談高校教務(wù)員如何提高教務(wù)管理工作效率

楊屹

廣州商學(xué)院 廣東 廣州 510000

引言

教務(wù)管理工作作為高校的運(yùn)行所需要的基礎(chǔ)，需要讓其做到高效和有序。隨著近幾年國家對教育領(lǐng)域的重視和不斷改革，各大高校也開始擴(kuò)大招生規(guī)模，高校也要容納更多的學(xué)生，對更大規(guī)模的學(xué)生進(jìn)行管理。因此，教務(wù)管理工作也需要進(jìn)行一定的調(diào)整來適應(yīng)現(xiàn)在的形式。這對教務(wù)管理工作人員來說，工作壓力大了很多。因此，教務(wù)管理工作人員有了更多的工作量，自然也需要更高的工作效率來更好地完成工作，這就需要更科學(xué)高效的管理方式，而這種方式要與現(xiàn)今的教學(xué)模式相對應(yīng)，讓教務(wù)管理工作可以更好地進(jìn)行下去，讓高校可以順利地運(yùn)轉(zhuǎn)。

1 教務(wù)管理工作的特點(diǎn)

高等學(xué)校的管理人員根據(jù)規(guī)定，為學(xué)生確定培養(yǎng)目標(biāo)是教務(wù)管理工作的主要內(nèi)容。教務(wù)管理需要根據(jù)一定的管理原則與程序方法，來幫助學(xué)生對教學(xué)過程中所需要的人力、物力、時(shí)間等問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，為學(xué)校與師生建立起相對穩(wěn)定的教學(xué)秩序，讓學(xué)校的教學(xué)可以穩(wěn)定有序。還要保證教學(xué)過程達(dá)到最高效和最優(yōu)質(zhì)，還能夠做到隨時(shí)可以進(jìn)行協(xié)調(diào)。要確保學(xué)校可以很好地完成教學(xué)任務(wù)，幫助學(xué)生德、智、體、美、勞全方位得到發(fā)展，也保證學(xué)生在大學(xué)的學(xué)習(xí)生活更為便捷舒適，可以得到更好的發(fā)展。通常來說，教務(wù)管理工作有著3個(gè)特點(diǎn)，分別是規(guī)律性、煩瑣性和政策性。這3種特點(diǎn)是教務(wù)管理工作的構(gòu)成與所要面臨的問題，也是教務(wù)管理工作未來發(fā)展的著力點(diǎn)。

1.1 規(guī)律性

教務(wù)管理工作中需要規(guī)劃管理的方面很多，但是常規(guī)教學(xué)工作的時(shí)間段和內(nèi)容比較固定，如安排課表、期末考試、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文、教學(xué)工作檢查等，都有一定的工作流程，教務(wù)員按照工作安排將其完成，在這個(gè)過程中常會遇到各種問題，但是大部分問題其實(shí)是反復(fù)出現(xiàn)的幾種情況，只要按照一定的流程，就可以很好地進(jìn)行處理，比如教師的入職和離職，需要及時(shí)增減系統(tǒng)的教師信息，進(jìn)行課表調(diào)整和通知學(xué)生班級等。因此，教務(wù)管理工作具有一定的規(guī)律性，如果可以將問題進(jìn)行梳理和歸類，對各類的問題進(jìn)行解決方式的制定，可以很好地提高教務(wù)管理的工作效率，避免工作堆積。

1.2 煩瑣性

隨著高校擴(kuò)大招生，高校內(nèi)的學(xué)生人數(shù)也越來越多，學(xué)校的教務(wù)部門需要管理更多的學(xué)生，工作量非常大。不僅如此，由于教務(wù)管理工作與教學(xué)質(zhì)量直接掛鉤，所以涉及了很多方面的工作。像學(xué)生的人才培養(yǎng)方案、課表、考試、成績、教材征訂、畢業(yè)論文、四六級考試、計(jì)算機(jī)等級考試等，都是教務(wù)管理的工作范疇。教務(wù)員需要面對非常繁雜的工作，并且工作交叉性很強(qiáng)，要與多個(gè)部門的人員及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，與學(xué)生相關(guān)的工作也要及時(shí)通知到位，煩瑣的工作對教務(wù)員也提出了更高要求。

