當前高校干部人事檔案管理存在的問題及其改進措施

黃曉良

（長沙學院人事處，湖南 長沙410022）

干部人事檔案工作是黨和國家干部工作中的一個重要組成部分，是干部工作中必不可少的基礎性工作，是為貫徹黨的干部路線、方針和政策，落實從嚴治黨、從嚴治吏、選賢舉能、知人善任要求服務的。高校干部人事檔案是干部成長環境中學習、工作的最原始記錄，它為組織人事部門培養、教育、考核、選拔和正確使用干部提供了精準信息保障，是歷史地、全面地、發展地考察、了解、評價和正確使用干部的重要依據［1］577-589。管好高校干部人事檔案直接關系到干部工作的質量和效率，關系到黨管干部原則的具體落實，對優化高校干部隊伍建設、推動高校教育事業發展具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

一 高校干部人事檔案的特點

高校擔負著培養社會主義事業建設者和接班人的神圣使命，是各行各業人才聚集之所。高校干部人事檔案管理既具有一般干部人事檔案管理的特點，又具有自身的特性。

（一）真實性

真實性是干部人事檔案的生命。這是因為：第一，收集的材料是經組織審核并加蓋公章或由本人簽字認可的原始憑證材料；第二，收集的材料是按干部人事檔案收集的內容、范圍及要求，經工作人員實事求是地認真鑒定、甄別才能歸檔的。

（二）完整性

完整性是指干部人事檔案必須反映干部個人全貌。干部人事檔案完整記述了一個人的學習、工作經歷及在不同時期內的政治表現、工作業績、工資福利等，它客觀地、全面地反映了干部個人的基本情況，是一個有機的不可分割的整體。

（三）動態性

干部人事檔案隨著人才流動、組織調動、崗位異動而不斷轉遞，有的隨著干部調動轉遞到新的單位，有的隨著干部職務的變動向上一級主管機關移交。“檔隨人調，人調檔走”，干部人事檔案的轉遞使其具有動態性。

（四）機密性

干部人事檔案記載了干部各方面的情況，涉及干部個人成長環境、家庭成員、社會關系、政治歷史審查、獎懲、身體狀況等，有時也牽涉到特殊階段中的重大歷史事件及組織考察或旁證人員評價材料，它的絕大部分內容僅限于組織人事部門內部掌握，不能向外擴散或隨便公開。中央組織部根據干部的職務層次不同，將干部人事檔案分為絕密、機密、秘密三個密級。

（五）專業性

除了具有上述特點外，高校干部人事檔案還有其鮮明的專業化個性特征，即其中教師所從事的教學內容與崗位所聘任的專業技術職務指向明確，這為高校選拔學術帶頭人存儲了大量信息。

二 干部人事檔案在高校組織人事工作中的效用

干部人事檔案的效用主要是通過科學管理，實現信息準確、內容真實、材料齊全、使用方便，為高校干部考察任用、人事職能部門履職提供精準的信息保障，達到高效利用的目的。

（一）高校干部人事檔案在干部任前審核中的作用

《干部人事檔案工作條例》新增了檔案審核內容，在干部提拔中突出全面從嚴要求，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，新設專章明確檔案工作紀律和監督要求，細化責任分工，強化責任擔當，使高校干部任前檔案審核成為干部人事檔案管理“新常態”和對干部檔案的一次全面“體檢”。高校干部流動性較強，其人事檔案轉遞較為頻繁。因此，高校干部任前檔案審核尤為重要，其具體內容如下。

一審干部檔案內容是否真實，包括檔案內容有無涂改造假情況、材料是否符合政策法規、審批手續是否完備、前后記載的內容是否符合邏輯。

二審干部檔案信息是否準確，重點審核干部“三齡、二歷、一身份”。審“三齡”即審查“工齡”“年齡”“黨齡”前后記載是否一致，審“二歷”即審查“學歷學位”“工作經歷”材料是否真實、有無造假或缺失情況，“一身份”指對干部身份的認定。

三審干部檔案材料是否齊全，包括干部履歷、個人身份、考核考察、學歷學位、職稱評定、政治審查、參加黨團組織、工資福利、獎勵處分、干部任免等材料是否完整齊全、能否反映干部個人全貌。

