電子信息技術在電力企業檔案管理中的實踐運用

任國珍

【摘 ?要】隨著我國社會經濟的快速發展，互聯網信息時代已經到來。電子信息技術在各個行業、各個領域得到了廣泛應用，潛移默化地改變著人們傳統的工作方式，無論是工作流程、工作策略，還是工作效率、工作模式，與之前相比都發生了顯著的變化。檔案管理的發展趨勢是在電子信息技術的基礎上實現檔案的個性化、標準化管理。論文以電力企業為例，對電子信息技術在檔案管理中應用的價值、影響和問題進行了探討，并提出了具體的應用對策，以供參考。

【Abstract】With the rapid development of China's society and economy， the internet information age has come. Electronic information technology has been widely used in various industries and fields. It has imperceptibly changed people's traditional working methods， whether working process， working strategy， working efficiency and working mode， which have changed significantly compared with before. The development trend of archives management is to realize the personalized and standardized management of archives on the basis of electronic information technology. Taking power enterprises as an example， this paper discusses the value， influence and problems of the application of electronic information technology in archives management， and puts forward specific application countermeasures， for reference.

【關鍵詞】電子信息技術;電力企業;檔案管理;實踐運用

【Keywords】electronic information technology; power enterprises; archives management; practical application

【中圖分類號】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0022-03

1 引言

檔案管理是指檔案管理部門對檔案或檔案信息進行管理，為檔案使用者提供服務的一項工作。隨著電子信息技術的發展，電力企業檔案信息呈幾何級增長，電力企業中傳統的檔案管理很難有效提升工作質量與工作效率。電力企業若想提升自身的社會影響力和市場競爭力，必須重視電子信息技術，借助更加先進的科學技術手段來提升檔案管理工作的質量與效率，使得原本復雜煩瑣的工作流程逐漸簡單化且井然有序。本文對此開展了討論，以期進一步發揮電子信息技術在檔案管理中應用的作用，推動檔案管理水平的提升。

2 電子信息技術在檔案管理中應用的價值

2.1 降低管理成本

電子信息技術為社會生產和人民群眾日常生活的各個方面都帶來了極大的優勢與便利。在信息高度集中的今天，隨著現代化經濟建設的不斷推進，各行各業的檔案數量快速增長，檔案管理的工作量日趨龐大。如果電力企業仍沿用傳統工作模式即整理歸檔紙質檔案，令其完好保存所需的空間、紙張成本以及檔案管理人員的人力、物力、精力等消耗較高，在工作壓力和工作強度的雙重影響下工作人員的人因失誤難以避免，最終影響檔案的妥善保存和有效利用。

隨著電子信息技術的發展，電力企業可以利用電子信息技術對紙質檔案進行電子化處理，將紙質、膠片等材料轉變為更為簡單直觀的電子信息化檔案，在以往設置檔案室存儲紙質檔案的基礎上增加了移動硬盤、網絡存儲、光盤等多種移動存儲方式，為電力企業開展檔案管理工作提供了極大的便利，有利于管理人員從龐大的檔案數據信息中快速完成信息查找與分類，有效提取關鍵和有價值信息，為檔案利用率的提升提供保證。利用電子信息技術進行檔案管理，有利于減輕工作量和精簡工作流程，在提高管理效率和工作準確度的同時，有效降低了檔案儲存、管理和利用等各環節的成本。

2.2 提高檔案完整性

在傳統模式下，電力企業檔案的載體通常為紙質、膠片等材料，在整理、保存和運輸過程中，極易受到外界各類不可控的環境因素的影響，或者由于其他意外情況出現而導致資料缺失甚至損毀。想要完整且高質量地保存與利用全部的檔案資源難度極高，同時，對檔案室的環境與管理人員的素質能力都提出了較高要求。為更好地實現對檔案資源的有效管理，明確檔案資源的實際價值，電力企業管理人員需將紙質、膠片等檔案資源轉變為更加方便快捷的電子檔案，通過對電子數據進行實時采集、歸納與整理分類，借助多樣化的電子信息技術手段，實現短時間內高效率、高質量的電力企業檔案數據管理分析。

借助電子信息技術，電力企業的檔案資源存儲與以往相比所占據的空間縮小，大大節省了檔案占用的空間，且無時間年限限制，避免了長時間存儲紙質、膠片等檔案資料出現紙質老化、字跡模糊等檔案的脆弱性問題，杜絕電力企業檔案資源難以長期保存的情況。電子檔案資料保存方式方便快捷且具有多樣化的特征，通過互聯網、大數據等技術自行采集資料，既豐富了檔案管理工作中的信息收集方式，又保障了檔案管理工作的完整性與安全性，有效提高了電力企業檔案管理工作的質量與效率。

