淺談大數據背景下的高校科研檔案信息化管理*

吳哈娜

百色學院科研處 廣西 百色 533000

引言

信息時代的到來，使得大數據技術的應用更加普遍，而這也給高校開展科研檔案管理工作帶來創新機遇。借助大數據技術，檔案人員進行檔案數據收集更加便利，進行數據分析也更加深入，對于檔案決策的制定帶來更多的作用。而新時期，在高校發展過程中，科研檔案的重要性更加凸顯，需要執行更科學的管理措施，以發揮檔案的管理作用。所以在大數據背景下，科研檔案管理如何發揮大數據的作用，充分利用大數據技術，進行信息化管理，成為檔案人員思考和研究的主要話題。

1 高校科研檔案及其特點

高校科研檔案是指在科學技術研究活動中經過科學整理而形成的具有一定價值的文字、圖像、表格、數據以及音視頻等各種形式的檔案資源。包括國家級、省部級、市廳級以及校級等縱向課題，與社會經濟效益關系十分密切的橫向課題，國家發明專利、實用專利等。它作為高校開展科研活動的歷史記錄，是高校發展過程中一項十分重要的科技信息資源，直接反映著高校的科研水平和教育管理水平，對于促進學校的健康發展具有重要的作用。高校科研檔案的覆蓋面廣泛，有較高的研究價值，可以直觀反映出高校進行科研工作的現狀與存在問題，所以可以為科研創新、知識產權保護、科研人才培養、創新創業等提供參考。科研檔案管理工作的最終目標在于開發和利用現有科研檔案，使其更好地促進學校科研工作和地方經濟的發展[1]。

2 大數據對高校科研檔案信息化管理的影響

大數據的應用對于高校科研檔案信息化管理有多方面的影響。大數據技術的應用可以提升檔案數據處理效率，借助大數據技術，可以打造檔案共享平臺和業務系統，而這些先進技術的應用，可以提高數據收集的效率，提升數據處理效率，并挖掘出價值較大的數據信息，高效完成科研檔案管理工作，緩解檔案人員的壓力，并盡量排除人為因素造成的失誤。還可以有效規避檔案風險的出現，利用大數據技術可以對檔案風險進行預測預報，評估檔案風險的存在、嚴重程度等，并提出有效的規避措施。檔案管理人員可以利用大數據技術，通過網絡直接獲取和調用科研檔案信息，進行科研文件的高效鑒別和篩選，實現對科研文件的規范化和系統化管理，進而可以提升科研檔案的利用率，促進高校科研工作的良好發展[2]。

3 高校科研檔案信息化管理的目的及意義

高校發展過程中有著豐富的檔案資料，其中科研檔案資料占據很大的比例。考慮很多科研工作是高校工作的重要組成部分，所以大部分科研檔案具有多樣性和機密性要求，這就給高校進行科研檔案管理工作提出更高的要求。通過對大數據技術的應用，實現對科研檔案的四性檢測（真實性、完整性、可用性和安全性），從而推動科研檔案的電子化落實單套制。而這對于推動高校科研檔案管理工作的穩定和規范化發展有積極意義。利用信息化管理模式，借助ETL等先進工具，實現科研檔案的電子化和在線收集。在這個過程中，檔案人員只負責進行監督和開放權限、信息錄入，就可直接進行管理，同時還可以統計生成各種數據庫和表格，允許進行檢索和查詢，具有很大的便利。高校科研檔案信息化管理還可以提升檔案的管理效率，當前科研檔案資料中的電子化內容越來越多，通過對過去紙質檔案的數字化處理，實現檔案的電子化轉變，可以即時查詢和搜索，挖掘有價值的檔案內容，提高科研檔案管理效率。另外，這項工作還有利于服務高校發展和制定決策，科研檔案是高校的重要資產，準確記錄了所有科研工作的事項，這是相關研究人員進行科研決策的重要依據，而通過科研檔案信息化管理可以獲取詳細全面的科研檔案信息，提高決策的有效性。

