機關事業單位檔案管理存在的問題及對策研究

蘇志紅

《中華人民共和國檔案法》第二條指出檔案是對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]，它將人類的發展歷史完整的保存下來，成為后來人探究和探索歷史發展的重要信息庫[2]。重視檔案和檔案管理工作，是中國共產黨的傳統和優勢之一[3]。習近平總書記在對檔案工作的重要批示中指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。要加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展。

機關事業單位在我國分別承擔著各項任務與職責，在社會主義現代化建設當中是必不可少的一部分，是現代化建設當中的中流砥柱[4]。機關單位檔案記錄著機關單位的發展歷史、人事關系、人事檔案、工作流程等重要信息[5]，對于事業單位內部各項工作具有重要的參考價值[6]。但是長期以來機關事業單位檔案管理與服務存在工作理念與傳統檔案管理模式不能充分適應新形勢下單位需求，在一定程度上弱化了事業單位的公共服務屬性，對事業單位改革與發展造成了消極影響[6]，本文著重分析了存在的上述問題，并提出了相應的解決措施。

一、存在的問題

（一）重藏輕用

長期以來，檔案管理部門有一種傳統的管理服務思想，那就是重藏輕用，重視館藏資源建設，該收的檔案應收盡收，檔案資源建設在數量上明顯增加，但并沒有進行有效開發利用，并沒有使得檔案信息資源優勢轉化為信息資本優勢，為社會主義現代化建設服務，為領導決策服務。

（二）缺乏重視

檔案是一種活資源，是動態性變化的，最能反映事物發展變化的軌跡和事物發展全貌。缺乏重視表現在兩方面，一方面是單位領導對檔案工作的價值與作用認識不夠，認為檔案工作只是裝裝訂訂、分類存放，需要時再查詢管理，沒有認識到活檔案的價值;另一方面是單位檔案管理部門對檔案工作重要性認識不夠，導致檔案管理工作中存在工作理念老舊，比如重藏輕用;責任心不足，沒有嚴格做到按檔案整理規程辦事，認真核對、審核、蓋章，收集整理好每一件檔案，并分類、編號、裝訂、打印目錄、掃描等[7]，只是簡單裝訂，寫上封面，無編號，無目錄，檔案標準化程度較低[8];職業操守不到位，沒有嚴格按照規章制度辦事等;投入不足，仍舊為傳統的手工管理模式，缺乏自動化、信息化、網絡化技術手段等。

（三）專業人員缺乏素養

檔案管理是專業技術工作，需要專業的人來干專業的事。但是長期以來機關事業單位檔案管理人員素養普遍不足，表現在以下方面。其一，現階段事業單位的檔案管理人員普遍為非專業人士，同時事業單位本身也缺乏相應的培訓體系[6]，導致檔案管理人員普遍缺乏基礎理論知識和專業技術水平，且吸收新知識、新技能在心理和行動方面遲緩。其二，職稱結構方面，受職稱結構比例限制，工作人員多為初級、中級職稱，高級職稱比例偏低，且高級職稱評審條件嚴格，使得大多數同志失去上升通道，大家在工作方面創新意識和研究意識不足，導致工作創新性不強，工作能力提升緩慢。同時職稱結構限制促使一部分同志沒有上進心，得過且過，滿足于工作安穩，責任心不足。

（四）信息化建設滯后

當前，信息化、數字化、網絡化是各行業發展的基本趨勢，離開以數字化和網絡化為基礎的信息化，一切工作都將重歸為低效率和低質量狀態。要提升檔案管理水平與質量，就要加強信息化水平建設。但是當前大多數市、縣級檔案局、檔案館最大的短板都出現在檔案信息化建設方面。比如絕大多數縣級檔案館電子目錄占比和紙質檔案數字化率均低于 50%，個別縣級檔案館甚至尚未開展電子目錄著錄、檔案數字化[9]，大量的檔案館由于受各種因素制約，館藏檔案數字化水平較低，有的檔案館數字化工作未實現零的突破[10]。信息化建設普遍滯后，投入不足，缺乏相應的軟硬件設施，檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發揮信息化設施的作用[6]。

二、解決的對策

（一）改變服務理念

服務理念對檔案管理服務十分重要，要主動擔當，有所作為，就要積極融入機關事業單位工作中，改變“重藏輕用”的管理服務理念，改變傳統資源決定服務的理念，重視館藏資源建設，更加注重檔案資源開發利用，“藏”“用”同等重視，為機關事業單位改革和發展服務，為國民經濟和社會發展服務，為人民服務，為社會主義現代化建設服務。

（二）提升工作價值

機關事業單位檔案管理工作普遍不受重視，工作方面收收、藏藏、裝裝、訂訂，常規性工作是一方面，沒有體現出應有的價值與作用。其次是部門自身存在感不強，與其它部門相比較自我定位過低，沒有真正認識到自身價值。要想被重視，提高地位，就需要在工作方面提升價值與作用。要加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展。要做出有效成績，用實力來說話，用實力為自己贏得地位。

（三）做好人才培養

專業的人干專業的事是社會的普遍共識，檔案工作離不開專業的檔案工作人員。要做好檔案管理服務工作，其一，機關事業單位需要招聘專業的檔案管理工作人員;其二，加大對現有工作人員的培訓力度，要系統化、專業化和精準化培訓，達到基礎理論知識和專業服務技能逐步提高，鼓勵專業技術人員走出去參觀交流或參加學術會議，開闊眼界，增長知識和技能;其三，創建研究型學術團隊，邀請專家進行科研意識和科研能力培訓，為職業能力提升和職稱晉升打好基礎。

（四）強化技術保障

隨著信息化、網絡化和數字化水平的不斷普及和提高，檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機關事業單位要大力加強檔案管理工作與服務的信息化水平，加大人力物力和財力保障水平。做好網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等，添置專業的打印機、復印機及掃描設備，提高檔案管理工作效率。加強工作人員的信息化水平培訓，確保工作人員可以熟練操作各類相關的設施，充分發揮各項信息化設施的作用。

參考文獻：

[1] 《中華人民共和國檔案法》

[2]閆衛文.淺議檔案工作的重要性和價值[J].新西部（理論版），2013（06）：96+105.

[3]何虎生，雷引杰.中共中央檔案管理體系的初步沿革、特點與經驗[J].檔案學通訊，2021（03）：4-11.

[4]史丹蕊.新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].商訊，2021（18）：178-180.

[5]王芳.創新機關事業單位檔案管理的重要性及途徑[J].辦公室業務，2018（16）：110.

[6]張麗娜.事業單位檔案管理存在的問題與解決對策[J].城建檔案，2021（05）：96-97.

[7]柏振樂.“活檔案”是這樣煉成的[N]. 中國檔案報. 2019-04-11（4）

[8]張艷娟，王賽春，劉水英.新時代縣級民生檔案管理及利用研究[J].檔案天地，2021（06）：48-49+59.

[9] 搶抓機遇 迎接挑戰 聚焦關鍵 補齊短板——“十四五”時期全力推進全省檔案信息化體系建設[J]. 四川檔案 ，2021，（02）：18-20.

[10] 黃華陽.遠程下載本人檔案，檔案館準備好了嗎？[J]. 辦公室業務，2018，（20）：185-186

作者單位：河北省邯鄲市政府民生工作督辦室