1.3 政策性

在高校的教務(wù)管理工作中，對于教育部、教育廳出臺的一系列政策性文件，組織學(xué)習(xí)文件和進(jìn)行落實(shí)，也是教學(xué)教務(wù)管理部門的重點(diǎn)工作。讓教師們明確了解教學(xué)的目標(biāo)，讓學(xué)生們確定自己的發(fā)展方向，根據(jù)相關(guān)政策制定相應(yīng)的管理制度，同時(shí)要符合學(xué)校發(fā)展需求。近年來隨著社會發(fā)展，高校經(jīng)常出現(xiàn)新增專業(yè)和撤銷專業(yè)的情況，這也要求學(xué)校對專業(yè)培養(yǎng)方案進(jìn)行不斷調(diào)整，教師對教學(xué)方式和教學(xué)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，而這些具體工作的完成，離不開教學(xué)教務(wù)管理部門。所以，高校教務(wù)員對自身工作能力進(jìn)行提高的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)重視提升政治修養(yǎng)，學(xué)習(xí)和理解各項(xiàng)政策性文件，幫助其他教師與學(xué)生理解相關(guān)的政策，輔助學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)完成相應(yīng)的工作[1]。

2 教務(wù)管理工作中的問題

2.1 教務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

高校的教務(wù)管理人員招募渠道不一，教務(wù)人員的專業(yè)要求并不高，大部分教務(wù)員未受到過管理方面的正規(guī)培訓(xùn)，部分教務(wù)員與所在院系的專業(yè)也不對口，對相關(guān)專業(yè)缺乏足夠的了解。大部分教務(wù)人員都是在上崗后開始對工作內(nèi)容進(jìn)行探索和學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中磨煉自身能力，增進(jìn)對工作的了解。因此，員工剛?cè)肼殨r(shí)，對自身的工作職責(zé)不夠了解，對學(xué)校的規(guī)章制度也知之甚少，組織管理能力比較欠缺，因而對工作上的一些事情找不到方法，工作效率自然會不高。還有一種情況，高校的教務(wù)管理現(xiàn)在普遍都引入了教務(wù)系統(tǒng)，常通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行工作，部分老師使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力較弱，工作效率不高。

2.2 教務(wù)管理崗位人員不固定

由于高校有著非常大的教學(xué)規(guī)模，工作內(nèi)容也很繁重，但是工作中任何一方面的問題都不能忽視，因此教務(wù)管理人員有著非常大的壓力，工作繁多瑣碎，成果卻又很難被看到，工作人員無法從工作中得到相應(yīng)的成就感。不僅如此，高校對教務(wù)管理工作的關(guān)注十分缺乏，往往更重視教師和學(xué)生相關(guān)的工作，繁重的工作量與較少的薪資，也缺少相應(yīng)的晉升途徑。這很大程度上打消了教務(wù)管理人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)辭換工作的問題。這導(dǎo)致了學(xué)校的教務(wù)管理工作的人員不固定，較頻繁的人員變更也導(dǎo)致了教務(wù)員對工作的不熟悉，教務(wù)員和師生之間的不熟悉，教務(wù)員與各相關(guān)部門的不熟悉，使得教務(wù)管理工作的效率變低。

