信息化條件下事業機關單位檔案管理問題

摘要：目前我國的信息化建設技術在逐漸的推進，檔案管理工作也因此面臨更加嚴峻的挑戰。事業機關單位在目前信息化的條件之下，開展檔案管理的過程當中，原本的管理方式發生了明顯的改變，因此不難發現，在展開信息化條件下事業機關單位檔案管理工作的過程當中提升單位檔案管理質量，已經成為了勢在必行的重要任務。基于此，本文主要討論了信息化條件下事業機關單位檔案管理問題和解決策略，以供相關工作人員參考。

關鍵詞：信息化;事業機關單位;檔案管理;創新

引言：

檔案管理是事業機關單位日常管理工作的過程當中比較重要的一項工作，在目前事業機關單位發展的過程當中，為了讓單位管理的質量提升，必須要具有針對性的對檔案管理的工作進行分析。通過調整信息化條件之下檔案管理工作的方式，可以有效提升事業機關單位檔案管理工作的質量，對事業機關單位的管理工作提供新的幫助。因此，有關工作人員必須要以信息化條件之下事業機關單位檔案管理工作的創新為基礎，根據檔案管理的原則以及創新途徑進行分析，以此作為事業機關單位檔案管理創新最基礎的依據。

一、信息化條件下事業機關單位檔案管理創新的必要性

隨著目前現代化的科學技術不斷的發展，信息化技術也逐漸在各行各業當中得以應用。比如事業機關單位的檔案管理工作，在信息化發展的過程當中，也產生了很多新的改變。利用信息化的技術轉變比較傳統的檔案管理方式，已經逐漸成為了目前事業機關單位在日常管理過程當中必須要重視起來的工作內容之一。在進行事業機關單位檔案管理工作時，利用信息化技術，可以讓檔案管理方法更加創新，提升檔案管理質量。所以不難發現信息化條件之下，事業機關單位的檔案管理創新工作是非常必要的[1]。如圖一

二、檔案信息化管理模式的優越性

（一）與傳統的檔案管理模式相比，節省時間和人力

目前較為傳統的文件查找工作仍然需要人工來進行，效率相對較低，而且很有可能會產生錯誤，檔案的信息化管理和傳統的檔案管理相比，其優勢非常明顯。傳統的檔案管理，工作量非常大，而且效率很低，分類查詢非常繁瑣，無論是分類歸檔或是其他工作，都需要花費很多時間。在進行信息化之后資料一次就可以輸入，并且多次進行使用，可以讓查詢的速度加快，同時可以讓其更加準確，讓工作效率獲得大幅度提升[2]。如圖二

（二）與傳統的檔案管理模式相比，檢索查詢更為方便

在存檔的過程當中，檔案信息化的管理人員可以編制相關的檢索工具，只是需要按照關鍵字以及分類號等進行模糊或是精確查詢就可以完成相關的工作。及時查詢可以讓檔案資料被迅速的使用，使得檔案工作人員工作量有所減輕，便于資源共享，并且使查詢效率提升。和傳統的檔案管理檢索方式比起來，查閱檔案必須要通過較為繁瑣的程序才能夠完成，效率相對較低。

（三）與傳統的檔案管理模式相比，儲存更為安全

針對常規的檔案，存放起來大多都是紙質文件，很有可能會受潮。如果重復進行查閱，很有可能會導致傷害紙質文件，并且存在一定的火災隱患，因此必須要讓檔案放置的環境不斷優化。對于傳統的檔案管理進行之后的使用。需要花費更多的人力成本以及時間，在保管的過程當中，難免會存在難以修復的隱患，同時還需要使大量的保管費用。和傳統的紙質檔案比起來，信息化檔案的管理，儲存以及使用都非常靈活，信息化的輸入可以隨時對信息進行增減，儲存起來也比較方便，能夠盡量的節省儲存的空間，防止環境等相關因素對于檔案儲存造成不良的影響。不僅如此，利用信息化的手段可以避免信息被竊取或者是泄露，使用更加先進的系統等相關技術可以讓儲存容量提升，保障檔案的機密性以及安全性。

三、信息化條件下事業機關單位檔案管理創新的原則

（一）靈活統一原則

事業機關單位當中的檔案管理創新工作，靈活統一原則是最為重要的。在目前信息技術不斷發展的形式當中，人們對于技術發展也有著更高的要求，也更加注重技術創新的工作。利用靈活統一的原則，可以讓檔案管理工作的展開，獲得更多基礎依據，幫助檔案管理工作提升效率[3]。

