建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作中注意的幾個(gè)問(wèn)題

杜丹

摘要：在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，大家一般不重視檔案管理工作，以至于有很多工程單位的檔案都是后期再進(jìn)行補(bǔ)寫(xiě)的，甚至有一些工程就沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理，這樣都會(huì)給工程后續(xù)的審核和追責(zé)帶來(lái)十分大的困難和障礙，因此我們逐步需要重視建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作，現(xiàn)在工程項(xiàng)目的也在向多樣化發(fā)展，但是目前我們建筑工程的檔案管理過(guò)程也就有很多問(wèn)題，本文就結(jié)合建筑工程的管理中的問(wèn)題進(jìn)行分析，希望能給大家?guī)?lái)啟發(fā)。

關(guān)鍵詞 建筑工程 檔案管理 管理意識(shí)

建筑工程檔案是對(duì)我們整體建筑工程的一個(gè)系統(tǒng)化的記錄，它真實(shí)的記錄和反映了我們工程建設(shè)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，所面對(duì)的困難，所有的解決措施，他是我們進(jìn)行整體工程鑒定的重要審核依據(jù)，在我們整個(gè)工程管理工作中，都具有十分強(qiáng)大的保存價(jià)值，作為建筑工程建設(shè)的一項(xiàng)十分基礎(chǔ)且必要性的工作，工程檔案工作對(duì)于促進(jìn)整體工程建設(shè)方面起到了非常大的推動(dòng)作用，但是在現(xiàn)在的整體環(huán)境下我們的建筑工程檔案管理還是存在不少問(wèn)題的。

一、建筑工程檔案中存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)淡薄，基礎(chǔ)管理工作薄弱

受之前檔案工程一直對(duì)于建筑工程中的檔案工作不重視的影響，尤其是對(duì)于檔案電子化的推行非常落后，這樣就使得我們很大一部分工程管理單位的檔案管理基礎(chǔ)工作十分的落后，很多工程建設(shè)部門甚至對(duì)于新型的電子檔案管理系統(tǒng)都不了解，這樣就會(huì)造成整體檔案進(jìn)度的滯后，我們無(wú)法借助檔案更好的促進(jìn)建筑工程的實(shí)施，另外，不可否認(rèn)的是，我們的建筑工程主要目的還是為了盈利，而檔案工作具有十分復(fù)雜的特點(diǎn)，也是不屬于盈利的環(huán)節(jié)，因此很多建筑工程單位對(duì)于檔案的管理也是十分不重視的，這就會(huì)造成我們整體檔案管理的基礎(chǔ)工作十分的薄弱，以及之后很多工程單位只有在上級(jí)單位需要檢查或者是國(guó)家政府部門需要對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查時(shí)才慌忙連夜的進(jìn)行檔案的修整與整改，甚至很多數(shù)據(jù)都與真實(shí)數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)就是及時(shí)慌忙拼湊出來(lái)的數(shù)據(jù)，這樣會(huì)給我們的整體建筑工程帶來(lái)十分不利的影響，如果后期建筑工程出現(xiàn)問(wèn)題，很容易無(wú)法追查到真實(shí)的責(zé)任在誰(shuí)。

2.檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參次不齊

經(jīng)過(guò)對(duì)于建筑工程的檔案工作進(jìn)行調(diào)查可以得出目前很多檔案工作人員都不是專業(yè)的檔案管理人員而是兼職進(jìn)行檔案工作，沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。這就使得他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作中不具專業(yè)性，很多時(shí)候都是簡(jiǎn)單的將各種文件進(jìn)行堆積，甚至有一部分建筑工程項(xiàng)目中的檔案管理人員身兼數(shù)職，無(wú)法很好的進(jìn)行檔案工作的管理，這是糊弄差事，尤其是隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的逐步發(fā)展，現(xiàn)在我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)，一般都采用電子信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)際工程單位中可以使用電子檔案管理系統(tǒng)的人員少之又少，具備這方面的人才也比較匱乏，這就會(huì)造成我們目前建筑工程單位還是使用紙質(zhì)版的檔案管理，這樣會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)也讓檔案管理具備系統(tǒng)性，如此高強(qiáng)度的工作，也會(huì)逐步讓檔案管理人員產(chǎn)生厭煩心理責(zé)任心會(huì)有所降低。

