人工智能背景下檔案管理智慧化服務(wù)體系的構(gòu)建策略

錢 杰

(桐城師范高等?？茖W(xué)校，安徽 桐城 231400)

人工智能自其誕生之日起便獲得了廣泛的關(guān)注與研究。它以計算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等為基礎(chǔ)，通過各種算法設(shè)計實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)對人類大腦思維過程的模擬，人工智能的迅速發(fā)展為各個行業(yè)都注入了新的活力，與檔案服務(wù)的融合促進(jìn)了檔案智慧化服務(wù)的形成與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了為檔案服務(wù)的升級賦能。檔案智慧化服務(wù)體系以語音識別，深度學(xué)習(xí)等人工智能算法與技術(shù)為基礎(chǔ)，以用戶知識服務(wù)需求為導(dǎo)向，在深度挖掘和分析相關(guān)數(shù)據(jù)資源的前提下，實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)性的智慧檔案服務(wù)，優(yōu)化和提升了服務(wù)效率與品質(zhì)，推動了檔案事業(yè)的智慧化可持續(xù)發(fā)展。

一、相關(guān)概念的界定

(一) 人工智能

人工智能的概念是伴隨著人工智能思想的萌芽與發(fā)展而逐步得以確立的，它的形成最早可追溯至17世紀(jì)的機(jī)械式加法機(jī)，乘法計算機(jī)等高速計算設(shè)備的成功研發(fā)。20世紀(jì)50年代，被稱為人工智能之父的John.McCathy 首次明確提出“人工智能”這一概念，后經(jīng)60多年的不斷發(fā)展，依托大數(shù)據(jù)，云計算等信息技術(shù)迎來了其發(fā)展的黃金時期，實(shí)現(xiàn)了新一輪的發(fā)展浪潮。[1]對人工智能的定義，目前形成的大致共識為人工智能是研究計算機(jī)模擬人類智能而完成工作任務(wù)的方法與路徑。其核心在于計算機(jī)通過高速運(yùn)算而實(shí)現(xiàn)對人類大腦思維活動的模擬，從而產(chǎn)生一系列的感知，推理與行動。

(二)智慧服務(wù)

智慧是以知識與經(jīng)驗(yàn)為依托而生成的對事物的認(rèn)知、分析、處理與創(chuàng)新的能力，智慧服務(wù)則是以知識服務(wù)為前提，通過分解與重組各類知識而將其轉(zhuǎn)化為能對用戶的知識應(yīng)用與創(chuàng)新形成支撐的生產(chǎn)力。智慧服務(wù)的概念是伴隨互聯(lián)技術(shù)的飛速發(fā)展，世界因信息化而互聯(lián)互通，“智慧地球”“智慧城市”等理念不斷生成，智慧發(fā)展方向得以確立而逐步形成的。2008年國際商業(yè)機(jī)器公司提出了“智慧地球”的概念，次年IBM發(fā)布了《智慧地球贏在中國》，自此我國“智慧地球”研究帷幕被拉開。2014年智慧城市建設(shè)與發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃被明確提出，包括智慧交通，智慧醫(yī)院等系列智慧服務(wù)的概念開始走入人們的視野，也逐漸改變了人們的生產(chǎn)生活方式。[2]