（二）高校干部人事檔案為干部考察提供精準信息保障

高校干部人事檔案中年度考核、學歷學位、政治歷史審查、入黨、獎勵處分等材料真實反映了干部個人在德、能、勤、績、廉各方面的表現情況，對干部個人的特點和不足都有準確定位。檔案中的教師專業技術職稱材料為組織部門選用專業人才在專業崗位履職提供了依據，“量體裁衣”體現了高校干部人事檔案的權威性，有利于防止干部提拔任用后“人崗不相宜”情況的發生。通過查閱利用，高校組織部門能宏觀把握干部隊伍的知識結構、年齡結構、專業結構及干部個人性格特征，有利于為優化高校人力資源配置提供保障。

高校干部人事檔案中也有一部分材料由個人書寫，如干部履歷、自傳、年度考核個人總結、入黨申請書等。這些內容集中體現了個人成長環境、興趣愛好、專業特長等，反映了干部個人文化內涵、人文修養以及對待工作生活的態度，彰顯了干部個人精神風貌。

（三）高校干部人事檔案為人事職能部門提供原始憑證

高校干部人事檔案是高校教職工工資晉級、職稱評審、入黨政審、辦理退（離）休的原始憑證材料。其中工資異動需要的材料有參加工作時間、職稱職務變動、工作單位各種聘用合同、社會養老保險記錄憑證等；教師職稱評審需要年度考核材料；入黨政審需要家庭成員、社會關系材料。此外，依據干部人事檔案，可出具教職工各種有關配偶、親屬關系、獨生子女、住房、出國出境等方面的原始證明材料。高校干部人事檔案中的一切原始憑證材料需經檔案管理人員審核鑒定并確認準確無誤后方可歸檔，這些材料能集中反映人事職能部門的業務水平和專業素質。

三 高校干部人事檔案管理中存在的問題

《干部人事檔案工作條例》出臺后，高校干部人事檔案的管理日益規范科學，發揮了不可替代的作用。但針對無縫銜接、高效利用的要求而言，目前依然存在管理意識不強、材料不完整、收集歸檔不及時、信息泄露、人為涂改甚至造假、信息技術和平臺建設滯后等問題。

（一）檔案管理意識不強，重視力度不夠

部分高校存在檔案管理意識不強、重視力度不夠、重教學科研工作輕檔案工作的傾向，沒有把高校干部人事檔案管理工作作為重要工作列為單位議事日程，忽視檔案部門的基礎建設、制度完善、管理人員的配備及檔案設備的更新，片面認為檔案工作就是抄抄寫寫、收收管管的事務性工作，沒什么難度，只要不丟失、不泄密，能應付過去就行，這已無法適應現在高校人事檔案數據信息化的現實需求。

（二）高校干部人事檔案材料缺乏完整專一性

干部人事檔案是一個人的經歷和從事的社會實踐活動所形成的全部文件材料為單位組合而成的，是干部個人歷史和現實活動情況的真實記錄，它要求材料規范、完整、專一。人事檔案一般從中學階段開始就有記載，如“入團志愿書”“初中、高中畢業生登記表”等，而現實中大部分高校干部人事檔案材料是進入大學階段后才有的，這導致檔案材料形成的起點時間不統一。有的檔案中記載的出生年月出現多個版本，姓名中同音異字隨意更改，干部任免考察材料、學歷學位材料、年度考核材料等缺失嚴重。有的人事檔案材料在歸檔過程中，由于管理人員疏忽大意，出現誤將“張×”的材料歸檔到“李×”的檔案中的現象；也有不加甄別，同名異人混為一人歸檔的。這種材料不全、內容前后記載不一致、張冠李戴、彼此混淆的情形，破壞了檔案的完整專一性。

（三）人事檔案材料收集不及時，在轉遞過程中具有不穩定性

干部人事檔案是隨著干部的主管單位變動而變動的。隨著社會的快速發展，高校人才流動速度也在不斷加快，很多干部人事檔案處在動態中。一方面，當事人要進行社會活動，人事檔案材料隨著個人社會實踐活動的增加而不斷豐富，需不斷補充新的材料，以充實干部人事檔案內容。當出現人事變動時，有時存在所形成的材料沒有及時收集歸檔的情況。在收集過程中，缺乏多部門聯動，導致檔案材料不能及時轉交、材料手續不完整、個別材料缺失，也有收集的個別材料中存在明顯與履歷不符、印章不清晰、無落款日期或簽名等問題，給材料及時歸檔造成阻礙。另一方面，干部人事檔案隨著高校人才流動而不斷進行轉遞，“人檔同動、檔隨人走”。在轉遞過程中，本人攜帶檔案等違規操作給檔案帶來了安全隱患，由此造成檔案丟失、涂改、造假等違法現象的發生。

