人力資源視域下干部人事檔案管理工作優化研究

王宏圖

摘要∶在推進檔案事業過程中，應充分發揮干部人事檔案資源的作用，激發干部人事檔案管理人員的工作積極性，主動投身到干部人事檔案管理工作中。但當前我國干部人事檔案管理工作還存在供需不平衡、干部資源利用不充分、管理效率不高等現實因境，有必要以問題為導向，對干部人事檔案管理工作進行優化，從制度層面、人員隊伍建設層面、技術保障層面入手，提升干部人事檔案管理效率，推進干部人事檔案管理工作發展。

關鍵詞∶人力資源視域、干部人事檔案、管理工作、優化

一.干部人事檔案的作用

1.干部人事檔案是正確處理組織人事工作的重要依據

知人用人是組織人事工作的根本任務，其前提是對人的全方位了解，不僅要明悉其德才又要知曉其長短。要做到這點，除直接考察擬任用干部的現狀之外，還須通過人事檔案資料。

2.干部人事檔案是澄清干部個人問題的憑證

干部人事檔案是干部個人經歷的記錄，可為干部工資級別的調整、參加工作時間、人團、人黨時間的確定或更改及干部個人的歷史遺留問題的解決等提供可靠的信息。

3.干部人事檔案為充分利用人才資源提供必要的信息

干部人事檔案儲存人才資源材料，記錄個人成長經歷，通過統計、分 析檔案中學歷、獎懲等相關數據，掌握人才成長規律，有助于人事部門制 定長遠的人才培養計劃，使干部的人事管理科學化水平得到提高，同時正 確啟用人才資源提供可靠的信息，尤其是為黨組織選配品行兼優的好干部提供了保證。

二.干部人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理工作觀念滯后

在人事檔案管理工作中，主要問題之一是當前我國相關部門未能給予 必要重視，對干部人事檔案管理工作的認知只是一種普通資料的收集整理 工作，忽視了檔案管理的重要性，對陳舊的設備未能更新、投人過低。由于領導的不重視，人事檔案管理工作的開展跟不上社會發展的腳步，加上檔案管理人員的工作觀念滯后，責任意識不夠，思維方式還停留在傳統老套的管理模式中，思想觀念和意識未能創新，缺乏工作熱情和敬業精神，自身所具備的檔案管理工作的專業技能不能與時俱進，無法滿足崗位需求，導致檔案資料長時間滯后，進一步加劇了檔案管理工作不能適應新形勢下 社會發展的需求。

2.檔案內容單一片面

干部人事檔案管理工作處于被動狀態，只是簡單地對人員資料進行保 存，工作形式、工作方法存在一定的局限性。檔案的收集、歸檔往往處于 被動，通常情況，干部人事檔案的收集歸檔需要按規定、按范圍進行收集再歸檔，或者某項專項工作完成后，上級部門下達了對檔案進行收集的任務，才開始進行收集歸檔，這樣的工作形式使檔案管理工作處于滯后的狀態，失去了時效性，從而不能對收集到的資料及時查證核實，進而影響了檔案資料的全面性和真實性。人事檔案管理工作需要面對大量的人員資料，在需要挑選所需資料時，挑選出的資料內容單一片面，過于簡單，無法具體全面地反映干部的各項真實信息，為人事調動、選拔提供必要的參考價值，喪失了人事檔案管理工作的意義。

3.干部人事檔案管理技術有待更新

干部人事檔案管理技術存在著很大的漏洞，因此需要對其進行及時的更新換代，在傳統的檔案管理模式下主要采用的是紙質的方式進行保存，所以開展檔案管理工作實際上也就是對大量的紙張進行保存然后保證其的完整性，但是當單位中出現一位工作人員調配到另外一座城市的情況發生的時候，人力部門如果需要對檔案進行調取或者查閱，就需要到另一座城市進行查閱和調取，這將會對人力部門的工作開展帶來很大的不便。