2.3 教務(wù)管理人員缺少創(chuàng)新意識

現(xiàn)今國家對教育領(lǐng)域的大力改革，高校的管理中不斷引入信息技術(shù)，各項(xiàng)教務(wù)管理工作逐步添加專門的信息平臺已是一個(gè)趨勢，排課系統(tǒng)、排考系統(tǒng)、畢業(yè)論文系統(tǒng)、畢業(yè)實(shí)習(xí)系統(tǒng)、實(shí)踐教學(xué)系統(tǒng)等，教務(wù)員往往站在學(xué)習(xí)和使用系統(tǒng)的第一線，然后再傳達(dá)給使用該系統(tǒng)的老師和學(xué)生，教務(wù)管理工作對教務(wù)員的要求在不斷變高。學(xué)校對于新系統(tǒng)、新文件、新通知的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，常常比較欠缺，往往教務(wù)員作為發(fā)通知的人，也是解答老師和學(xué)生疑問的人，還是培訓(xùn)老師和學(xué)生使用系統(tǒng)的人，同時(shí)還要督促老師和學(xué)生在通知要求的時(shí)間內(nèi)完成各自內(nèi)容，這其實(shí)加重了教務(wù)員的工作量，也降低了工作效率。同時(shí)，高校的教務(wù)管理工作涉及了多個(gè)層面，問題的解決需要根據(jù)工作流程進(jìn)行層層遞進(jìn)，這使得教務(wù)員多數(shù)情況下，需要根據(jù)上級指示來完成工作。這樣的工作流程導(dǎo)致了教務(wù)員的工作缺乏創(chuàng)新意識，教務(wù)員個(gè)人的意愿，對工作進(jìn)程的推進(jìn)是極其有限的，這也是教務(wù)工作效率難以提高的一個(gè)原因[2]。

3 教務(wù)管理工作的優(yōu)化方法

教務(wù)管理工作是關(guān)系到學(xué)校教學(xué)各個(gè)方面正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是十分重要的工作。而如今的教務(wù)管理工作中存在著很多問題，這些問題產(chǎn)生的原因應(yīng)該受到高校的重視，根據(jù)現(xiàn)今國家對教務(wù)管理的相關(guān)政策，嘗試為如今教務(wù)管理方面出現(xiàn)的問題找出一個(gè)合適的方法。

3.1 改革教務(wù)管理理念

教育思想與理念是高校進(jìn)行人才培養(yǎng)的關(guān)鍵，也是對教務(wù)管理進(jìn)行改革的基礎(chǔ)。在日常教務(wù)工作中，有時(shí)看似工作進(jìn)度卡在了教務(wù)員這里，實(shí)際上，是教務(wù)員在跟教師和學(xué)生講解的環(huán)節(jié)上耗費(fèi)了很多時(shí)間。如果，在學(xué)校層面進(jìn)行教學(xué)教務(wù)管理工作規(guī)劃的時(shí)候，可以提前了解一線教務(wù)情況，征求一線教務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和建議，然后當(dāng)有新系統(tǒng)上線、新通知下達(dá)的時(shí)候，可以考慮組織相關(guān)教師和學(xué)生，進(jìn)行統(tǒng)一的講解和學(xué)習(xí)，集中收集反饋的問題并進(jìn)行統(tǒng)一的解答，這對提升一項(xiàng)工作的整體效率，是有很大效果的。而教務(wù)員自身面對教務(wù)管理中的各種問題，要主動(dòng)對工作相關(guān)的知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)科學(xué)化的現(xiàn)代管理理念，對煩瑣的日常教務(wù)工作，要做到區(qū)分輕重緩急，并對常出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)歸納，爭取對某類共性問題有預(yù)設(shè)性的解決方案，努力讓教務(wù)管理從被動(dòng)的模式變?yōu)橹鲃?dòng)且人性化的模式轉(zhuǎn)變。