二、基于人工智能背景的智慧化檔案管理體系的構(gòu)建

(一)基礎(chǔ)設(shè)施層的組織與構(gòu)建

基于人工智能而發(fā)展起來的檔案智慧服務(wù)是人工智能與檔案管理深度融合的產(chǎn)物，它以人工智能技術(shù)為依托，完善和發(fā)展了包括檔案借閱、資源共享、用戶數(shù)據(jù)分析、知識圖譜服務(wù)、虛擬泛在空間服務(wù)等在內(nèi)的檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)服務(wù)向知識服務(wù)，智慧服務(wù)的轉(zhuǎn)變與升級，融合人工智能的檔案智慧服務(wù)體系的構(gòu)建應(yīng)首先從針對軟硬件基礎(chǔ)搭建的基礎(chǔ)設(shè)施層做起。首先機(jī)房設(shè)施主要包括了溫濕度控制設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、實(shí)體存儲設(shè)備和庫房機(jī)器人等，溫濕度控制設(shè)備可以遠(yuǎn)距離，跨空間對溫度、濕度進(jìn)行操作控制及異常報警，監(jiān)控設(shè)備旨在監(jiān)督檔案管理。其次，軟硬件設(shè)施主要包括了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，存儲設(shè)備，感知設(shè)備，數(shù)字化加工設(shè)備，安全設(shè)備等，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備如政務(wù)網(wǎng)，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)網(wǎng)等，感知設(shè)備包括RFID技術(shù)，人臉識別等智慧技術(shù)產(chǎn)品，共同構(gòu)成了智慧檔案的基礎(chǔ)設(shè)施體系。

(二)檔案資源層的組織與構(gòu)建

檔案資源層包括了館藏檔案資源，業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)，用戶服務(wù)數(shù)據(jù)以及用戶開放數(shù)據(jù)。首先，館藏檔案資源包括了實(shí)體檔案和電子檔案資源，從類型上來說有目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，多媒體數(shù)據(jù)庫，專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，歷史文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫等。其次，業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)主要包括檔案機(jī)構(gòu)設(shè)備感知數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)人員管理數(shù)據(jù)，工作目標(biāo)與計劃數(shù)據(jù)，考核數(shù)據(jù)，樓宇管理數(shù)據(jù)等。其中，設(shè)備感知數(shù)據(jù)是智能感知設(shè)備在日常運(yùn)營中生成的數(shù)據(jù)，通過分析這些數(shù)據(jù)可得知檔案工作的品質(zhì)，業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)是對工作人員任務(wù)完成，薪資待遇等事項(xiàng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，目標(biāo)及計劃數(shù)據(jù)是對檔案機(jī)構(gòu)工作目標(biāo)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，考核數(shù)據(jù)是在考核中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和考核結(jié)果，樓宇管理數(shù)據(jù)則是對機(jī)構(gòu)大樓的管理所生成的人員進(jìn)出，水電用度等數(shù)據(jù)統(tǒng)計。再次，用戶服務(wù)數(shù)據(jù)主要是指用戶使用檔案服務(wù)平臺而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。比如注冊信息，檔案復(fù)印下載數(shù)據(jù)，網(wǎng)頁瀏覽數(shù)據(jù)等。最后，用戶開放數(shù)據(jù)指的是用戶在其他平臺所產(chǎn)生的公開數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)的收集應(yīng)注意用戶隱私的保護(hù)。[3]

(三)技術(shù)處理層的組織與構(gòu)建

技術(shù)處理層是對人工智能嵌入檔案服務(wù)中方式方法的描述。其一，檔案收集的智慧化是基于智能終端，智能感知設(shè)備，智能搜索等技術(shù)而實(shí)現(xiàn)的。比如訊飛檔案機(jī)，檔案智錄等設(shè)備都標(biāo)志了當(dāng)前智慧收集的發(fā)展。其二，檔案整理的智慧化是指通過包括OCR識別技術(shù)、文本分析技術(shù)、智能機(jī)器人、智能Agent、信息提取技術(shù)、遞歸神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多層感知器算法等先進(jìn)的智能技術(shù)對檔案進(jìn)行分類和歸檔。[4]其三，檔案鑒定的智慧化是通過自然語言處理，QCR識別技術(shù)，專家系統(tǒng)等來實(shí)現(xiàn)的。其四，檔案檢索的智慧化是通過自動識別技術(shù)，Agent技術(shù)，知識圖譜技術(shù)等智慧化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。其標(biāo)志性的發(fā)展設(shè)備如科大訊飛的智慧檔案聲像管理平臺等。其五，檔案存儲的智慧劃分為實(shí)體存儲與電子存儲兩部分，智慧化主要是指通過云計算技術(shù)對檔案進(jìn)行云備份和分布式云存儲。其六，檔案服務(wù)的智慧化是以人工智能技術(shù)為依托，分析和挖掘用戶數(shù)據(jù)，根據(jù)其知識服務(wù)需求來精準(zhǔn)地提供知識服務(wù)。

