑探析

陸 威

(閩南師范大學,漳州 363000)

近年,國務院發布了《關于強化實施創新驅動發展戰略進一步推進大眾創業萬眾創新深入發展的意見》(以下簡稱《意見》),其中在加快科技成果轉化方面有特別之處,要促進儀器設備開放共享,探索儀器設備所有權和經營權分立機制,對于財政資金購置的儀器設備,探索引入專業服務機構進行社會化服務等多種方式。 在國家大力推進大型儀器設備開放共享理念的背景下,高校、科研機構、企業等都開始摸索互惠、互利的儀器設備共享之路。

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展,國家對高校教育經費和科研經費投入比重日益增加。 可以說,專業的科研儀器設備及大型貴重精密儀器設備的購置已逐漸成為高校和研究機構資產購置的重點。 但是,就目前此類儀器設備的使用及運行情況而言,存在利用率不高,研究方向、使用人員單一等現象。 如何才能高效地利用、管理、開放好這些儀器設備,合理地配置資源,讓它們在教學、科研和社會服務中充分發揮作用,實現共享,是一個亟需解決的現實課題。

一、高校大型儀器設備運行存在的共性問題

(一)儀器設備購置前期的論證不充分,存在著重復采購的現象

隨著國家對科研的重視,高校逐漸加大對科研項目的投入,大型儀器設備和科研儀器設備的購置比例不斷提高,以確保學校教學、科研領域的順利發展。 無論是資金上的扶助,還是政策上的放寬,都讓大型科研儀器設備在采購權限上較之以往有很大程度的“放松”。 但同樣,采購權限的放寬及這種采購自主性的增大,往往會提高采購的隨意性及不嚴謹性,從而造成設備的重復購置及閑置浪費等現象。 高校的儀器設備通常是按照不同學科、不同研究方向、不同科研團隊的需求來進行采購、使用與管理。 在缺乏行之有效的購置論證及信息溝通的情況下,高校內各單位對擬采購的設備從某種程度上來講,只要經費充足,經費主管單位許可,符合政府采購管理規定即可進入常規采購環節。 因高校經費來源不同,下撥時間、使用時限不同,加之審批職能部門不同,各單位在采購儀器設備時,大多從自身實際情況考慮提出購買需求,這在一定程度上會存在購置重復的現象。 在缺乏學校總體的儀器設備采購的綜合性的全局性的考慮,高校的設備采購往往出現了同類型儀器設備的重復購置現象[1]。 同時,高校儀器設備購置過程中,因主管單位不明晰、經費下撥及回收時限等客觀原因,也會讓采購設備單位無法做好充分的前期調研、論證準備,造成因時間限制出現突擊采購或是盲目采購的情況,從而導致了設備和經費的雙重浪費。

(二)采購信息平臺功能單一,缺乏有效的整合機制和良好的資源共享觀念

雖然國家在大背景下提倡資源共享,并大力推動其發展,但因資源共享觀念起步慢,且相對的開放信息平臺單一,缺乏新興傳播媒介的幫助,無法實現快速、便捷的信息交流與相關信息查詢。 目前的設備采購,依然依托的是傳統的、人工的、紙質化的手段,采購前期的論證及采購需求離開了網絡化、動態化和信息化的管理及推行模式,很大程度上影響了儀器設備實現共享的進程。 此外,在高校內,大部分的科研課題或是研究項目,是個人或團隊申請而來的,因此,通過科研項目資金采購而來的儀器設備,相對注重個人使用的便利性和資產獨享的局限性,從而使儀器設備對外開放程度和與他人共享度都很低。 加之,校內缺乏職能部門對儀器進行利用率監管和及時、有效的跟蹤、調配的管理制度,不能通過宏觀調控合理統籌校內設備使用,也在很大程度上影響了儀器設備的共享。

(三)資產產權與使用權的混淆,使單位占有變成所有,無法開通共享路徑

大型儀器設備和科研設備較多情況下是因科研、教學實驗等定向需求而購置,在課題申報、設備申購、財務核算都相對獨立的前提下,由各院系及科研團隊或個人根據實際情況進行采購、使用和管理的,大多實行的是分散采購和管理。 受局限觀念影響,從某種程度上來說,為了自身便于使用儀器設備,很多單位對此類儀器設備的使用和管理是較為封閉的,僅限制在局部范圍內,并且將自身課題組申購的設備視為團隊或是個人所有,實際使用上限于儀器采購者或所在院系教學團隊使用,對外開放力度和范圍很小。 即使是課題研究的閑置時間,管理的安全責任問題、借用程序、使用權限等問題,也導致了設備使用單位為避免不必要的麻煩而不愿意將儀器設備對外開放使用。

