省級檔案館檔案數(shù)字化外包服務(wù)現(xiàn)狀研究

徐芳璐

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。[1]檔案具有原始記錄的本質(zhì)特性，為人類以往的社會實踐提供了強(qiáng)有力的信息支撐，有突出的情報價值和憑證價值，所以如何更好地利用和保護(hù)檔案成為檔案工作的重點。隨著知識信息時代的信息技術(shù)進(jìn)步，檔案館中的檔案在種類和形式上都呈現(xiàn)多樣化的特點，一些珍貴的歷史檔案由于年代久遠(yuǎn)和載體的脆弱，保存和利用都有困難。為了更好地保存歷史檔案，方便地利用這些珍貴信息資源，各級各類檔案館陸續(xù)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，為充分開發(fā)和利用檔案信息資源打下堅實基礎(chǔ)。2016年4月，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確表示，“積極響應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合”，提出了“到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館;全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目;全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30—60%、40—75%和25—50%”的工作指標(biāo)，于是各省市檔案館紛紛大力開展檔案數(shù)字化工作。本文以統(tǒng)計研究遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項目為切入點，以分析遼寧省檔案館檔案數(shù)字化的具體要求和內(nèi)容，對檔案館檔案數(shù)字化工作提出如下建議。

一、遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項目統(tǒng)計

筆者從“遼寧省政府采購網(wǎng) 遼寧政府購買服務(wù)信息平臺”獲取與遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項目的信息，“遼寧省政府采購網(wǎng) 遼寧政府購買服務(wù)信息平臺”作為遼寧省財政廳唯一指定政府采購信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布媒體中國政府采購網(wǎng)遼寧分網(wǎng)，提供了采購管理、購買服務(wù)和公告公示等服務(wù)內(nèi)容，平臺中的信息具有真實性和權(quán)威性，可以作為本次研究的主要信息來源平臺。

筆者在“遼寧省政府采購網(wǎng) 遼寧政府購買服務(wù)信息平臺”站內(nèi)搜索界面，以標(biāo)題為“遼寧省檔案館”，年度為“2020”（只有2020年的招標(biāo)信息才具備可下載的招標(biāo)附件），區(qū)（縣）為“省本級”為搜索條件進(jìn)行查詢，共查詢到19條信息。公告類型包括中標(biāo)公告、更正公告、采購公告、競爭性磋商公告、公開招標(biāo)公告，內(nèi)容涉及檔案數(shù)字化、檔案修復(fù)、檔案著錄、出版、硬件采買和基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)等方面。筆者進(jìn)行篩選后選擇出4項與檔案數(shù)字化有關(guān)的招標(biāo)項目，如表1所示。

表1所示四個項目為遼寧省檔案館通過政府采購網(wǎng)發(fā)布的關(guān)于檔案數(shù)字化的全部項目，包括檔案數(shù)字化和硬件采買兩方面。其中，“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開發(fā)項目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔 乾隆朝》項目”“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”的具體項目要求中明確提出了進(jìn)行檔案數(shù)字化的要求，而“檔案館磁盤陣列購置項目”主要目的之一是通過磁盤陣列硬件的采買更好地實現(xiàn)數(shù)字化檔案的管理，為數(shù)字化檔案提供更優(yōu)質(zhì)的存儲環(huán)境。

二、遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項目分析

1.檔案數(shù)字化項目的要求

“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開發(fā)項目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔 乾隆朝》項目”和“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”都分別對檔案數(shù)字化提出了要求，具體的技術(shù)要求如表2所示。

以上三個項目有許多相似之處。首先，都要求經(jīng)過數(shù)字化后的檔案圖像清晰、完整，能夠反映檔案的歷史原貌，這點在檔案的編輯出版上要求最為明顯，為了實現(xiàn)出版物內(nèi)容和排版達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，要求中標(biāo)供應(yīng)商對全部書稿進(jìn)行至少三次校對，文字、目錄以及目錄與正文匹配的準(zhǔn)確率為100%，文字必須達(dá)到國家有關(guān)新聞出版圖書編校質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中“良好”等級。

