探討新一代信息技術在辦公管理中的作用

謝金波

（福建省泉州南安市機關效能投訴中心，福建 泉州362300）

在信息化時代，以互聯網、大數據、人工智能等為代表的新一代信息技術蓬勃發展，廣泛應用于政治、經濟、社會等領域，對辦公管理現代化產生了深刻影響，推動著辦公管理現代化的進程。

信息化是一場信息技術與管理革命。辦公管理信息化作為信息技術與辦公管理的有機結合，已經成為當代信息化的重要的領域之一。

沒有信息化就沒有現代化。信息化是辦公管理邁向現代化的必由之路。

辦公管理的現代化需要通過現代化的技術進步來實現。以互聯網、大數據、人工智能等為代表的新一代信息技術，作為信息時代辦公管理最基本和最普遍的技術手段，正是當前最為新興的辦公管理現代化的有力工具，推動著辦公管理不斷邁向現代化。

隨著科學技術的迅猛發展，信息化已成為一股不可逆轉的時代潮流，世界各國都普遍意識到信息化的重要性，將信息化作為推動現代化的重要內容和主要途徑。

當今世界，信息化已成為辦公管理創新和管理效能提升無法回避的歷史趨勢。

在信息化時代，以信息化驅動現代化，提升辦公管理效能已經成為全球共識，是世界各國不懈追求的目標。

1 辦公管理的概述

辦公管理是行政管理的重要組成部分，也是政府公共行政管理的重要環節。

辦公室是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門，是溝通上下、協調左右、聯絡內外，輔助上層領導管理工作開展的窗口部門，是溝通、聯系和協調領導與部門之間、部門與部門之間、機關與基層之間的綜合辦事機構。它承擔著為領導層收集、傳遞信息和提供咨詢意見以及公文處理、會議管理、辦事服務、公車管理等工作任務。

在全球現代化趨勢下，現代化是辦公管理走向科學化的必然選擇。辦公管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到所在部門的形象和管理效能的高低。

辦公管理現代化，實際上就是管理工作的現代化。推動辦公管理現代化，是實現管理工作科學化的重要途徑。

在我國，推動政府公共行政辦公管理現代化具有十分重要的意義：一是可以實現政府部門內部之間的網絡化辦公；二是政府部門之間可以通過計算機網絡進行信息共享和實時聯動；三是政府部門可以通過網絡與群眾之間進行雙向信息互動。它不僅為政府部門的職能轉變提供了強有力的科學技術支持；更重要的是，進一步促使政府在行政組織結構、行政管理方式等方面的變革和發展，有助于推動公共行政管理逐步邁向現代化。

2 目前我國公共行政辦公管理中存在的不足之處

當今時代被稱為信息時代，信息技術在各領域得到了廣泛的應用。隨著信息技術的不斷發展，經過不懈努力，我國公共行政辦公管理信息化建設取得了長足進步，辦公管理效能明顯提高。但是，由于受傳統管理理念的影響，我國公共行政辦公管理仍然存在著一些不足之處，主要表現為：

第一，辦公管理凸顯高成本和低效率。一些部門由于辦公管理機構配置不科學、不合理，辦公管理仍然采用“金字塔”型的層級制管理體系和集權化的組織結構，實行集權化的領導和專制化的決策，在上傳下達的過程中，暴露出人員重疊、職責不清、人浮于事等弊端，缺乏科學性、時效性，使得決策傳達和落實相當遲緩，增加了管理成本；同時，隨著辦公管理工作任務日益繁重和傳遞流程日趨復雜，很多辦公管理包辦了越來越多的事務，像一個“全能型”管家婆，大包大攬，管了很多不該管的事，一些該管的卻沒有管或沒有管好，這種職能上的錯位，不能提供有效的服務，造成了管理的高成本和低效率。

第二，辦公管理和服務工作作風問題突出。由于辦公室處于行政管理的中樞地位，受特權思想等原因影響，一些行政辦公人員官僚主義作風突出，工作效率低，服務意識差，辦事推諉拖拉、態度惡劣，上班遲到早退、炒股票、刷抖音、玩游戲、看電影，拈輕怕重、不思進取、得過且過，不作為、慢作為、亂作為、“庸懶散”等現象仍然存在。

第三，辦公管理運行不透明。辦公室作為溝通上下、協調左右、聯絡內外的綜合辦事機構，由于規章制度不健全，管理權力運行方式習慣于自上而下地對事務實行單一向度管理，自己既是管理者，又是監督者，單純依靠內部監督，權力運行方式不透明和缺乏有效監督，造成權力和責任不對等，容易滋生以權謀私、“暗箱”操作等不良現象。