3.2 改變教務(wù)管理體系制度

管理工作可以保持科學(xué)高效的開展的前提是擁有完善的規(guī)章制度。高校的教務(wù)管理工作應(yīng)當(dāng)吸收先進(jìn)的教育思想和管理理念，建立規(guī)章制度，讓教務(wù)管理有所依據(jù)。首先，教務(wù)管理要結(jié)合新思想和新理念，建立更完善的教務(wù)管理體系，讓教學(xué)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)可以有依有據(jù)。其次，為教務(wù)崗位建立一個(gè)健全的責(zé)任制度，使教務(wù)工作人員明白自身的工作職責(zé)和崗位要求，保證教務(wù)管理工作可以有條不紊地進(jìn)行，同時(shí)也讓師生在遇到問題時(shí)可以較為準(zhǔn)確地找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人，能夠更有效率的解決問題。最后，建立起教務(wù)管理的協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制，教學(xué)資源本身有著分散性，教務(wù)管理工作又需要與單位、學(xué)校、學(xué)院、教師、學(xué)生等多方面進(jìn)行協(xié)調(diào)。教務(wù)管理部門需要主動(dòng)來構(gòu)建出高效的交流平臺，保證各個(gè)部門與崗位可以很好地共享信息，溝通順暢。

3.3 優(yōu)化教務(wù)管理流程

在如今的科技發(fā)展十分迅速，互聯(lián)網(wǎng)科技也全面進(jìn)入到了各個(gè)方面，包括學(xué)校的教務(wù)工作，也是通過互聯(lián)網(wǎng)來開展的。比如說學(xué)生選課和考試安排、考試成績的查詢等，都可以通過學(xué)校的教務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行。而如此便利的教務(wù)工作開展方式，要多虧了教育信息化和智慧教育技術(shù)的發(fā)展，為高校的教務(wù)管理工作帶來了革新。高校應(yīng)當(dāng)多加利用現(xiàn)在的“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)，優(yōu)化教務(wù)管理的流程，定期組織師生進(jìn)行系統(tǒng)操作的學(xué)習(xí)，多方面提高教務(wù)教學(xué)管理部門的工作效率。高校還可以通過對教務(wù)系統(tǒng)的不斷升級，做到功能更加全面，更加便利，讓教務(wù)管理工作可以更加具有效率，方便教師的教學(xué)的開展。此外，高校可以通過信息技術(shù)來開拓更優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源，現(xiàn)如今有很多高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)課程平臺，可以很好地幫助學(xué)科擴(kuò)展課程資源，緩解課程資源的不足。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，達(dá)成各大高校之間的合作或高校與企業(yè)間的合作，將更多的優(yōu)質(zhì)資源帶入校園，讓學(xué)生獲得更多的優(yōu)質(zhì)學(xué)習(xí)資源。高校的教務(wù)管理工作應(yīng)該根據(jù)情況而不斷變化，與學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，而提高教務(wù)管理模式不僅僅是為了提高工作效率，也是為了提高教學(xué)的質(zhì)量。為此，高校應(yīng)將管理中心下移，對各大院系的負(fù)責(zé)人進(jìn)行權(quán)利規(guī)劃明確，讓基層教學(xué)組織可以更積極地參與到教務(wù)工作中，讓各個(gè)層面一同協(xié)作，更好地提高教務(wù)管理工作效率。

3.4 營造良好的管理氛圍

為了讓學(xué)校的教務(wù)管理工作效率可以提高，塑造一個(gè)良好的管理文化和管理氛圍是很有必要的，優(yōu)質(zhì)的管理文化有利于提升工作能力，良好的氛圍有利于提高工作的主動(dòng)性。首先，可以定期組織教務(wù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，除了熟悉教務(wù)員自身負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，還能更好地了解教務(wù)管理工作的各個(gè)流程，利于工作中的溝通與協(xié)作，提升工作效率。其次，還可以定期組織教務(wù)管理人員進(jìn)行交流，對于某項(xiàng)具體工作，分享和交流在工作中遇到的問題以及解決方法，通過互相交流工作心得，促進(jìn)集體的工作技能和管理水平的提高[3]。

4 結(jié)束語

教務(wù)管理是關(guān)系到高校日常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工作，肩負(fù)著非常重要的責(zé)任，卻往往不被人們重視。教務(wù)管理工作不僅十分繁重，薪資待遇與晉升制度也并不理想，讓教務(wù)管理的工作人員工作積極性低，甚至難以堅(jiān)持。如果教務(wù)管理工作受到相應(yīng)的重視，并得以提高其工作效率，相信會對高校的發(fā)展起到積極作用。