基于供應鏈的醫院物資規范化管理及實現物資檔案信息化的研究

鄒晶，張燕

泰安市中心醫院物流中心 （山東泰安 271000）

醫院物資是醫院開展正常業務的基礎保障，是患者就診治療的物質資源要素。《醫療器械監督管理條例》要求醫療器械經營企業、使用單位在購進醫療器械時，應當查驗供貨者資質和醫療器械合格證明文件，建立進貨查驗記錄制度[1]。《三級綜合醫院評審標準實施細則》評審資格要求醫院物資從申購、采購、驗收、入庫、保管、出庫、供應、使用等環節應有相關記錄；醫用耗材（包括植入類）和一次性使用無菌器械不僅應有相關記錄，還應確保可有效追溯[2]。為了積極響應國家政策導向、滿足醫院發展要求，醫院信息化成為醫院發展的大趨勢，醫院物資檔案信息化也成為其中的重要內容。我院探索并實踐了基于供應鏈的醫院物資多維度檔案信息化管理創新方案，成效顯著，現作以下分享。

1 創建新物資分類字典

2016年，針對品種繁多、專業性強的各類別物資，我院研究創建了以數字定位用編號解析的新醫院物資編碼字典，即用數字賦予醫院物資分類特定含義，并按一定的位置進行排列，用于定位與識別醫院各種物資。首先，我院對物資的品規種類進行了科學分類，將物資分為通用物資和醫用耗材兩大類，分別用數字5、6定位物資類別大類別，在大類別下設置二級數字編碼，繼而再設置三級定位。以醫用耗材為例，二級分類為65電器低值、66消殺類、67醫療維修類、68醫療器械、69其他類；在二級68醫療器械類下分為若干三級組類，以其中6846植入材料和人工器官的三級類別為例，其下細分為684601植入器械、684602植入性人工器官、684603接觸式人工器官、684604支架、684605器官輔助裝置等子類別。此類以數據定位的數據源實現了可流通、可傳輸、可共享，為建立業務流轉各環節所需要的物資信息化檔案奠定了基礎。

2 構建醫院物資全生命周期管理體系，實現物資檔案的全流程規范化管理

基于醫院物資供應鏈視角下的全生命周期管理是指以醫院業務開展中所需的物資為管理對象，以全生命周期物資供應鏈為視角，以業務流為橫向管理維度，以物資生產到最終消耗的物流權責與分層管控為縱向管理維度，涵蓋院內各業務流轉端，拓展延伸至院外供應商、生產廠商的全流程精細化管理[3]。基于此，我院構建了醫院物資全生命周期下的全流程業務管理體系，同時，實現了醫院物資全生命周期下的系統留痕，自動形成了規范的信息化檔案。

2.1 覆蓋醫院所有物資品類的物資管理

醫院所需物資品種多、類別雜，被用于臨床醫技與行政后勤全院范圍內，往往由多個部門分管，其流程、管理目標及標準也不統一，物資管理難以實現規范化和標準化。鑒于此，我院將醫院運營所需的醫用耗材和通用物資全部納入管理對象，并由醫院物流中心進行統一管理，物資管理對象包括醫用低值耗材（普通耗材）、高值耗材、試劑類耗材、辦公設備及用品、五金類、維修類、被服針織類、表格紙張類及低值易耗品等，實現了醫院物資對象的全覆蓋。

2.2 建立閉環管理，實現醫院物資在業務流轉中的數據推送及信息存儲

醫院物資供應鏈是以臨床為核心、以患者需求為基點，依托信息化管理系統，按照患者所需，由臨床生成請領訂單，由醫院中心庫審核后，轉為醫院采購訂單，推送至院外云平臺采購，供應商按照醫院訂單集中配貨（與上游生產廠商建立合作生產與供應），經中心庫驗收后送達所需科室，臨床按患者所需使用消耗，從而形成物流、信息流、資金流、業務流在信息化系統中的流轉、推送、留痕、可追溯的規范化管理。

2.3 建立物資全生命周期的權責與分層管控的縱向維度管理

以物資全生命周期的權責與分層管理理念，將信息化作為手段，經院內優化物流管理系統、連接各業務系統、對接醫院信息系統（hospital information system，HIS）及實驗室信息管理系統（laboratory information management system，LIS），經院外搭建供應鏈協同云平臺，實現以醫院物資供應鏈為管理主線[4]；涉及生產廠商、供應商、醫院內部各相關科室為縱向管理支線，對生產廠商及供應商的資質證照、各層授權關系、醫院采購、配送、院內物資流轉等進行規范化管理；同時，對每一條支線上的工作人員，[即需求提請、審核、采購及配送、驗收、消毒、臨床執行操作（手術）到最終患者使用記賬的全生命周期下的各級人員]權責與追溯進行詳實的線上監測管理，實現醫院物資的多維度權責監管及檔案的可追溯。

