醫院疫情防控檔案管理工作研究

郝飛

自新冠肺炎疫情發生以來，各行各業、各機構在新冠肺炎疫情防控（以下簡稱疫情防控）工作中留下了大量的檔案資料，對這些檔案資料進行認真地整理、保存乃至再利用，具有十分重要的意義。其中，醫院疫情防控檔案資料的數量尤為可觀，其重要性不言而喻。醫院疫情防控檔案是指醫院在疫情防控工作過程中形成的具有保存價值的各種門類和各種載體的檔案資料，包括重大決策部署、政策文件、會議紀要、領導批示、防控方案、應急預案、工作總結、醫療救治記錄、疫情數據統計、媒體宣傳報道等，這些檔案資料是醫院抗擊新冠肺炎疫情的重要歷史記錄和真實寫照，是醫院檔案的重要組成部分。

一、醫院疫情防控檔案管理工作的重要意義

醫院因其在疫情防控工作中承擔的重要角色，決定了其疫情檔案的豐富性和重要性，也決定了疫情防控檔案管理工作的重要意義。也正因此，國家檔案局早在2020年全國新冠肺炎疫情爆發之初就發出通知，要求“各級檔案部門在疫情防控工作中，要自覺扛起責任、腳踏實地、主動作為，統籌做好疫情防控期間檔案工作”，并應做到“應收盡收、應歸盡歸”。

（一）疫情防控檔案為醫院疫情防控工作保存重要歷史記錄

疫情防控檔案是醫院救治傳染病患者以及醫院自身疫情防控的珍貴歷史記錄，是一種全過程資料。它記錄了一個患者或眾多患者發病的時間和地點，以及住院治療的詳細過程。這些過程性資料，屬于疫情發展史的范疇，也是醫院發展史的一部分，這樣的歷史記錄有利于醫學專家全面準確地分析傳染病的規律和特點，對于醫院做好傳染病防治工作具有重要的參考價值和意義。因此，疫情防控檔案在其中起著為醫院存史的基礎功能，這些檔案資料對醫院將來面對傳染病疫情時進行有效處置具有參考價值，其本身已歸屬為“史料”，可以為將來醫院編寫“史志”提供史料支撐。

（二）疫情防控檔案為醫院統籌部署疫情防控工作提供決策參考

新冠肺炎疫情在全國各地的發生，經歷了多點爆發、零散發病、外國病例零星輸入等多輪情況。有的傳染病醫院經歷了多輪次的收治病人，每一輪次收治留下的檔案資料都會為下一輪次的收治提供重要的決策參考。病人的發病特點、醫院治療方案、醫院疫情防控綜合方案等檔案資料具有長效的參考作用，有的檔案資料稍作整理就可以及時為防控工作決策提供利用服務。實踐證明，醫院在疫情防控中發生的一些應急特殊情況，之所以能夠快速、高效的予以應對，以往的檔案資料發揮了重要的作用。

（三）疫情防控檔案為醫院應對疫情開展救治提供科學依據

診療方案不是無源之水、無本之木，疫情防控檔案就是新的診療方案的重要論據。一套診療方案在醫療實踐中所取得的成功經驗或失敗教訓，都會記錄在冊。醫院在應對疫情開展救治中需要汲取以往救治工作積累的經驗，疫情防控檔案就是“以往的經驗”，對這些經驗不能無視，有的檔案能夠提供救治的科學依據，有必要對其進行重新分析并再次應用。從這種意義來看，眾多的疫情防控檔案資料尤其是可以為醫療救治提供參考借鑒的用藥品種、救治方案等，甚至應該成為醫務工作者的案頭必備。