3 電子信息技術對檔案管理的影響

3.1 對工作理念的影響

隨著社會經濟的不斷發展，檔案的信息與類別也愈發多樣，部分檔案資料極易發生交叉性問題，重復率較高且價值較低，為傳統模式下的電力企業檔案管理工作帶來了更大的復雜性與工作量。受傳統模式影響，電力企業的檔案管理工作人員存在工作理念滯后的問題，無法保證電力企業檔案管理工作的效率與最終質量，未能對電子信息技術進行有效應用。現階段，基于電子信息技術的檔案管理工作對檔案管理人員的工作理念提出了新的要求，其需要利用電子信息技術對各類檔案信息進行實時分類、整理與歸納，避免出現檔案資源的缺失與遺漏。

3.2 對人員能力的影響

現階段，數據信息的種類愈發多樣，如何正確且有效快速地處理這些信息成為電力企業檔案管理人員應當關注的問題。與以往傳統檔案管理模式相比，電子數據時代下的管理方式雖是以各種現代技術設備為核心，但也時刻需要人員的配合操作，其管理人員必須具備熟練掌握多種信息技術手段的技能，具有較高的專業能力與綜合素質，只有這樣才可促進電力企業檔案管理工作效率的逐步提升。

4 電子信息技術在檔案管理中應用的問題

4.1 缺乏管理制度

完善電力企業的檔案管理制度對其自身進一步發展具有深刻影響，是電力企業實現長遠發展的關鍵工作。目前，部分電力企業仍沿用傳統的檔案管理工作體系，缺乏科學合理的管理制度，無法跟隨時代發展的步伐，從而落后于社會經濟的發展。同時，部分電力企業的檔案管理工作甚至處于無工作人員、無管理制度、無管理設備的“三無狀態”，無法實現檔案管理信息在電力企業內部的及時共享，嚴重阻礙了電力企業的可持續發展。

除此之外，電力企業的檔案管理工作還包括收集、整理、保管、檢索、統計等多種流程，因電力企業檔案管理工作缺乏科學有效的管理制度，相關管理人員在實際工作中，極易出現因管理工作的不到位所導致的管理問題，如材料收集不完整、材料保管失誤等。這意味著電力企業管理人員需要花費大量的時間以及人力、物力資源來改善解決以上問題，在無形中增加了工作量，導致電力企業的檔案管理工作效率低下。

4.2 人員素質較低

現階段，檔案管理工作在部分電力企業中受重視程度偏低，對其相關管理人員的要求不高，管理者錯誤認為檔案管理工作的重要性不足，電力企業的發展重點不在于此，從而導致電力企業檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關管理人員也缺乏較高的專業能力與綜合素質。

此外，部分電力企業在檔案管理過程中存在一定的錯誤管理觀念，過于追求經濟利益，在人員選擇方面缺乏重視，導致管理人員欠缺個人能力，無法完成規定的任務量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業檔案管理人員的個人專業能力以及綜合素質不合格，極易造成檔案資源、數據信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業的進一步發展。

5 電子信息技術在檔案管理中應用的策略

5.1 完善管理制度

電力企業為促進檔案管理模式的與時俱進，應制定適合的檔案管理目標，同時，將先進的電子信息技術手段有效融入檔案管理工作中，加強數字化管理。在互聯網時代，傳統工作模式中的檔案資料由紙質、膠片等材料轉變為更加簡單直觀的電子化檔案，在以往儲存方式的基礎上創新應用了光盤技術、磁存儲技術以及縮微技術等多種技術手段，使電力企業的檔案管理工作向信息化方向發展。鑒于此，電力企業應結合檔案管理工作的實際要求、發展方向對制度體系進行完善與創新，優化和調整電力企業檔案管理工作的流程框架與任務目標，提高電力企業檔案管理的工作質量與工作效率，繼而提升電力企業檔案數據資源的實際利用價值和綜合效益。

5.2 改變管理方式

現階段，電力企業的檔案管理人員應順應時代發展趨勢，創新改變以往的檔案管理方式，健全傳統模式下的檔案管理體系。例如，建立歸檔電子信息的數據收集模塊，通過掃描儀掃描文件并將資料保存在計算機當中，使收集文件的工作更加方便，同時，電子信息技術解決了紙質文件的空間占用問題，延長了文件存儲時間。管理方式應與時代契合，努力抓住現階段機遇，將更多先進的電子信息技術手段應用到電力企業的檔案數據資源采集、管理、歸納與存儲中，增強檔案數據管理的安全性與可靠性，同時，要在實踐應用的過程中發現問題解決問題，從而有效調整管理方式，繼而真正提高電力企業檔案管理工作的效率與質量。