4 高校科研檔案信息化管理存在的問題

4.1 對檔案信息化管理的認識不足

在實際操作中，檔案人員對科研檔案信息化管理的認識不到位，對于檔案信息化管理的重要性認識不足，所以積極性不高，存在一定阻礙。對于部分老職工，因為對計算機技術和軟件的接受程度不高，掌握起來比較慢，信息化水平不足，而對于部分年輕職工，雖然可以熟練操作信息化軟件，但對于檔案管理的理論和方法掌握不足，所以檔案人員隊伍都存在一些不足，無法適應檔案信息化管理的要求[3]。

4.2 檔案信息化管理的規范性不強

因為高校體制改革的持續發展，檔案部門也認識到檔案信息化管理的重要性，所以將這項工作提上日程，開始關注先進設備的引進和先進檔案管理信息系統的應用。但目前來說，還存在較多的問題，領導人員不重視檔案信息化管理的落實，檔案管理的檔案信息化管理形式化嚴重，實踐性不足，在具體建設時忽視了標準化建設要求，檔案管理軟件的通用性、實效性以及實用性等還存在不足，檔案信息規范化統一的分類編碼標準也沒有得到統一和完善，相匹配的標準化流程還未得到建設和落實，這都影響到檔案信息化管理的發展進程。

4.3 檔案信息化管理的安全風險較大

檔案信息化管理面臨最大的風險就是網絡安全問題。因為檔案信息化管理是將所有的實體檔案資料轉化成數字化影像資料，利用電腦等介質進行無期限儲存，對于電腦、網絡等的依賴性較強。如果檔案信息化管理系統受到攻擊，網絡出現波動，電腦中病毒等，都可能導致資料的泄露和遺失，帶來較大的安全風險，有可能威脅到高校的利益。還有就是，在大數據環境下，檔案管理中的信息和數據更容易被竊取，導致檔案資料信息的泄露，也帶來一定的安全風險。所以高校進行檔案信息化管理要重視網絡安全防護工作的開展。

4.4 檔案信息化管理的軟件選擇十分隨意

檔案管理的有效運行主要是依靠各類軟件的支持，進行檔案信息化管理也主要是完善軟件的使用，增加其兼容性。但是在選擇檔案管理軟件時，高校方面存在很大的隨意性，也存在一定的認知偏差。有些高校的工作人員認為只要是個檔案管理軟件就可以支持檔案信息化管理。但實際上檔案管理軟件的種類挺多，但并不是所有的都適用于高校單位，只有專門的軟件才適用。檔案管理軟件是部分管理制度的載體，關系到制度的貫徹執行，所以要合理選擇。

4.5 檔案信息化管理的執行力度不足

當前高校發展面臨較大的競爭壓力，所以為了獲取更多的市場競爭優勢，吸引更多優質資源，很多高校選擇擴大規模、發展新行業、開發新業務等途徑，希望能夠提升高校的競爭優勢。但是這些方法在發展前期確實能短期內提升高校的知名度，促使業務指標的增長，但無法實現資源優化配置的目標。高校在擴大規模的過程中，忽視了對發展過程的記錄和總結，忽視了對檔案工作的管理和創新，檔案管理體系不夠完善，檔案信息化管理不足，工作環境也得不到改善等，使得檔案管理的效率不高，質量較低，更不會進行檔案信息價值挖掘和開發工作，給高校的可持續發展帶來負面影響[4]。