（四）疫情防控檔案為科研人員進行科學研究提供重要資料

第一，疫情防控檔案能夠為科研人員進行醫學科學研究提供重要資料。疫情防控檔案是研究傳染病發生及防控機制的重要資料，大量的醫學科研數據可以為衛生行業專家更全面準確地分析傳染病的規律及特點、更有效地做好傳染病預防工作提供參考，也是政府制定相關衛生政策的規律性、科學性依據。此外，疫情防控檔案有其特殊性，通過對應急響應、醫療救治、藥品研發、公共衛生管理等檔案進行開發利用，可以為醫護人員的科研攻關提供技術支撐?？蒲腥藛T通過利用相關檔案資料，能夠對疫情防控進行全流程回顧總結，分析研判病毒的傳播途徑和周期，并有針對性地精準研發疫苗與特效藥品，為當前以及今后疫情防控工作的開展、公共衛生突發事件應急處置能力的提升提供基礎性保障。2020年蘭州大學研發了新冠疫情預測系統，對北京新發地疫情進行了預測，與其后來的疫情發展基本一致，這其中需要對以往各地疫情發生及防控的檔案資料及數據信息進行科學分析，從而對地區疫情做出預測。

第二，疫情防控檔案能夠為社會科學研究人員進行研究提供重要資料。歷史學研究的觀點主要靠檔案資料來支撐，醫療衛生史研究是近年來歷史學乃至人文社科的研究熱點，內容豐富的醫院疫情防控檔案是進行醫療衛生史研究的重要資料。疫情防控檔案對其他學科諸如醫學社會學、醫學哲學的發展也都有輔助及促進作用。

（五）疫情防控檔案為健康宣教和弘揚抗疫精神發揮促進作用

醫院疫情防控檔案的健康宣教作用也很突出。通過對疫情防控檔案進行深入挖掘，編輯成疫情防控知識宣傳冊并向廣大患者和群眾發放，在宣傳欄張貼防控知識海報進行展示，舉辦防疫知識講座等，能夠提高社會民眾對傳染病防控和公共衛生問題的重視程度，對普及民眾的防疫科學知識、在全社會倡導健康的生活方式、提升全民的健康素養水平起到積極的促進作用。

醫院疫情防控檔案是醫院抗擊新冠肺炎疫情的生動、鮮活記錄，對這些記錄資料進行收集、整理、編輯，以及擇其精華再展覽，能夠對廣大醫務工作者產生巨大的激勵作用，不僅有利于醫院文化建設，而且對醫院職工、患者和社會各界人士也將帶來積極的影響，能夠為大力弘揚抗疫精神、倡導良好社會風尚作出積極貢獻，這也充分體現出檔案資政育人的重要功能。

二、醫院疫情防控檔案管理工作的方法與策略

（一）完善疫情防控檔案管理制度

要想做好醫院疫情防控檔案管理工作，制度必須先行。級別較高、管理較規范的醫院可能已經具備較為成熟的檔案管理制度，但還需要根據上級相關部門要求以及疫情防控新形勢對檔案制度進行進一步修訂和完善。

第一，明確疫情防控檔案管理制度的目的性。制定疫情防控檔案管理制度的目的是對醫院在疫情防控工作過程中形成的有價值的檔案資料進行全過程規范管理，為醫院疫情防控及相關工作提供有效的參考借鑒和開發利用服務。

第二，突出疫情防控檔案管理制度的時效性。這里的時效性指檔案收集的起止時間是從疫情爆發起收集，還是從收治第一個確診病例起收集，都要有明確的規定，不能含糊其辭。時效性還體現在收集檔案的效率上，要快速、及時、高效收集。

第三，完善疫情防控檔案管理制度的實操性。收集檔案看似簡單，實際則千頭萬緒，這就決定了疫情防控檔案管理制度要明確收集的具體操作方法，讓檔案人員在實際工作中能夠應收盡收并高效完成工作。

（二）明確疫情防控檔案的歸檔原則和范圍

第一，明確歸檔原則。根據國家檔案部門的要求，以及考慮到新冠肺炎疫情的反復性和長期性、防控工作的嚴峻性和復雜性，醫院疫情防控檔案歸檔的基本原則是“應收盡收、應歸盡歸”。

