省級檔案館檔案數字化外包服務現狀研究

徐芳璐

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。[1]檔案具有原始記錄的本質特性，為人類以往的社會實踐提供了強有力的信息支撐，有突出的情報價值和憑證價值，所以如何更好地利用和保護檔案成為檔案工作的重點。隨著知識信息時代的信息技術進步，檔案館中的檔案在種類和形式上都呈現多樣化的特點，一些珍貴的歷史檔案由于年代久遠和載體的脆弱，保存和利用都有困難。為了更好地保存歷史檔案，方便地利用這些珍貴信息資源，各級各類檔案館陸續開展檔案數字化建設，為充分開發和利用檔案信息資源打下堅實基礎。2016年4月，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確表示，“積極響應數字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合”，提出了“到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數字復制件等功能完善的數字檔案館;全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目;全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30—60%、40—75%和25—50%”的工作指標，于是各省市檔案館紛紛大力開展檔案數字化工作。本文以統計研究遼寧省檔案館檔案數字化招標項目為切入點，以分析遼寧省檔案館檔案數字化的具體要求和內容，對檔案館檔案數字化工作提出如下建議。

一、遼寧省檔案館檔案數字化招標項目統計

筆者從“遼寧省政府采購網 遼寧政府購買服務信息平臺”獲取與遼寧省檔案館檔案數字化招標項目的信息，“遼寧省政府采購網 遼寧政府購買服務信息平臺”作為遼寧省財政廳唯一指定政府采購信息網絡發布媒體中國政府采購網遼寧分網，提供了采購管理、購買服務和公告公示等服務內容，平臺中的信息具有真實性和權威性，可以作為本次研究的主要信息來源平臺。

筆者在“遼寧省政府采購網 遼寧政府購買服務信息平臺”站內搜索界面，以標題為“遼寧省檔案館”，年度為“2020”（只有2020年的招標信息才具備可下載的招標附件），區（縣）為“省本級”為搜索條件進行查詢，共查詢到19條信息。公告類型包括中標公告、更正公告、采購公告、競爭性磋商公告、公開招標公告，內容涉及檔案數字化、檔案修復、檔案著錄、出版、硬件采買和基礎設施維護等方面。筆者進行篩選后選擇出4項與檔案數字化有關的招標項目，如表1所示。

表1所示四個項目為遼寧省檔案館通過政府采購網發布的關于檔案數字化的全部項目，包括檔案數字化和硬件采買兩方面。其中，“2020年滿鐵檔案保護與開發項目”“編輯出版《盛京內務府檔 乾隆朝》項目”“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”的具體項目要求中明確提出了進行檔案數字化的要求，而“檔案館磁盤陣列購置項目”主要目的之一是通過磁盤陣列硬件的采買更好地實現數字化檔案的管理，為數字化檔案提供更優質的存儲環境。

二、遼寧省檔案館檔案數字化招標項目分析

1.檔案數字化項目的要求

“2020年滿鐵檔案保護與開發項目”“編輯出版《盛京內務府檔 乾隆朝》項目”和“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”都分別對檔案數字化提出了要求，具體的技術要求如表2所示。

以上三個項目有許多相似之處。首先，都要求經過數字化后的檔案圖像清晰、完整，能夠反映檔案的歷史原貌，這點在檔案的編輯出版上要求最為明顯，為了實現出版物內容和排版達到最優狀態，要求中標供應商對全部書稿進行至少三次校對，文字、目錄以及目錄與正文匹配的準確率為100%，文字必須達到國家有關新聞出版圖書編校質量標準中“良好”等級。

其次，檔案數字化工作標準都嚴格執行DA/T 31《紙質檔案數字化規范》。[2]DA/T 31-2017《紙質檔案數字化規范》由國家檔案局發布，于2018年1月起正式實施，該規范結合數據的進步和檔案工作理念的變化，在做好歸檔文件管理、檔案數字化掃描管理、檔案移交管理、安全保密措施等方面，對檔案數字化建設提出了比以往高的要求。[3]在“滿鐵技術圖紙修復與數字化”與“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”兩項目中，在進行檔案數字化前均需要對檔案進行確定掃描頁、編寫頁號等數字化前處理工作，在掃描數字化過程中，色彩模式全部使用彩色模式進行數字化掃描，掃描分辨率普遍大于300DPI，掃描格式均為JPEG這一穩定又常見的格式，均需要對掃描數字化后的檔案進行圖像處理。最后，除技術要求外，還對檔案數字化供應商和人員提出要求。中標供應商必須與遼寧省檔案館簽訂保密協議，不得下載、留存、持有和使用遼寧省檔案館任何信息，一旦發生泄密事件，經安全、保密部門查證，泄密源為中標供應商的，中標供應商應承擔一切法律責任。中標供應商應對其聘用的參與服務的管理和工作人員進行身份審查和登記備案，必要時要求工作人員提供政審材料，必須簽訂保密協議，明確保密職責與違法后果。

