大數據背景下茶葉企業檔案管理建設探究

詹艷輝

（湖南開放大學，湖南 長沙 410000）

作為歷史記載的一種方式，檔案是一項別具特色的文明資產。茶葉企業檔案是指茶葉企業在各類活動（例如生產、營銷、社會服務等）中創建的有意義的先天性記載，內容包括茶葉企業業務內容、企業理念、管理方向等因素，體現出茶葉企業檔案內容的廣泛化，檔案的存在也為以后的發展和管理事務供應了參考。當前，隨著大數據技術的發展，它以高處理速度、高精度和高工作效率等優點迅速服務于各個行業，其中也包括應用于茶葉企業檔案管理業務活動中，使得茶葉企業相關工作事務已從傳統的管理模式變為大數據管理模式。計算機應用程序極大地提高了搜索、查看、存儲、更新和維護存檔信息的效率。同時，傳統文件管理不具備大數據管理模式擁有的保密性高、壽命長、更新速度快、成本低的特點。因此，本文在分析和討論茶葉企業檔案管理現狀的基礎上，結合大數據的特征提出了相應的改進思路。

1 茶葉企業檔案管理現狀分析

1.1 檔案管理人員專業知識貧乏，重視程度不夠

對于茶葉企業的檔案管理人員的安置，當前還存在著諸多的不合理性。大多數檔案管理員是兼職人員，歸檔專業知識薄弱，也缺乏一些系統的歸檔專業培訓，而這一些因素上正在影響檔案管理工作的正常高效開展。

在茶葉企業中建立信息系統是衡量茶葉企業整體能力的關鍵指標。當下，在茶葉企業中建立信息技術和人力資源團隊尚且取得了一定的成就。但是，總的來說，還是存在信息化設施不足，沒有密切注意檔案大數據建設等問題。

1.2 大數據運用意識相對薄弱，技術使用能力欠缺

根據最近茶葉企業的檔案管理數據的結果顯示，一些茶葉企業的檔案收集、記錄、分類都依靠手工編寫，而不是先進的信息技術。由于手動寫入速度慢、錯誤率高和工作量大的特點，這些茶葉企業的檔案管理人員需要在深夜加班。同時，不少茶葉企業都不太了解在檔案管理中大數據的使用，也不了解高級信息技術的使用，而單純的將自己的開發概念與大數據開發相集成。在大數據時代，檔案管理人員無法充分利用大數據的先進技術來處理大量的檔案信息，降低了工作效率。

在科學技術進展迅猛的時代，大數據技術的廣泛應用促使檔案管理人員不斷的提升自我以滿足相應水平的標準。但是，由于傳統的檔案管理方法根深蒂固，當前的檔案管理人員對大數據技術的便捷、快速和高效功能并沒有充分重視，也沒有充分理解信息技術的完整性。同時，大多數檔案管理人員通常年齡太大，無法使用和接受新的信息技術，并且缺乏檔案管理功能（例如計算機網絡）的大多數技術的使用能力，另外，使用傳統的管理方法進行文件管理的員工在日常操作中也經常出現這一問題。

1.3 檔案管理信息設備較為陳舊

隨著新時代大數據的飛速成長，茶葉企業檔案管理變得越來越復雜和多變，往日的方式方法已不再適合當前管理工作的內容。改善茶葉企業檔案管理設備，以更好地改變和改善員工的思想觀念和工作觀念和方法，是一個亟待解決的問題。同時，茶葉企業需要投入一定的資金來更新設備，替換或者改進一些過時的、使用異常的設備儀器。例如，用于檔案管理的計算機設備速度很慢，需要采取諸如更換新設備或升級系統之類的措施。

1.4 管理機制執行效果欠佳，管理方式仍然陳舊

茶葉企業檔案管理的標準化起步較晚，并且受傳統理念的強烈影響，與此同時現代檔案管理系統還不盡完善。一些茶葉企業已經建立了完整的檔案管理規則和規章，但是由于許多因素的影響使得它們不能被完全實施，造成檔案管理系統只是一個擺設。

因為管理人員經常將檔案用作管理工具而非服務工具，因此很難在檔案管理人員中形成積極的參與感，也缺乏對其不斷變化的需求進行充分分析、歸檔工作。一旦檔案管理人員不能主動為茶葉企業提供豐富、獨特和多樣化的服務，那么它們僅限于等待上門檢查的工作。除了搜索系統的缺陷外，一些茶葉企業仍然僅依靠文件目錄來提高搜索效率，速度慢且不能及時有效的使用存檔信息。

2 大數據背景下茶葉企業檔案管理創新思路

2.1 相關人員提高對檔案管理工作重要性的認知

當下茶葉企業普遍存在對檔案管理的評價標準較低，加之對工作性質的誤解，使得大多數茶葉企業的檔案管理活動的關注度偏低。他們認為，對于茶葉企業而言，最重要的是從事生產經營，檔案只是紙質材料，沒有太大的意義與作用，這一現狀是直接造成茶葉企業檔案管理業務活動成長瓶頸的原因之一。如何走出這一困境，需要茶葉企業領導充分利用其自身的行政職能，加強宣傳和監督。作為茶葉企業整個運營的重要組成部分，檔案管理存儲的資料，例如手稿和歷任茶葉企業領導的指示、相關單位的文件、茶葉企業活動的視頻錄音等，在記錄茶葉企業成長的歷史和出色的表現中起著關鍵角色的作用，同時可以為茶葉企業的長遠發展指明方向。

