新時代醫院干部檔案的管理

李雨璇

摘要：醫院干部檔案管理是關系到醫院人事制度改革和轉型發展的重要基礎性工作。本文分析了醫院干部檔案的特點，闡述了醫院干部檔案的重要性，提出了新時代醫院干部檔案管理的實施措施，期望對提升醫院干部檔案管理水平，發揮出檔案利用價值有所幫助。

關鍵詞：醫院;干部檔案;檔案管理

醫院干部檔案資料記錄了干部職工成長發展過程中形成的履歷、學歷、獎勵、考察、職務等方面的資料，能夠反映出干部職工的工作表現和業務能力，為干部人才選拔任用、優化配置和監督管理提供依據。隨著醫院內部體制改革的不斷深化，醫院要突出干部檔案管理工作的重要性，推進干部檔案規范化、數字化建設，為醫院持續發展提供有力保障。

一、醫院干部檔案特點

醫院干部檔案特點主要體現在以下方面：一是真實性。干部檔案詳細記錄干部個人的真實情況，涉及干部學習、工作、思想、能力、經歷等多方面，必須保證干部資料真實可靠[1]。二是動態性。干部檔案是對干部成長發展過程的詳實記錄，跟蹤記錄了干部流動的情況。同時，干部檔案管理主體也會隨著干部人才的流動而發生變化，呈現出檔案內容與管理主體動態性變化的特點。三是保密性。干部檔案涵蓋干部個人隱私部分，在檔案管理中要嚴格遵循保密性原則，不允許隨意公開隱私部分檔案。

二、醫院干部檔案的重要性

（一）為干部任用提供重要依據

醫院干部檔案包括干部思想狀態、學習、工作等多方面的資料，能夠全面反映出干部業務能力、政治素養、廉潔自律情況，是醫療衛生系統培養、選拔和任用干部的依據。所以，醫院檔案管理必須重視干部檔案管理，重點審核干部資料的真實性，嚴把醫院選人用人關。

（二）促進人力資源配置不斷優化

醫院干部檔案包括干部年齡、學歷、專業、職稱等方面的資料，醫院人力資源管理通過分析干部檔案資料，能夠掌握現有干部隊伍結構情況，為人力資源優化配置提供可靠依據。為此，醫院必須加強干部檔案管理工作，確保干部個人素質與任職崗位相匹配，達到人盡其才的管理目的。

（三）強化干部履職監督管理

醫院干部檔案全面記錄了管理人員德、能、勤、績、廉方面的情況，能夠對干部履職過程進行監督管理，根據干部履職情況實施任免、考察、考核、獎懲等一系列管理措施，以保證干部管理制度落實到位。

三、新時代醫院干部檔案管理措施

（一）加強干部檔案資料收集

檔案資料收集是干部檔案管理最為基礎的工作，直接關系到檔案資料的完整性，醫院干部檔案管理要轉變被動收集檔案資料的工作模式，提高收集工作質量[2]。具體管理措施如下：其一，主動收集。積極關注干部人事調整，提前做好干部資料收集整理工作，明確干部資料收集范圍，保證檔案質量達到規范要求。醫院答案部門要主動與人事部門聯系，對人事部門檔案資料收集進行業務指導，提高人事部門的檔案意識，促使人事部門工作人員能夠主動收集和移交干部檔案資料。其二，跟蹤收集。醫院干部檔案管理要關注干部選拔任用情況，圍繞干部人事動態收集檔案資料，提高干部檔案收集的敏銳性，全面收集有關干部工作新進展、新情況方面的資料。其三，重點收集。醫院干部檔案收集要突出收集重點，包括干部學歷證明材料、專業技術職稱證明材料、科研成果及其轉化材料、學術期刊論文、專著發表、工資材料等等，確保資料能夠全面反映出干部精神面貌、工作能力和工作業績。

（二）規范檔案借閱管理

醫院干部檔案資料查詢要嚴格執行審批手續，原則上不允許外借檔案資料。如果因特殊原因需要外借檔案，則要獲得主管領導審批，辦理外借手續，要求借閱人必須限期內歸還檔案，并且借閱人還要自覺遵守保密規定，不得將檔案資料轉借他人。在檔案借閱過程中，借閱人不允許在檔案資料上涂改、圈畫，禁止做出影響檔案資料原始性的行為，保證檔案資料安全完整。此外，醫院可以在檔案管理系統中開發檔案查詢系統，方便檔案使用者登錄到系統中在用戶權限范圍內查閱檔案資料。

（三）加強干部檔案質量監督

醫院檔案部門要樹立檔案服務觀念，圍繞醫院衛生事業發展的需要，結合醫院人事制度改革發生的變化，從以往重檔案管理向重檔案服務轉變，促使檔案部門主動作為，提高干部檔案利用價值。在檔案管理系統中對不同檔案管理人員設置相應的操作權限，由系統跟蹤監控檔案管理人員對干部檔案資料的操作，避免檔案管理人員濫用職權偽造干部檔案資料中的關鍵信息。 醫院干部檔案管理要實施專項審核，審核內容包括干部檔案資料完整性、資料歸檔規范性和手續辦理完備性等方面，針對審核中發現的問題要實施整改措施。醫院檔案部門要重點審核“三齡兩歷一份”的真實性，及時改正記載失誤之處，保證干部檔案真實可靠。

（四）加快干部檔案數字化建設

醫院干部檔案管理要推進數字化、網絡化建設，拓展檔案資料利用渠道，為檔案利用打下基礎。醫院可以結合現有業務管理系統，搭建起檔案網絡化管理平臺，使干部檔案資料能夠快速整理、歸檔和利用，挖掘檔案資料利用價值。醫院檔案部門利用信息技術收集干部資料，尤其要充實干部考核中德、廉、能、績、勤的資料，及時歸檔相關紙質檔案，并同步將電子檔案錄入檔案管理系統中，形成干部檔案并軌管理模式[3]。干部檔案管理要實現多方共享，在醫院內部網絡中，人事部門、科教部門、醫務部門可以在檔案管理管理系統中查詢干部檔案資料，對部分干部檔案資料公開共享，便于各部門開展干部工作分析與評價。此外，醫院檔案管理系統要引入云計算、數據庫技術，開發數據備份和數據分析功能，保證檔案資料的安全性。尤其在數據分析中，系統可以自動對比分析不同任職干部的相關情況，為干部人事任免、職務晉升提供依據。

四、結論

總而言之，醫院干部檔案管理要遵循檔案資料真實性、動態性和保密性的特點開展管理工作，加強干部檔案資料收集與節約管理，強化干部檔案資料質量控制，并投入充足資源加快推進干部檔案數字化建設，提高干部檔案工作效率，實現檔案資料在醫院內部共享，進而不斷挖掘干部檔案的利用價值，為醫院優化配置干部人事資源提供依據。

參考文獻

[1]馬晨璠.醫院干部人事檔案管理工作的若干思考[J].蘭臺世界，2020（S02）：73-74.

[2]耿江.公立醫院干部人事檔案管理創新路徑[J].山西財經大學學報，2020（S01）：49-50，52.

[3]淺談醫院干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].中國衛生產業，2018（12）：92-93.