新時代高校檔案管理工作存在的深層次問題及破解路徑探究

張博宇

作為以記錄、承載高校招生、學籍、管理、就業以及各類相關工作中形成的以文字、圖片等資料為中心內容和職責的高校檔案管理工作，是高校歷史發展進程的見證者，也是檔案工作的重要組成部分。隨著社會的不斷發展，檔案管理工作日益得到國家的重視，原有檔案體系的弊端也逐步體現，深化檔案管理體系改革成為了必然。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》系統總結了國家檔案事業發展的歷史經驗，針對檔案事業的發展現狀，提出了綱領性的指導性意見，為新時代推進檔案治理體系與治理能力現代化提供了理論支撐。

一、新時代高校檔案管理工作中存在的深層次問題

高校檔案管理工作作為檔案事業的重要組成部分，與檔案事業息息相通，也應與檔案事業發展同向同行。然而，在當前高校檔案管理工作中，仍有以下幾類突出問題制約檔案治理現代化的發展：

1.依法治檔觀念淡薄，對檔案工作重視程度不足。新修訂的檔案法已經實施，這是推進國家治理體系和治理能力現代化對檔案工作提出的必然要求。檔案管理是高校行政工作的重要組成部分，也是回溯歷史、總結經驗的重要手段。雖然依法治檔提了多年，但長期以來，高校檔案工作存在著依法治檔觀念淡薄，檔案管理重要性認識不足，部分高校較多關注教學科研等相關工作，往往忽視了檔案管理工作，導致基礎設施和經費不足，難以滿足新時代要求，不能促進檔案工作高質量發展。檔案管理工作信息化程度不高、信息滯后和檔案管理工作人員思想固化，習慣于只用傳統工作方法和以往經驗考慮問題，沒有跟上大數據時代高速發展的步伐，削弱了新時代檔案工作的科學性。諸多方面的問題，究其原因，根本上是高校以及檔案管理人員對檔案工作重要性認識不足。

2.檔案工作體制機制不完善，缺少保障體系。很多高校檔案工作的制度體系、考核體系、激勵機制建設不完善。一方面，檔案管理制度不夠完善。當前高校檔案管理工作中，普遍存在著制度籠統、單一、落后等情況，制度缺失成為檔案管理的一大頑疾。此外，在高校治理體系中，承擔檔案管理主責的為檔案管理部門，而其他負有職責內檔案管理職能的部門、二級學院對于檔案的管理相對粗放，沒有盡到應有的職責，導致各類檔案材料處于分割狀態，無法形成集群效應，削弱了檔案管理效能的發揮。另一方面，部分高校檔案管理人員嚴重不足、能力有限，很多沒有系統學過計算機或信息技術專業知識，又缺少必要的專業技術培訓，對檔案信息技術和數字化、智能化設備不熟悉、不掌握，再加上沒有競爭機制和交流體制，以致難以推動檔案管理現代化建設快速發展。

3.檔案數字化、智能化建設相對滯后。近年來，高校數字化建設逐步推廣、深入，大部分高校在數字化校園建設方面投入巨資，辦公自動化、網絡化水平大大提升。與之形成鮮明對比的是，目前各高校檔案數字化建設水平依然較低，檔案資源整合工作力度不足，檔案管理仍停留于信息存儲、錄入層面。同時，存在“信息孤島”現象，各系統對接困難，難以實現電子檔案的全面收集和歸檔。在進行檔案管理信息系統規劃時，沒有充分考慮到本單位檔案資源庫的現狀和技術可行性，制定出的管理系統不實用。這些都與檔案治理體系建設要求格格不入，科學化、規范化、快捷化的檔案管理機制仍然亟待建立。

二、推進新時代高校檔案管理工作發展的對策

推進檔案治理體系和治理能力現代化既是檔案工作發展的目標，也是高校信息化發展的必要要求。針對上述高校檔案工作中存在的問題，當從以下幾方面加以改進，逐步推進檔案管理工作的現代化：

