文書檔案整理歸檔流程及注意事項探究

唐菊

摘要：文書檔案管理工作在單位的發展中具有不可忽視的作用和價值，在傳統紙質化的文書檔案管理工作中，因文書檔案的查閱和管理工作比較繁瑣、復雜，導致文書檔案管理工作的價值和意義無法發揮出來。在信息化背景下，實現文書檔案工作的無紙化建設可以極大提升文書檔案調取、分享以及利用的便利性，讓相關工作人員有深度挖掘文書檔案價值的工作基礎，逐漸實現文書檔案價值的再挖掘，讓文書檔案管理工作在社會各項事業建設中的價值真正體現出來。本文對文書檔案整理歸檔流程及注意事項進行分析，以供參考。

關鍵詞：文書檔案;整理歸檔流程;注意事項

引言

在信息化時代背景下，各個行業的檔案管理工作逐漸實施了信息化建設，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實現檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實現了無紙化建設。對于文書檔案管理工作而言，實現無紙化建設不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發展的趨勢，相關工作人員應當在信息化發展的熱潮下，基于實際工作進行思考，找到實際工作中存在的不足，有針對性地進行解決，提升文書檔案無紙化管理和應用的質量和水平。文書管理工作作為各行各業基礎工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促進各部門、各單位工作效率的提升。

1文書檔案歸檔流程

1.1排列

文書檔案的排列以分類方案中的最低一級類目內，根據文書檔案的重要程度及事由，并結合時間等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能機械地按文號排列，不能單純的按問題排列，也不能固執地將全部文檔按時間為序排列。在具體排列時，應把同一事由的文檔排列在一起，在事由排列基礎之上，再按照文書檔案中的時間順序或者重要程度進行排列。除了時間排序體現的客觀性外，事由、重要程度多屬主觀判斷標準，這就給文書檔案排列更大的自主性和靈活性，因此，在實際操作過程中要不斷的摸索、不斷的總結和不斷的提煉。

1.2編目

歸檔的文書檔案目錄項包括文號、題名、頁數、日期、文件號、責任者、備注等。需要注意的是，文書檔案編目應逐件進行，且要確保編目全面、細致、深入、全面、精確，保證后期檔案的檢索和利用，防止因編目不當而出現的“死檔”。其中，文號應完整，無文號可空著，題名注意不得任意簡寫或省略;頁數要連續，空白頁不標頁碼;責任者應填寫全宗名稱或規范化簡稱，出現多個責任者，應選本系統、部門中的重要責任者。附件具有較強的獨立性，無法在正題名中反映時，可在附件標題中一并抄錄。

1.3裝盒

文書檔案的裝盒根據問題、保管期限的不同分類進行分類裝盒，保管期限不同、問題不同，不得裝在同一盒內。此外，要在“盒內文件情況說明”中詳細注明盒內文件是否存在缺損、修改、補充、銷毀等相關情況。

2文書檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個問題

一是范圍鑒定。根據文件是否具有保存價值及合乎歸檔要求，從而作出其是否具有轉化為“檔案”的“資格審查”。根據《歸檔文件整理規則》的相關規定，以下三類文件不屬于歸檔范圍：文件不齊全、未處理完畢，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級鑒定。根據文書檔案公開程度，將其鑒定為公開、秘密。密級依據文件登記的密級確定，分為秘密、機密和絕密等。經鑒定屬于秘密及以上的文件資料，應嚴格按照《保密法》規定，交由專人負責整理、歸檔。

3新形勢下文書檔案數字化管理的改進策略

3.1領導重視，統一規劃

文書檔案的所在部門負責人和分管領導應對檔案數字化管理的必要性和重要性有高度認可，充分提高對此項工作的重視和關注，并制定相應的工作規劃。這需要檔案管理員充分學習檔案法及相關規定，并對現代化文書檔案管理的發展現狀及存在的問題學透吃透，以便于向分管領導作出充分的解釋說明。在確定文書檔案的管理模式后，核算應用數字化管理所涉及到的人力、物力和財力，以便于統籌管理過程中的財務預算，更快更準確地通過招投標購買計算機、掃描儀、軟硬件等實用性強且利于數字化管理的工具。

3.2增加投入，完善設備

新形勢下文書檔案的數字化管理需要各單位增加資金投入，首先，應設立專門的檔案室，并保證功能合理，流程便捷。檔案用房應保證“三分開”，即檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室分開。檔案室的櫥俱布置、防護設施應符合相關規定，并應定時檢查更新。有條件的單位應配專業密集架，密集架的設置應符合相關的承重要求，并應保證檔案室預留足夠的面積。應健全檔案庫房制度，包括庫房日常安全管理及保密規定等內容。其次，檔案庫房中應安裝使用空調、除濕機、加濕器等設備或專門的溫濕度自主控制系統，并應定期檢修。應配備檔案專用計算機、掃描儀、光盤刻錄系統、專業軟件系統和存儲設備，以及檔案專用的打印機、復印機、照相機、防磁柜和消毒柜等設備。

3.3人才培養，提高素質

文書檔案管理人員的專業水平和能力是數字化管理實現信息傳遞無障礙交接的必要性前提。檔案管理人員應借助于提高專業能力的培訓模式，全面提高從業人員的專業素養和綜合素質，最大限度地提高檔案員的專業能力和水平。一是選拔檔案管理人員時應嚴格把關，不僅要考察檔案從業資格，也要對檔案管理人員的計算機網絡知識提出更高的要求。二是在提升檔案管理專業素養的同時，還要加強計算機知識的學習和培訓，提升檔案管理人員的計算機操作水平，組建一支既懂計算機知識又精通檔案管理的高素質檔案員隊伍。

結束語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發展是一種歷史發展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應用的質量和水平，相關工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點，確保文書檔案無紙化管理工作建設的科學性、合理性、有效性和規范性，讓文書檔案能夠在信息化建設的背景下發揮出更大的價值。

參考文獻

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