5.3 加大監督力度

為使電子信息技術在電力企業中得到更好的應用，需加大檔案管理工作中的監督力度。電子信息技術與檔案管理的結合具有顯著優勢，但其危害也較為明顯。一方面，電力企業應制定嚴格的檔案管理制度與監督制度。存檔服務器容易受到病毒攻擊，并可能出現無法挽回的數據丟失問題。為確保檔案管理工作有序開展，使整個管理工作有章可循，電力企業的相關部門領導要建立嚴格的檔案管理監督方式，對于故意損毀等不法行為要追究其責任，避免因檔案資源外泄對電力企業造成極大損失。另一方面，電力企業要加強對監督手段的實施，采取科學合理的監督手段來加強對檔案管理工作的監督，如在檔案管理工作中增加“借閱記錄”，在適當的位置安裝監控設備等方法，避免檔案管理工作中存在不規范、不合法行為，使用相關軟件定期掃描所有終端和服務器，檢查是否存在病毒，在上網終端安裝防火墻，降低病毒入侵概率，進一步完善電力企業對檔案管理工作的監督管理方式。

5.4 提升人員素質

電力企業應定期安排針對在職檔案管理人員的專業技能培訓，增強檔案管理人員的專業能力與綜合素質，提高檔案管理人員的信息化素養和電子設備操作水平。通過加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的電子信息素養，掌握扎實的電子技術，更好地利用電子信息技術進行檔案管理，實現對電子信息技術的高效運用。同時，電力企業要引進專業型、高質量的管理人才，注重培養新老員工的專業能力與綜合素養，讓二者互相交流、配合，達到更高的信息技術掌握水平，從而打造高質量、高效率的專業檔案管理工作團隊，以此保證電力企業檔案管理工作的順利開展，優化檔案管理工作理念和工作方法。

5.5 開展檔案宣傳

檔案資料是電力企業各項工作、各崗位人員的重要參考。隨著電力企業的深入發展，檔案管理工作逐漸凸顯出其地位與重要性。為提高檔案管理工作的質量與效率，應從上至下全面宣傳檔案管理工作的重要性，不斷創新檔案管理理念，利用電子信息技術動態管理靜態檔案。相關管理部門需立足長遠發展，將宣傳檔案管理工作的重要性作為一項長期任務堅持開展下去，充分利用現階段先進的互聯網信息技術手段對其進行宣傳，讓電力企業的領導者與全體職工充分認識到檔案管理的重要性，以及檔案管理工作對電力企業在未來社會經濟中的進一步發展所發揮的重大作用。

電力企業要加強對檔案利用方面的宣傳，使員工充分依靠檔案資料中的數據信息來維護自身權益，處理各類合同糾紛問題，有效依靠檔案數據信息來進行電力企業的生產、經營與管理工作，只有這樣才能實現對電力企業檔案管理工作的優化與完善，使全體員工真正意識到檔案管理工作的重要性與關鍵地位，重視檔案管理工作的順利開展，從而改變以往傳統落后的檔案管理工作模式，繼而認真做好各項基礎工作，把握每個細節，為電力企業檔案管理工作的有效開展夯實基礎。

5.6 加強多元化管理

在實際的電力企業檔案管理工作過程中，相關管理人員需加強多元化管理，以便提高電子信息技術在檔案管理過程中的應用水平。首先，管理人員可借助多媒體技術手段開展檔案管理工作，完成檔案資源的數據信息檢索工作，同時，最大限度地發揮多媒體技術的作用與效益;其次，管理人員可以充分利用條碼技術，通過掃描器掃描與之相對應的檔案條碼，完成對檔案數據信息的全面讀取;最后，電子信息技術支持下的電力企業檔案管理工作，在文件的審閱過程中可較以往充分簡化工作流程，省去原本需要相關工作人員逐級審批以及重復蓋章審閱的環節，極大程度上節省了工作人員的時間以及減少了工作量。基于電子信息技術的檔案管理工作，只需通過郵件將相應的檔案資源傳輸到對應負責人的郵箱當中，就可代替傳統模式下復雜且煩瑣的文件審批蓋章環節，有效提升電力企業檔案管理工作的便捷。

6 結語

總而言之，在信息時代電子信息技術的優勢不言而喻。電子信息技術與電力企業的檔案管理工作融會貫通，簡化了檔案管理流程，提高了檔案管理效率，是當前時代的必然要求，也是電力企業獲取可持續發展的必要前提條件。與以往相比，電子信息技術的融入讓電力企業的檔案管理工作改變了原本單一固化的管理方式，同時，延長了檔案資源的使用壽命與保存時間，能夠充分利用檔案資源背后的實際價值，從而真正提高了電力企業檔案管理的工作效率與工作質量。在未來，電子信息技術將得到進一步發展，并在檔案管理中發揮重要作用，促進檔案管理工作的健康發展。

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