其次，檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)都嚴(yán)格執(zhí)行DA/T 31《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。[2]DA/T 31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》由國家檔案局發(fā)布，于2018年1月起正式實施，該規(guī)范結(jié)合數(shù)據(jù)的進(jìn)步和檔案工作理念的變化，在做好歸檔文件管理、檔案數(shù)字化掃描管理、檔案移交管理、安全保密措施等方面，對檔案數(shù)字化建設(shè)提出了比以往高的要求。[3]在“滿鐵技術(shù)圖紙修復(fù)與數(shù)字化”與“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”兩項目中，在進(jìn)行檔案數(shù)字化前均需要對檔案進(jìn)行確定掃描頁、編寫頁號等數(shù)字化前處理工作，在掃描數(shù)字化過程中，色彩模式全部使用彩色模式進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率普遍大于300DPI，掃描格式均為JPEG這一穩(wěn)定又常見的格式，均需要對掃描數(shù)字化后的檔案進(jìn)行圖像處理。最后，除技術(shù)要求外，還對檔案數(shù)字化供應(yīng)商和人員提出要求。中標(biāo)供應(yīng)商必須與遼寧省檔案館簽訂保密協(xié)議，不得下載、留存、持有和使用遼寧省檔案館任何信息，一旦發(fā)生泄密事件，經(jīng)安全、保密部門查證，泄密源為中標(biāo)供應(yīng)商的，中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)一切法律責(zé)任。中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)對其聘用的參與服務(wù)的管理和工作人員進(jìn)行身份審查和登記備案，必要時要求工作人員提供政審材料，必須簽訂保密協(xié)議，明確保密職責(zé)與違法后果。

根據(jù)具體項目和進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案原件內(nèi)容性質(zhì)的不同，不同的項目對檔案數(shù)字化要求也存在差異。如“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”因涉及檔案著錄與檔案數(shù)字化兩個工作內(nèi)容，要求對數(shù)字化后的檔案做數(shù)據(jù)掛接處理，應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。而在“滿鐵技術(shù)圖紙修復(fù)與數(shù)字化”項目中，強(qiáng)調(diào)的是滿鐵技術(shù)圖紙檔案的修復(fù)和數(shù)字化質(zhì)量，為下一步檔案編研和出版打下基礎(chǔ)，無數(shù)據(jù)掛接方面要求。

2.檔案數(shù)字化項目的評價指標(biāo)

在政府采購網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告后，會有公司進(jìn)行投標(biāo)，在投標(biāo)書中會有具體的評價標(biāo)準(zhǔn)，遼寧省檔案館會對這些投標(biāo)公司進(jìn)行打分，分高者中標(biāo)。評分標(biāo)準(zhǔn)分為價格、技術(shù)、商務(wù)三部分，每個部分會再進(jìn)行細(xì)分，滿分為10-1分不等。

價格部分。價格分統(tǒng)一采用綜合低價優(yōu)先法計算，即滿足招標(biāo)文件要求且報價最低的供應(yīng)商的價格為評標(biāo)基準(zhǔn)價，其價格分為滿分。其他供應(yīng)商的價格分計算會有相應(yīng)的計算公式，不同的項目，價格分的滿分標(biāo)準(zhǔn)不一樣，其他供應(yīng)商的價格分計算公式也不一樣。

