檔號編制方法探索與實踐

王素紅

檔號是檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用[1]。《檔號編制規則》（DA/T 13-94）詳細規定了檔號的編制規則。但隨著《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）的出臺，將區別各門類檔案的代號由原來以阿拉伯數字表示“目錄號”改為用字母表示的“門類代碼”，且隨著《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）及《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78-2019）的制定，檔號的結構也發生了變化，檔號的編制日臻科學與規范。《檔號編制規則》已不能完全適用于各門類檔案檔號的編制。

疾控中心是非典后由國家組織成立的公益性事業單位[2]，疾控中心檔案記錄了疾病預防控制工作中形成的各種類型和載體的具有保存價值的文件、調查材料、檢測報告、圖片影音等原始資料，具有專業性、系統性、多樣性等特點[3]。即除了文書、會計、科技、音像、實物、人事檔案等通用檔案外，還產生了大量的專業檔案，如綜合業務檔案、職業病診斷檔案、殘情鑒定檔案、報告檔案、招標檔案及疫情防控專題檔案等。筆者以疾控中心檔號編制為例，對各門類檔案檔號的編制方法進行了探索和實踐。

一、檔號編制規則

（一）檔號編制原則

檔號是存取檔案的代號和排架的依據，必須反映檔案的分類體系和物理位置[4]。檔號編制需遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則[5]。

（二）檔號結構

①第一種為：全宗號-門類代碼·類別號（項目代號）·年度-保管期限代碼-案卷號（件號），案卷號、件號可根據檔案組卷方式，選擇一項。類別號、項目代號、年度、保管期限代碼根據各門類檔案的分類方法需要而設置。

第二種為：全宗號-門類代碼·年度-保管期限代碼-組號-張號，數碼照片檔案采用此結構。

②檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級代碼之間用“·”隔開。

（三）編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號為檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制[6]。

2.門類代碼的編制方法

門類代碼是由漢語拼音組成的代碼標識。門類代碼一般不超過三級。本著簡單性原則，本文中門類代碼不超過二級。

如：按照文書（WS）、會計（KU）、科技（KJ）、人事（RS）、實物（SW）、照片（ZP）、錄像（LX）、專業（ZY）設置一級門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置二級門類代碼[7]。

疾控中心專業檔案種類繁多，本著簡單性原則，專業檔案門類代碼設為二級。如：綜合業務ZY·ZH、職業病診斷ZY·ZD、殘情鑒定ZY·JD、疫情防控專題（非典疫情ZY·FD、新冠疫情ZY·XG）、報告（ZY·BG）、招標檔案ZY·ZHB。

3.類別號、項目代號的編制方法

類別號用阿拉伯數字標識，本文中實物檔案、紙質照片檔案設置類別號。

項目代號用阿拉伯數字標識，本文中僅科技檔案設置項目代號。

4.年度的編制方法

年度以四位阿拉伯數字標識，如“2020”。年度的設置適用于按年度進行分類的檔案。

5.保管期限代碼的編制方法

保管期限分為兩種，即永久和定期。“Y”為永久代碼，“D**”為定期**年的代碼，如定期30年、10年分別用D30、D10標識。

保管期限代碼的設置適用于按保管期限分類的檔案，如文書檔案、音像檔案。

6.卷號的編制方法

①案卷號用三位阿拉伯數字標識，若不足三位的則“0”補足，如“001”。

②按排列次序將案卷進流水編號，不缺號、重號。

③除文書檔案、實物檔案、音像檔案外，其他門類檔案均按“案卷號”編制。

7.件號的編制方法

①件號是單件歸檔文件在最低一級類目內的排列順序號，用四位阿拉伯數字標識，如“0001”。

②文書檔案、實物檔案、音像檔案按“件號”編制。

8.組號、張號的編制方法

組號、張號用四位阿拉伯數字標識，如“0001”。本方案中僅數碼照片檔案設置組號、張號。

二、各門類檔案檔號編制示例

（一）文書檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·年度-保管期限代碼-件號。年度為檔案形成的時間;保管期限代碼Y、D30、D10分別代表永久、30年、10年;每一年度，件號在同一保管期限內從0001開始順序編號。

如：162-WS·2020-Y-0001 ，表示162號全宗（以下省略），2020年永久文書檔案第1件。

162-WS·2020-D30-0001 ，表示2020年30年文書檔案第1件。

162-WS·2020-D10-0001 ，表示2020年10年文書檔案第1件。

（二）會計檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼-案卷號。案卷號在同一類別里（即會計憑證、會計賬簿、會計報告、會計其他四類）按時間從001開始大流水順序編號。

