2011—2020年醫院人事檔案管理研究綜述

文/桂林醫學院第二附屬醫院（臨桂臨床醫學院） 敬曉娟

人事檔案是“各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料”。提高醫院檔案管理工作水平，有助于醫院管理和培養人才，促進醫院各項工作的有序開展。本文對2011—2020年間發表的相關期刊進行分析、研究，以供相關人員參考和借鑒。

一、研究文獻的獲取途徑及統計分析

筆者以“主題=醫院人事檔案”，分組瀏覽中的“主題=醫院人事檔案管理（精確匹配）”為檢索條件，對發表在中國期刊全文數據庫(CNKI)中的文獻進行檢索，共檢索到相關論文693篇，其中發表于2011年—2020年的論文有595篇。去除一稿多投的文章，來源數據庫為精品文化、精品文藝、精品科普的文章，以及來源是論壇及研討會的論文集、資料匯編的文章，有效論文有551篇。

根據上述檢索途徑，以這551篇論文為樣本數據，筆者對2011—2020年醫院人事檔案管理研究論文的發表數量與年度分布、來源期刊分布、文章作者分布等進行了統計分析。

（一）論文發表數量與年度分布。筆者對論文發表數量隨時間的變化進行統計分析，以期用數據呈現該領域研究發展的進度。

從表1可以看出，關于醫院人事檔案管理研究的期刊共有134種，其中入選《中文核心期刊要目總覽（2020年版）》的期刊有3種，約占總篇目的2.2%；發文量為551篇，其中中文核心期刊的發文量為9篇，約占總發文量的1.6%。由此可以看出，我國對醫院人事檔案管理的相關研究較多，有一定的學術價值。

表1 論文篇目和篇數統計

從表2可以看出，2011至2020年間，發文量最少的年份是2011年，僅27篇；發文量最多的年份是2019年，達83篇；年平均發稿量為55.1篇；每年的發稿量整體上處于上升趨勢，但發表數量有起伏，呈現波浪趨勢。

表2 發文數量及年度分布情況統計

（二）來源期刊分布。筆者對論文的來源期刊分布情況進行歸納整理，確定相關期刊的篇目及篇數，以期為相關論文的搜集、整理提供方向。根據表3、4可知，本次整理的入選《中文核心期刊要目總覽（2020年版）》的期刊有3種，共9篇；論文數在10篇及以上的期刊有11種，共286篇，其中《辦公室業務》的發文數量最多，達143篇。這兩類期刊有14種，共計295篇。

表3 中文核心期刊的篇目及篇數統計表

（三）文章作者分布。筆者對551篇論文的作者進行整理，共有554名不同的作者。首先，筆者對這些作者的發文量進行統計，發文量在1篇以上的作者有70人，其中發文6篇的有1人，5篇的有0人，4篇的有1人，3篇的有7人，2篇的有61人。僅發文1篇的作者有484人，約占總人數的87.8%。這表明，有近九成的作者對醫院人事檔案管理的研究是一次性的，對相關領域缺乏持續、深入的關注和研究。

本文還對作者的合著情況進行了整理，共有65篇論文為合著文章，有486篇論文為獨立創作的文章，合著率約為11.8%。這65篇合著文章中，有49篇為2人合著，12篇為3人合著，2篇為4人合著，2篇為5人合著。有12篇合著論文的作者分屬不同的工作單位，不過工作單位均在同一個省區。這表明約88.2%的研究者選擇了獨立研究，并且沒有出現跨省區合作研究的情況。

本文對作者的工作單位進行了統計，作者的工作單位包括醫院、急救中心、疾控中心、社區衛生服務中心、衛生院等醫療機構，以及衛生計劃委員會、衛生人才服務中心、醫學研究院、醫學院校、醫學科技公司等與醫療衛生相關的工作單位，僅4名作者的工作單位與醫療衛生沒有直接關系。由此可見，絕大多數作者是在自己的工作領域內開展研究，研究的針對性和專業性較強。

二、研究文獻的內容概述

筆者檢索551篇論文的標題和內文，有304篇論文中提到了“現狀”，504篇論文中提到了“問題”，248篇論文中提到了“不足”，310篇論文中提到了“措施”，314篇論文中提到了“對策”。筆者對論文中提到的醫院人事檔案管理的“現狀”，存在的“問題”和“不足”，相應的“措施”和“對策”進行了歸納整理。

（一）有429篇論文中提出醫院對人事檔案管理工作不夠重視的問題。從醫院層面來看，主要表現在：部分醫院在基礎設施建設方面沒有投入足夠的人力、財力以及物力，檔案管理系統設備不夠先進，管理手段不夠科學，在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。而相應的解決措施是：加大對人事檔案硬件條件的投入支持力度，不斷完善人事檔案管理規章制度和管理流程，配備專職工作人員，加強人事檔案信息化建設，建立人事檔案動態管理機制等。

（二）有221篇論文中提到人事檔案管理的基礎設施較差的問題。對于紙質檔案存儲環境而言，需考量醫院有沒有設置專門獨立的檔案管理室，檔案存儲的環境是否達標，是否配備專業的防潮、防火、防毒設施等。此外，由于紙質檔案不容易檢索和利用，不利于系統化管理，所以電子檔案存儲的硬件條件也是基礎設施中的重要考量指標，包括“打印機、計算機、網絡都應備齊，檔案管理軟件也應該處于最優狀態，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性”等。

