淺談辦公室文書檔案管理效率提升對策

蔡婧

摘要∶文書檔案管理是辦公室工作中非常重要的一環(huán)，其關(guān)系到辦公室的工作效率。辦公室文書檔案管理工作是一項真實記錄單位或機構(gòu)歷史發(fā)展進程的工作，應(yīng)該以時代的要求和變化為導(dǎo)向，不斷摸索高效、可持續(xù)的管理模式。除了完善基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)、強化檔案信息化管理、提高人員綜 合素質(zhì)外，還要強化對文書檔案管理的重視，調(diào)動文書檔案管理人員的主動性和積極性。通過多方面的努力，確保辦公室文書檔案管理效率能夠進一步提升，進而推動單位全面穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞∶辦公室文書：檔案管理：效率提升

一個單位、企業(yè)管理水平的高低可通過其文書檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質(zhì)量也直接決定著企業(yè)內(nèi)部檔案資料的完整性與其價值。提升文書檔案管理工作水平和地位，不僅要增強文書工作與檔案管理工作間的銜接，促進各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進文書檔案管理工作的標準化與規(guī)范化，積極開發(fā)檔案的潛在價值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保企業(yè)長足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

1辦公室文書檔案收集及歸檔工作的重要性

辦公室工作是一個單位或機構(gòu)重要組成部門，起著上傳下達、溝通協(xié)調(diào)各部門工作的作用，是辦好各項工作的重要樞紐。辦公室文書檔案管理成為一項相當專業(yè)性的工作，尤其是目前文書檔案管理也開始應(yīng)用信息技術(shù)，這就對于文書檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。因此，對單位而言，辦公室文書檔案管理工作是一項極為重要的工作，文書檔案管理效率的高低直接影響整個單位的管理成效。因此，提升辦公室文書檔案管理效率，能夠有效推動單位各項工作的正常運轉(zhuǎn)，對一個單位或機構(gòu)有著重要的意義。辦公室文書檔案收集以及歸檔工作能夠收集企事業(yè)單位發(fā)展過程中的各項資料，作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要見證以及記錄，人們能夠通過翻閱各種辦公室文檔的方式獲得基礎(chǔ)性的資料，了解企事業(yè)單位運行實際狀況。同時檔案也是企事業(yè)單位發(fā)展變化的見證，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供了重要的參考。

2提升辦公室文書檔案管理效率的對策

2.1提高文書檔案管理工作重視程度。

在實際工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，認識到辦公室文 書檔案管理工作對整個單位工作開展的重要性，將辦公室文書檔案管理工作提到同其他工作一樣重要的位置上。辦公室文書檔案管理水平的高低，離不開文書檔案管理人員對文書檔案的重視，每一份文件在其手中經(jīng)過，是否確定為歸檔文件，對檔案整理工作具有重要意義。因此，必須要提高 文書檔案管理人員對文書檔案的重視程度。在平時工作中，單位可以在全單位范圍內(nèi)加強對文書檔案重要性的宣傳，多提供機會出去參加檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不定期組織檔案驗收工作，從思想上重視這份工作。

2.2加強文書檔案宣傳工作。

加強文書檔案管理宣傳工作，能夠提升相關(guān)工作人員對于檔案整理以 及歸檔的重視。宣傳對于企事業(yè)單位運行必不可少，通過文書檔案宣傳工 作，能夠使相關(guān)工作人員對于檔案管理工作的重要性有進一步的認識，約束其更好地進行檔案的收集以及管理，能夠從側(cè)面監(jiān)督辦公室文書檔案管 理的真實性、高效性以及完整性，提升辦公室文書檔案管理的效率。加強 文書檔案宣傳工作，需要加強領(lǐng)導(dǎo)層對于文書檔案收集以及管理工作的重 視，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視，才可能有效使各種改革措施達到上傳下達的改革過程。許多單位對于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作不夠重視，特別是領(lǐng) 導(dǎo)層面缺乏對于辦公室文書檔案管理工作的宣傳，檔案管理雖然不能直接 收到經(jīng)濟效益，但是對整個單位的發(fā)展以及品牌建設(shè)、文化建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決 策起著基礎(chǔ)性的作用，是單位正常運轉(zhuǎn)以及可持續(xù)發(fā)展的必不可少的要素。 加強領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，能夠促進文書檔案宣傳工作，加強宣傳的效率，從而提升管理人員的管理水平。

