中職學校檔案資源開發利用存在的問題及改善措施

上海戲劇學院附屬舞蹈學校 鄒玥瑛

檔案的實用價值在于開發、利用，為了有效開發、利用中職學校檔案資源，就需要從理念革新入手，立足檔案基礎工作，完善檔案資源開發與利用機制，突出檔案管理重點。中職學校的檔案資源主要是學校在招生、教育教學、管理等工作中形成的對中職教育改革和學生發展、社會發展等有存儲價值的信息，以文字、圖表、聲像等載體形式歸納總結。一旦形成中職學校檔案，檔案資源就是真實存在的，是國家檔案資源的重要組成部分，體現出資治、教化等功能，不僅是中職學校非常珍貴的歷史信息資源，還能在經濟社會的發展中發揮積極作用。因為中職學校檔案資源的種類較多、信息量大，怎樣把檔案資源轉化成信息是檔案開發與利用的關鍵所在。開發檔案資源可以更好地服務中職教育、服務國家建設，所以中職學校檔案人員必須將注意力集中到對檔案資源的開發與利用上。

一、中職學校檔案資源的作用

中職學校檔案資源的開發與利用是使檔案資源發揮價值的根本途徑。中職學校檔案資源的作用主要體現在三個方面。

第一，為中職學校的運作和發展提供參考、支撐。中職學校檔案是學校各級領導做出決策的事實依據、保障，是學校工作者研究理論、加強政策調研的支撐材料，檔案不再是孤立反映事物的單一材料，而是反映活動過程的完整化、系統化材料，是對學校開展各項工作和活動的真實記錄，對考察中職學校的發展歷程、分析事物發展規律等具有非常重要的作用。

第二，為中職學校做好教育宣傳工作提供便利條件。中職學校檔案是反映學校歷史、校情、教育成果等的良好素材，根據檔案資源中的記錄與信息等可以多角度、全方位地了解學校在發展、教學、科研、管理等方面的具體情況，依托檔案資源信息進行對外宣傳，幫助樹立中職學校優良的形象。與此同時，對校內師生形成有效的管理與教育，讓他們做到愛校、護校，并且讓即將進入本校的學生乃至更多社會人士更充分地了解學校，對中職學校擴大生源、招賢納士等都大有裨益。

第三，為相關各方提供可靠的原始憑證。之所以中職學校檔案資源得到師生的關注和重視，主要是因為檔案可以為所有教職工、學生等提供原始憑證，幫助他們處理薪資調整、校內建設、學歷證明等重要問題，通過開發利用中職學校檔案資源促使人們對中職學校檔案管理形成高度認同感。

二、中職學校檔案資源管理存在的主要問題

目前中職學校檔案管理中面臨的主要問題，表現在以下幾個方面。

（一）檔案基礎設施建設不足

從當前中職學校檔案管理工作情況來看，檔案資源的開發與利用受到基礎設施不完善的限制，不管是政策還是資金都沒能提供基礎設施建設所需支撐，造成中職學校檔案開發利用低效甚至無效，阻礙檔案資源發揮應有作用。究其原因，中職學校本身對于檔案管理不夠重視，中職學校檔案管理寸步難行，還無法真正找到有效的路徑進行合理的利用。

（二）檔案資源管理技術落后

中職學校檔案管理存在技術手段落后的問題，電子化與數字化發展存在滯后性，在檔案資源開發利用中仍然以傳統方式為主，檔案形式被老舊紙質材料形式制約，存儲和開發、利用都過度依賴人工，因循守舊，導致檔案的檢索與提取都非常吃力，降低了檔案資源的開發與利用效率。一般而言，紙質檔案都要長期封存，很難從海量紙質檔案材料中尋找有用的信息，不利于中職學校檔案資源價值的發揮。

（三）館藏檔案資源結構單一

分析、研究中職館藏檔案資源可以發現，檔案管理流程不夠規范，相關制度也有不完善之處，容易造成檔案資源的遺漏、缺失。中職學校往往比較關注黨政機關類檔案信息，也能夠有效收集和歸檔，確保檔案資源的完整性，而對教育、教學和科研等方面的材料不夠重視，因為這類信息資源比較分散，需要長時間收集，所以難以確保這類檔案資源的完整性，導致館藏檔案資源不夠豐富，不利于進行有效的檔案信息開發、利用。