技術(shù)部分。技術(shù)部分會設(shè)定不同的技術(shù)指標(biāo)，對檔案數(shù)字化的技術(shù)要求進(jìn)行規(guī)范，具體包括：①具備項目實施方案，實施流程科學(xué)合理，總體工作模式清晰、工作定位、工作目標(biāo)符合項目整體需求，組織管理架構(gòu)、人力配置方案，設(shè)置合理，措施得當(dāng)。②有項目保密監(jiān)管方案，相應(yīng)的安全與保密措施完備，具備良好的安全與保密措施，基本設(shè)立安全與保密措施。③業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)方案完備，機(jī)制合理。④擁有專業(yè)的檔案數(shù)字化加工軟件，軟件支持圖像處理、條目輸入、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)化等功能，軟件信息保密安全及質(zhì)量控制機(jī)制齊全，能夠?qū)崿F(xiàn)流程跟蹤管理、圖像一致性實時校核、圖像糾偏、數(shù)據(jù)自動掛接、錯誤反饋等功能，任務(wù)實現(xiàn)精準(zhǔn)。⑤有完整詳細(xì)的項目保密保障方案，項目保密措施完備切實可行。⑥有完整合理的項目安全生產(chǎn)保障方案，措施得當(dāng)，責(zé)任明確。⑦投標(biāo)供應(yīng)商項目負(fù)責(zé)人有從事歷史檔案修復(fù)及數(shù)字化工作經(jīng)驗證明，投標(biāo)供應(yīng)商專職檔案數(shù)字化人員具有從事歷史檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗證明。具備以上方案且方案完整規(guī)范的得滿分，方案完整度一般的得分相應(yīng)遞減，無相關(guān)方案的投標(biāo)供應(yīng)商不得分。

商務(wù)部分分為投標(biāo)人業(yè)績和認(rèn)證兩方面。投標(biāo)供應(yīng)商為省級以上（含省級、直轄市）檔案館提供歷史檔案數(shù)字化加工服務(wù)，能夠提供證明。對投標(biāo)供應(yīng)商的評價標(biāo)準(zhǔn)，投標(biāo)供應(yīng)商最好具有ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO27001信息安全管理體系認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO20000信息技術(shù)服務(wù)管理體系認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括數(shù)據(jù)加工服務(wù)）、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括數(shù)字化加工服務(wù)）、GBT27922-2011商品售后服務(wù)認(rèn)證證書（認(rèn)證范圍包括數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)處理）、省級或以上認(rèn)證的軟件企業(yè)證書、國家保密局頒發(fā)的國家秘密載體印制資質(zhì)（檔案數(shù)字化加工類）證書，具有自主知識產(chǎn)權(quán)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案數(shù)字化質(zhì)檢與驗收系統(tǒng)，能夠提供著作權(quán)登記證書或軟件產(chǎn)品認(rèn)證證書。具有相關(guān)資質(zhì)、證書或等級高的投標(biāo)供應(yīng)商得滿分，資質(zhì)不高或證書等級低的得分遞減，無資質(zhì)或無證書的不得分。

三、關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的建議

筆者在對篩選出的“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開發(fā)項目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔? 乾隆朝》項目”“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”和“遼寧省檔案館磁盤陣列購置項目”四個項目進(jìn)行分析后，總結(jié)出關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的幾條建議。

1.成立行業(yè)協(xié)會

根據(jù)筆者在遼寧省政府采購網(wǎng)的查詢顯示，“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開發(fā)項目”和“2020年歷史檔案文件級目錄著錄項目”的中標(biāo)供應(yīng)商均為北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)股份有限公司，該企業(yè)的多次中標(biāo)體現(xiàn)出其具有較完善的全流程生態(tài)管理體系、技術(shù)體系和服務(wù)體系，企業(yè)在檔案數(shù)字化方面有很深的資質(zhì)和豐富的經(jīng)驗并取得多項認(rèn)證證書，檔案館能夠選擇與它多次合作，也恰恰說明該企業(yè)能提供迎合檔案館需求的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但是，同一企業(yè)的多次中標(biāo)不利于行業(yè)內(nèi)部的良性循環(huán)，很多有能力的企業(yè)沒有得到機(jī)會而無法嶄露頭角。檔案館檔案數(shù)字化的重大項目通常外包給企業(yè)進(jìn)行，不同的企業(yè)有其擅長的不同方向和獨特的服務(wù)特色，應(yīng)成立行業(yè)協(xié)會督促行業(yè)內(nèi)部的良性競爭，對行業(yè)內(nèi)新興企業(yè)進(jìn)行鼓勵和扶持，在競爭中促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展。