(四)在考核方面,對科研及大型儀器設備缺乏行之有效的考核機制

要實現儀器設備共享的前提首先應該是要有可共享的設備基本信息。 其中,最為重要的是設備使用者或是擁有者愿意“分享”。 然而,這種“分享”僅僅靠口頭鼓勵和提倡顯然不夠。 一方面,對現有大型儀器設備缺乏行之有效的責任激勵機制,造成了部分科研團隊不愿共享儀器設備的現狀。高校大型儀器設備的日常使用、維護與管理是不計入管理者的工作量和考核評定中的,與工資、績效發放不掛鉤,使得管理者與使用者存在做多做少都一樣的思路。 加之儀器設備價值高,存在操作風險等原因,在既無獎勵,又需承擔設備損壞風險的情況下,很多院系自動回避了儀器設備共享的可能;另一方面,學校對大型儀器設備的利用率檢查沒有落實到實處。 高利用率的儀器設備和低利用率的儀器設備在后續考核評定上,沒有一個最終獎懲機制,形成了“干多干少都一樣”的局面,以致出現了好的設備頻繁使用,不好用的設備無人問津的現象。

針對以上設備使用局限性,無法有效實現共享的現狀,本文從借鑒國內外已實行且取得成效的大型儀器設備共享模式入手,遵循“統一規劃、分塊建設、集中管理、開放共享”的原則,在優化整合學校教學資源的前提下,提出幾點推進儀器設備共享,解決儀器設備重復購置、利用率不高問題的建議與意見。

二、推進大型儀器設備共享的有效途徑探析

(一)科學規劃,創建共享模式,培育共享理念

實現大型儀器設備的共享是件好事也是件難事,需要在一個全局性角度,從學校層面入手去統籌、去規劃,合理將各環節工作分工好,盡可能從源頭開始避免重復購置或是購置低利用率設備的可能性。 首先,學校在總體規劃上,應由職能部門,如教務部門、科研部門、校辦、資產管理部門等聯合成立一個校級大型儀器設備管理機構——校級大型儀器設備管理中心(簡稱中心)。 其主要工作職能是圍繞學校學科、科研建設,整合各學院、各科研平臺的優質資源,了解學校教學、科研未來的主要研究方向;在使用單位提出購置專業的科研儀器設備和大型儀器設備需求時,中心應組織專家研討、論證,從全局的角度提出一個相對嚴謹、科學的設備購置方案。 在此方案中,需求單位可根據各自需要提出科研設備和大型儀器設備的申購需求,其中可涵蓋設備功能、用途、技術指標、技術參數等。 由中心匯總收集后,組織專業教師、技術人員對設備購置的必要性、重要性,以及購置后設備使用達到的效果進行合理論證和探討,保證購置后的設備使用能完成教學、科研的需求以及實現共享后能獲取社會效益和經濟效益。 此外,確定能購置的設備,在購置后應繼續跟蹤、統計設備實現開放共享的程度、投入使用及產出的經濟效益、社會效益。 一經論證審核通過的項目,由中心做好頂層設計和設備購置規劃,并制定出相應的具體使用、管理、共享方案。 這樣,從購置的源頭上整合好各方的實際需求,利用好來源不一的經費,從根源上杜絕同類科研儀器設備和大型儀器設備重復購置、實際利用率不高的現象。 成立的校級儀器設備管理中心,將原先由學院分散采購、分散管理的傳統模式改變成“以資源整合為主線,儀器共享為核心”的學校集中統籌、合理規劃的新模式,為實現儀器設備的共享提供基本保障。

(二)全方位構建多格局的大型儀器設備共享方式

首先,建立一個服務模式多樣化、功能信息完善的儀器設備共享平臺,前提是對符合共享條件的大型儀器做好基礎信息收集和登記工作,這是實現共享的基本前提。 依托現代網絡方式、媒體宣傳等傳播方式,將大型儀器的基本信息,如規格型號、基本功能、技術指標、操作方式、存放地點、開放時間、使用條件、費用等多方面信息公開,加大校內各單位、地方其他高校、科研機構,甚至校外地方企業的聯系,分層次、多形式地實現全方位儀器設備的開放、共享使用[2]。

