基于供應(yīng)鏈的醫(yī)院物資規(guī)范化管理及實(shí)現(xiàn)物資檔案信息化的研究

鄒晶，張燕

泰安市中心醫(yī)院物流中心 （山東泰安 271000）

醫(yī)院物資是醫(yī)院開(kāi)展正常業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障，是患者就診治療的物質(zhì)資源要素?！夺t(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》要求醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)企業(yè)、使用單位在購(gòu)進(jìn)醫(yī)療器械時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)供貨者資質(zhì)和醫(yī)療器械合格證明文件，建立進(jìn)貨查驗(yàn)記錄制度[1]?！度?jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》評(píng)審資格要求醫(yī)院物資從申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、出庫(kù)、供應(yīng)、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)有相關(guān)記錄；醫(yī)用耗材（包括植入類(lèi)）和一次性使用無(wú)菌器械不僅應(yīng)有相關(guān)記錄，還應(yīng)確保可有效追溯[2]。為了積極響應(yīng)國(guó)家政策導(dǎo)向、滿足醫(yī)院發(fā)展要求，醫(yī)院信息化成為醫(yī)院發(fā)展的大趨勢(shì)，醫(yī)院物資檔案信息化也成為其中的重要內(nèi)容。我院探索并實(shí)踐了基于供應(yīng)鏈的醫(yī)院物資多維度檔案信息化管理創(chuàng)新方案，成效顯著，現(xiàn)作以下分享。

1 創(chuàng)建新物資分類(lèi)字典

2016年，針對(duì)品種繁多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的各類(lèi)別物資，我院研究創(chuàng)建了以數(shù)字定位用編號(hào)解析的新醫(yī)院物資編碼字典，即用數(shù)字賦予醫(yī)院物資分類(lèi)特定含義，并按一定的位置進(jìn)行排列，用于定位與識(shí)別醫(yī)院各種物資。首先，我院對(duì)物資的品規(guī)種類(lèi)進(jìn)行了科學(xué)分類(lèi)，將物資分為通用物資和醫(yī)用耗材兩大類(lèi)，分別用數(shù)字5、6定位物資類(lèi)別大類(lèi)別，在大類(lèi)別下設(shè)置二級(jí)數(shù)字編碼，繼而再設(shè)置三級(jí)定位。以醫(yī)用耗材為例，二級(jí)分類(lèi)為65電器低值、66消殺類(lèi)、67醫(yī)療維修類(lèi)、68醫(yī)療器械、69其他類(lèi)；在二級(jí)68醫(yī)療器械類(lèi)下分為若干三級(jí)組類(lèi)，以其中6846植入材料和人工器官的三級(jí)類(lèi)別為例，其下細(xì)分為684601植入器械、684602植入性人工器官、684603接觸式人工器官、684604支架、684605器官輔助裝置等子類(lèi)別。此類(lèi)以數(shù)據(jù)定位的數(shù)據(jù)源實(shí)現(xiàn)了可流通、可傳輸、可共享，為建立業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)所需要的物資信息化檔案奠定了基礎(chǔ)。

2 構(gòu)建醫(yī)院物資全生命周期管理體系，實(shí)現(xiàn)物資檔案的全流程規(guī)范化管理

基于醫(yī)院物資供應(yīng)鏈視角下的全生命周期管理是指以醫(yī)院業(yè)務(wù)開(kāi)展中所需的物資為管理對(duì)象，以全生命周期物資供應(yīng)鏈為視角，以業(yè)務(wù)流為橫向管理維度，以物資生產(chǎn)到最終消耗的物流權(quán)責(zé)與分層管控為縱向管理維度，涵蓋院內(nèi)各業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)端，拓展延伸至院外供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商的全流程精細(xì)化管理[3]?；诖?，我院構(gòu)建了醫(yī)院物資全生命周期下的全流程業(yè)務(wù)管理體系，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院物資全生命周期下的系統(tǒng)留痕，自動(dòng)形成了規(guī)范的信息化檔案。

2.1 覆蓋醫(yī)院所有物資品類(lèi)的物資管理

醫(yī)院所需物資品種多、類(lèi)別雜，被用于臨床醫(yī)技與行政后勤全院范圍內(nèi)，往往由多個(gè)部門(mén)分管，其流程、管理目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，物資管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。鑒于此，我院將醫(yī)院運(yùn)營(yíng)所需的醫(yī)用耗材和通用物資全部納入管理對(duì)象，并由醫(yī)院物流中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，物資管理對(duì)象包括醫(yī)用低值耗材（普通耗材）、高值耗材、試劑類(lèi)耗材、辦公設(shè)備及用品、五金類(lèi)、維修類(lèi)、被服針織類(lèi)、表格紙張類(lèi)及低值易耗品等，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院物資對(duì)象的全覆蓋。

