基于Excel VBA的醫院設備采購計劃管理系統設計與應用

□ 閆亭亭 YAN Ting-ting 靳純博 JIN Chun-bo 趙予涵 ZHAO Yu-han 田喬 TIAN Qiao 郭晨 GUO Chen張璐璐 ZHANG Lu-lu

醫療設備購置是醫院開展醫療、教學、科研等活動的必備條件，也是提高醫療質量的物質基礎和先決條件[1]。醫院設備采購管理是在國家對醫療行業產品的法律法規下，遵照規章制度執行手續，依據一定的程序、方法、原則、對醫學設備的分配和流程過程加以計劃、組織、執導、協調和監督[2-3]。隨著我國醫療技術的不斷提升，醫療設備的需求日益增加，相應的數據記錄工作逐年加重，對醫療設備采購團隊提出了越來越高的要求。越來越多的醫療機構通過購置信息化服務提升醫院設備的精細化管理，實現設備管理的規范化、標準化、系統化和自動化，保證計劃、采購全流程重要數據共享與使用連續性，提高采購計劃團隊工作效率和管理能力[4-6]。

自2008 年起，筆者所在醫院資產管理系統上線，主要用于存儲與查詢醫院固定、無形資產相關信息。該系統自動生成卡片和條形碼用于追查設備存放情況，極大地提高了設備維護、清查的管理效率。然而，在設備預算、采購、驗收、檔案歸檔環節仍是線下管理，采用紙質記錄模式。雖然在個別的管理階段會使用Office 辦公軟件進行數據的存儲或者表格的設計，但是數據并沒有跟隨流程的推進有效傳遞，數據使用率低，且無法針對項目進度開展縱向追蹤，也不便于項目間橫向比較，存在管理弊端。因此，我院醫學裝備處計劃結合實際工作需求，自主設計研發醫療設備采購計劃管理系統。

需求分析與系統功能設計

1.需求分析

需求1：角色設置與權限分配。設置角色包含管理員、主管領導、計劃員、采購員、驗收員、計量員、檔案管理員等，其中超級管理員進行用戶管理、權限設定、軟件維護；主管領導擁有全權，普通用戶包含計劃員、采購員、計量員、庫管員與檔案管理員。

需求2：購置計劃批量導入與分析。通過將固定模板的項目申報書批量載入系統并記錄，完成數據快速導入功能。根據科室申報信息，計算其數據填報完整率(積極度)，估算各項目經濟效益指標，并形成相關報表。

需求3：項目流程全周期記錄。將項目進展分為預算申報、項目啟動、資質審核、論證(招標)、合同簽訂、到貨驗收、驗收合格與付款完成，不同角色的管理人員分別記錄項目進度；全周期重要數據結構化管理，論證(招標)重要數據記錄，現場計算論證結果，快速生成固定模板的記錄與公示；根據院內采購流程與部門管理要求設置進度提醒功能。

需求4：項目執行情況橫、縱向對比與報表制作。計劃員通過項目進展報表縱向掌握項目進度，合理安排項目啟動；主管領導通過不同角色人員工作量分析，合同制定及年度工作部署。

2.系統功能設計。通過需求分析，確認開發的主要場景包括：

場景一：支持賬號管理與角色設置；

場景二：支持在項目申報階段申報計劃零星導入、批量導入與計劃書生成場景；

場景三：支持在項目啟動階段重要信息記錄與報名公告的制作場景；

場景四：支持在院內論證準備階段重要信息記錄及簽到、紀要的制作場景；

場景五：支持在院內論證進行中根據論證文件評分標準及論證現場供應商文件應答情況開展在線打分以及結果公示制作場景；

場景六：支持在合同簽訂管理與閱辦手續制作場景；

場景七：支持在設備驗收管理與驗收記錄制作場景；

場景八：支持在合同歸檔管理與掃描件文件路徑引入場景；

場景九：支持按照項目分類、采購員、時間等多個維度查詢項目完成情況查詢與報表制作場景。

系統的設計與開發

1.系統開發環境的選擇。VBA 是Visual Basic 的宏語言，可嵌入Microsoft Office 辦公軟件中。VBA 寄生于VB 應用程序，既具備VB 的通用性功能，又可調用Excel 強大的數據分析與處理功能。Microsoft Excel 是微軟公司的辦公軟件Microsoft office 組件之一，Microsoft 可在Windows 和Apple Macintosh 系統電腦上進行編寫和運行，Excel2007 及以后版本儲存數據量≥1048576×16384。一般可至少滿足醫院30年及以上設備購置采購計劃的信息記錄。