第二，明確歸檔范圍。從檔案資料的形式來看，涉及疫情防控的所有文字、圖片、數據均可歸檔，醫院疫情防控檔案的歸檔范圍大概可分為以下幾類：1.病歷類資料，醫院接收、診治病人或疑似病人形成的文字材料（包括典型病案分析，專家會診、論證、治療方案等）;2.醫學專題研究、專家會診資料，主要包括對新冠肺炎進行研究形成的文件材料及相關數據，上級派來的醫療專家和學者進行巡診、會診所形成的各種資料;3.各種方案、預案及規程性資料;4.醫院疫情防控物資采購或接受捐贈、發放等資料;5.新聞宣傳報道資料，在傳統媒體和新媒體上登載或播發的涉及醫院疫情防控的新聞報道、宣傳材料，對先進事跡、先進人物的報道材料尤要注重保存;6.黨建資料，廣大黨員在疫情防控工作中沖在第一線，各級黨組織發揮了戰斗堡壘作用，要特別注意收集醫院疫情防控工作相關黨建資料，這對教育黨員以及當前的黨史學習教育具有重要的導向作用;7.其他資料，包括醫院疫情防控的登記表、測溫儀、出入證、標語橫幅、職工個人的抗疫日記、住院患者的感謝信及錦旗等實物資料。

（三）高度重視疫情防控檔案的收集工作

醫院要高度重視疫情防控檔案的收集工作，這項工作需要醫院上下的全力配合，因此，醫院黨政領導、各科室負責人、檔案管理部門負責人必須從思想上高度重視檔案收集工作。

第一，提高政治站位，強化素質要求。1.要求檔案收集人員具備較高的政治素養和思想覺悟，政治站位要高，要認真學習貫徹黨中央和國務院的決策部署，深入領會相關政策和文件精神，增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，要具有為黨管檔，為國守史的政治責任感，隨時關注疫情防控形勢發展，快速準確收集相關檔案，確保檔案資料不遺失、不丟棄。2.要求檔案收集人員與時俱進、勇于創新，隨著信息技術的快速發展和網絡的廣泛應用，檔案管理方式也發生了巨大的變化，小視頻、小動畫以及新媒體的廣泛出現，要求檔案收集人員必須建立“互聯網+”的思維模式，主動學習新技術、掌握新技能，讓各種電子檔案得到及時收集和長期保存。

第二，加強組織領導，注重全員參與。醫院要成立疫情防控檔案收集工作領導小組，明確責任到人，加強部門協調。從醫院領導到一線醫護人員都要有檔案意識，要號召全院職工在日常工作中注意收集相關檔案資料，在全院上下形成“收集檔案、人人有責”的工作氛圍。醫院應拓寬疫情防控檔案收集工作思路，可以由醫院檔案室作為牽頭部門，醫院所有科室負責人為科室檔案收集工作的第一責任人，所有科室的兼職檔案員以及負責疫情防控的工作人員為骨干力量，醫院所有投身于疫情防控的工作人員共同參與防控檔案的收集，在醫院建立起“上下聯動、形成合力”的疫情防控檔案收集工作機制。

（四）強化疫情防控檔案的開發編研和利用工作

疫情防控檔案不是死檔案，只有加強對其開發編研和再利用，才能使其發揮更大作用。

第一，編寫檔案專題匯編。醫院檔案部門在認真梳理、查閱館藏疫情防控檔案后，要制定匯編方案，編纂相關專題匯編，如確診病例救治匯編、醫院疫情防控制度匯編等，通過這些專題匯編積極為醫院疫情防控工作服務。

第二，編寫疫情防控資政參考信息。收集相關具有重大參考價值的檔案資料，將其編寫為資政參考信息，分類提供給上級部門、醫院領導或醫護人員參考學習。

第三，將檔案資料進行展覽。精心選擇醫院疫情防控中的重要文字材料、圖片、實物等檔案資料，利用護士節、醫師節、院慶等重要時間節點，在醫院醒目的重要位置上進行專題展覽，通過展覽途徑發揮疫情防控檔案對醫院干部職工的宣傳教育作用。