2.培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案館會在招標(biāo)的技術(shù)指標(biāo)中明確表示對“企業(yè)專職著錄及數(shù)字化人員并能提供相關(guān)專業(yè)（歷史、檔案、中文、圖書館等）碩士學(xué)位證書”“專職著錄及數(shù)字化人員能提供全日制本科相關(guān)專業(yè)（歷史、檔案、中文、圖書館等）學(xué)士學(xué)位證書”“配備具有從事歷史檔案著錄工作經(jīng)驗的團(tuán)隊”有所要求。而目前我國檔案及相關(guān)專業(yè)的本科畢業(yè)生和研究生數(shù)量較少，高校檔案學(xué)專業(yè)綜合性檔案管理人才的培養(yǎng)目標(biāo)，不能滿足企業(yè)檔案實操技能型人才的需求，單一企業(yè)人才需求量少、多元，教育機(jī)構(gòu)較難系統(tǒng)開展培訓(xùn)。[4]所以應(yīng)定向地培養(yǎng)掌握實操技能的專業(yè)人才，培養(yǎng)更多的檔案學(xué)專業(yè)本科生和研究生，為從事檔案數(shù)字化的企業(yè)進(jìn)行源源不斷的人才資源輸送。企業(yè)也應(yīng)繼續(xù)做好在職員工教育培訓(xùn)工作，幫助新入職的非專業(yè)員工快速掌握專業(yè)實操技能。

3.細(xì)化評價方法

雖然在公開招標(biāo)文件中對檔案數(shù)字化的評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了規(guī)范，但是部分評價指標(biāo)并未明確細(xì)分。如“遼寧省檔案館2020年滿鐵檔案保護(hù)與開發(fā)項目”的評價標(biāo)準(zhǔn)雖分為價格、技術(shù)、商務(wù)三大部分，但大部分下的細(xì)分做得不夠清晰明確，技術(shù)指標(biāo)中只提出了“項目現(xiàn)場管理方案切實可行，人員分工明確、職責(zé)明晰”“有合理的技術(shù)支持方案和措施，能夠及時提供技術(shù)支持”“有完整詳細(xì)的項目保密保障方案，項目保密措施完備切實可行”，并沒有明確說明何為可行的管理方案，何為合理的技術(shù)支持方案，何為完整的項目保密保障方案，應(yīng)根據(jù)具體的技術(shù)指標(biāo)給出標(biāo)準(zhǔn)的方案內(nèi)容，以供投標(biāo)供應(yīng)商參考來改進(jìn)自己的使用方案，也為評價的實行提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)一直是我國檔案工作的重點之一，也是我國綜合檔案館的檔案資源信息化建設(shè)的主要工作之一。本文對遼寧省檔案館2020年檔案數(shù)字化招標(biāo)項目進(jìn)行統(tǒng)計，對項目中檔案數(shù)字化具體內(nèi)容、要求和評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究和分析，檔案數(shù)字化技術(shù)要求嚴(yán)格遵行DA/T 31《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，評價標(biāo)準(zhǔn)普遍包括價格、技術(shù)和商務(wù)三部分，對檔案數(shù)字化時檔案資源的保密和工作人員的保密工作有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。通過對遼寧省檔案館2020年檔案數(shù)字化招標(biāo)項目進(jìn)行統(tǒng)計和分析，提出關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的幾條建議，分別為成立行業(yè)協(xié)會，規(guī)范行業(yè)市場;培養(yǎng)專業(yè)人才，滿足人才需求;細(xì)化評價方法，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。總之，在檔案數(shù)字化的實踐中，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，取得更優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化成果和更安全的檔案數(shù)字化外包服務(wù)。

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作者單位：遼寧大學(xué)歷史學(xué)院