合同管控平臺的設計與實現

肖銀瑩

（南京萊斯信息技術股份有限公司，江蘇 南京210000）

近些年來，隨著社會經濟的不斷發展，我國企業的業務范圍得到持續拓展的同時，所簽訂的合同數量也在持續增加，而傳統的合同管理手段存在效率低、效果差、人力需求高等問題，難以滿足企業日益增長的合同管理需求。因此，在當前先進技術手段的支持下，結合企業合同管控要求及企業特點，構建合同管控平臺，完善企業特色的合同管理信息化體系，促使企業合同管理過程透明化、責任落實規范化制度化，將有著一定的現實意義。

1 合同管控平臺結構設計

1.1 系統功能架構設計

合同管控平臺的主要功能為基本信息管理、合同簽訂審批管理、合同付款審批管理、統計報表管理。具體系統功能架構如圖1所示。

圖1 合同管控平臺架構示意圖

1.2 系統架構設計

合同管控平臺將會采用B/S結構，具體平臺將會由用戶表示層、業務邏輯層以及數據資源層三部分組成。

用戶表示層：為用戶提供前端頁面交互，用戶可以通過前端頁面直接訪問系統數據資源層，并以此來對數據資源層中的各類數據進行查詢和使用。用戶表示層的主要使用方式為瀏覽器頁面。

業務邏輯層：基于收款計劃業務規則、標的合規性、合同變更規則、預警規則以及Web XML接口規則來對所有合同數據進行綜合處理。

數據資源層：主要對業務數據、流程數據以及編碼數據進行儲存管理。

1.3 網絡物理拓撲設計

合同管控平臺主要由各類網絡設備組成，相關設備包括交換機、路由器、接入終端設備、網絡防火墻以及其他服務器設備等[1]。具體平臺網絡將會采用局域網和互聯網兩種連接方式進行網絡連接，為確保合同管控平臺應用過程中平臺數據安全性，在具體網絡物理拓撲結構設計時需要符合以下幾方面要求[2]：（1）合同管控平臺應用過程中不能夠出現網絡中斷情況，避免因網絡中斷所引發的平臺數據缺失等問題。（2）針對具有不同權限的用戶，其在具體平臺登錄后所訪問的權限路徑也應存在一定差別。（3）平臺需要能夠支持單點數據傳送和多點廣播傳輸的相關數據流。（4）隨著企業的不斷發展，合同管控平臺未來可能會存在擴展需求，所以合同管控平臺網絡應具有較為良好的網絡拓展性能，為后續平臺物理拓展提供可能。（5）合同管控平臺需要具備根據不同部門實際功能角色分配不同信息獲取路徑的功能。

1.4 數據庫設計

（1）數據庫概念模型：綜合合同管控平臺的實際功能要求，最終確定數據庫概念模型如圖2所示。（2）合同分類數據表：合同分類數據表主要為合同分類功能提供支持，在實際應用過程中用戶可以根據自身需求來自定義合同分類編號，以此來保證合同審批流程的合理性[3]。此外，合同分類數據表還包括分類編碼、分類名稱、用戶信息、備注等數據信息內容。（3）發票類型數據表：用戶在導入發票數據以后，合同管控平臺將會自動生成發票類型編號，而發票類型名稱、發票名稱以及發票備注則需要用戶在導入發票數據后自定義輸入。除此以外，發票類型數據表還包括使用單位類型等內容。（4）收付款計劃數據庫表：合同管控平臺中的收付款計劃數據庫表均由平臺管理員進行創建和管理，相關數據庫表包括收付款計劃編號、相關部門、合同名稱及編號、回款客戶名稱以及回款金額等。其中收付款計劃編號為系統自行填寫，具有唯一性。（5）合同數據表：合同作為合同管控平臺的基礎內容，其性質將會決定著合同數據表在合同管控平臺中的重要性，所以必須要對合同數據表進行合理設計，確保后續合同管控中的效率及效果[4]。具體來說，合同數據表應包含有合同編號、合同名稱、合同類型、合同導入時間、合同簽訂時間以及合同備注信息等諸多方面內容。其中合同編號和合同導入時間由系統自動生成，合同名稱、合同類型、合同簽訂時間以及合同備注信息則需要工作人員導入合同以后自行根據合同內容進行填寫。（6）收付款審批記錄表：收付款審批記錄表是項目經理在完成對收付款計劃審批以后自行生成的記錄表，其內容主要包括合同收付款記錄編號、處理項目經理編號、收付款審批狀態、合同管理員編號、創建時間以及審批時間等。（7）合同審批記錄表：同收付款審批記錄表一樣，合同審批記錄表是由項目經理完成對合同審批后自行生產的記錄表，其主要內容包括合同審批記錄編號、處理項目經理編號、合同審批狀態、創建時間以及審批時間等。

