農業科研單位科研檔案管理對策探析

陳林娟，菅元旭，陳 亮，黃麗萍

（1.內江市農業科學院，四川 內江 641000；2.內江市人力資源和社會保障局，四川 內江 641000）

農業科研檔案作為農業科研單位科技成果的重要依據，主要包含了農業科研的申報立項、項目執行、結題驗收、申報獎項（成果）、推廣轉化等形成各種電子、文字和視頻等資料，能夠真實記錄農業科研單位的科研狀況，有效反映農業科研單位在各階段取得的科研成果、科研技術和科研經驗，對農業科研單位當前科研工作和制定后續發展戰略提供參考。因此，農業科研單位踐行農業科研檔案管理工作，探索農業科研檔案管理辦法，有助于推動農業科研單位健康快速發展。

1 踐行農業科研檔案管理的重要性

1.1 鞏固農業科研基礎

農業科研檔案作為農業科研單位開展各項科研工作的證實材料，涵蓋了農業科研工作的方方面面，能為農業科研單位推廣和運用農業科研技術、轉化農業科研成果、制定后續科研策略提供重要參考。同時，完善的農業科研檔案，也能夠有效反映整個農業科研單位的農業科研實力，為農業科研單位對外合作提供重要依據。

1.2 推動農業科研事業發展

農業科研檔案完整地記錄了農業科研單位各項農業科研工作，包含了大量的農業科研信息，農業科研單位也可以通過對以往農業科研項目進行再研究，發現新的農業科研創新點，進而不斷突破已有的農業科研成果，更加充分地挖掘農業科研成果的價值。農業科研單位的農業科研人員也可以從現有的農業科研當中汲取前人的研究經驗和精華，更好地把握本地區的農業科研現狀，為本地區今后的農業科研提供參考依據，為申報新的農業科研項目提供思路，進而有效提升農業科研人員的工作成效，避免農業科研資金浪費，推動農業科研事業健康快速發展。

2 農業科研單位科研檔案管理過程中存在的問題

2.1 對科研檔案重視程度不夠

農業科研單位作為以開展農業科研為主的研究性單位，相較于公司企業而言，農業科研單位沒有相應專業的檔案管理人員，內部的檔案管理工作者基本都是從科研人員中選拔而來。由于他們出生于科研，認為只要安心做好自身的農業科研工作就行。因此，即使身處檔案管理崗位，但是他們的主要心思還是放在了對新技術的攻關與研發之上，認為檔案管理工作只要過得去就行。在申報農業科研項目和農業科研成果時，只注重課題和成果的申報，對于收集課題實施過程中的各項材料卻不夠重視，造成科研項目存檔資料不齊。

2.2 檔案管理人員專業性不強

就農業科研單位從事科研檔案管理的人事情況來看，部分農業科研單位對科研檔案管理重視程度不夠，認為科研的主要工作為開展農業科研，科研檔案管理只要能過得去就行，因此，開展科研檔案管理工作的人往往都是由科研人員兼職管理，他們只對科研檔案進行簡單的收集存儲。由于專業知識技能欠缺，在科研檔案管理的過程中無法做到準確分類、歸檔和存儲，最終造成農業科研單位科研檔案工作雜亂。

2.3 科研檔案存儲方式單一

科技的不斷進步為科研檔案的保存提供了更多的可供選擇的存儲方式。隨著農業科研單位實力的不斷增強，農業科研單位所申報的農業科研項目數量也不斷增多，加上原有的科研項目，為農業科研單位科研檔案管理的存儲和利用帶來了全新的挑戰。部分農業科研單位還沒有采用新的科研檔案管理技術，仍然采用手工管理檔案，當農業科研單位需要對往年項目進行檢索時，需要耗費大量人力和時間，大大增加了農業科研單位的檔案管理成本。同時，這種原始的檔案管理辦法既無法提升科研檔案的管理效率，也不利于已有檔案的再利用。

2.4 科研檔案收集難度較大

農業科研由于涉及領域較寬泛、專業性較強、科研周期長、科研工作量大，對農業科研各階段的檔案進行跟蹤收集的難度相對較大。在科研實施的過程中，科技人員對于科研檔案需要保存的資料不明確，造成科研檔案存儲資料漏收，分類歸檔不全。部分科研檔案涉及農業科研的專業技術，科研人員不愿意移交這些科研技術檔案，即使最終必須移交也只會移交部分科研技術檔案。此外，部分從事科研的專業技術人員認為科研項目屬于個人申報項目，不愿意將科研成果的原始資料交給單位存檔。

