知識管理對企業檔案管理的影響和應用

摘要：知識一般所稱是由經驗、真理、判斷、價值觀等關聯信息以及專家知識的流動組合。檔案和知識都是在實踐活動中產生、具有延續性和繼承性，但檔案是儲存和傳播知識的一種重要形式，具有原始、系統、權威、完整、連續等特點，知識是產生并運用于人腦，是人腦對大量信息篩選、加工的產品?？梢?，檔案和知識既有共性又有區別。

關鍵詞：知識管理 檔案管理

一、檔案管理與知識管理的異同

按照《檔案法》的規定，檔案是指各單位從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的具備保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。知識一般所稱是由經驗、真理、判斷、價值觀等關聯信息以及專家知識的流動組合。檔案和知識都是在實踐活動中產生、具有延續性和繼承性，但檔案是儲存和傳播知識的一種重要形式，具有原始、系統、權威、完整、連續等特點，知識是產生并運用于人腦，是人腦對大量信息篩選、加工的產品?？梢?，檔案和知識既有共性又有區別。

知識管理發源于20世紀90年代，伴隨著經濟全球化和國際金融一體化以及信息技術的迅猛發展，是企業為了在知識經濟中保持更強競爭力，而對企業內外的各種數據、信息進行針對性收集、全面整理和科學利用，并通過知識共享和創新實現知識的增值。檔案管理則表現為在檔案工作中，檔案部門對本企業檔案資源的集中收-管-用的微觀管理和宏觀檔案工作監督和指導。其中，知識管理和檔案管理都包含對各類信息、數據的收集、整理與利用。隨著我國社會主義建設進入新時代，經濟社會蓬勃發展，知識資源進一步擴展，知識經濟時代，企業檔案是企業重要的知識資源，企業檔案管理就是企業知識資源管理，如何在檔案管理中，將文件、手冊、圖片、聲像、程度等顯性知識，通過知識轉化、知識創新，將“死”的檔案變“活”，從而推進企業檔案治理體系不斷發展，有效服務于企業治理體系與治理能力現代化建設。

二、知識管理對企業檔案管理產生的影響

一是促進企業檔案宏觀管理水平提升。近年來，企業的檔案部門按照“四個體系”建設的要求，通過建檔示范、建立試點單位等知識管理方面的應用，促進了企業總體檔案業務水平提高，從檔案館（室）等硬件設施到數字檔案系統建設、檔案開發利用等方面有了從無到有的突破，尤其是試點的運用，透過各顯性知識間的聯結，進一步創新、分享、散播檔案宏觀管理中知識，使其增值。以點帶面，使得企業總體檔案管理整體水平得到提升。

二是促進企業檔案管理發展平衡。隨著經濟社會的快速發展，各領域知識管理融合復雜化，使得企業總體的檔案工作內容更加豐富，涉及的領域更加寬廣，工作的對象更加多樣。在依法治國大背景下，新《檔案法》的施行，《檔案法》宣傳力度的不斷加大，社會各界不斷通過報刊、網站、微信公眾號等渠道宣傳檔案法律法規，不少企業也通過國際檔案日等活動開展檔案宣傳，讓社會公眾全方位多角度了解檔案工作、參與檔案工作，使得社會檔案意識在不斷增強，顯性及隱性的檔案各類知識通過社會化、外化和聯結化在整個檔案組織體系中傳播，被檔案工作人員吸收和升華，實現檔案知識管理的不斷增量增值和結構轉化。

三是促進檔案工作人員業務水平不斷提升。企業檔案部門每年都會開展全集團的檔案業務培訓，但培訓效果不明顯，大部分檔案工作人員不能將學到的業務知識用于各自檔案工作實踐中，各單位檔案工作人員整體業務素質提升不快。通過增加現場檔案實操訓練時間，使個體的隱性知識在組織知識創造中不斷轉換，周而復始的實現“知識螺旋”，在知識螺旋中，隱性知識與顯性知識之間的相互作用，隨著層級的攀升而擴展。促進各級檔案工作人員將各種檔案業務規范學通弄懂，將業務標準熟記于心，熟練掌握。

三、知識管理在企業檔案管理中的應用

在企業創新活動的過程中，特別提到著名的SECI模型，也就是隱性知識與顯性知識二者之間通過社會化、外化、聯結化和內化周而復始轉化的過程，促使在這個知識性社群的互動中產生創新的觀念。

一是，知識轉化社會化階段在檔案管理中的應用。知識管理的社會化階段是指在個人之間的隱性知識相互作用的社會化階段，在企業檔案管理中，首先要求的檔案（專）兼職工作人員不僅僅只關注于眼前的檔案實體管理等業務工作，更須加強對本企業戰略、管理模式、業務流程、信息管理等方面業務知識的了解，從之前單對檔案實體管理，轉而對檔案內容即知識的管理，并強化對的海量檔案知識的開發利用。例如，新入職檔案工作人員可以通過觀察、模仿資深檔案工作人員的技術與精神風格或是通過學習檔案制度、檔案工作人員手冊等獲得專業技能知識。

二是，知識轉化外化階段在檔案管理中的應用。外化階段是指隱性知識轉化為顯性知識。按照“三個體系”建設的要求，以“五大領域”示范建檔為抓手，持之以恒抓好各領域建檔工作。通過建檔示范，促進了各立檔單位檔案業務水平提高，輻射帶動了全縣各領域檔案規范化管理水平提升，所抓建的各建檔示范點普遍從管理設施、業務建設、開發利用、信息化建設等方面有了“質”和“量”的飛躍。

三是，知識轉化聯結化階段在檔案管理中的應用。通過各顯性知識間的進一步創新、分享、散播知識，實現知識增值。比如進行數字化檔案系統建設、建立全企業的檔案數字化系統，編寫專題檔案匯編、編撰企業年鑒，將企業的檔案知識分享企業每級員工。

四是，知識轉化內化階段在檔案管理中的應用。將操作性經驗制作成文件手冊、訓練教材，在公司內部分享。檔案管護設施建設滯后，業務建設質量不高，與檔案資源系統化、管理現代化、業務精細化、管護安全化、服務多元化、保障常態化的要求相比，存在很大差距，當知識為評估和吸納新的經驗與信息提供了框架。知識產生并運用于人的大腦。在組織機構里，知識往往不僅存在于文件或數據庫中，也根值于組織機構的日常生活、程序、慣例及規范中，可以通過計算機和網絡進行編碼、存儲和傳播。知識與數據、信息既有聯系，也有區別，知識由經驗、真理、判斷、直覺、價值觀與信仰等組成。知識不是數據，也不是信息;數據是有關實踐中一些離散的、互不關聯的客觀事實，本身并沒有內在意義;信息是產生變化的數據，具有實際意義，檔案管理工作的發展，總是與時代的發展緊密聯系。

參考文獻：

[1]方振邦 劉琪主編.管理思想史.北京：中國人民大學出版社，2019年10月，232-235頁.

[2]劉永，常金玲.知識管理與檔案管理.檔案管理2000，（4）：6-8頁.

[3]王喜燕.知識管理與檔案管理[J].檔案天地，2004，（4）：41-42頁.

作者簡介：周慧（1981—），女，漢族，籍貫：湖南益陽，學歷：本科，職稱：無，單位：中國融通資產管理集團有限公司，研究方向：檔案