3.歸檔的真實(shí)性和完整率有待提高

根據(jù)相關(guān)的資料以及調(diào)查顯示，我們國(guó)家目前大部分建筑工應(yīng)城的歸檔完整率十分低，大概只有15%左右，這主要是在于一方面我們很多工程建設(shè)單位都一味地追求利潤(rùn)，而忽略了對(duì)于檔案工作的整理，檔案工作也沒(méi)有按照國(guó)家所要求的規(guī)章制度進(jìn)行完整的建設(shè)，沒(méi)有在工程一開(kāi)始就設(shè)立專門的管理人員，只是工程結(jié)束之后再進(jìn)行檔案的整理，時(shí)間緊任務(wù)重會(huì)造成檔案管理人員只是簡(jiǎn)單的對(duì)文件進(jìn)行收集保存。三是對(duì)于檔案文件的順序以及編制毫無(wú)規(guī)律可言，這就會(huì)造成后期再對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)無(wú)從下手，還會(huì)有一部分十分重要的資料丟失的現(xiàn)象，另一方面普遍工程建設(shè)單位的檔案管理人員都不是專門學(xué)習(xí)檔案工作的，這樣就會(huì)造成他們的專業(yè)水平較低工作責(zé)任心不強(qiáng)，檔案歸檔過(guò)程的很多時(shí)候的文件，他們認(rèn)為并不重要沒(méi)有完整的歸檔，這就會(huì)嚴(yán)重影響我們工程檔案的建設(shè)工作。

二、完善建筑工程檔案管理的措施

1.不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度

工程管理檔案管理工作在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中有十分重要的作用，隨著我們現(xiàn)在工程建筑的逐步復(fù)雜化多樣化，我們需要加強(qiáng)對(duì)于整個(gè)工程過(guò)程中的檔案管理意識(shí)，樹(shù)立一個(gè)正確的檔案工作管理態(tài)度，不斷增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感。無(wú)論是從檔案管理專員，還是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，都一定要從思想上樹(shù)立正確的管理檔案的意識(shí)，要不斷健全我們現(xiàn)有的檔案管理制度，用制度來(lái)約束實(shí)際的檔案管理工作，這樣才能更好的加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)部門的管理監(jiān)督，防止我們檔案因制度不完善不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程出現(xiàn)遺漏，另外我們需要對(duì)于整個(gè)工程項(xiàng)目中的檔案不定期的進(jìn)行檢查，防止檔案的不完善就是隨意擺放，不斷提高檔案管理意識(shí)，提升檔案工作效率。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)

隨著我們國(guó)家電子技術(shù)多媒體的逐步發(fā)展，我們現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)不再是之前的紙質(zhì)版檔案管理，而是變成了電子版檔案管理系統(tǒng)，但是實(shí)際檔案工作人員對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還是不熟練，需要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，才能更好的為將來(lái)的檔案工作打下良好基礎(chǔ)，檔案工作人員應(yīng)該定期參與培訓(xùn)。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，逐步學(xué)習(xí)，深入培養(yǎng)檔案工作管理的能力。

3.發(fā)揮工程檔案的有效價(jià)值

我們?cè)谡w工程檔案記錄的目的，還是為了可以讓工程檔案發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的手段，多角度做層次的開(kāi)發(fā)，做好信息的統(tǒng)計(jì)工作，我們的檔案不僅要有紙質(zhì)版還有電子版，包括相關(guān)的磁帶以及光盤(pán)或U盤(pán)，都需要及時(shí)的進(jìn)行整理收納，提高公司各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，以最高效的方式建立起檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)于檔案的管理一定要有明確的管理方式和特定的管理制度。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，我國(guó)建筑工程的檔案管理工作已經(jīng)越來(lái)越重要，目前大家也要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的深化，總結(jié)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理中的問(wèn)題，進(jìn)行不斷的改善，爭(zhēng)取早日完善我們的檔案管理系統(tǒng)，為工程建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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