（四）高校干部人事檔案保密與信息泄露風險并存

人事檔案具有較強的機密性，高校干部人事檔案記載了干部個人成長生活環境、家庭背景、學習工作經歷、學歷學位、職稱評定、政治審查、獎勵處分、工資晉級等方面的情況，這些信息數據在組織部門考察任免干部、人事部門職稱評定、工資晉升及辦理退（離）休中發揮了不可替代的憑證作用。由于數據需求量大，在小范圍內擴大了檔案信息知情權，信息泄露風險是存在的。因此，干部人事檔案在較長時期內是保密的，不能對外開放，僅限于內部一定范圍內查閱利用，并有嚴格的查借閱制度和審批手續，以防失密。

（五）干部人事檔案人為涂改甚至造假情形時有發生

干部人事檔案作為新時代黨的重要執政資源，是選拔任用、管理監督干部的重要基礎。干部檔案真實是組織選人用人最基本的底線要求，但個別檔案中涂改造假、虛構經歷、偽造材料、記載矛盾等問題的出現，暴露出干部人事檔案管理工作中存在的弊端和漏洞，為選人用人敲響警鐘。因此，組織人事部門必須嚴把干部任前審核關，防止“問題干部”“改頭換面”后被提拔和“帶病上崗”。一旦發現涉嫌造假，要記錄在案，未查清前不得提拔或重用，真實的干部檔案材料是考察干部最主要的依據。

（六）高校干部人事檔案管理的專業數據平臺建設和信息技術使用嚴重滯后

智能化時代，對于數據信息的收集、使用，必須要有與之相應的數據平臺及相關支撐技術。高校干部人事檔案涉及每個單位教職工學習、工作以來晉級、獎懲等方方面面的海量信息，傳統的檔案管理方式和手段難以適應。但由于歷史因素和建設難度，目前高校干部人事檔案信息化管理還沒有完全提上議事日程，更沒有付諸實施。專業數據平臺建設和信息技術使用嚴重滯后，極大地影響了高校干部人事檔案管理工作效用的發揮。

四 新時代改進高校干部人事檔案管理的措施

干部的任用關乎黨的事業、國家的前途，高校干部人事檔案有效管理是干部正確任用的重要前提。有必要進一步加強重視，從管理制度、管理平臺和信息技術手段等方面，改進高校干部人事檔案管理工作。

（一）加強組織領導，提高對高校干部人事檔案管理重要性的認識

領導重視是做好高校干部人事檔案管理工作的前提條件。通過加大宣傳力度、普及檔案政策法規知識、增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的身份職責，將高校干部人事檔案納入日常管理工作范圍，在高校師生中形成共識，提高干部檔案的權威性。

（二）建立健全高校干部人事檔案管理制度，強化規范管理

對高校干部人事檔案的管理，必須實現制度化，要嚴把“三關”，實現“四化”，做到“一夫當關，萬夫莫開”，從源頭上杜絕干部人事檔案弄虛作假行為。

第一，嚴把“入口關”，使收集、歸檔經常化。材料收集的基本要求是：真實、完整、規范、及時。“真實”是指檔案材料由法定作者形成，文字清楚，所指對象明確，內容符合干部的客觀實際［2］。“完整”就是要將記載干部本人德、能、勤、績、廉情況的各方面材料收集齊全，使干部檔案能夠反映干部本人基本面貌。“規范”就是要保證檔案材料收集工作質量，不能馬馬虎虎、毛毛糙糙，更不能敷衍了事。歸檔材料必須是屬于同一立卷對象歸檔范圍且辦理完畢的正式材料，檔案材料的大小和裝訂等也要大體一致。“及時”就是要隨時注意收集需要歸檔的材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。應建立多部門聯動機制，確保能夠將成套、準確、手續完備的材料及時轉交檔案管理部門。檔案管理人員要定期主動收集干部人事檔案材料，并按上述要求認真核實檔案材料內容，做到歸檔材料基本信息與檔案歷史信息記載一致，確保內容真實有效，把好材料入檔第一關。

第二，嚴把“質量關”，實現審核清理標準化。應制作本校干部人事檔案接收流程圖，從接收檔案材料或檔案轉入開始，就要逐份審核材料。要從四個方面入手，確保質量。一是無錯裝他人檔案材料的情況；二是無裝入假證明、假學歷等材料情況；三是無涂改情況；四是檔案材料中填寫的姓名、出生時間、參加工作時間、入黨時間和工作經歷等信息前后記載不一致的，應當進行核對并給出相應的說明。接收新調入干部檔案時，應指導新進教職工如實填寫履歷、自傳，并根據其學習工作經歷審核檔案材料，以“三齡”“二歷”“一身份”為重點，對缺失材料進行追補認定，對涂改失真材料必須到原單位調查走訪核實。應去偽存真、去粗取精，剔除無意義的多余材料，力求達到檔案材料“完整、真實、精煉、實用”的要求，優化和提升檔案質量。