3 辦公管理現代化的主要特征

信息化是現代化最新的時代特征。在現代化建設中，辦公管理的現代化應具有以下幾個主要特征：

3.1 辦公流程現代化

隨著新一代信息技術的不斷發展，計算機、打印機、掃描儀、投影儀、考勤機等現代化辦公設備在各級部門迅速普及，傳統辦公模式逐漸被現代化辦公流程所取代，可以隨時根據工作的實際情況設計出個性化的流程，實現工作條理的規范性和工作流程的透明度，極大地節省人工辦理成本，提高工作效率。

辦公流程現代化，實現辦公無紙化，是辦公管理現代化的主要特點之一。借助電子信息技術可以實現公文制作及交換、傳輸的網絡化、電子化，即無紙化。政府機關通過采用計算機及網絡技術，使政府文件的生成、修改、存儲、發送與接收都可以實現無紙化。無紙化行政有助于提高政府的工作效率，減少辦公成本。

3.2 業務系統信息化

依托互聯網、大數據、人工智能等新一代信息技術，我國信息化基礎設施飛速發展，通過采用互聯網、大數據等技術，實現了信息管理數字化、業務辦理一體化、跟蹤監督電子化等業務系統信息化，促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理，提高了工作效率和決策質量，使業務處理能力和服務水平上了一個新臺階。

在辦公業務系統信息化過程中，辦公人員可以通過網絡交換信息，超越空間、時間的限制，一方發送信息與另一方接收信息幾乎可以做到同時進行，就如同辦件人員與行政辦公人員面談一樣直接、同步、互動。業務系統信息化，實現辦公即時性，也是辦公管理現代化的主要特點之一。

3.3 辦公管理智能化

采用互聯網、大數據、人工智能等新一代信息技術手段，將傳統辦公自動化系統改造成為智能辦公系統。智能辦公系統具有移動辦公功能，可以通過移動終端設備進行遠程文件編輯、瀏覽、簽批、傳輸，實現隨時隨地移動辦公，可以對辦事流程進行實時查詢、動態跟蹤；智能辦公系統可以對代辦事項根據重要程度、緊急程度等進行智能排序、自動提醒，如代辦件提醒、會議通知提醒等，工作人員不需要去查詢就可以知道哪些事情需要去處理。這樣不但能夠提高工作人員的工作效率和質量，而且還能節省時間，打破空間的限制，給辦公管理帶來了全新的突破和飛躍。辦公管理智能化，實現辦公人性化，是辦公管理現代化的發展方向和主要特點之一。

4 新一代信息技術在公共行政辦公管理中的作用

沒有信息化就沒有現代化。信息化是辦公管理現代化的基本要求和重要標志。

技術變革是推動辦公管理創新的深刻動因。新一代信息技術對公共行政辦公管理現代化的推動作用，主要表現在：

第一，為辦公管理提供了更先進的工具。新一代信息技術正作為新技術的出現而充當輔助辦公管理變革的“高科技工具”，為公共行政辦公管理創新提供技術支撐。基于互聯網、大數據技術的協同辦公平臺、電子政務平臺使辦公業務提供的服務和信息更加高效、精確；移動辦公平臺、遠程視頻會議使辦公、開會、溝通協作等實現隨時隨地進行；隨著信息技術手段的深入應用，新一代信息技術作為辦公管理的高科技工具，為辦公管理提供了強大利器，公共行政辦公管理正朝著更加科學、高效的方向發展。

第二，為辦公管理提供了更廣闊的視角。新一代信息技術正成為辦公管理的顯微鏡、透視鏡、望遠鏡，通過在辦公部門建立信息數據庫，對辦公的文件檔案和有價值信息進行規范化和系統化管理，在信息數據庫中通過多種形式的存儲方式，如使用文字、聲音、圖像等進行存儲，以更廣闊的視角感知社會態勢，及時、精準地發現、分析、應對社會各個方面的信息，把握社會發展的動態和趨勢，為公共行政現代辦公管理進行科學決策提供數據依據和技術支撐。如公車監督管理平臺，正是運用互聯網、大數據、人工智能等新技術全面拓寬監督視角，實時、精準掌握車輛定位、運行狀態、歷史軌跡、訂單情況等動態數據信息，織牢織密“數據鐵籠”，實現監督視角“全覆蓋、全過程、全方位”。新一代信息技術的每一次發展，都為公共行政辦公管理實現精細化管理和優質轉型以及提高服務供給質量、提升決策科學性等提供了巨大的動力。

第三，為辦公管理提供了更優良的環境。在傳統的辦公處理工作和業務中，往往會受很多客觀條件限制，比如說辦公的時間、辦公的地點、辦公設備綁定等條件限制，這些往往導致了傳統的辦公處理缺乏移動性、靈活性、時效性，浪費時間和人力、物力。隨著新一代信息技術深入滲透到公共行政辦公管理領域，集處理公文、信息、事務為一體的移動辦公平臺得以推廣和應用，辦公人員的辦公操作不需要進行單純的手工操作，實現機器操作和人工操作相結合，形成良好的人工機器辦公系統，辦公模式實現辦公自動化管理，突破了辦公客觀條件的限制，辦公處理工作和業務不再受時間、空間、辦公設備綁定等條件的制約，可在任何時間、任何地點實現網上移動辦公，有效擴大辦公管理區域，優化辦公處理環境。在行政辦公效能監察方面，通過對行政辦公服務的實時監控，對辦公業務全流程、網上辦理申請等進行電子監察，能對行政辦公和辦公服務人員進行科學的效能績效考評，從而為公共行政辦公管理創造了更加優良的環境。