其次,在可實現儀器設備共享的前提下,依據不同需求可嘗試多格局的開放渠道與方式。 其一,小型科研項目和實驗。 用戶向中心提出常規申請后,根據預約程序進行直接使用。 根據儀器設備的共享信息,遵循儀器設備使用情況的具體安排和自身預約排隊情況,在特定的時間里使用儀器設備;其二,非預約情況下的快速使用。 對于突發或較為緊急的科研項目和實驗等,可以申請加急使用,避開常規情況下的預約申請程序,靈活調整儀器設備使用,保證項目的順利完成;其三,重大教學科研項目的長期使用。 應該根據實際情況,合理安排好儀器設備的常規使用;其四,提供純服務的模式。 這一種方式針對的是實驗簡單但用時較長的項目,用戶不具體使用儀器設備,只需要最終某個數據或是數值。 這種情況下,設備所在單位具備完成該項目的條件及能力,用戶可直接申請儀器設備所在單位提供服務。 換句話說就是,儀器設備的使用、操作由設備所在單位的專業技術人員進行,在用戶規定時間內完成該項目,并將申請者所需的數據、結果提交,即完成該項目。 以上四種模式,是根據用戶不同需求使用儀器設備,既合理充分利用了學校的科研儀器設備,又可通過有償使用設備進行創收,在調動管理者積極性的同時,又達到了設備最大程度共享開放使用的目的。

當然,對于每種儀器設備開放渠道與方式的申請,儀器管理中心無論受理與否,都應給予及時的回復。 在不明確每個申請占用的時間長度后,各項應設施的負責人根據實際情況來計劃安排儀器設備的具體使用時間。 一個合理有序的規劃,是實現儀器設備共享的良好保障。

(三)建立合理的設備有償使用評估考核體系

儀器設備實現了共享,意味著該設備的利用率得到了極大的提高,那么隨之而來的則是,儀器設備的高頻使用后帶來的儀器設備的運行維護、配件更新換代,以及開放共享相應增加了管理人員的工作量。 因此,想要持續地開放使用儀器設備,必須建立合理的有償使用機制及對儀器設備、申請用戶等綜合考核評估體系。 這樣,一方面,有利于規范儀器設備的使用管理工作;另一方面,有助于調動管理人員與使用人員的積極性,從而極大地激發儀器設備共享的程度。

首先,考核體系里的核心是設備,對設備的評估直接決定了儀器設備開放共享的長度和深度。從日常角度來看,在對儀器設備的使用年限與使用頻率上可以將設備進行分級,即分為先進的、常規的和落伍的[3]。

其次,考核體系里人的因素。 建立一支高素質、高水平、人員相對穩定的設備管理隊伍,是大型儀器設備共享工作順利、持續開展的基本保障。 在搭建儀器設備共享平臺時,應鼓勵高職稱、高學歷的專業技術水平強硬的教師參與其中,吸收熱愛開發項目的人才建設管理隊伍。 一方面,有利于前期重大科研項目的論證。 他們能明確規劃儀器設備的采購、配置、分配使用、開放共享的可實現性;另一方面,專業性強的教師及人才更了解設備性能,加上專業教師定期組織對管理人員和使用人員的業務培訓,通過學習新技術新知識,幫助他們提高業務水平,從而減少設備損壞,對提高設備使用率上有很大的益處。 只有學校重視設備管理隊伍的建設,多方面創建、打造結構合理、高水平的管理隊伍,才能從根源上保證大型儀器設備更好的開放共享。

最后,用戶的體驗是測量儀器設備是否較好完成儀器設備共享的依據。 良好的用戶反映是我們用來衡量儀器設備是否能實現共享的重要依據,是保證儀器設備共享進入良性循環的重要組成部分;效果不佳的用戶體驗則可作為改善和提高儀器設備共享的重要依據。 因此,作為儀器設備共享的最初申請者和最終體驗者,建立用戶感受登記評分制度,通過具體量化服務指標,如申請便利性、反饋時效性、使用細節、服務環節、最終效果等系列參數,來對單項儀器設備共享完成的滿意度測評打分,是非常必要的工作。 此外,在項目進行時,通過儀器設備實際使用時間與計劃安排的可用總時間來計算,來評估設備的使用率,以此作為下一輪設備購置的判斷數據。

大型儀器設備共享平臺的建設是一項龐大而繁雜的工程,需要學校從上而下的支持,以及各方的配合。 在實際運行中,應以政策制度為根本,良好的激勵機制為保障,用戶需求為目標,并結合多格局的運行模式,從而最終實現大型儀器設備的共享。