根據具體項目和進行數字化處理的檔案原件內容性質的不同，不同的項目對檔案數字化要求也存在差異。如“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”因涉及檔案著錄與檔案數字化兩個工作內容，要求對數字化后的檔案做數據掛接處理，應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯，逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。而在“滿鐵技術圖紙修復與數字化”項目中，強調的是滿鐵技術圖紙檔案的修復和數字化質量，為下一步檔案編研和出版打下基礎，無數據掛接方面要求。

2.檔案數字化項目的評價指標

在政府采購網發布招標公告后，會有公司進行投標，在投標書中會有具體的評價標準，遼寧省檔案館會對這些投標公司進行打分，分高者中標。評分標準分為價格、技術、商務三部分，每個部分會再進行細分，滿分為10-1分不等。

價格部分。價格分統一采用綜合低價優先法計算，即滿足招標文件要求且報價最低的供應商的價格為評標基準價，其價格分為滿分。其他供應商的價格分計算會有相應的計算公式，不同的項目，價格分的滿分標準不一樣，其他供應商的價格分計算公式也不一樣。

技術部分。技術部分會設定不同的技術指標，對檔案數字化的技術要求進行規范，具體包括：①具備項目實施方案，實施流程科學合理，總體工作模式清晰、工作定位、工作目標符合項目整體需求，組織管理架構、人力配置方案，設置合理，措施得當。②有項目保密監管方案，相應的安全與保密措施完備，具備良好的安全與保密措施，基本設立安全與保密措施。③業務培訓機制，培訓方案完備，機制合理。④擁有專業的檔案數字化加工軟件，軟件支持圖像處理、條目輸入、數據質檢、格式轉化等功能，軟件信息保密安全及質量控制機制齊全，能夠實現流程跟蹤管理、圖像一致性實時校核、圖像糾偏、數據自動掛接、錯誤反饋等功能，任務實現精準。⑤有完整詳細的項目保密保障方案，項目保密措施完備切實可行。⑥有完整合理的項目安全生產保障方案，措施得當，責任明確。⑦投標供應商項目負責人有從事歷史檔案修復及數字化工作經驗證明，投標供應商專職檔案數字化人員具有從事歷史檔案數字化工作經驗證明。具備以上方案且方案完整規范的得滿分，方案完整度一般的得分相應遞減，無相關方案的投標供應商不得分。

商務部分分為投標人業績和認證兩方面。投標供應商為省級以上（含省級、直轄市）檔案館提供歷史檔案數字化加工服務，能夠提供證明。對投標供應商的評價標準，投標供應商最好具有ISO9001質量管理體系認證證書（認證范圍包括檔案數字化加工服務）、ISO27001信息安全管理體系認證證書（認證范圍包括檔案數字化加工服務）、ISO20000信息技術服務管理體系認證證書（認證范圍包括檔案數字化加工服務）、ISO45001職業健康安全管理體系認證證書（認證范圍包括數據加工服務）、ISO14001環境管理體系認證證書（認證范圍包括數字化加工服務）、GBT27922-2011商品售后服務認證證書（認證范圍包括數字化加工、數據處理）、省級或以上認證的軟件企業證書、國家保密局頒發的國家秘密載體印制資質（檔案數字化加工類）證書，具有自主知識產權的檔案數字化加工系統、檔案數字化質檢與驗收系統，能夠提供著作權登記證書或軟件產品認證證書。具有相關資質、證書或等級高的投標供應商得滿分，資質不高或證書等級低的得分遞減，無資質或無證書的不得分。

三、關于檔案館檔案數字化工作的建議

筆者在對篩選出的“2020年滿鐵檔案保護與開發項目”“編輯出版《盛京內務府檔? 乾隆朝》項目”“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”和“遼寧省檔案館磁盤陣列購置項目”四個項目進行分析后，總結出關于檔案館檔案數字化工作的幾條建議。