3 創建資源規劃與內部控制雙引擎的醫院SPD 管理模式

基于資源規劃與內部控制雙引擎的醫院供應-管理-配送（supply-processing-distribution，SPD）管理模式，實現醫院與其上游供應商和生產廠商之間信息共享的庫存轉移，通過完善配套的管理制度與評價體系，實現供應商及上游生產廠商資質證照及層屬授權關系等醫院物資線上的信息化管理。按照方案，將醫院資源規劃（hospital resource planning，HRP）系統與集中配送商的企業資源計劃（enterprise resource planning，ERP）系統進行了對接，醫院施行資源規劃與內控下的資源共享，不僅使醫院醫用耗材實現“零庫存”，還極大地提高了醫院物資供應的高效性、配送的快捷性、價格的公開透明度，并且實現了醫院與集中配送商的財務信息同步。

4 創建醫用耗材立體化專項管理

4.1 優化醫院重點科室二級庫管理

臨床對高值耗材的管理往往存在自行采購、流通難監管問題，極易帶來安全隱患，導致檔案無法實時建立；由于涉及多個使用科室，無法實現信息共享；由于耗材消耗與HIS 計費各為信息孤島，導致漏費、錯費、重復收費等問題時有發生，往往需要會計查賬及盤點，耗時費力。我院通過設計重點科室二級庫管理模式，以臨床科室的需求進行線上請購，備貨預存至手術室二級庫，實時記賬消耗，建立了高值耗材從需求發起、采購、驗收、入出庫、配送、消毒到患者使用的信息化檔案，實現了高值耗材的多維度可追溯。

4.2 構建骨科器械包專業管理模式

為滿足醫院醫療質量管理要求，實現骨科耗材全程可追溯，依據患者需求，在手術計劃中申請“骨科包”，可針對患者采購一對一“骨科包”耗材，通過中心庫推送供應商采購、驗收入庫、消毒，最終登記使用記錄的全流程閉環追溯鏈。骨科包的專包專用極大地提高了醫院骨科手術的質量與安全性。該管理模式按照不同患者的需求，由臨床手術醫師進行術前評估，實行針對性的患者專項采購，同時實現了對供應商及生產廠商資質監管、驗收入出庫、患者使用的詳實的線上可追溯的電子化信息檔案。

4.3 創建“淘寶式”請領模式

為提升科室請領物資的準確性，同時減少倉庫管理人員協調、處理相關分歧訂單，我院創建了直觀、可視化的 “淘寶式”圖形請領方式，通過直觀的物資圖片和詳細的物資規格、功能及相關信息展示，可幫助和指導臨床科室準確選擇物資品規和請領數量，還可對所需物資進行關注和收藏，以便調取與查閱；同時，實現了請領科室對請領物資質量的評價及對配送服務的實時評價，使用部門可于線上進行信息反饋，形成了信息化的物資使用臨床滿意度調查，極大地提高了物資管理效率與工作效率，信息化檔案。

4.4 實現不良事件的實時信息化管理

對醫院發生的醫療耗材不良事件進行監測和報告是每個醫院工作者的責任，不僅可保證醫療安全，還可不斷加強和完善對耗材的監管與檢測。醫院以往使用紙質表格填制上報醫用耗材的不良事件，在人員傳遞過程中存在時效性低和丟失現象，加之不良事件檔案以紙質版存檔，查詢與調取極不方便。為了解決上述問題，我院通過在信息化管理系統中添加了不良事件專報模塊，工作人員可通過線上據實填寫不良事件，實現對不良事件的信息化管理，確保可智能實時調取與查閱。

5 小結

規范嚴謹的醫院物資管理可以加強對醫院醫療質量的管理，規范醫院醫療行為，保證公眾用物、用械安全。基于供應鏈的醫院物資規范化管理，顛覆了傳統的醫院物資被動保障管理模式，以臨床需求為導向的精確性拉動保障，基于供應鏈的全閉環管理，極大地促進了醫院物資管理的精細化、規范化和智能化；降低了醫院的運營成本，達到了降耗增效的雙突破，且形成了規范的物資信息檔案，實現了智能查詢、調閱、備份與共享；真正發揮了助力醫院醫療質量安全水平和醫院綜合管理水平的提升。