(四)服務(wù)應(yīng)用層的組織與構(gòu)建

服務(wù)應(yīng)用層包括三個方面。首先，資源服務(wù)的多元智慧化是指依托人工智能技術(shù)而實(shí)現(xiàn)的建立在深度分析用戶需求基礎(chǔ)上的資源智能檢索，借閱等服務(wù)，比如基于因果、相關(guān)、遞進(jìn)等關(guān)系的智能檢索模型可為用戶提供多元的智慧化檢索服務(wù)等。其次，空間的泛在虛擬化指的是建立在人工智能等信息技術(shù)基礎(chǔ)上的檔案服務(wù)空間從實(shí)體向網(wǎng)絡(luò)空間的延展，比如檔案服務(wù)云平臺，互聯(lián)網(wǎng)檔案館等的建立和應(yīng)用。再次，服務(wù)精準(zhǔn)智慧化是建立在人工智能深度算法基礎(chǔ)上的由用戶畫像定制興趣知識圖譜，需求智慧推薦等服務(wù)構(gòu)成，如數(shù)據(jù)自動聚類，語義關(guān)系挖掘等。最后，服務(wù)反饋與學(xué)習(xí)優(yōu)化是指人工智能通過對用戶反饋信息的分析來實(shí)現(xiàn)自動優(yōu)化，如運(yùn)用協(xié)同過濾算法來根據(jù)用戶興趣偏好生成精準(zhǔn)檔案資源。

三、檔案管理智慧化服務(wù)體系構(gòu)建過程中面臨的困境分析

(一)道德倫理層面

人工智能與檔案服務(wù)的深度融合實(shí)現(xiàn)了對檔案事業(yè)發(fā)展的升級賦能，極大地優(yōu)化了檔案服務(wù)的品質(zhì)，但同時一些問題與困境也不容忽視。首先是服務(wù)倫理道德層面表現(xiàn)出來的問題，主要包括三個方面。其一，關(guān)于倫理設(shè)計。目前關(guān)于人工智能的道德倫理裁決的法律法規(guī)未制定，而在技術(shù)設(shè)計層面，機(jī)器人的倫理道德嵌入也處于最低水平，根據(jù)計算機(jī)倫理學(xué)創(chuàng)始人Jame H.Moor的劃分標(biāo)準(zhǔn)，即影響倫理、隱含倫理，明確倫理和完全倫理，當(dāng)前的人工智能都還處于無任何倫理程序設(shè)計的影響倫理階段，其安全與責(zé)任隱患凸顯。其二，當(dāng)前的人工智能應(yīng)用幾乎都是以人機(jī)協(xié)作方式來進(jìn)行。操作主體的價值判斷和取向會深刻地體現(xiàn)到計算機(jī)的智能行為中，因此一些人為的利用算法權(quán)力導(dǎo)致的漏洞會不可避免地對算法公正形成影響。其三，關(guān)于主體責(zé)任的明晰，由于檔案智慧服務(wù)體系算法過程復(fù)雜，當(dāng)出現(xiàn)問題時，很難清晰界定是計算機(jī)，機(jī)器設(shè)計者，還是產(chǎn)品所有者或工作人員的責(zé)任，由此而帶來的倫理失范和監(jiān)管困難將對智慧服務(wù)的品質(zhì)形成較大挑戰(zhàn)。