1.成立行業協會

根據筆者在遼寧省政府采購網的查詢顯示，“2020年滿鐵檔案保護與開發項目”和“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”的中標供應商均為北京星震同源數字系統股份有限公司，該企業的多次中標體現出其具有較完善的全流程生態管理體系、技術體系和服務體系，企業在檔案數字化方面有很深的資質和豐富的經驗并取得多項認證證書，檔案館能夠選擇與它多次合作，也恰恰說明該企業能提供迎合檔案館需求的優質服務。但是，同一企業的多次中標不利于行業內部的良性循環，很多有能力的企業沒有得到機會而無法嶄露頭角。檔案館檔案數字化的重大項目通常外包給企業進行，不同的企業有其擅長的不同方向和獨特的服務特色，應成立行業協會督促行業內部的良性競爭，對行業內新興企業進行鼓勵和扶持，在競爭中促進行業的發展。

2.培養專業人才

檔案館會在招標的技術指標中明確表示對“企業專職著錄及數字化人員并能提供相關專業（歷史、檔案、中文、圖書館等）碩士學位證書”“專職著錄及數字化人員能提供全日制本科相關專業（歷史、檔案、中文、圖書館等）學士學位證書”“配備具有從事歷史檔案著錄工作經驗的團隊”有所要求。而目前我國檔案及相關專業的本科畢業生和研究生數量較少，高校檔案學專業綜合性檔案管理人才的培養目標，不能滿足企業檔案實操技能型人才的需求，單一企業人才需求量少、多元，教育機構較難系統開展培訓。[4]所以應定向地培養掌握實操技能的專業人才，培養更多的檔案學專業本科生和研究生，為從事檔案數字化的企業進行源源不斷的人才資源輸送。企業也應繼續做好在職員工教育培訓工作，幫助新入職的非專業員工快速掌握專業實操技能。

3.細化評價方法

雖然在公開招標文件中對檔案數字化的評價標準進行了規范，但是部分評價指標并未明確細分。如“遼寧省檔案館2020年滿鐵檔案保護與開發項目”的評價標準雖分為價格、技術、商務三大部分，但大部分下的細分做得不夠清晰明確，技術指標中只提出了“項目現場管理方案切實可行，人員分工明確、職責明晰”“有合理的技術支持方案和措施，能夠及時提供技術支持”“有完整詳細的項目保密保障方案，項目保密措施完備切實可行”，并沒有明確說明何為可行的管理方案，何為合理的技術支持方案，何為完整的項目保密保障方案，應根據具體的技術指標給出標準的方案內容，以供投標供應商參考來改進自己的使用方案，也為評價的實行提供標準規范。

四、結語

隨著信息技術的進步發展，檔案數字化建設一直是我國檔案工作的重點之一，也是我國綜合檔案館的檔案資源信息化建設的主要工作之一。本文對遼寧省檔案館2020年檔案數字化招標項目進行統計，對項目中檔案數字化具體內容、要求和評價標準進行研究和分析，檔案數字化技術要求嚴格遵行DA/T 31《紙質檔案數字化規范》，評價標準普遍包括價格、技術和商務三部分，對檔案數字化時檔案資源的保密和工作人員的保密工作有嚴格的規定和要求。通過對遼寧省檔案館2020年檔案數字化招標項目進行統計和分析，提出關于檔案館檔案數字化工作的幾條建議，分別為成立行業協會，規范行業市場;培養專業人才，滿足人才需求;細化評價方法，提供統一標準。總之，在檔案數字化的實踐中，我們應認真總結經驗教訓，取得更優質的檔案數字化成果和更安全的檔案數字化外包服務。

參考文獻：

[1]馮慧玲， 張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006：6.

[2]楊千.《紙質檔案數字化規范》（DA/T 3311—2017）要點解讀及內容分析[J].北京檔案，2020（07）：19-24.

[3]周靄.檔案數字化的質量和安全保密控制措施分析[J].蘭臺內外，2020（21）：16-17.

[4]李海濤，張蘊怡.我國檔案保管外包服務行業發展現狀、問題及對策[J].檔案學通訊，2020（04）：57-64.

作者單位：遼寧大學歷史學院