2.3采用專業(yè)化管理模式，引人先進的管理方法。

文書檔案管理應(yīng)當是辦公室的一項重要工作，但目前許多單位對這項工作都不夠重視，沒有從單位整體工作層面對該項工作進行安排，規(guī)劃不 及時，部署不到位。因此各單位要結(jié)合文書檔案管理工作中檢查出的問題進行相應(yīng)的改進，對于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對文書檔案管理工作的重視程度，尤其是在當前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，必須轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念，以先進理念來指導(dǎo)工作實踐。辦公室文 書檔案管理人員要清楚地認識到信息時代對于文書檔案管理工作的要求，積極學(xué)習(xí)先進的管理方法，尤其是要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)資源和互聯(lián)網(wǎng)工具來實施管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了文書檔案管理的煩瑣性，使得整個 管理流程都更簡潔，工作效率更高，因此對于先進技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用是非 常有必要的。

2.4調(diào)動文書檔案管理人員的積極性和主動性。

在日常工作中，單位檔案管理人員普遍存在被邊緣化的現(xiàn)象，因此工作人員工作的積極性和主動性不高，調(diào)動文書檔案管理人員的積極性和主 動性可從下面三方面人手：首先，尋找適合崗位的人。在招聘時要嚴格把關(guān)，針對崗位職責和工作性質(zhì)，招聘具有專業(yè)知識、較強責任心和富有工作熱 情的人才來擔任此項工作。熱愛崗位，才能更好地從事檔案管理工作。其 次，滿足文書管理員基本需求，幫助其調(diào)整心態(tài)。關(guān)心和滿足現(xiàn)有的檔案管理員工作的需求，加強基礎(chǔ)建設(shè)，完善硬件軟件設(shè)施，為其提供優(yōu)越的辦公環(huán)境，消除其內(nèi)心被邊緣化的想法，以積極的態(tài)度投人工作中。此外，辦公室文書檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，鼓勵做好工作交接，可盡快熟悉文書管理工作。工作有序交接，保證檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性。 最后，實施崗位責任制，加強考核力度。能夠增強辦公室檔案管理員的責任心，可從根本上提高辦公室檔案管理水平。建立健全激勵機制，可以激發(fā)員工的主觀能動性，積極投人工作中。

2.5構(gòu)建文書檔案管理體系。

要促進文書檔案的規(guī)范化管理，首先需要建立管理體系，有效運用規(guī)章制度的方式，促進管理體系的成熟化發(fā)展。制定相關(guān)制度能夠引起相關(guān) 人員對于工作的重視，對其工作內(nèi)容起著引領(lǐng)和約束的作用，可以讓相關(guān)人員對于工作內(nèi)容有明確的標準指引，這樣能夠有效加強企事業(yè)單位辦公 室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。建立文書檔案管理體系需要積極運用大數(shù)據(jù)的手段，有效進行信息的收集以及錄人、歸檔，科學(xué)管理。在管理體系建設(shè)的過程中，需要每一位工作人員根據(jù)管理制度進行具體的分工、執(zhí)行，促進工作內(nèi)容嚴格落實。在制定具體的管理體系以及規(guī)章制度過程 中，需要每一個企業(yè)或是單位根據(jù)自身發(fā)展以及應(yīng)用狀況確定體系建設(shè)內(nèi) 容，以提高工作效率為基本目標，不斷促進企事業(yè)單位辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。

3結(jié)束語

綜上所述，辦公室的文書檔案是企事業(yè)單位歷史發(fā)展的重要見證，是單位領(lǐng)導(dǎo)層進行決策的重要資料來源。對于這些檔案進行合理收集以及歸檔管理能夠提升單位工作的效率，加強運轉(zhuǎn)的水平，對于檔案的收集和管理工作必須要有效展開。應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

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