（三）有434篇論文針對醫院人事檔案管理人員專業素質的問題進行論述。從醫院的層面來看，部分醫院的人事檔案管理工作人員數量不足，且年齡偏大，許多人不具備專業的檔案管理知識，更多的是憑借經驗進行管理工作，醫院也沒有實行相應的人才培養機制，對相關人員缺乏專業培訓，導致人事檔案管理人員崗位調動頻繁，對相關業務不熟悉，工作缺乏持續性和專業性。從個人的層面來看，部分人事檔案管理人員對自己的要求不夠嚴格，對檔案的管理流于形式。基于上面存在的問題，論文中提到，醫院應配備專職、固定的檔案管理人員，并且加強針對檔案人員專業技術以及理論知識的培訓，不斷拓寬醫院人事檔案管理者的知識面。另外，部分論文中專門提到檔案管理人員要樹立保密和安全意識的問題，指出要讓檔案管理人員意識到醫院人事檔案信息保密和安全的重要性，對泄露醫院人事檔案信息的人員給予處罰。

（四）有470篇論文談到了人事檔案管理制度的相關內容。從社會的層面看，我國在人事檔案開放利用的立法保護上還有很大的不足，檔案信息向本人適度開放、維護公民知情權等相關法律制度不健全。從醫院的層面看，部分醫院人事檔案管理相關規章制度不健全，并且沒有嚴格參照相應的醫院人事檔案管理制度來開展工作，相關規章制度沒有落實好。針對這些問題，論文中提出，醫院應結合自身情況，不斷完善各項規章制度，主要保留人事檔案轉遞制度、人事檔案查閱制度、人事檔案材料收集補充制度、人事檔案材料送交歸檔制度等，保證人事檔案材料可以規范鑒別、收集和歸檔，為醫院人事檔案管理工作的穩定、持續發展奠定堅實的基礎，并且加強執行力，保障各項規章制度能夠落到實處。醫院還應該將人事檔案管理制度納入醫院的目標管理當中，定期進行檢查，有效量化考核指標。

（五）有129篇論文關注人事檔案利用率的問題。人事檔案的利用率不高是多方面因素造成的。一方面，部分醫院資料收集不全，完整性不足，檔案數據更新不及時，書寫內容不規范，考核評語千篇一律等，同時也缺少對于職工綜合素質考評和描述的全面性；另一方面，部分醫院人事檔案管理的信息化程度不高，缺乏專業的數據庫，已建成的數據庫沒有得到很好的更新和維護，人事檔案管理工作僅處于記錄和保管的階段，制約了人事檔案的有效利用。

要想提高人事檔案的利用率，一方面，要促進人事檔案的開發與利用。檔案管理人員應積極開展多種編研活動，對人才信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息，并且加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫院各項工作的需求；另一方面，要提升人事檔案信息化管理水平，保障檔案管理工作的效率和質量，為醫院的各項管理工作提供有用的服務。

三、對相關文獻研究的總結

筆者通過對551篇論文進行綜合分析，總結出以下特點。

（一）信息化管理是研究的重點和趨勢。對551篇論文的標題和內文進行檢索，有527篇論文中提到了“信息化”或“信息系統”；325篇論文中提到了“網絡”；77篇論文中提到了“互聯網”；86篇論文中提到了“大數據”。由此可見，大部分論文都研究了信息化管理的相關內容。同時，筆者發現，發文時間越新，有關信息化管理的內容就越多。可以預見，醫院未來人事檔案管理研究中，信息化管理將是研究趨勢。進行信息化管理的相關研究，對推動醫院改進檔案管理模式，起到很好的指導作用。

（二）介紹科學的檔案管理方法是研究的亮點。部分文獻基于特定的檔案管理方法進行分析論證，這是研究中的一個亮點。比較典型的兩類檔案管理方法是Snell模型和SWOT分析法。Snell模型，也被稱為人力資本框架模型，“基于人才的獨特性和價值性維度，將人力資源細分為核心型人才、特質型人才、通用型人才和輔助型人才四大類”。SWOT分析法，也被稱為態勢分析法，“其中S、W、O、T分別表示內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅”。

（三）法律法規、文章綜述等方面的研究涉及較少。文獻中對檔案管理相關法律、法規的解讀過少，制度建設方面的措施和方法介紹不夠詳細，針對性不強。同時，對如何保護員工的檔案隱私，如何保障檔案的保密性，出現檔案管理侵權行為時應如何維權等方面，相應的研究內容很少，研究的深度不夠。此外，對于醫院人事檔案管理方面的研究，均為專題性研究，缺乏綜述類的文章。筆者認為，研究者可以多從相關法律法規、文章綜述方面入手，填補這一塊的空缺，增加文獻的創新性。

（四）合著的篇目不多，研究者之間的合作程度不深。大部分研究者選擇獨自創作，合著的篇目不多，且缺少廣泛而深入的跨單位、跨省區的合作。筆者認為，有條件的醫療機構應該以更加開放的姿態與其他醫療機構之間進行合作研究，增加研究的廣度、深度與持續性，共同推動醫院人事檔案管理研究的發展。

（五）研究的廣度和深度不夠，內容重復較多。本次檢索的期刊數量比較大，涉及作者較多，分布的期刊種類比較多，但大部分期刊的研究方向并不集中，缺少對醫院人事檔案的持續、深入研究。相關文獻的研究重點大多集中于醫院人事檔案管理工作中存在的問題及相應策略，內容重復性較多，部分研究浮于表面，創新性不強。

四、結語

醫院人事檔案工作是醫院管理工作的重要組成部分，在醫院的建設、發展方面發揮了重要的作用。隨著醫療衛生事業發展的速度不斷加快，醫院人事檔案管理工作也應在管理觀念、管理人才、管理方法等方面緊跟時代的步伐。因此，在理論和實踐層面，都需要對該領域進行深入研究。