(二)數(shù)據(jù)與隱私層面

檔案數(shù)據(jù)資源是檔案智慧服務(wù)的重要保障，但實(shí)踐中對數(shù)據(jù)資源的管理和保護(hù)尚存在較多問題。首先是由于不同的管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)的不一致而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象。著錄、檢索和利用難以統(tǒng)一進(jìn)而影響了數(shù)據(jù)開放共享的效度，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一導(dǎo)致內(nèi)容檢索難以實(shí)現(xiàn)，音頻視頻檔案資源利用率低等問題。其次，智慧化檔案服務(wù)由于產(chǎn)生大量非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)而對存儲和運(yùn)算空間有更高的要求，傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫只能滿足結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲，而對于大量異構(gòu)，多變的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就顯得捉襟見肘，為此存儲空間問題也是檔案智慧服務(wù)體系構(gòu)建的一個重要影響因素。最后，用戶隱私保護(hù)問題，智慧檔案服務(wù)是建立在大數(shù)據(jù)以及智能技術(shù)基礎(chǔ)上而實(shí)現(xiàn)的，而當(dāng)這些數(shù)據(jù)被非法采集和應(yīng)用，比如被黑客攻擊利用的話就會對用戶的隱私帶來極大風(fēng)險。在智慧服務(wù)發(fā)展過程中，檔案機(jī)構(gòu)須具備強(qiáng)有力的用戶數(shù)據(jù)隱私保護(hù)能力，權(quán)衡好服務(wù)所需數(shù)據(jù)采集與用戶個人數(shù)據(jù)保護(hù)之間的關(guān)系。

(三)技術(shù)發(fā)展層面

基于人工智能的檔案智慧服務(wù)體系構(gòu)建在技術(shù)發(fā)展層面面臨的困境主要包括兩個方面。其一是技術(shù)本身的發(fā)展問題，當(dāng)前就人工智能的發(fā)展而言，尚處于初級階段，也就是“弱人工智能”階段，實(shí)現(xiàn)的智慧化功能尚局限于“能看會認(rèn)”與“能聽會說”，距離第三階段的“能理解會思考”尚有較大距離，由此也導(dǎo)致了包括人機(jī)交互等在內(nèi)的智能技術(shù)的不成熟，影響了用戶的智慧服務(wù)體驗(yàn)，歐洲科學(xué)院院士Michael Wooldridge指出，當(dāng)前人工智能的發(fā)展尚存在智能效率可拓展性，計算資源需求三方面瓶頸，因此發(fā)展和提升智能技術(shù)仍然是檔案智慧服務(wù)構(gòu)建中需要面臨的一大困境。其二則是基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)而存在的潛在安全風(fēng)險，比如網(wǎng)絡(luò)被攻擊，機(jī)構(gòu)資源，用戶信息被泄露，信息的惡意傳播等，人工智能是建立在數(shù)據(jù)和算法基礎(chǔ)上的，因此加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，強(qiáng)化安全防御系統(tǒng)是極為重要的。

四、完善檔案管理智慧化服務(wù)體系的策略

(一)完善倫理規(guī)范制度

面對人工智能背景下的檔案智慧服務(wù)體系構(gòu)建過程中可能出現(xiàn)的新情況、新問題，檔案機(jī)構(gòu)及相關(guān)政府部門和社會組織應(yīng)未雨綢繆，從倫理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的完善和法律法規(guī)的建立出臺出發(fā)，加強(qiáng)制度構(gòu)建，減少潛在風(fēng)險。首先，由于人工智能可能會由于算法中的偏見或歧視而缺乏道德意識，對公眾利益造成傷害，而對這種可能性，就有必要制定和出臺人工智能倫理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。目前國內(nèi)主要以國務(wù)院2017年發(fā)布的《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》[4]中提出的人工智能倫理規(guī)范三步走戰(zhàn)略為基本指導(dǎo)思想，在部分領(lǐng)域開始建立和完善相關(guān)的政策法規(guī)，加強(qiáng)人工智能的安全評估與管控能力，對于檔案機(jī)構(gòu)而言，應(yīng)明晰智慧化服務(wù)構(gòu)建過程中可能會出現(xiàn)的人工智能倫理問題，對此做出預(yù)案，規(guī)范相關(guān)應(yīng)用程序，制定行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時在應(yīng)用程序中嵌入檔案服務(wù)中的倫理道德，最大程度避免違背和傷害公眾利益的人工智能倫理道德問題的發(fā)生。

