醫院檔案管理中現代信息技術的應用分析

張利娟

濟寧市第一人民醫院 山東 濟寧 272000

檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，其會記錄醫院的發展進程，對于企業的穩定發展具有重要影響。為了提升檔案管理的效率和效果，就需要積極地運用信息化技術，充分發揮出技術優勢，提升檔案管理的質量，為其利用提供保障，促進檔案使用價值的發揮。

1 醫院檔案管理中現代信息技術應用的作用

首先，方便醫院檔案管理利用。通過運用信息技術，可以高效的儲存、查找檔案信息，還能夠實時維護，因此，現代信息技術的運用，能夠改變以往的檔案查找方式，還可以減輕很多的人力，在檔案管理中運用現代信息技術，提升管理的效率，確保檔案安全性，為其管理以及運用提供便利[1]。其次，提升檔案管理的效率。檔案管理工作比較復雜，有很多的信息資料要求檔案管理人員收集并且整理，這不僅增加了管理人員的工作量，還影響了工作的效果，而運用現代信息技術之后，就可以解決這一問題，高效、準確的收集和整理信息，防止出現遺漏問題，提升管理工作的效率。最后，可以促進現代化醫院檔案管理工作的建設。能夠防止在錄入檔案中產生干擾的情況，有效的檔案管理工作有利于提升醫院檔案管理的有效性，醫院檔案管理現代化建設就是要建設數字化檔案管理系統。

2 醫院檔案管理中現代信息技術的應用策略

2.1 收集檔案信息

在檔案管理工作中運用信息技術，首先，要收集檔案信息，包含醫院工作中產生的各種數據信息。檔案管理人員要先依據醫院檔案存儲需要，對檔案信息的收集范圍進行有效的劃分，之后收集有關的紙質文件。另外，還要運用信息技術建立電子文件臺賬，讓各部門在工作過程中用電子文件的形式記錄信息，上傳到數據庫中。然后管理人員再劃分上傳文件的類型，做好備份工作，定期對數據庫環境進行更新，方便相關人員操作，提升數據收集的效果。以濟寧市第一人民醫院社區衛生服務部為例，2020年社區衛生服務部圍繞院黨委總體部署，以我院以“心連心”健康直送車為載體開展健康公益活動、扎實開展“萬名保健醫生進農戶”工作、啟動了“專家名醫故鄉行”活動、深入開展基層醫療衛生服務工作，積極推進分級診療，促進雙向轉診等工作的開展，在這個過程中就產生了很多的數據信息。在對紙質資料電子化之前，管理人員對檔案收集范圍進行明確，并從有關人員那里收集資料，讓其將資料上傳到數據庫中，為檔案管理的信息化奠定基礎。

2.2 檔案信息歸檔

歸檔就是把收集到的信息依據不同的標準實施劃分，如，重要性、種類和使用頻率等，有效進行儲存，歸檔范圍包括不同形式有儲存意義的數據材料。在義診活動檔案資料管理中，管理人員就依據相應的標準對檔案進行劃分，把有意義的照片、音頻、文字等數據材料進行歸檔。在歸檔工作中，第一，要把紙質檔案制作為微縮檔案，然后拷貝全部的檔案，一式三份，分別用來封閉保存、上傳到醫院檔案庫、異地保存，保證檔案資料的安全性[2]。如果有絕密檔案，則要實施加密處理，常用的方法就是設置訪問密碼，提升檔案的安全性。管理人員還要重視u盤、磁盤和紙質等檔案的保存，利用信息技術收集儲存庫的濕度以及溫度信息，并合理進行分析，確保檔案不受到影響。

2.3 對檔案信息實施分析以及實時管理

醫院檔案管理比較特殊，檔案庫中的檔案一般都是能夠改變的，這就要求要及時做好更改或者是完善工作，每個部門對于檔案的利用頻率較高，這就增加了檔案管理人員的任務。通過應用信息化技術，可以建立實時化管理模式，建立檔案信息庫，這樣人員就能夠結合需求檢索和查閱檔案，有更改權限的人員也可直接更改檔案內容，并實時上傳到數據庫中，自動備份，后臺還能夠自動生成檔案形成以及調整的整個過程，有效的記錄變化情況，給管理人員以及查閱人員提供便利。另外，還可以利用信息技術分析檔案數據，判斷有沒有重復、缺失、充分的問題，將警告信息發送給管理人員，方便管理人員及時調整檔案，有利于保證電子檔案的有效性以及原始性。

3 結束語

綜上所述，可以看到，在醫院檔案管理中運用信息技術具有重要意義，基于有效的運用信息技術，可以促進醫院檔案管理信息化的建設，還能夠提升檔案管理的效率和效果，提升檔案使用效率，為醫院工作的開展奠定良好的基礎。所以，醫院要在檔案管理中合理的運用信息技術，充分發揮出其優勢，提升檔案管理的水平，促進醫院的發展。