關于提高機關事業單位檔案管理信息化水平的探討

徐敬

湖北省襄陽市體育運動中心 湖北 襄陽 441057

1 機關事業單位檔案管理的信息化概述

當今時代是信息化、數字化時代，也為機關事業單位的發展帶來了新的契機，檔案管理者應該緊跟時代的步伐，順應改革開放深入進行，不斷創新檔案管理的方式。才可以有效提高檔案信息化管理水平，才能夠提高檔案管理的可持續性。應用信息技術的支持來進行管理方式的創新，可以解決傳統的工作量大、人員不足的問題，拋卻傳統的紙質工作方式，并應用數據化的模式來進行更高效率的檔案信息錄入、歸檔、分類管理、查詢以及科學服務推廣。檔案管理是否有效，檔案資源是否充分利用，直接決定了一個機關事業單位是否可以穩定、長期發展[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設作用

（1）檔案資源永久保存。在傳統機關事業單位檔案管理過程中，紙質文件受到濕度、溫度等環境因素影響，可能會有損壞、發霉等情況產生，進而讓檔案信息出現丟失現象。通過對檔案進行信息化管理，能夠轉換紙質檔案為數字檔案，在計算機系統以及磁盤中進行存儲，進而規避檔案損壞問題。

（2）檔案管理效率提升。現階段，就一些機關單位的檔案管理現狀來看，仍有部分單位的檔案管理仍以傳統方式為主，傳統的管理方式涉及程序相對較多，這對于檔案查詢工作、檔案整理工作開展具有不利影響。運用信息化檔案管理，可以讓工作人員利用專業系統完成檔案查詢工作，讓查詢效率得以提升，與此同時，檔案管理工作也可以通過計算機程序完成，可以讓檔案管理工作效率以及質量得以提升。

（3）檔案管理持續發展。現階段，機關單位的檔案工作應積極更新管理技術與管理手段，通過信息化建設，可以采用電子錄入方式完成信息資源的管理、記錄、采集、存儲等工作，在保證檔案管理效率的同時，對于其未來可持續發展具有積極影響[2]。

3 提高機關事業單位檔案管理信息化建設有效策略

伴隨著社會經濟的快速發展，事業單位會有更多的專門檔案、重要檔案、科技檔案出現，只有對信息化建設策略進行有效實施，才可以確保事業單位檔案信息化建設質量。

（1）加大對機關事業單位檔案管理的資金投入。不管是工程項目還是管理部門，其檔案管理能夠順利推進，離不開每一個部門所投入的人力、物力和財力資源，機關事業單位中的文件管理也是如此。因此，相關機關單位必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關部門的大力支持下，事業單位必須強化現代管理設備的投入，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，也要注意設備更換后，要及時把各類相關數據輸入設備中，以進行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應建立完整的安全保護系統，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

（2）制定檔案管理標準。制定檔案管理標準是機關事業單位檔案管理信息化建設的首要工作。首先，應制定具有針對化的信息化管理標準體系，在管理架構上，應保證檔案管理具有高度統一性特點，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現。還應做好領導管理工作，對組長、負責人進行有效安排。其次，應對資源進行有效整合，完成可操作檔案共享標準體系構建工作，保證文書檔案網絡共享平臺可以得到有效運行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機關工作高效性。

（3）完善檔案管理制度。現階段，在機關事業單位檔案管理信息化建設過程中，對檔案管理制度的完善，是確保工作能否順利開展的保證。首先，事業單位應構建層層負責制度，并成立專業領導小組，保證檔案管理信息化建設具有專人專崗特點。其次，事業單位應對檔案管理信息化建設制定長期規劃與長期目標，具體應涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內容，讓政務內網、檔案信息數據庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網絡技術攻關問題、數據格式統一問題得到有效解決。最后，需要對權利義務制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

（4）培養檔案信息化人才。一是提高重視，確保為培養檔案信息化人才營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養綜合素質高、具有信息化意識，并掌握適應現代化建設需要的應用型人才和高素質檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業務知識學習，掌握《文書與檔案管理基礎》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓》等檔案專業知識，提高綜合素質，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術的復合型人才。三是按檔案信息化要求培養和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過聘請專家，專題培訓，實地考察和業務交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業培訓，并有針對性地對圍繞檔案信息化進行專門培訓，提升檔案工作人員的責任意識、專業能力、專業思維和安全意識，努力造就一支高素質檔案管理干部隊伍。四是設立檔案工作人員考核機制，成立檔案管理組織領導小組，定期對檔案工作人員進行考核，切實有效提升工作積極性，切實提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導向，結合實際工作合理安排人才，優化人才配置，激發隊伍活力，做好檔案管理工作的各項保障措施，不斷適應信息化建設發展需要[3]。

4 結束語

綜上所述，實現機關事業單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。我們要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐；建立人事檔案信息數據庫，實現檔案數字化、科學化管理；同時，要加快檔案信息化建設步伐，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創檔案管理工作新局面。