使用Microsoft Excel 可以將每一個項目的所有信息進行系統性歸納，不僅便于數據處理，也便于部門內各崗位工作人員使用。通過Excel VBA 編程能夠提升工作表的安全性與數據運算效率，便于系統的分階段升級開發，還兼容Excel 本身的使用便捷性，操作易用性[7-8]。

2.系統構架與業務流程。系統構架如圖1 所示。

圖1 醫院設備采購系統構架

3.系統操作說明與主界面展示。系統的基礎數據由Excel 表單1 數據展示與錄入、表單2～10 各類紀要與報表模板、表單11 管理員維護組成。系統打開時需調用登錄窗體如圖2(a)所示，按照設定好的用戶名和密碼登錄后可以進入系統做基礎數據管理，不同權限表單展示有所不同，例如主管領導擁有表單10 橫向項目進展分析(記錄某選定的采購員工作量)；系統管理員擁有表單11 管理員維護信息權限等。

在數據展示與錄入表單設有2 個按鈕，其中按鈕1 用于調取項目初始界面窗體，如圖2(b)所示，通過此窗體觸發其他業務流程；按鈕2 用于調取項目報表制作窗體，通過此窗體觸發其他精細查詢，如圖2(f)所示。例如：實現采購計劃管理，需調用初始界面、導入申請表與選擇時間范圍窗體，如圖2(b)(c)(f)所示；實現項目流程管理，需調用初始界面、打印、打分表窗體，如圖2(b)(d)(e)所示。

圖2 重要業務截點界面展示圖

4.報表展示。系統可生成各類報表，其中可視報表“醫療設備采購計劃執行情況”如圖3 所示。可視報表“不同采購團隊醫療設備計劃執行率”繪制圖如圖4(a)(b)所示。

圖3 醫療設備采購計劃執行情況

圖4 不同采購團隊項目執行率統計圖

效果與展望

基于Excel VBA 的醫院設備采購計劃管理系統自2018年按照需求緊急程度分模塊開發后分批上線，記錄了醫院設備預算申報至采購合同歸檔的全部重要信息，采用項目節點化管理，實時追蹤，提醒與統計項目進度的功能，實現了數據快速導入、導出以及各類電子化手續文檔制作功能，提升了工作效率。系統上線前后的人員工作方式、時間與管理效果對比表，如表1 所示。

表1 系統上線前后員工工作方式、預估時長與管理效果

在設備采購計劃管理系統操作實踐中，遇到的主要問題與解決建議如下：(1)信息系統的上線在一定程度上改變了員工工作模式，增加錄入的信息實現了精細化管理的目標，但是也在一定程度上增加了員工工作量。通過數據分析，合理調配崗位人力資源配置，實現管理重心前移。(2)在系統上線后，員工根據行業管理規定與業務流程的調整提出系統改進需求，項目團隊可根據實際管理需求實現程序的快速迭代，持續改進，保證系統服務不與主業務脫節。

結論

基于Excel VBA 的醫院設備采購計劃管理系統記錄了醫院設備預算申報至采購合同歸檔的全部重要信息，保證了數據的有效傳遞與共享，實現了管理重心前移。該系統很大程度上提升了管理團隊的工作效率，提供了項目實時追蹤、提醒與統計的功能，提升了部門管理能力與服務能力，為醫院設備采購計劃與資產管理流程系統的順利對接奠定了基礎，亦為我院設備的全生命周期管理提供了新思路。