2.2 建立閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的數(shù)據(jù)推送及信息存儲(chǔ)

醫(yī)院物資供應(yīng)鏈?zhǔn)且耘R床為核心、以患者需求為基點(diǎn)，依托信息化管理系統(tǒng)，按照患者所需，由臨床生成請(qǐng)領(lǐng)訂單，由醫(yī)院中心庫(kù)審核后，轉(zhuǎn)為醫(yī)院采購(gòu)訂單，推送至院外云平臺(tái)采購(gòu)，供應(yīng)商按照醫(yī)院訂單集中配貨（與上游生產(chǎn)廠商建立合作生產(chǎn)與供應(yīng)），經(jīng)中心庫(kù)驗(yàn)收后送達(dá)所需科室，臨床按患者所需使用消耗，從而形成物流、信息流、資金流、業(yè)務(wù)流在信息化系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)、推送、留痕、可追溯的規(guī)范化管理。

2.3 建立物資全生命周期的權(quán)責(zé)與分層管控的縱向維度管理

以物資全生命周期的權(quán)責(zé)與分層管理理念，將信息化作為手段，經(jīng)院內(nèi)優(yōu)化物流管理系統(tǒng)、連接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對(duì)接醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）及實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（laboratory information management system，LIS），經(jīng)院外搭建供應(yīng)鏈協(xié)同云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以醫(yī)院物資供應(yīng)鏈為管理主線[4]；涉及生產(chǎn)廠商、供應(yīng)商、醫(yī)院內(nèi)部各相關(guān)科室為縱向管理支線，對(duì)生產(chǎn)廠商及供應(yīng)商的資質(zhì)證照、各層授權(quán)關(guān)系、醫(yī)院采購(gòu)、配送、院內(nèi)物資流轉(zhuǎn)等進(jìn)行規(guī)范化管理；同時(shí)，對(duì)每一條支線上的工作人員，[即需求提請(qǐng)、審核、采購(gòu)及配送、驗(yàn)收、消毒、臨床執(zhí)行操作（手術(shù)）到最終患者使用記賬的全生命周期下的各級(jí)人員]權(quán)責(zé)與追溯進(jìn)行詳實(shí)的線上監(jiān)測(cè)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資的多維度權(quán)責(zé)監(jiān)管及檔案的可追溯。

3 創(chuàng)建資源規(guī)劃與內(nèi)部控制雙引擎的醫(yī)院SPD 管理模式

基于資源規(guī)劃與內(nèi)部控制雙引擎的醫(yī)院供應(yīng)-管理-配送（supply-processing-distribution，SPD）管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與其上游供應(yīng)商和生產(chǎn)廠商之間信息共享的庫(kù)存轉(zhuǎn)移，通過(guò)完善配套的管理制度與評(píng)價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商及上游生產(chǎn)廠商資質(zhì)證照及層屬授權(quán)關(guān)系等醫(yī)院物資線上的信息化管理。按照方案，將醫(yī)院資源規(guī)劃（hospital resource planning，HRP）系統(tǒng)與集中配送商的企業(yè)資源計(jì)劃（enterprise resource planning，ERP）系統(tǒng)進(jìn)行了對(duì)接，醫(yī)院施行資源規(guī)劃與內(nèi)控下的資源共享，不僅使醫(yī)院醫(yī)用耗材實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”，還極大地提高了醫(yī)院物資供應(yīng)的高效性、配送的快捷性、價(jià)格的公開(kāi)透明度，并且實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院與集中配送商的財(cái)務(wù)信息同步。

4 創(chuàng)建醫(yī)用耗材立體化專(zhuān)項(xiàng)管理

4.1 優(yōu)化醫(yī)院重點(diǎn)科室二級(jí)庫(kù)管理

臨床對(duì)高值耗材的管理往往存在自行采購(gòu)、流通難監(jiān)管問(wèn)題，極易帶來(lái)安全隱患，導(dǎo)致檔案無(wú)法實(shí)時(shí)建立；由于涉及多個(gè)使用科室，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享；由于耗材消耗與HIS 計(jì)費(fèi)各為信息孤島，導(dǎo)致漏費(fèi)、錯(cuò)費(fèi)、重復(fù)收費(fèi)等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，往往需要會(huì)計(jì)查賬及盤(pán)點(diǎn)，耗時(shí)費(fèi)力。我院通過(guò)設(shè)計(jì)重點(diǎn)科室二級(jí)庫(kù)管理模式，以臨床科室的需求進(jìn)行線上請(qǐng)購(gòu)，備貨預(yù)存至手術(shù)室二級(jí)庫(kù)，實(shí)時(shí)記賬消耗，建立了高值耗材從需求發(fā)起、采購(gòu)、驗(yàn)收、入出庫(kù)、配送、消毒到患者使用的信息化檔案，實(shí)現(xiàn)了高值耗材的多維度可追溯。