第三，使分類、編目、整理規范化。干部檔案材料經審核符合歸檔要求后，檔案管理工作人員就要開始整理工作，整理工作的基本要求是“嚴格鑒別、分類準確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊”。整理工作包括鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟。第一步為鑒別。鑒別是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍和符合歸檔要求。第二步為分類。按照《干部人事檔案工作條例》的規定，干部人事檔案材料根據其內容特征分為十大類。第三步為排序。排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。第四步為編目。分類、排序完成后檔案就已經形成了一個體系，編目就是把這種體系體現出來。卷內目錄置于一卷之首，是檔案內容的綱目和查閱的索引。第五步為技術加工。為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對紙質料或字跡不符合歸檔要求的進行技術加工。第六步為裝訂成冊。

第四，嚴把“利用關”，使查閱、借閱、轉遞制度化。堅持“五不查閱”，即無查閱介紹信不準查閱、非正式黨員不準查閱、本人不準查閱、未經批準不準查閱、牽涉到親屬不準查閱；堅持“四不借出”，即未經部門負責人批準不準借出、非特殊需要不借出、手續不全不借出、親屬檔案不借出；堅持“三不轉遞”，即個人帶檔不轉遞、沒有調檔函不轉遞、接收單位不明不轉遞［3］。檔案的轉遞應嚴格按照干部檔案轉遞制度執行，杜絕丟失、擅自涂改、抽取、偽造、泄密等現象的發生。對于如何避免干部人事檔案失真現象的發生，可以利用臺賬記錄，即檔案從生成之日起至轉遞過程的每個階段都有記載在檔。明確了干部檔案管理的責任主體，才能有效防止干部檔案材料造假。

（三）提升高校干部人事檔案管理人才的專業化水平

應加強高校干部人事檔案管理人才隊伍建設，不斷提高管理人員素質。檔案管理人員要有較強的專業知識和業務技能，具備高度的責任心和職業道德修養，忠于職守，甘于奉獻，當好干部檔案“守門員”。檔案管理人員要積極參加全方位、多層次的檔案業務知識培訓，不斷提高管理檔案的專業水平，與時俱進，建立教職工檔案信息平臺，不斷完善更新干部人事檔案管理信息系統數據，使干部人事檔案材料內容的利用實現向信息資源共建共享轉變，實現紙質人事檔案與計算機信息數據并存，在注重安全保密原則的同時，取長補短，各取所需。

（四）建設高校干部人事檔案管理大數據平臺，提高使用效率

大數據正在引領各領域和各行業的變革與轉型。2015年10月，中共十八屆五中全會正式提出“實施國家大數據戰略，推進數據資源開放共享”。各高校應順勢而為，從全局長遠角度出發，高度重視信息化建設的迫切性，把高校干部人事檔案管理大數據平臺建設提到議事日程并付諸實施，實現干部人事檔案由傳統紙質數據向電子數據轉化，推進大數據時代干部檔案管理事業轉型升級。要科學組織針對干部人事檔案管理人員的信息技術培訓，確保檔案信息錄入全面準確，使用方便快捷。同時，要科學設置保密權限，在方便使用的前提下，確保各類信息不泄露。

五 結語

為強化高校干部人事檔案管理，必須從材料的及時收集鑒定、歸檔、檔案轉遞各個環節嚴格把關，建立健全高校干部檔案管理規章制度，從源頭上杜絕虛假材料、無效材料和不規范材料入檔。應加強干部檔案管理隊伍建設，從單位中選拔政治過硬、作風優良、甘于寂寞、吃苦耐勞、具有高度責任心和專業素質的中共黨員從事干部人事檔案工作，這是做好干部檔案管理工作的基礎。應確保干部人事檔案的真實、準確、完整、規范，“凡提必審”“凡進必審” “凡轉必審”是維護干部人事檔案在選人用人中嚴肅性和公信力的有力保障［4］。應優化干部人事檔案管理，實現組織人事部門干部人事檔案信息資源安全共享，加快建設高校干部人事檔案大數據平臺，提高人事檔案利用效率，不斷推動干部檔案管理工作規范化、制度化、信息化進程。