三.人力資源視域下提高干部人事檔案管理效果的措施

1.構建基于信息化技術的干部人事檔案管理平臺

當前，全球已經進人信息化時代，各個領域都在相繼朝向信息化方向建設、發展，就我們干部人事檔案管理來說，其信息化建設應當以構建基 于信息化技術的干部人事檔案管理平臺為基礎，完善基本的信息化技術條件配置，例如針對干部人事檔案信息化管理，應當建立專門的辦公室、專 門的辦公網絡、專門的辦公設備，計算機、掃描儀、數據庫等都需要單獨配置。設計專門的干部人事檔案管理信息界面，根據實際的檔案管理工作 需求，健全各項平臺功能，如針對干部人事檔案的收集、錄人、編撰、統計、 分析、保管等等一系列的工作環節，都需要設計專門的功能選項，體現出干部人事檔案管理的特點與特殊需求。

2.建立風險評估體系的原則和依據

干部人事檔案管理風險評估之前，必須聯系實際，建立評估體系的基 本原則。主要包括四項原則：科學性原則、可操作性原則、全面性與重點性相結合原則、有效性原則。科學性原則使檔案評估體系層次分明，準確反映檔案管理的實際情況;可操作性原則指評估體系便于理解，思維邏輯 明確;全面性與重點性相結合原則旨在"廣泛撒網，重點培養"，突出問 題重點;有效性原則是根據實際出發，不斷更新，進而得到可行性最高的預防措施，從而縮小風險程度。

3.規范干部人事檔案管理制度

人力資源管理理論認為，在干部檔案管理工作過程中也應該建立和完善干部檔案管理制度，進一步提升干部人事檔案管理水平。干部人事檔案管理工作應該主動適應時代發展趨勢，轉變干部人事檔案管理方向，提升 干部人事檔案信息資源的開發和利用價值。一方面，結合干部人事檔案管理工作實際，探討和創新干部人事檔案管理規范制度，明確干部人事檔案 管理職能部門的職責和權限，通過轉變干部人事檔案管理方向，創新干部 人事檔案管理機制，實現干部人事檔案資源的合理利用，為干部的選拔和 任用奠定堅實基礎;另一方面，應加大干部人事檔案信息化建設，給予干部人事檔案管理工作一定的政策和資金支持，更新軟硬件設施，同時完善 干部人事檔案管理信息化制度，通過管理制度的有效落實，提高干部人事 檔案管理效率。

4.提高干部人事檔案管理人員的綜合素質水平

受人為因素影響，不同管理人員自身專業水平和職業素養對于干部人 事檔案管理的效果具有重要的影響，因此在檔案管理過程中，單位要重視對于檔案管理人員專業素質的培養。首先，可以通過參觀調研、教育培訓 以及不同單位之間的理論交流，對于先進的干部人事檔案管理理念和方法 進行學習和應用，提升單位對于檔案管理的理解程度;其次可以進行有效的宣傳，提升管理人員對于檔案管理的責任意識，促進檔案管理制度的落實;最后，對于管理人員可以進行相應的考核，提高檔案管理人員上崗資質，為單位檔案管理質量的提升提供人才基礎和人才保障。

5.加大投人，優化干部人事檔案管理條件及信息資源的開發利用

干部人事檔案管理工作愈發重要，有必要從人力資源角度對干部人事 檔案管理工作如何優化提出具體建議，特別是要給予干部人事檔案管理工 作更多的政策和資金支持，夯實干部人事檔案管理工作的軟硬件設施，提升干部人事檔案管理工作人員的素質和能力，創新干部人事檔案管理模式，實現干部人事檔案資源的優化配置，更好地挖掘干部人事檔案信息資源所 蘊含的價值，為各級黨委、政府及各單位選人用人提供更好的檔案服務。

結語：

綜上所述，從嚴扎實做好干部人事檔案管理工作，發揮干部人事檔案在組織人事管理中的戰略地位，構建完善人事檔案管理工作體系，加強人事檔案管理人員隊伍建設，著力降低干部人事檔案管理風險。保證干部人事檔案材料更加及時、準確地掌握，為人才隊伍建設提供有力保障。

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