4.2 構(gòu)建骨科器械包專(zhuān)業(yè)管理模式

為滿足醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理要求，實(shí)現(xiàn)骨科耗材全程可追溯，依據(jù)患者需求，在手術(shù)計(jì)劃中申請(qǐng)“骨科包”，可針對(duì)患者采購(gòu)一對(duì)一“骨科包”耗材，通過(guò)中心庫(kù)推送供應(yīng)商采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、消毒，最終登記使用記錄的全流程閉環(huán)追溯鏈。骨科包的專(zhuān)包專(zhuān)用極大地提高了醫(yī)院骨科手術(shù)的質(zhì)量與安全性。該管理模式按照不同患者的需求，由臨床手術(shù)醫(yī)師進(jìn)行術(shù)前評(píng)估，實(shí)行針對(duì)性的患者專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商及生產(chǎn)廠商資質(zhì)監(jiān)管、驗(yàn)收入出庫(kù)、患者使用的詳實(shí)的線上可追溯的電子化信息檔案。

4.3 創(chuàng)建“淘寶式”請(qǐng)領(lǐng)模式

為提升科室請(qǐng)領(lǐng)物資的準(zhǔn)確性，同時(shí)減少倉(cāng)庫(kù)管理人員協(xié)調(diào)、處理相關(guān)分歧訂單，我院創(chuàng)建了直觀、可視化的 “淘寶式”圖形請(qǐng)領(lǐng)方式，通過(guò)直觀的物資圖片和詳細(xì)的物資規(guī)格、功能及相關(guān)信息展示，可幫助和指導(dǎo)臨床科室準(zhǔn)確選擇物資品規(guī)和請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量，還可對(duì)所需物資進(jìn)行關(guān)注和收藏，以便調(diào)取與查閱；同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了請(qǐng)領(lǐng)科室對(duì)請(qǐng)領(lǐng)物資質(zhì)量的評(píng)價(jià)及對(duì)配送服務(wù)的實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)，使用部門(mén)可于線上進(jìn)行信息反饋，形成了信息化的物資使用臨床滿意度調(diào)查，極大地提高了物資管理效率與工作效率，信息化檔案。

4.4 實(shí)現(xiàn)不良事件的實(shí)時(shí)信息化管理

對(duì)醫(yī)院發(fā)生的醫(yī)療耗材不良事件進(jìn)行監(jiān)測(cè)和報(bào)告是每個(gè)醫(yī)院工作者的責(zé)任，不僅可保證醫(yī)療安全，還可不斷加強(qiáng)和完善對(duì)耗材的監(jiān)管與檢測(cè)。醫(yī)院以往使用紙質(zhì)表格填制上報(bào)醫(yī)用耗材的不良事件，在人員傳遞過(guò)程中存在時(shí)效性低和丟失現(xiàn)象，加之不良事件檔案以紙質(zhì)版存檔，查詢與調(diào)取極不方便。為了解決上述問(wèn)題，我院通過(guò)在信息化管理系統(tǒng)中添加了不良事件專(zhuān)報(bào)模塊，工作人員可通過(guò)線上據(jù)實(shí)填寫(xiě)不良事件，實(shí)現(xiàn)對(duì)不良事件的信息化管理，確?？芍悄軐?shí)時(shí)調(diào)取與查閱。

5 小結(jié)

規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院物資管理可以加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的管理，規(guī)范醫(yī)院醫(yī)療行為，保證公眾用物、用械安全?；诠?yīng)鏈的醫(yī)院物資規(guī)范化管理，顛覆了傳統(tǒng)的醫(yī)院物資被動(dòng)保障管理模式，以臨床需求為導(dǎo)向的精確性拉動(dòng)保障，基于供應(yīng)鏈的全閉環(huán)管理，極大地促進(jìn)了醫(yī)院物資管理的精細(xì)化、規(guī)范化和智能化；降低了醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，達(dá)到了降耗增效的雙突破，且形成了規(guī)范的物資信息檔案，實(shí)現(xiàn)了智能查詢、調(diào)閱、備份與共享；真正發(fā)揮了助力醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量安全水平和醫(yī)院綜合管理水平的提升。