（二）執行并重原則

以信息化技術為基礎的事業機關單位，在展開檔案管理工作的時候，對執行以及原則落實需求都相對較高。所以在目前段管理工作展開的過程當中，必須要對新型的檔案管理工作進行創新和改進。對目前我國的檔案管理創新工作進行討論，不難發現有很多事業機關單位的日常管理工作，在展開的過程當中，都沒有充分落實檔案管理的執行能力，因此必須要優化檔案管理執行能力，并且以此為基礎，給單位檔案管理的工作創新提供更多幫助。

四、事業機關單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理不規范

我國的檔案信息化建設目前仍然存在很多問題，法律法規的構建也不夠完善，在實踐的過程當中，管理制度仍然有待補充。不僅如此，事業機關單位的檔案管理軟件標準不夠統一，流程也不夠規范，缺少統一性，難以有效的使用[4]。

（二）沒有得到足夠的重視和低效

目前紙質檔案逐漸被淘汰，而電子檔案逐漸興起是必然趨勢。有很多檔案管理部門在進行信息化檔案建設的過程當中，沒有意識到其中的重要性，也沒有發覺其中存在的誤區。目前針對信息化的建設，有很多人仍然存在認知不足，覺得檔案的整理和保存是檔案工作不可缺失的部分。檔案工作對我國各項工作都能起到產生影響，和我國留下的文化財富也有直接關系，目前有很多檔案工作人員水平不一，人員較少，而工作量很大，因此對檔案工作的重視度明顯不足。所以必須要始終保持良好的工作狀態，以及對資料的重視。檔案的信息化建設較為滯后，主要原因就是工作人員的態度不端，而且也不夠主動。第二就是較為傳統的檔案借閱，必須要手工填寫登記表，通過檔案管理員核對以后，才能夠對檔案進行查閱，并且復印相關的內容，花費的時間很長，工作效率也比較低，多次借閱，也會讓紙張被磨損，工作效率大打折扣。

（三）資金短缺

建設檔案信息化和資金支持是分不開的，必須要增加更多的硬件投入，同時也需要讓管理規范等各方面有所投入，信息技術的變化很快，因此必須要不斷的更新相關的設施，建立起信息安全防護體系，并且投入更多的資金。目前很多檔案部門對于檔案工作的重視度不足，大量的檔案仍然是以紙質文件為主，很難形成但信息數字化的要求，因此檔案信息化建設的進展也比較緩慢。

五、信息化條件下事業機關單位檔案管理創新的途徑

（一）強化檔案管理意識

為了可以將事業機關單位的檔案管理創新質量展示出來，必須要培養檔案管理的意識，并以此進行科學提升。有關工作人員必須要迎合目前已有的檔案管理工作來展開相關的需求分析，根據檔案管理意識培訓進行科學調整，讓檔案管理流程更加細化，同時要具有針對性的對檔案管理工作展開的意識培養進行改進。比如要以信息化的條件作為基礎，對檔案管理工作展開的方式進行培訓，進而根據多樣化的培訓要素，對檔案管理意識的提升進行改進。并且轉換檔案管理的相關思維。檔案資料記錄了一個人的學歷，經歷以及人事變動等各個方面的數據，因此和檔案人員素質是有著密不可分的關系。這和事業機關單位的完整性也有著極大的聯系。因此檔案必須要足夠完整，準確，在目前信息化的背景之下，事業機關單位的檔案管理信息化建設蓄勢待發，各個事業機關單位必須要結合實際情況，讓檔案管理理念更加創新，并且引入一些新的思想和技術，給檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎，不僅如此，領導也必須要對其有所重視，要充分的意識到檔案管理信息化建設所存在的重要性，必須要提加大領導力度，同時也要確定工作的目標，精心部署，將檔案管理的信息化建設和單位的重點工作計劃相互融合起來，進行重點考核。要盡量把檔案管理的信息化建設工作，納入到單位重點的工作計劃當中，然后在納入到單位的財政預算當中，利用數字化管理的方式，讓管理水平有所提升，同時具有秩序性的促使檔案管理獲得信息化建設[5]。