2.5 科研檔案利用率低

對于部分農業科研單位而言，一個科研項目只要完成了結題的相關工作，這項科研工作就算完成，單位只要保存一份相關的驗收資料就行。這些農業科研單位沒有對這些科研項目進行編號整理，只是簡單地按照年份存儲進檔案管理室，往往忽視了對這些科研項目進行進一步的開發和利用。對于部分科研項目涉及知識產權或者涉密，國家雖然明確了科研項目開放利用的規章制度，但當真正運用于實踐時，這些知識產權的開放使用效率卻相對較低。

3 加強農業科研單位科研檔案管理工作的對策

3.1 高度重視科研檔案管理工作

農業科研單位的領導要從思想意識上認識科研檔案管理對單位發展的重要作用[1]，針對農業科研單位實際發展情況出臺相應的科研檔案管理章程，逐步完成對已有科研檔案的整理分類，讓科研檔案為單位發展助力。進一步強化農業科研單位檔案管理人員的綜合素質，配備專職的檔案管理人員從事檔案管理工作，并組織學習與檔案管理相關的法律法規和專業技術，讓他們真正從思想意識上重視檔案管理，從行動上認真開展檔案管理工作，進而有效提升農業科研單位科研檔案管理效率。檔案管理人員還要從農業科研單位實際發展出發，加強與單位各科研科室的聯系溝通，結合農業科研單位發展計劃，完善科研檔案管理，為農業科研單位發展提供服務，切實發揮檔案管理的價值。

3.2 注重檔案管理人才隊伍建設

隨著農業科研事業的發展，農業科研單位對檔案管理的需求也越來越高，從事檔案管理的人員除了具備良好的專業素質外[2]，還需要具備吃苦耐勞的思想品質，能夠真心實意地服務單位的檔案管理工作。因此，農業科研單位在做好農業科研工作的同時，也需要抓好檔案管理人才培訓，定期或不定期地組織檔案管理人才學習與檔案管理相關的法律法規、先進的檔案管理辦法，形成科學合理的檔案管理學習體系，有效提升檔案管理人員的綜合素質，提升農業科研單位科研檔案管理的工作質量和效率。

3.3 合理運用現代檔案管理手段

隨著時代的進步，檔案管理方式也變得豐富多樣。農業科研單位要立足單位發展實際，在保持手工整理科研檔案的同時，科學運用現代智能化的檔案管理設備，并劃分專門的檔案存儲辦公室來存放科研檔案，明確檔案管理規章，將責任落實到人，避免檔案遺失[3]。要為檔案管理者配備專用的涉密電腦設備，專人專用，并能熟練地運用檔案管理的相關軟件，能夠為科研科室提供便捷的科研檔案管理服務，實現科研檔案查詢、歸類、保存、分享等一體化建設。科研人員可借助科研檔案管理信息化平臺，運用移動電子設備將科研過程中形成的相關資料上傳至單位現有的檔案管理庫，全方位記錄相關科研數據。

3.4 有效收集整理科研檔案數據

要想確保科研檔案的完整，必須重視科研檔案資料的收集工作，只有這樣才能為后續檔案管理工作的開展奠定基礎。如果科研人員在平時的科研中沒有做好科研數據的收集整理工作，一旦開展科研數據的歸檔、整理時[4]，往往會手忙腳亂，整理得到的科研檔案則會或多或少有所欠缺。農業科研單位雖然主責在科研，但是作為科研檔案的管理人員，必須對科研檔案管理工作上心，耐心與科研人員溝通，明確各種科研檔案的歸檔范圍，用心地去整理收集科研檔案，最終形成完整的科研檔案材料，并進行科學的歸檔和存儲。

3.5 切實發揮科研檔案價值

農業科研單位對科研檔案進行歸檔，除了應對項目檢查需要外，更重要的是為從事農業科研的科技工作者提供及時、有效、全面的科研數據支持，讓他們能方便快捷地查詢到單位以往的農業科研材料，提供相關經驗，拓寬農業科研思路，找準下一步申報和從事農業科研方向，進而推動農業科研單位的科研事業發展。同時，完善的農業科研可以加速單位的農業科研成果轉化[5]，科研檔案中獲得相關數據可以及時地推廣運用到農業生產之中，這樣既能提升農業科研成果的轉化效率，也能幫助農戶實現增產增收，更好為地區農業產業發展提供技術支持。