（四）檔案信息化意識較薄弱

在網絡信息時代，檔案信息化建設是中職學校檔案管理改革的必然選擇。檔案管理是中職教育長久發展的基礎，然而現階段一些中職學校依舊忽視檔案工作，導致檔案管理人員也忽視檔案管理，難以落實檔案工作，不僅缺少學校各部門和人員的支持、配合，還受到阻礙，無法及時有效地拓展工作思路，影響檔案資源管理的規范性、有效性，降低檔案資源開發與利用質量。

（五）缺乏專業檔案工作人才

中職學校檔案資源的開發與利用對人員提出了較高的專業性要求，如果檔案人員沒有接受系統的教育和培訓，很難掌握專業知識與技能，自然很難科學有效地開發檔案信息資源，降低了檔案利用效率。如今中職學校檔案人員的能力與素質是參差不齊的，一些檔案人員并未經歷完整的專業教育、培訓，對檔案管理特別是檔案資源的開發與利用缺少系統的、全面的認知。與此同時，中職學校不重視檔案隊伍建設，檔案人員在工作調整中可能被調離檔案管理隊伍，這樣頻繁的人事調動會直接破壞檔案隊伍的穩定性，進而影響檔案資源開發與利用的持續性、穩定性。除此以外，中職學校習慣在教育、教學、科研等方面投入更多精力、資金，對檔案資源的管理和利用缺少重視，導致一些檔案人員在開發利用檔案資源方面缺乏主動性、積極性，很難在崗位上創新。

三、加強中職學校檔案資源開發與利用的措施

針對中職學校檔案資料的開發與利用，基于上述問題的分析，要通過完善基礎設施，推進檔案資源的數字化建設；深化技術應用，提高檔案資源開發利用效率；改進收集歸檔，豐富館藏檔案開發利用資源；開拓工作思路，強化檔案資源的信息化利用；加強人才培養，提供檔案資源開發利用保障等進行針對性的解決，這樣才可以滿足中職學校檔案資源的開發與利用要求，進而服務中職學校檔案的有效管理。

（一）完善基礎設施，推進檔案資源的數字化建設

開發和利用中職學校檔案資源是改進中職學校檔案管理的一項重要課題，中職學校檔案部門應向學校爭取開發利用檔案資源的政策支持、資金保障，大力推進檔案資源數字化建設的基礎設施建設，例如積極引進計算機設備，把傳統紙質檔案轉化成數字檔案，在各類數據庫里存儲檔案信息資源，為開發與利用提供便利。而且中職學校要增進與第三方的合作，完善中職學校檔案管理信息系統，除了使用系統中的搜索檔案信息、管理檔案文件、管理檔案借閱等常規功能，還要結合中職學校的教育實際、科研實際，建立健全檔案資源對于教學、科研等的服務功能，為中職改進教學和科研等提供檔案資源支持。通過開發特色功能、優勢功能，奠定設施基礎，讓廣大師生更清晰地認識中職學校檔案資源的作用，營造全校師生共同支持檔案資源開發與利用的良好氛圍。

（二）深化技術應用，提高檔案資源開發利用效率

中職學校檢索及開發紙質檔案資源的能力與網絡信息時代的電子檔案利用相去甚遠，為了謀求更為廣闊的檔案資源管理空間，檔案人員切忌墨守成規，務必要積極創新，緊跟時代發展步伐深化技術應用，借助先進技術手段提高檔案資源開發利用效率。具體而言，應根據中職學校檔案資源開發與利用依舊基于紙質檔案的情況，在檔案資源管理中引進電子檔案，尋找技術突破口。電子檔案管理依賴的就是現代技術，通過建立線上數據庫，系統實現和線下紙質檔案材料的完整對接。引入電子檔案當然不代表紙質檔案的消失，兩者應同時存在，相輔相成、取長補短，一起改進中職學校檔案資源的開發與利用。

紙質檔案、電子檔案對于當前中職學校檔案資源的開發、利用都是不可或缺的。電子檔案擁有存儲方便、檢索效率高、開發性強等突出優勢，不過安全隱患較大，如果遇到軟件運行不暢或者網絡故障，發生電子檔案安全事故的可能性更大；紙質檔案可以很好地彌補中職電子檔案不穩定、虛擬性強等不足，留下不可取代的中職學校檔案備份數據。在當下紙質檔案依舊占據重要地位的時代，中職學校檔案人員務必要深化技術應用，促使電子檔案、紙質檔案相互配合，幫助檔案人員減輕檔案資源開發與利用的負擔，集中精力挖掘檔案的價值，促使中職學校檔案資源管理穩定快速運行。