(二)優(yōu)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系

首先，數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的缺失對檔案智慧化服務(wù)形成了較大制約，導(dǎo)致不同檔案機(jī)構(gòu)或不同部門之間的數(shù)據(jù)資源難以有效共享，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)孤島等現(xiàn)象。因此，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及智慧服務(wù)平臺對于提高數(shù)據(jù)資源利用率，提升智慧服務(wù)體驗(yàn)感有著重要的意義，同時也是實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨領(lǐng)域，跨系統(tǒng)整合的必備前提條件。我國在2019年也啟動了“互聯(lián)網(wǎng)信息戰(zhàn)略保存項(xiàng)目”，旨在構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)信息資源的全國性的采集與保存體系。通過優(yōu)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，能夠在很大程度上構(gòu)建數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范，從而更好地促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的共享和互動，這對于推動數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)具有無比重要的促進(jìn)作用。其次，應(yīng)革新技術(shù)手段，強(qiáng)化技術(shù)支持，搭建數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理平臺，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理及數(shù)據(jù)維護(hù)，這對于有效提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，強(qiáng)化信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同具有無比重要的促進(jìn)作用。具體而言，應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和思路，對數(shù)據(jù)對象和數(shù)據(jù)元進(jìn)行協(xié)同安排，積極推進(jìn)代碼集建設(shè)等，以此來有效推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。只有如此，才能夠構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)體系和數(shù)據(jù)平臺，不斷地實(shí)現(xiàn)檔案智慧化服務(wù)效果的有效提升。

(三)加強(qiáng)技術(shù)發(fā)展迭代

首先，面對人工智能技術(shù)的發(fā)展瓶頸，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動關(guān)注和研究人工智能與檔案服務(wù)的深度融合機(jī)制與模式。雖然在短時期內(nèi)，無法實(shí)現(xiàn)技術(shù)瓶頸的有效突破，人機(jī)互動模式難以有根本性的改變，但時刻關(guān)注與研究投入可以在第一時間了解人工智能技術(shù)發(fā)展動態(tài)，并據(jù)此來思考檔案服務(wù)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以未雨綢繆降低智慧服務(wù)體系構(gòu)建成本。其次，人工智能依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)而生產(chǎn)，網(wǎng)絡(luò)安全問題直接關(guān)系著人工智能的發(fā)展，為此檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險預(yù)測與管理給予高度重視，通過完善安全漏洞檢測，加強(qiáng)館員監(jiān)督以及用戶教育等來全面提高系統(tǒng)安全水平?？偠灾?，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，應(yīng)加強(qiáng)人工智能技術(shù)的研發(fā)，不斷推進(jìn)技術(shù)革新與迭代，從而更好地促進(jìn)檔案管理智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新，只有這樣才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量、效率的共同提升，為社會發(fā)展和時代進(jìn)步提供情報信息，從而在整體上強(qiáng)化社會運(yùn)行效率。

人工智能的快速發(fā)展及與各行業(yè)的深度融合推動了行業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型升級，同時也對生產(chǎn)方式等帶來了顛覆性的改變，通過與人工智能的融合，檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)了智慧化的轉(zhuǎn)型升級，全面提高了以用戶需求為前提的檔案服務(wù)的品質(zhì)與效率。檔案智慧化服務(wù)體系的構(gòu)建主要涉及基礎(chǔ)設(shè)施層、檔案資源層、技術(shù)處理層和服務(wù)應(yīng)用層等四大模塊，當(dāng)前融合了人工智能的檔案智慧服務(wù)雖仍存在一些發(fā)展困境與瓶頸，但從長遠(yuǎn)來看，它是優(yōu)化和提高檔案服務(wù)質(zhì)量，推動檔案事業(yè)快速發(fā)展的最佳途徑，也是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢與方向。