建設項目工程檔案管理工作中注意的幾個問題

杜丹

摘要：在工程項目管理過程中，大家一般不重視檔案管理工作，以至于有很多工程單位的檔案都是后期再進行補寫的，甚至有一些工程就沒有相應的檔案管理，這樣都會給工程后續的審核和追責帶來十分大的困難和障礙，因此我們逐步需要重視建設項目中的檔案管理工作，現在工程項目的也在向多樣化發展，但是目前我們建筑工程的檔案管理過程也就有很多問題，本文就結合建筑工程的管理中的問題進行分析，希望能給大家帶來啟發。

關鍵詞 建筑工程 檔案管理 管理意識

建筑工程檔案是對我們整體建筑工程的一個系統化的記錄，它真實的記錄和反映了我們工程建設過程中所遇到的問題，所面對的困難，所有的解決措施，他是我們進行整體工程鑒定的重要審核依據，在我們整個工程管理工作中，都具有十分強大的保存價值，作為建筑工程建設的一項十分基礎且必要性的工作，工程檔案工作對于促進整體工程建設方面起到了非常大的推動作用，但是在現在的整體環境下我們的建筑工程檔案管理還是存在不少問題的。

一、建筑工程檔案中存在的主要問題

1.檔案管理意識淡薄，基礎管理工作薄弱

受之前檔案工程一直對于建筑工程中的檔案工作不重視的影響，尤其是對于檔案電子化的推行非常落后，這樣就使得我們很大一部分工程管理單位的檔案管理基礎工作十分的落后，很多工程建設部門甚至對于新型的電子檔案管理系統都不了解，這樣就會造成整體檔案進度的滯后，我們無法借助檔案更好的促進建筑工程的實施，另外，不可否認的是，我們的建筑工程主要目的還是為了盈利，而檔案工作具有十分復雜的特點，也是不屬于盈利的環節，因此很多建筑工程單位對于檔案的管理也是十分不重視的，這就會造成我們整體檔案管理的基礎工作十分的薄弱，以及之后很多工程單位只有在上級單位需要檢查或者是國家政府部門需要對工程檔案進行檢查時才慌忙連夜的進行檔案的修整與整改，甚至很多數據都與真實數據不對應就是及時慌忙拼湊出來的數據，這樣會給我們的整體建筑工程帶來十分不利的影響，如果后期建筑工程出現問題，很容易無法追查到真實的責任在誰。

2.檔案管理人才匱乏，專業素質參次不齊

經過對于建筑工程的檔案工作進行調查可以得出目前很多檔案工作人員都不是專業的檔案管理人員而是兼職進行檔案工作，沒有受到過專業的檔案知識培訓。這就使得他們在進行檔案管理工作中不具專業性，很多時候都是簡單的將各種文件進行堆積，甚至有一部分建筑工程項目中的檔案管理人員身兼數職，無法很好的進行檔案工作的管理，這是糊弄差事，尤其是隨著我國電子信息技術的逐步發展，現在我們在進行檔案管理時，一般都采用電子信息化檔案管理系統，實際工程單位中可以使用電子檔案管理系統的人員少之又少，具備這方面的人才也比較匱乏，這就會造成我們目前建筑工程單位還是使用紙質版的檔案管理，這樣會耗費大量的人力物力，同時也讓檔案管理具備系統性，如此高強度的工作，也會逐步讓檔案管理人員產生厭煩心理責任心會有所降低。

3.歸檔的真實性和完整率有待提高

根據相關的資料以及調查顯示，我們國家目前大部分建筑工應城的歸檔完整率十分低，大概只有15%左右，這主要是在于一方面我們很多工程建設單位都一味地追求利潤，而忽略了對于檔案工作的整理，檔案工作也沒有按照國家所要求的規章制度進行完整的建設，沒有在工程一開始就設立專門的管理人員，只是工程結束之后再進行檔案的整理，時間緊任務重會造成檔案管理人員只是簡單的對文件進行收集保存。三是對于檔案文件的順序以及編制毫無規律可言，這就會造成后期再對檔案進行利用時無從下手，還會有一部分十分重要的資料丟失的現象，另一方面普遍工程建設單位的檔案管理人員都不是專門學習檔案工作的，這樣就會造成他們的專業水平較低工作責任心不強，檔案歸檔過程的很多時候的文件，他們認為并不重要沒有完整的歸檔，這就會嚴重影響我們工程檔案的建設工作。

二、完善建筑工程檔案管理的措施

1.不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

工程管理檔案管理工作在整個工程項目建設過程中有十分重要的作用，隨著我們現在工程建筑的逐步復雜化多樣化，我們需要加強對于整個工程過程中的檔案管理意識，樹立一個正確的檔案工作管理態度，不斷增強檔案工作的責任感。無論是從檔案管理專員，還是檔案管理的領導，都一定要從思想上樹立正確的管理檔案的意識，要不斷健全我們現有的檔案管理制度，用制度來約束實際的檔案管理工作，這樣才能更好的加強對檔案相關部門的管理監督，防止我們檔案因制度不完善不規范，導致檔案管理過程出現遺漏，另外我們需要對于整個工程項目中的檔案不定期的進行檢查，防止檔案的不完善就是隨意擺放，不斷提高檔案管理意識，提升檔案工作效率。

2.加強培訓，提高隊伍素質

隨著我們國家電子技術多媒體的逐步發展，我們現在的檔案管理已經不再是之前的紙質版檔案管理，而是變成了電子版檔案管理系統，但是實際檔案工作人員對于電子檔案管理系統的應用還是不熟練，需要加強電子檔案管理系統的學習，才能更好的為將來的檔案工作打下良好基礎，檔案工作人員應該定期參與培訓。對于電子檔案管理系統的各項功能，逐步學習，深入培養檔案工作管理的能力。

3.發揮工程檔案的有效價值

我們在整體工程檔案記錄的目的，還是為了可以讓工程檔案發揮它應有的價值，我們應該充分利用現代化的手段，多角度做層次的開發，做好信息的統計工作，我們的檔案不僅要有紙質版還有電子版，包括相關的磁帶以及光盤或U盤，都需要及時的進行整理收納，提高公司各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調能力，以最高效的方式建立起檔案管理系統，同時對于檔案的管理一定要有明確的管理方式和特定的管理制度。

結束語：綜上所述，我國建筑工程的檔案管理工作已經越來越重要，目前大家也要針對檔案管理工作進行進一步的深化，總結針對現有的檔案管理中的問題，進行不斷的改善，爭取早日完善我們的檔案管理系統，為工程建設的進一步發展打下堅實基礎。

參考文獻

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