（三）改進收集歸檔，豐富館藏檔案開發利用資源

過去使用館藏檔案資源是不靈活的，檔案人員習慣等待他人主動發現、使用，導致館藏檔案資源利用率很低。根據新時代的發展需要，為了最大限度發揮中職學校檔案資源的作用，檔案人員必須不斷拓寬收集檔案的渠道，豐富館藏檔案資源，致力于滿足不同使用者的檔案信息需求；調整館藏結構，根據檔案利用需求完善館藏資源，即創新中職學校檔案資源歸檔方式，例如采取雙套歸檔方式，盡可能維護檔案資源的完整性、可靠性。換言之，中職學校檔案人員要嘗試更新檔案資源的收集與歸檔方式，從被動接收檔案轉化為主動收集檔案信息，深刻認識到豐富館藏檔案資源并不局限于檔案的數量，還和檔案資源的質量息息相關，通過提高館藏檔案資源的質量為開發利用檔案資源打下堅實基礎。

除此以外，檔案人員要全面落實基本的檔案歸檔工作，涉及移交檔案、裝訂檔案、為檔案著錄等，在這些工作中還要保證檔案資源的完整性、準確性。收集檔案時對中職學校檔案資源本身是有一定要求的，檔案資源不僅要有較大的作用，還要擁有附加價值，確保檔案資源類別豐富。檔案人員也要加強對檔案資源開發利用的宣傳，讓相關部門和人員認識到檔案歸檔的重要性，了解集中管理檔案資源的內涵和價值，爭取各部門對檔案收集與歸檔工作的支持、配合，完整、順利地收集中職學校檔案材料，及時歸檔，充實館藏檔案資源。

（四）開拓工作思路，強化檔案資源的信息化利用

檔案信息具備一定的服務功能，通過獲取、使用檔案信息，可以為中職師生提供更多信息服務。根據服務功能，中職學校檔案人員要建立服務理念，增強服務意識，重視拓展工作思路，用足夠的耐心、熱心面對每一個要使用中職學校檔案資源的單位、部門、人員等；及時摒棄傳統的被動服務觀點，利用主動積極的工作思路促進檔案資源開發與利用的發展。為了更有效地強化中職學校檔案資源利用，檔案人員還要結合中職學校的情況多角度、全方位分析檔案資源利用情況，研究檔案的真實價值，更直觀、更清晰地認識各單位、各部門和人員的檔案資源利用需求，提供針對性的中職學校檔案信息服務，提高檔案資源服務水平。在今后的檔案資源利用中，最好是能夠結合現有的信息化技術，如基于大數據技術的合理使用，讓檔案資源的開發能夠擁有多種途徑。這樣無論是對于檔案管理工作的開展，還是對于今后資源的有效利用，都可以奠定良好的基礎。

（五）加強人才培養，提供檔案資源開發利用保障

在新時期，開發利用中職學校檔案資源需要尋找新的方法和途徑，檔案人員在這一過程中要體現專業能力。所以中職學校要加強檔案人才隊伍建設，促使檔案人員進一步提高專業能力、綜合素質，為開發利用中職學校檔案資源提供更可靠的保障。

在人才培養中，要注意加強檔案人員職業道德教育、思想政治教育，引領檔案人員堅定職業操守、理想信念，主動投入檔案資源的開發與利用工作之中，憑借自身的專業能力與素質創新中職學校檔案資源開發利用方法；針對檔案人員加大業務培訓力度，督促檔案人員不斷更新專業知識結構，提高專業服務水平，打造技術過硬、能力強、素質高的檔案人才隊伍，更有效地推動檔案資源的開發、利用；引領檔案人員加強職業生涯規劃，目前中職學校檔案人員的工作熱情與積極性不高，主要原因在于他們對職業缺乏全面的認識和了解，沒能針對個人發展制訂職業生涯規劃，需要檔案部門結合人員實際情況，支持他們考取證書，幫助他們了解更多專業知識和技術，拓寬視野，從更高的層次思考新時代開發利用中職學校檔案資源的新要求和新方法、新技術，進行完善和創新，以在實際工作中持續優化檔案資源的開發與利用。

綜上所述，中職學校檔案人員在新形勢下要提高對檔案資源開發與利用的重視程度，結合中職教育發展情況、中職學校運作情況和實際的教學科研需求，創新檔案資源的開發與利用方式，促使檔案資源開發利用水平得到持續的提升，充分體現中職學校檔案資源的價值與作用，為中職學校的健康發展提供支撐，為中職教育的可持續發展保駕護航。相信在未來的中職學校發展進程之中，必定會越來越重視檔案資源的有效利用，進而與時代真正接軌。