5 探索如何利用信息技術推動辦公管理現代化

隨著信息化時代的來臨，傳統辦公管理模式的弊端日益顯現，已經不能適應現代化發展的需要。新一代信息技術作為公共行政辦公管理的現代化工具，已是當今世界的主導趨勢。運用新一代信息技術推動公共行政辦公管理現代化，促進公共行政辦公管理模式變革，提升公共行政辦公管理效能已成為全球共識。

現代化是歷史發展的必然趨勢。在現代化浪潮中，探索利用新一代信息技術推動公共行政辦公管理現代化，主要應做好以下幾個方面：

第一，推動辦公管理理念現代化。行政辦公人員是公共行政管理的第一要素。為適應信息時代對公共行政辦公管理的要求，必須加強對行政辦公人員的信息技術的專業培訓，推動行政辦公人員盡快改變管理和服務觀念，掌握必要的技術，提高辦公效率。

在現代化的新形勢下，需要不斷加強公共行政辦公人員的學習與培訓，博采眾長、兼收并蓄，吸取現代管理先進理念，推進公共行政辦公管理理念從“以物為本”向“以人為本”轉變，從傳統向現代轉變，從封閉向開放轉變，從經驗向精細轉變，擯棄“以物為本”“以官為本”等傳統辦公管理理念，突出“以人為本”“以民為本”的思想，樹立民主理念、法治理念、全球理念、發展理念等現代理念，與時俱進，促使行政辦公人員開闊視野、提高分析和解決問題的能力，發揮更大的能量和作用，推動公共行政辦公管理現代化。

隨著公共行政辦公管理現代化的不斷深入，行政辦公人員的觀念不斷轉變，促進了政務服務素質和效能的提高，有效改變了傳統的公共行政辦公管理服務“臉難看、門難進、事難辦”的現象，有效降低了進入政府辦事的“門檻”，極大地改變了公共行政辦公管理和服務工作作風。

第二，推動辦公管理體系現代化。深化行政辦公管理機構改革，是推動行政辦公管理現代化的關鍵舉措，也是行政辦公管理現代化的必然要求。要充分運用新一代信息技術，推進公共行政辦公管理機構改革，全面整合資源，加強制度建設，優化職責，精簡裁員，提高人員素質，減少管理層級，簡化辦事流程，加強公共行政辦公業務管理縱向貫通和橫向協同，規范辦公行為，實施績效管理，提高管理效能，建構基于信息網絡技術支撐的整體、開放、協同、智慧的現代化公共行政辦公管理體系，提升公共行政辦公管理績效水平。

新一代信息技術在辦公管理中的廣泛應用，有效地推進了精減公共行政辦公組織和優化辦公流程等改革工作，有助于精減辦公管理層級，使得一個辦公組織要完成與過去同樣的工作量所需行政人員大為減少，從而使公共行政辦公組織更加精干、高效，推動公共行政辦公管理體系現代化。

第三，推動辦公管理方式現代化。以互聯網、大數據、人工智能等為代表的新一代信息技術，是當前最為新興的辦公管理現代化的有力工具，為辦公管理現代化提供了高科技利器，不斷推動公共行政辦公管理朝著現代化方向邁進。

要充分利用以互聯網、大數據、人工智能等為代表的新一代信息技術，加強公共行政辦公管理信息化基礎設施建設，優化和升級辦公通訊網絡，提升協同辦公網絡服務功能，構建起集約化、高效化、透明化的線上服務與線下服務相結合的一體化電子辦公運行平臺；要積極整合辦公網絡信息資源，建立統一的辦公信息資源數據庫，實現信息資源共享，提升公共行政辦公管理科學化、精細化水平，從而提高運行效率、降低管理成本。

6 結束語

隨著新一代信息技術的快速發展，信息技術深刻地改變著人類社會的生活方式，同時也給政府的辦公管理模式帶來了一場新的變革。

在科技迅速發展的今天，以信息化驅動現代化，推動公共行政辦公管理現代化，已成為不可阻擋的歷史潮流。如何利用新一代信息技術推動公共行政辦公管理現代化，是世界各國面臨的一個重要課題。

在新一代信息技術創新發展的浪潮中，探索新一代信息技術在辦公管理中的推動作用，促進信息技術和公共行政辦公管理的相互融合，提高管理效能，對于推動公共行政辦公管理邁向現代化具有重要而深遠的意義。