勘察設計行業企業分支機構綜合管理系統建設方法研究與實踐

王睿，石佳杭，薛鈺霦

（中國中元國際工程公司，北京100089）

1 引言

過去10余年，中國城鎮化率從2010年的49.9%提升到2020年的60%之多。城鎮化進程的快速推進，為勘察設計行業提供了良好的市場空間，諸多勘察設計企業在業務增長和多元化拓展方面都取得了優異的成績[1]。與此同時，國家大力實施區域發展戰略，京津冀協同發展、雄安新區建設、粵港澳大灣區、海南自貿島和長三角一體化建設，以及東北振興、東部率先、西部大開發、中部崛起持續推進，在這樣的背景下，各個設計院在全國主要城市建立了分支機構，積極響應國家的區域發展戰略，為當地的建設發展作出貢獻。同時，也期望總部和分支機構實現1+1＞2的協同效應[2]。

全球新一輪科技革命和產業變革加速孕育興起，人類已經進入從工業社會向信息社會過渡的轉軌期[3]。對勘察設計行業而言，近20年來，行業的信息化水平逐年提升，經過“十三五”的發展，勘察設計企業普遍認識到信息化對企業發展的支撐和引領作用，認識到信息化具有提升企業核心競爭力的重要作用。國家“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要，以專門的篇章論述數字化發展，提出“加快數字化發展 建設數字中國”的目標，對勘察設計企業的數字化發展指明了方向。

為更好滿足企業總體發展的需要，提升分支機構的管理水平和信息化水平，需要將各分支機構的信息系統與總部的信息系統統籌考慮，通過信息化建設解決“信息孤島”“管理孤島”和“資源孤島”問題，實現信息協同、業務協同和資源協同，有效提高工作效率，實現企業的管理提升、經營生產體系和科研體系的變革。

2 總部賦能分支機構

2.1 總部管理分支機構的模式

總部與各分支機構的管理模式，總體上可分為“運營管理”“戰略管理”和“財務管理”3種模式。

1）運營管理模式下，總部作為經營決策中心和生產指標管理中心，對企業資源進行集中控制和管理，從戰略規劃制定到實施幾乎什么都管。

2）戰略管理模式下，總部作為戰略決策中心和投資決策中心，管理方式通過戰略規劃和業務計劃體系進行管理。

3）財務管理模式下，總部作為投資決策中心，管理方式以財務指標考核、控制為主。

常見的勘察設計企業組織架構圖如圖1所示。

無論采取何種管理模式，從本質上說，就是實現整體利益的最大化。具體說來，是通過處理總部與分支機構的關系，在充分發揮分支機構主動性和創造性的同時，在總部層面上形成整體大于各部分之和（即“1+1﹥2”）的效應[4]。

為實現上述目標，就需要總部對各分支機構賦能。總部可以從經營、技術、管理多個方面為分支機構賦能，并輔之以干部梯隊和企業文化建設。究其根本，是要實現信息的互聯互通和數據資源的共享。

2.2 分支機構綜合管理系統建設的原則和目標

總部賦能分支機構，要做到數據的互聯互通。因此，分支機構的綜合管理系統建設要以“建立統一的分支機構信息化標準體系，強化總部與分支機構的信息共享和業務協同保障”為原則，按照“一套平臺、多級門戶”的整體思路，部署協同辦公系統，總部和各分支機構按級別、按權限配置不同的企業門戶，以“開發適合于分支機構發展的業務管理流程，滿足分支機構的管理和發展需要”為目標，做到數據庫和表單字段的統一，實現數據的互聯互通和資源的共享。

3 分支機構綜合管理系統建設的方法

分支機構綜合管理系統的建設，應遵循信息化系統建設的一般規律，在具體實施過程中，根據總部和分支機構的管理關系、總部與分支機構的信息化水平以及分支機構所在地的地域特點，在不同階段要采取有針對性的措施。通常情況下，分支機構的建設方法如下。

3.1 成立工作組

工作組的成員組成，根據原則和目標確定。目前，多數勘察設計企業的管理模式如圖1所示，管理要求和相關數據根據職責分工分別在不同的部門中，這就需要將相關部門的主要負責人納入到工作組中，協調相關流程的制定以及數據資源的共享方式。