圖2 數據庫概念模型

2 合同管理平臺環境及功能模塊實現

2.1 實現環境

合同管控平臺設計及實現過程中可以選用當前較為流行的MVC模式，并在對客戶端消息處理過程中引入Java EE技術，同時為保障后臺數據的精準分析效果以及管控成效，后臺封裝中將會引入Hibernate技術，相關技術的應用不僅可以提高合同管控平臺響應效率和效果，還有利于SQL數據服務時的數據存儲及時性，保障數據安全[5]。具體來說，系統平臺實現將會采用以下環境：

JDK：為合同管控平臺提供代碼運行環境；

Eclipse：為合同管控平臺開發提供代碼編寫環境；

Tomcat：主要用于完成代碼數據部署操作；

SQL Server：主要用于存儲合同管控平臺運行過程中所產生的絕大部分數據信息；

Windows 7/10：合同管控平臺軟件開發系統以及運行系統。

2.2 功能模塊設計及實現

2.2.1 強化合同制度管理

管控要求：通過合同管控平臺開展合同管理業務時，應將單位內合同管理制度主要條款進行濃縮，并在啟動合同審批流程時彈出對話框提示合同管理制度的主要內容及流程。

理解：單位內落實《合同管理制度》，使合同主辦人員進一步熟悉本單位制度和流程。

設計實現：通過合同擬制、流程審批、合同檔案管理等模塊功能實現。合同制度和審查、辦理責任，在啟動流程時進行提示；實行合同文件模板管理，推行標準規范合同文書，對較為固定內容的合同，可由系統生成，減少人為疏漏，避免風險；將制度內容落實在信息系統中，將合規原則落實到流程中。

2.2.2 突出資信調查管理

管控要求：各單位按照單位經營管理情況，將合同類型進行劃分，按合同類型、金額開展資信調查，應開展資信調查而未開展的，需履行特殊審批程序，此合同不得授權委托，必須由法定代表人審批，并且向法定代表人提示風險。

要求理解：加強資信調查，可有效避免合同簽約方因履約能力不足、合同無效、交易違法、合同無法順利履約等問題帶來的風險和問題。

設計實現：通過資信調查管理功能實現，并落實在合同審批的各個環節。通過梳理內部合同分類，建立資信調查管理要求，明確需進行資信調查的合同范圍，建立標準化的資信調查模板，明確資信調查條款，建立對客戶、供應商資信調查的動態管理，建立商業信用檔案。

2.2.3 有效發揮“黑名單”作用

管控要求：各單位需要將單位的黑名單錄入信息系統，并保持更新，合同審批時自動過濾。如果對方在黑名單中，不得啟動合同審批或履行特殊審批程序，此合同不得授權委托，必須由法定代表人審批，并且向法定代表人提示風險。

要求理解：制定黑名單管理制度，共享利用全單位黑名單，全面規避因資信調查不足或不及時而導致的合同問題或風險。

設計實現：通過客戶管理、供應商管理模塊等模塊功能實現。系統可導入統一下發的黑名單名錄，對各級客戶、供應商黑名單管理，實現動態的建立與解除機制；將黑名單管理制度落實到流程控制。

2.2.4 強化合同評審

管控要求：明確各部門在合同評審中重點審核的內容，各部門審核內容應涵蓋合同所有重點條款，強化各部門在合同評審中的職責。

要求理解：在合同文本正式簽訂之前，應當在系統中履行合同簽訂審批程序，經有權決策機構審批同意后方可簽訂。強化合同評審可有效避免因未有效履行審批或未在簽訂審批程序前進行合同評審、法律審核等工作而導致的合同文本不合法不合規，或因合同條款不完整而帶來的風險。