（二）完善檔案管理制度建設

制度的完善是信息化環境下檔案管理工作展開，并且提升質量最重要的保障之一。所以在目前的事業機關單位日常管理的工作當中，有關部門必須要根據當管理的工作進行制度建設，并對其進行科學調整，根據相映的管理層面來建設檔案管理制度，并且對思維方式以及制度化管理的具體根據進行評估。比如要讓事業機關單位的檔案管理工作在展開的過程當中，對原本的檔案管理思維進行有效的調整，使其能力提升，并且以此為基礎，落實事業機關單位的日常管理工作。進行信息化基礎設施建設正是最為基礎性的工作，檔案管理想要科學高效的發展，就必須要建設更有效的制度。要和事業機關單位的實際情況相一致。建設檔案的標準化要讓硬軟件的設施都能足夠規范。要制定相對較為完善的管理制度，始終堅持工作有章可循，有據可依，要能夠讓檔案資料更加完善，檔案管理更加規范，更加制度化，只有這樣，才能將檔案的價值發揮出來。

（三）加強檔案管理隊伍建設

在事業機關單位檔案管理工作的過程當中，必須完善隊伍的建設。通過某事業機關單位，在信息化條件之下，展開檔案管理工作的時候，要具有針對性的對檔案管理工作的隊伍建設進行科學的改進，并且引入一些先進的人才，給事業機關單位的檔案管理工作展開提供更多的支持。同時要能夠完善信息化的檔案管理，工作隊伍建設的相映條件，并且有關部門要根據檔案管理工作的人才培養機制進行有效的調整，使檔案管理人才素質以及能力有所提升，為之后的檔案管理工作推進以及落實提供更多的幫助[6]。

（四）構建信息化檔案管理平臺

在信息化的背景當中，進行檔案管理創新建設的時候，最重要的一項改革就是要構建信息化檔案管理的平臺。事業機關單位的檔案管理人員必須要根據目前檔案管理創新過程當中的建設需求，把信息化檔案管理工作的平臺建設工作往前推進，讓事業機關單位對檔案管理方式進行調整，給檔案管理無紙化的建設提供更多的依據。比如在展開檔案管理工作的過程當中，有關工作人員要懂得搭建信息化管理平臺，并且調整傳統的檔案管理方式，讓檔案管理的數字化建設能力能夠有所提升。

（五）提升檔案管理保密水平

檔案管理的工作是一項保密工作，因此在事業機關單位檔案館里創新建設的過程當中，必須要調整保密水平[7]。因此在信息化的條件之下，展開檔案管理工作的時候，風險幾率的增加也是非常明顯的，如果無法科學的對檔案管理保密工作進行控制，對事業機關單位的檔案管理建設效果都會造成不良的影響，所以必須要科學的分析檔案管理的保密工作。比如對于檔案管理的創新工作，要能夠及時調整其保密機制，讓平臺監督能力得到強化，通過這樣的方式，可以有效的降低檔案管理的風險。

（六）增加資金投入

檔案管理的信息化建設需要軟件和硬件的支持，同時也需要大量的資金支持以及人才培養[8]，一旦缺乏資金支持，對檔案管理信息化的進程也會造成嚴重的影響，因此，各級政府必須要讓段工作投入機制更加完善，將發展檔案事業所需要使用的經費納入到制度化的軌道當中，提供相關的專項資金，并且要投入更加長效性的資金，讓檔案工作能夠順利的展開。相關部門也必須要對其高度重視起來，提升經費的投入力度，同時對軟件和硬件建設也需要有所加強，及時對數字化設備進行更新，并且合理地使用軟件，提升安全保密管理的力度，探索電子檔案管理過程當中的各種模式，使事業機關單位的電子檔信息化管理水平有所提升。

六、結束語

綜上所述，在目前信息化的環境當中，事業機關單位的檔案管理創新工作落實是非常重要的，要在展開創新管理工作的過程中，明確管理原則，并且根據創新途徑進行分析。在信息化條件之下，事業機關單位檔案管理工作的展開仍然存在一定的問題，因此必須要讓檔案管理意識更加強化，完善制度建設，構建信息管理的平臺，只有這樣，才能讓檔案管理工作獲得更多發展。

參考文獻

[1]孫晶.關于事業機關單位檔案管理工作中的創新探究[J].辦公室業務，2017，25（5）：97.

[2]孫艷華.新時期事業機關單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2018，24（2）：181.

[3]遲曉霞.關于新時期事業機關單位檔案管理創新思路的思考[J].辦公室業務，2017，23（7）：71.

[4]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].科學技術創新，2017，24（7）：153.

作者簡介：包振萍（1985-12-30）女、蒙古族、內蒙古興安盟扎賚特旗人、大學本科學歷、內蒙古興安盟突泉縣永安鎮綜合行政執法局，研究方向：檔案管理。