如：162-KU·PZ-001 ，表示會計憑證第1卷。

162-KU·ZB-001 ，表示會計賬簿第1卷。

162-KU·BG-001 ，表示會計報告第1卷。

162-KU·QT-001 ，表示會計其他第1卷。

案卷號在同一類別里按時間從001開始順序編號。

（三）科技檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·項目代號-案卷號。其中，項目代號為課題、基建項目、儀器設備、信息系統按驗收時間，分別從1開始編制的順序號;案卷號分別在同一科研課題、基建項目、儀器設備、信息系統內從001開始順序編號。

如：162-KJ·KY·1-001，表示第1號科研課題第1卷。

162-KJ·JJ·1-001，表示第1號基建項目第1卷。

162-KJ·SB·1-001，表示第1號儀器設備第1卷。

162-KJ·XX·1-001，表示第1號信息系統第1卷。

（四）音像檔案

1.照片檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·年度-保管期限代碼-組號-張號。照片組指一個照片組一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張照片，組號每一年度從0001開始順序編號;張號在同一照片組內從0001開始順序編號[8]。如：162-ZP·2020-Y-0001-0001，表示照片檔案2020年第1照片組第1張。

2.錄音、錄像檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·年度-保管期限代碼-件號[9]。記錄同一工作活動和主題的錄音、錄像為一件，件號每一年度按照時間從0001開始順序編號。

如：162-LY·2020-Y-0001，表示錄音檔案2020年永久第1件。

162-LX·2020-Y-0001，表示錄像檔案2020年永久第1件。

（五）實物檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·類別號-件號。其中，實物檔案設置榮譽類、紀念品類、印信類三個類別，類別號分別用1、2、3標識;件號在同一類別內按時間從0001開始順序編號。

如：162-SW·1-0001，表示實物檔案榮譽類第1件。

162-SW·2-0001，表示實物檔案紀念品類第1件。

162-SW·3-0001，表示實物檔案印信類第1件。

（六）人事檔案

1.專業人員技術檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼-案卷號。案卷號按姓氏順序排列從001開始編制。人員有新增時，案卷號在尾號后自然順延。一人材料較多，產生多卷時，檔號中“案卷號”后需加“卷次”，且二者之間用“·”隔開，即“案卷號·卷次”，其中“卷次”在同一人的案卷中從1開始順序編號。如：162-RS·ZJ-001，表示人事檔案·專業人員技術檔案第1卷。

2.死亡干部職工檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼-案卷號。案卷號按姓氏順序排列從001開始編號，人員有新增時，案卷號在尾號后自然順延。如：162-RS·WA-001，表示人事檔案·死亡檔案第1卷。

（七）專業檔案

檔號結構：全宗號-門類代碼·年度-案卷號。其中，年度為檔案形成的時間;案卷號每一年度從001開始順序編號。

如：162-ZY·ZH·2020-001，表示綜合業務檔案2020年度第1卷。

162-ZY·ZD·2020-001，表示職業病診斷檔案2020年度第1卷。

162-ZY·JD·2020-001，表示殘情鑒定檔案2020年度第1卷。

162-ZY·BG·2020-001，表示報告檔案2020年度第1卷。

162-ZY·ZHB·2020-001，表示招標檔案2020年度第1卷。

當每年產生案卷數量較少時（一般為少于30卷），可不設年度，其檔號結構為：全宗號-門類代碼-案卷號，案卷號從001開始大流水順序編號，

如：162-ZY·FD-001，表示非典疫情檔案第1卷。

162-ZY·XG-001，表示新冠疫情檔案第1卷。

參考文獻：

[1]《檔號編制規則》，1995.6.12.

[2]湯學智.新形勢對疾病預防控制檔案工作的全新要求[J].黑龍江檔案.2012（03）：74.

[3]曹明.淺談如何加疾控中心檔案管理[J].黑河學刊，2015（03）：4.

[4]陳翀.談血液中心檔案的分類及檔號的編制[J].黑龍江檔案，2015（04）：74.

[5] 吳國芬.淺析基層醫院醫療糾紛檔案的管理及利用[J].檔案，2019（08）：61.

[6]DA/T22-2015.歸檔文件整理規則，2015.10.25.

[7]國家檔案局令第8號.機關檔案管理規定，2018.10.11.

[8] 王力，楊媛媛.對衛生健康數碼照片檔案管理的思考[J].甘肅科技，2019（16）：115.

[9]DA/T78-2019.錄音錄像檔案管理規范，2019.12.16.

作者單位：石家莊市疾病預防控制中心