1.強化依法治檔重視度，加大財政資金支持度。緊緊圍繞檔案工作“三個走向”，認真貫徹實施新修訂的檔案法，真正把法律的權威和剛性樹立起來。各高校要適應推進依法治檔新要求，進一步強化檔案意識，掌握檔案法律知識，把掌握和運用檔案法作為履行職責推動工作的必備素質和能力，進一步完善與新檔案法實施相適應的工作機制，加快實現新時代高校檔案工作治理體系和治理能力現代化。要提高認識，加大投入，將檔案管理作為行政管理工作的重要部分并提供經費支持，用以改善檔案管理基礎條件，提高檔案信息化建設水平，推動檔案管理工作更好地服務于學校發展和師生需求。

2.強化檔案干部隊伍建設，推進檔案管理理念更新。“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的神圣職責，管好用好高校檔案資源，離不開專業檔案管理隊伍建設和人才培養。要堅持把黨的政治建設擺在首位，加強高校檔案部門自身建設，深化黨史學習教育，做到學史明理、學史增信、學史崇德、學史力行，增強做好檔案工作的神圣感、使命感。要強化培訓管理，不定期組織檔案人員參加檔案管理、計算機操作、信息化建設等專業教育培訓，多學一點，深學一層，以保障檔案管理建設水平與人員素質的同步提升。要完善檔案工作的考核激勵體制機制，定期對檔案管理人員進行業務與綜合素質考核，著力建設一支高素質專業化的高校檔案干部人才隊伍，為推動新時代高校檔案事業創新發展提供堅強組織保證。

3.加強存量檔案數字化，助推增量檔案電子化。新修訂的檔案法增加了“檔案信息化建設”專章，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出了明確規定，旨在推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化。大數據時代背景下高校檔案工作也急需解決數字檔案網上采集、海量存儲、在線利用等關鍵問題。各高校應結合自身發展情況，適應新時代檔案服務高校發展的新期待，守正創新，著力解決檔案硬件設施和信息化建設明顯滯后等問題，做好各種傳統載體檔案數字化，加快高校檔案數字轉型和智能升級，穩步推進數字檔案開放、開發、利用。通過加密技術和防火墻建設保障數字化檔案數據安全性，建立完善的檔案數字化平臺，將電子文件進行歸檔和存儲，優化高效便捷的服務方式，開展電子檔案檢索利用，不斷滿足人們日益增長的對高校檔案文化的迫切需求。

4.強化區域合作互聯互動，促進檔案管理智能化發展。傳統的高校檔案工作方法和思維方式面對新的機遇和挑戰，正在逐步向提高信息化程度和網絡依存度靠近。為高效利用檔案信息資源，滿足高校及師生需求，應當適應新一代信息技術廣泛應用的新趨勢，推進高校檔案工作理念方法和模式創新，發揮統籌協調效能，運用區域互聯的方式構建靈活、方便、大容量的數字檔案智慧平臺，建立區域性數字檔案數據中心，形成完整準確的信息化檔案資源。通過精細化體系對檔案工作節點與流程進行精準設計，運用區塊鏈實現區域性高校檔案數據信息資源的集中共享和跨校查檔，拓展高校檔案信息服務方式，提升檔案信息利用整體效能，促進高校檔案深度開發和廣泛利用，為師生和社會提供全方位、全天候的網上利用和相互查閱服務，實現高校檔案管理方式和檔案價值的全面提升。

參考文獻：

[1]張占武.高校檔案信息資源整合研究[J].北京檔案，2021年06期.

[2]李秀.新時代高校檔案治理現代化的策略[J].沈陽大學學報（社會科學版），2021年6月.

[3]呂冬梅.地方高校檔案數字化建設的問題與對策[J].中國檔案，2021年6月.

[4]鄭高鋒.新時代社會治理背景下高校檔案治理中的突出問題和對策思考[J].檔案管理，2019年05期.

[5]蔡楊.對做好新時代高校檔案信息化管理工作的思考[J].陜西檔案，2018年03期.

作者單位：河北醫科大學臨床學院