（五）加強對檔案及檔案保存場所的消毒通風管理工作

醫院對檔案及檔案保存場所除了要做好日常的防火、防潮、防盜工作外，在常態化疫情防控的背景下還有一項特殊且非常重要的要求，即消毒通風管理工作。

第一，要確保檔案管理人員的生命健康，與疫情相關的患者的紙質病歷在進入檔案保存場所之前，要對其進行徹底消毒。

第二，檔案保存場所的消毒通風管理是基礎性工作。檔案保存場所通常環境比較密閉，必須定期對其進行消毒和通風;對檔案保存場所的空調系統也要定期檢查、清洗和維護，防止病毒通過空調系統進行傳播。

第三，對利用之后歸還的疫情防控檔案也要進行再消毒處理。

（六）建立疫情防控電子檔案專題數據庫

檔案電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，醫院疫情防控電子檔案專題數據庫的建立也是醫院檔案資源建設的必然要求。疫情防控電子檔案專題數據庫是重大疫情科研工作的數據和資料來源之一，建立這樣的數據庫并加以共享，可以使臨床數據跨醫院、跨區域乃至跨國共享成為可能。

新冠肺炎疫情發生以來，有多位檔案學者倡議建立國家突發事件檔案專題數據庫或疫情防控工作專題檔案與文獻數據庫，雖然內容稍有區別，但均指向建立電子檔案專題數據庫。建立這樣的數據庫，需要全國各省市乃至各醫療機構的大力支持和配合，各醫療機構要建立起本機構的電子檔案專題數據庫。有學者提出了“理清建設思路——明確建設原則——構建基本框架——明晰建設流程——充實資源基礎”的建設路徑，這個建設路徑是可行的，關鍵是需要檔案一線人員付出辛勞，從而努力實現醫院疫情防控檔案的電子化。

醫院要樹立大數據思維，在對醫院整體信息化進行系統分析和研究的基礎上，充分了解醫院疫情防控檔案信息化建設的標準規范和具體要求。醫院可以與數據庫研發公司合作，借助研發公司的信息技術優勢，建立起醫院的數字檔案平臺，實現疫情防控檔案的電子化，建立疫情防控電子檔案專題數據庫，并根據所處地區的實際情況，促進本地區疫情防控大數據分析平臺的建設。

為國存檔守史，責任重于泰山。醫院疫情防控檔案既是醫院發展過程中的關鍵歷史資料，也是整個國家抗疫歷史資料的重要組成部分。收集、保存、編研、利用好這些珍貴的檔案資料，做好醫院疫情防控檔案管理工作，是檔案工作者的光榮使命和神圣職責。2003年“非典”讓我們認識了兇險的冠狀病毒，2020年面對新冠肺炎疫情的突然來襲，我們由原來的慌亂變為鎮定，直至建立戰勝它的信心，這種信心就來自于對以往抗擊疫情歷史的認識，而檔案在此過程中功不可沒。2020年武漢火神山醫院和雷神山醫院的快速建設，就參照借鑒了2003年北京小湯山醫院建設的檔案資料，檔案在助力國家抗擊疫情方面的價值和作用得以凸顯。

當前，疫情尚未結束，廣大醫院檔案工作者要在常態化疫情防控形勢下，把握好“事前、事中、事后”等檔案管理的重要節點，持續推進疫情防控檔案管理工作，準確高效地為醫院的疫情防控工作和其他相關工作提供檔案保障。抗擊疫情不松懈，檔案服務不斷檔，檔案工作永遠在路上。

基金項目：本文為2021年度唐山市社會科學發展研究課題的研究成果（課題編號：TSSKL2021-234）

作者單位：唐山市人民醫院