設計實現：將合同制度與信息化流程相結合，各審批表單明確合同會簽部門、重點審核內容且對合同制度與各部門辦理責任進行說明和告示，所有審批流程可追溯、永久留存。

2.2.5 加強合同證據保全

管控要求：合同重要節點采取的措施，均應上傳信息系統，如催款、發貨、驗收、對賬、送達發票、通知等重要事項，均應向對方發出書面通知，如果對方簽訂合同的人員不是法定代表人，需要對方出示授權委托書，并將其上傳至信息系統中，合同審批時需要上傳合同雙方簽字的合同談判記錄。

要求理解：將合同證據保全，保留詳實的證據，為可能發生的經營糾紛提供可靠保障，對糾紛追責提供依據。

設計實現：系統自動保全相關記錄，建立統一的合同檔案，包括從合同的準備階段、簽署階段到履行階段，各個環節的審批流程、相關合同文件，系統自動記錄保存，便于后期查閱。對無法在系統中體現的環節，提供證據要素填報。

2.2.6 強化應收賬款管理

管控要求：每月自動生成應收賬款統計表，各部門根據職責分工，制定應收賬款回收措施計劃，明確工作任務、內容、節點、責任人等，然后導入信息系統。責任人對照計劃完成相關任務，將任務完成情況錄入信息系統，如果計劃沒按期完成，系統應根據實際情況將此工作完成狀態直接通知部門領導、分管領導和單位主要領導。

要求理解：明確應收賬款的管理要素、應收賬款的管理、統計時間以及對應的預警設置。

設計實現：通過應收賬款管理功能實現，建立計劃應收賬款和實際應收賬款臺賬。根據收入合同的收款計劃，制定應收賬款措施計劃，建立應收賬款預警功能，提醒不同領導，提供應收賬款臺賬及相關統計功能。

2.2.7 增加合同統計分析功能

管控要求：固定合同統計分析時涉及的主要元素，并由合同管控平臺自動提取，各部門可以根據提取的信息開展合同相關的統計分析工作。

要求理解：明確合同相關的統計要素，可滿足集團公司對成員單位上報數據的要求，提供各種匯總分析。

設計實現：通過綜合信息展現模塊功能實現。以多維度、多視角、全方位，展現相關綜合統計信息。包括綜合信息統計分析、采購合同統計分析等。合同管控平臺所涉及的統計報表主要分為統計報表類、區域代碼類、收據審核記錄類、管理員類以及項目經理類等五大類。具體內容如下：（1）統計報表類：類屬性主要包括報表編號、報表名稱、報表類型以及升級標記等屬性信息。相關信息可以在合同管控平臺中通過uoload Audit（）來進行標記上報。（2）區域代碼類：類屬性主要包括統計報表存儲的區域代碼屬性信息。（3）收據審核記錄類：類屬性主要包括合同收付款記錄編號、合同名稱、余額信息、結算日期、審核狀態、備注等屬性信息等。相關信息可以通過Search（）來進行快速查詢[6]。（4）項目經理類：類屬性主要包括項目經理的編號、姓名、電話號碼、登錄密碼等信息。相關信息可以通過getId（）來進行快速查詢。（5）管理員類：類屬性主要包括管理員的編號、姓名、電話號碼、登錄密碼等信息。相關信息可以通過getId（）來進行快速查詢。

3 結束語

綜上所述，本文基于合同管理的功能需要，提出一種合同管控平臺的架構設計，具體設計內容包括系統功能架構設計、系統架構設計、網絡物理拓撲設計以及數據庫設計四部分內容，并以平臺架構設計為基礎，對合同管控平臺的實現環境和功能模塊進行闡述。因為本文僅設計合同管控平臺架構內容，沒有對合同管控平臺具體設計進行說明，再加上沒有將設計具體到某一企業，所以所提出的平臺架構可能會與企業實際需求存在一定差異，還需要企業在具體設計過程中依據本文所提出的設計架構進行優化完善，保障合同管控平臺的最終應用成效。