新時期基層政府機關檔案管理工作實踐思考

摘要：新時代基層政府機關檔案管理普遍應用數字化的管理模式，這種管理模式不僅體現了時代發展的特征，也順應了當下信息化的趨勢。本文圍繞基層政府機關檔案管理部門研究現狀可視化分析進行了探討，首先對基層政府機關檔案管理的現狀進行了分析，然后舉出了檔案研究可視化分析案例，并通過結論對當下基層政府機關檔案管理的發展形式進行了判定。

關鍵詞：檔案基層政府機關管理;研究現狀;可視化分析

引言

基層政府機關檔案管理部門的職責是履行基層政府機關管理職能，是對檔案事業進行管理的專項機構，主要負責全國范圍內的各級基層政府機關區檔案事業，同時對基層政府機關區域內部的機關、團體以及事業單位等進行檔案工作的指導和監督。基層政府機關檔案管理部門工作人員主要從事的是機關檔案的管理工作，并且在日積月累的管理工作中相關工作人員會積累豐富的實踐經驗并形成專業的知識構架。

一、基層政府機關檔案管理現狀

1、文檔存儲對于文檔的載體要求較高

隨著檔案數字化的高速發展，對其存儲載體也提出了更高的要求。檔案數量較比原來大大增加，存儲的媒介還是原來的光盤庫，磁帶庫等，這就使得介質的更新迭代進度并不能滿足大量增漲的檔案信息數量的需要。并且存儲形式的更新也較慢，受到以往成熟技術的影響，存儲形式依舊維持著原來的方式，讓存儲的檔案在讀取和查閱時產生困難。因此電子檔案要想長期永久保存仍然任重道遠。

2、網絡安全

信息技術的普及意味著信息化時代的到來，隨著新時代的到來，時代所產生的弊端也滲透到了檔案管理行業中。大量的數據傳輸使得網絡黑客以及其它不法分子有機可乘，在檔案傳輸的過程中實施非法入侵或者種植電腦病毒，會極大的造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前在對數字化檔案傳輸和保存是的加密手段仍存在不足。例如電子編碼技術是非數字化轉為數字化檔案的一種技術，由于檔案在聯網傳輸過程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會產生一定的問題，給檔案數字化管理增加了難度。

二、基層政府機關檔案管理的意義

1、能夠推動檔案管理水平的提升

數字化檔案管理在新時代是大勢所趨，相較于傳統的檔案管理制度這種新的管理手段在對檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大的提升。對于傳統檔案保存的方法十分復雜，而且保存使勁不長，因為原本的保存媒介大多是紙，紙在保存過程中容易受潮，容易起火，而且在長時間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過程中容易導致信息泄露等問題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現的那樣，一噸重的紙質文件或許在一張輕薄的軟盤中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據的空間巨大，而且保存和轉換介質和信息傳輸中都需要大量的人工來完成，而數字化的檔案管理就不需要這么多的人力，但是因為需要轉換介質等原因，對檔案管理人員的專業性提出了新的要求。

2、符合時代潮流

先進的檔案管理設備和先進的技術使用都順應了時代的發展潮流。時代要求信息電子化，而數字化的檔案管理正符合這一要求，并且當代人們對于信息技術的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此這種新的管理模式必須被大范圍應用。對于客戶服務以及舊檔案介質轉化等一系列的問題和挑戰，相關技術人員也應符合新時代的要求加以解決。

3、提升工作服務質量

檔案的作用就是被查詢，因此數字化檔案管理應該方便用戶進行搜索和查詢。提升服務的手段可以使對檔案標記關鍵詞，讓用戶能夠通過關鍵詞進行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對檔案的工作服務質量提出了更高的要求，因此在檔案信息資源庫的使用上相關的管理人員應該注重數字存儲設備的保養以及網絡的流暢性等。使檔案管理和服務質量都能夠得到提升，這對檔案管理人員的能力和素質都是一項巨大挑戰。

4、促進檔案管理的穩定發展

在新時代的社會建設中，科學技術水平已經得到了很大的提升，信息化數字化的建設水平更是突飛猛進，受到這方面的影響，檔案信息的數量有了極大的增加，并且對于信息的收集，分析和處理查詢過程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是檔案管理向著現代化邁進的標志，提升檔案管理的科學化水平就是推擠年我國檔案管理的現代化建設途徑。

三、基層政府機關檔案科學化管理實踐

1、建立健全的數字化管理制度

從數字化檔案的服務需求和信息安全等方面入手，注重檔案存儲媒介的存儲手段，制定完整的健全的管理制度架構。新的制度要求對檔案的高保密性，并且在檔案的信息搜集過程中，要保證其完整性和高效性。對數字化管理檔案的工作方式和工作人員也應該破舊立新，使整體的檔案管理完整有序的進行。同時提升用戶滿意度，只有更加到位的服務觀念和技術手段，才能夠對檔案數字化管理的整理，歸納，存儲，分類和數據傳輸進行有效的整體提升。

2、加強檔案的安全管理

由于網絡本身的固有屬性，信息極容易泄露，因此對于檔案的安全管理不容忽視。這要求檔案管理人員不僅要懂得檔案管理的相關處理流程，還要對相關技術有極深的了解，例如如何對存儲進行加密，對訪問者進行身份辨析和控制，對電子傳輸過程中進行安全性檢查等。這些工作都能夠提升檔案被查詢時的安全性。

3、認識到檔案管理數字化的重要性

檔案數字化管理人員應該有自己專業性的責任感和使命感，自覺的對檔案的內容進行守護，并且應該有較強的服務意識，從而構建起檔案數字化管理的基石。

4、轉變傳統的檔案管理思想

要對傳統的檔案管理的科學性進行提升，主要就是從源頭上摒棄傳統的管理思想和管理理念，并且要借鑒傳統管理方式中的優點進行突破性的創造，并且充分的認識到這種管理方式轉變的重要性，通過樹立科學合理的檔案管理思想從而提升檔案管理的科學化水平。因此在進行檔案管理的過程中可以應用現代化數字化的理念進行管理，從并且重視在管理軟件和硬件上的投入，使得檔案管理向著數字化，信息化和和科學化的方向邁進。

四、結束語

綜上所述，新時代的基層政府機關檔案管理需要相關工作人員的共同努力，從思想意識和技術手段上下手，著重現代電子信息技術在檔案管理上的應用，摒除傳統檔案管理中存在的弊端，全面建設新時代的信息檔案管理方案。

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[2]張克非.新時期事業單位檔案管理工作的思考[J].理論觀察，2014（6）

[3]袁淑儀.對新形勢下機關檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016（09）

作者簡介：姓名：汪靜（出生年月：1988.12），性別：女，民族：漢，籍貫（省市）：山東定陶，職務職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理