2.2 全面提升專業人員技能水平，促進工作效率的提高

檔案管理事務與茶葉企業的整體管理密切相關。因此，檔案管理員應具備強烈的義務感和責任感，并將本職工作與茶葉企業的發展緊密聯系在一起，認真且積極做好思想理念和檔案管理。然而，現階段茶葉企業將其主要精力放置于茶葉企業的經營發展，而忽略了檔案管理，大部分檔案管理人員屬于兼職人員，因而與專職管理人員相比較而言，專業素養不足，甚至在計算機的基本操作方面也是不熟練的狀態，管理層需要注意提高其員工的專業水平。除此之外，也出現了不占少數的茶葉企業的檔案管理業務都具有較大的流動性這一特點。另外，檔案管理受制于復雜的程序，它不限于對數據進行簡單的分類，而是需要仔細調查。基于此，需要相關管理員根據存檔文件執行標準化任務，實現計算機和文本之間的關聯，這也就需要掌握最基本的文本輸入和信息處理技能，以及數據摘要、匹配執行等能力。基于計算機的數據信息，能充分地提升業務質量。茶葉企業方應根據企業的現實情況，定期組織檔案管理員進行專項訓練，提升檔案管理人員的業務質量和效率。同時，茶葉企業定期邀請專業檔案管理學者對本崗位人員進行專題講座和實踐培訓，不斷提升專業管理的素質和技能。本企業高級檔案管理職員還應加強對檔案管理業務的檢查和監督，確保有關人員嚴格規范行為，提高檔案管理意識，不斷提高工作業務質量。另外，茶葉企業在錄用檔案管理專職人員時，要聘用相關專業人員，使人員結構更加合理，提升檔案管理工作檔次，為茶葉企業的檔案管理工作供應更優的服務。

2.3 積極引進先進大數據技術，加大信息化建設投入力度

先進的大數據技術實現了對傳統檔案管理的革新。它不僅有力地提升了茶葉企業的檔案管理工作效果，而且為檔案管理的規范化注入了全新的活力，并改善了茶葉企業的檔案管理業務活動。越來越多的茶葉企業都引入了檔案管理系統平臺，工作人員不再需要反復檢查文件的借還狀態，只需要在檔案管理系統中輸入文件相關的代碼即可查閱；借用人員在文件借閱到期之前，會收到來自檔案管理系統自動發出的提醒消息，通知借閱人按時歸還文件。

如若實現檔案的大數據化，就需加大對檔案信息化的投入，并從各個方面保證其順利地實現這一目標。首先，由于只能依靠網絡環境來實現檔案信息化，因此，我們首要步驟是改善企業網絡的信息化水平，并保證檔案管理的信息化。接下來，我們將改進相關的硬件設備，例如購買計算機和交換機，以提供構建存檔信息所需的工具。再者，建立完整的軟件系統。茶葉企業可以購置自己的檔案管理系統，也可以基于相關技術人員創建屬于自己茶葉企業特色的檔案管理系統。只有借助高效的檔案處理系統，才能有效地將傳統檔案轉換為數據檔案，實現對存檔數據的高效管理。

2.4 加強茶葉企業檔案信息網絡建設，確保檔案信息管理的安全性

建立一個相對完整的檔案數據庫是茶葉企業檔案管理業務活動的根基。所有的茶葉企業均需加強檔案信息網絡的建設，最大程度地利用先進的信息資源來管理茶葉企業檔案，方便用戶服務的同時簡化茶葉企業的檔案活動。因此，所有茶葉企業都需要注入足量的資金，以建立現代化的檔案信息工作平臺，最終實現檔案管理員更輕松地檢索存檔。

除此之外，檔案信息管理的安全性也處于關鍵地位。完善信息檔案管理的防范措施，保證網絡環境下檔案信息管理的高保密性。這就要求建立一個安全保護系統，定期檢查網絡環境并歸檔信息，以提供穩定而安全的歸檔管理環境。檔案信息管理是將文件資料轉換為電子格式并將其保存在計算機機器中。如果檔案管理員不完全了解文件信息管理的安全性，將對茶葉企業、員工的信息安全性產生重大威脅。因此，有必要密切注意檔案信息安全問題，增強員工的安全意識，認真做好安全保密任務，確保檔案信息管理的高密性。

大數據紀元下，茶葉企業需要充分了解大數據技術在提高檔案管理業務效率方面的優勢。為更為透徹的發揮這一優勢，一方面，檔案管理者需要結合茶葉企業內部檔案管理任務的現實情況及缺點，提升和評價管理團隊的業務能力，積極招募高素質的檔案管理人員，同時，茶葉企業領導層面需要加強檔案信息化基礎設施，完善相關管理機制，加強與其他業務機構的溝通，使得檔案管理日趨系統科學，從而不斷提升檔案服務優質程度。