圖1 典型的勘察設計企業組織架構圖

3.2 成立各分支機構實施小組

各分支機構選派系統建設工作的具體負責人員，與總部信息化管理部門選派人員共同成立各個實施小組，實施小組負責開展系統建設具體工作，梳理需求、系統表單和流程。分支機構綜合管理系統組織架構圖如圖2所示。

圖2 分支機構綜合管理系統組織架構圖

3.3 制定實施計劃

實施計劃一般包括以下幾個階段：需求準備、需求確認、項目實施、系統調試、系統上線、基礎設施建設以及工作計劃評估。

3.4 項目驗收

待上線運行穩定后，對照需求和調整情況，確認最終系統建設內容，并進行驗收。

3.5 分支機構綜合管理系統建設流程圖

分支機構綜合管理系統建設流程圖如圖3所示。

圖3 分支機構綜合管理系統建設流程圖

4 分支機構綜合管理系統建設的實踐

根據上述原則和方法，筆者所在公司組織相關部門和人員，開展了分支機構綜合管理系統建設。

4.1 擬定工作方案

工作方案的制定，一般包括指導思想、具體原則、工作目標、重點任務、組織機構、實施步驟、保障措施、責任分工等。其中，需要特別注意的是工作目標。在目標確認過程中，應將調查研究和預測技術這兩種科學方法有機結合。首先，應了解公司總體的戰略目標，并在此基礎上，與各分支機構進行溝通，了解其需求，同時，也是對分支機構信息化水平的考察。

通過前期調研工作，公司提出了“相同業務統一管理標準，兼顧地方特殊需求”的基本原則，以及參照總部系統當前的標準進行建設的具體目標。

4.2 成立組織機構

首先，成立了由總部各職能部門和各分支機構負責人組成的工作組，公司分管領導擔任組長。該工作組的職責主要是審定分支機構系統建設需求、推進分支機構系統建設進程、推進實現系統的統一協同等。工作組下設辦公室，辦公室設在信息化管理部門。辦公室負責與各分支機構的聯絡，組織進行需求梳理，向工作組匯報系統建設情況。

其次，成立各分支機構實施小組。實施小組要包括系統開發人員，讓開發人員掌握第一手的需求信息，并明確各分支機構的系統維護人員，為后期運維做好準備。

最后，召開啟動會，通過正式會議的形式，傳達公司總部的要求、各方職責以及工作目標與計劃。

4.3 制定工作計劃

制定工作計劃時，需要結合前期初步調研得出流程表單的預估量，明確各個階段的時間節點。這里需要特別注意的是：

1）需求分析階段要留有相對充分的時間，前期需求準確定位，將有助于項目的順利實施；

2）根據各分支機構的信息化水平現狀，有針對性地調整局部具體節點；

3）如果有分支機構愿意先行先試，可以提前實施，并為其他分支機構提供模板；

4）由于要統一標準，各分支機構的組織架構會因為系統的實施而進行調整；

5）各分支機構的基礎設施建設要納入信息化系統建設計劃，比如網絡專線等；

6）明確信息化系統建設過程中的里程碑；

7）明確信息化系統建設過程中的各類文檔及其標準。

分支機構綜合管理系統建設的詳細計劃以及對應文件范例，參見表1。

表1 分支機構綜合管理系統建設工作計劃樣表

4.4 系統建設成效

根據上述方法，筆者所在公司按照方案和工作計劃開展了分支機構綜合管理系統的建設。建設過程順利，滿足了分支機構的發展要求和總部的管控要求。特別要說明的是，通過信息化系統的建設，各分支機構的管理水平和效能顯著提升，在第一階段部署完畢后，各分支機構提出了很多新的需求，信息化意識明顯增強。基于統一平臺的綜合管理系統，打通了管理鏈條、實現了數據互聯互通，為數字化轉型打下了基礎。分支機構綜合管理系統建設內容示意如表2所示。

表2 分支機構綜合管理系統建設內容示意

5 結語

本文介紹了勘察設計企業分支機構綜合管理系統方法、流程、注意事項、經驗和建設效果等內容。分支機構的信息化建設，要根據總部與分支機構的管理模式進行，有條件的企業可以采取先行先試、樹立標桿的方式進行建設，與此同時，要注重標準和制度體系建設，以期全面提升管理效能。

通過信息系統，實現數據互聯互通，企業可以及時掌握各類運營信息和收集數據。全面、實時和準確的數據，為企業的數字化轉型打下堅實基礎。