5 高校科研檔案信息化管理措施

5.1 加強科研檔案管理信息化建設

在大數據背景下，高校要想更好地進行科研檔案管理，就需要加強科研檔案管理信息化建設，不單純認為使用了計算機處理檔案工作就是科研檔案管理信息化，而是要明確信息化的內涵，知曉什么是科研檔案管理信息化。高校要認識到科研檔案管理信息化對于高校發展的重要性，認識到信息化的優勢，樹立正確的科研檔案管理信息化理念。高校要積極引進先進的技術和軟件，推廣先進軟件和信息系統的應用，提高科研檔案管理信息化水平。在運行科研檔案管理時，要積極學習其他高校進行科研檔案管理信息化建設的情況，借鑒其他高校的成功經驗，建設出適用于本高校的科研檔案管理信息系統。另外，高校需要對科研檔案管理信息化建設進行整體規劃，結合高校發展現狀和戰略目標進行分析，對傳統的檔案工作模式進行革新，編制科學的規劃，并嚴格按照規劃開展工作，避免出現遺漏，影響信息化系統的建設和應用。另外，高校檔案部門要逐一建立科研檔案信息化管理的規章制度，完善這項工作的規范化建設，一切工作內容都有嚴格的制度進行規范。

5.2 打造科研檔案管理網絡平臺

高校要借助大數據技術打造先進的科研檔案管理網絡平臺，廣泛應用現代信息技術，配置全面的檔案信息基礎，促使平臺和系統搭建工作更加快捷。網絡平臺的建設核心主要是確定各個基本模塊，并對其功能進行強化，優化各個模塊功能的發揮，提升對于檔案信息的分析和處理能力。對高校內產生的科研檔案信息進行綜合整理，建立集成的信息分析模塊，避免檔案信息過于分散而出現遺漏的情況。在設計網絡平臺時，設計人員需要掌握高校科研檔案信息的分布和管理情況，進行深入分析，針對檔案信息落實動態控制。高校要注意規范科研檔案管理工作的流程、數據存儲格式、檔案信息管理模式等，構建大規模的科研檔案數據庫，為檔案管理提供技術支持，實現科研檔案信息的共享、異地查詢、借閱等服務。同時高校要注意創新管理模式，節約科研檔案資源的開發成本，在將互聯網與校園網相融合的基礎上，促進紙質檔案和電子檔案的有機融合，建立起現代化的科研檔案儲存方式，加快實現信息化建設。

5.3 強化檔案信息化人才培養

科研檔案管理信息化人才隊伍的建設，對于大數據背景下科研檔案管理的創新也有積極意義。高校要注意對人才進行培訓，關鍵是如何將科研檔案管理與大數據相結合，建立起科研檔案管理信息化人才隊伍體系。高校要針對檔案人員進行信息化的學習，針對科研檔案管理信息化最新理念、方法等進行學習，提升科研檔案管理理論知識水平；同時借助大數據技術模擬一些科研檔案管理案例，要求科研檔案管理人員進行模擬解決，提升實操能力；高校還要注意在每次學習和培訓之后組織考核工作，定期對科研檔案管理人員進行考察，并將考核結果與績效、晉升等相掛鉤。另外，高校要建立科學的獎懲制度，將檔案人員信息化建設的成效與績效相掛鉤，將每次考核結果也與績效掛鉤，將日常工作表現與績效掛鉤，從而激發檔案人員的信息化建設積極性。

5.4 完善檔案資料

在大數據環境下，高校檔案進行檔案信息化管理，首先需要保證的就是有多樣化的檔案資料，高校要積極使用大數據技術，自動收集和錄入每天產生的各類數據文件，并定期導出到信息化系統的數據庫中。檔案管理人員要積極利用大數據技術，借助科研檔案管理工作向電子化、數字化方向發展，以大數據、線上共享等方式推動科研檔案管理和互聯網的結合。對于其中價值較高、類型多樣的檔案，轉化為結構化數據庫形式，然后進行聚合、分類、分析和處理，檢索數據之間的相關性，將混雜的檔案信息變為“活的信息”，實現科研檔案信息的高效整合、分析應用和資源共享。

6 結束語

高校科研檔案管理工作是新時期推動高校科研事業發展的基礎性工作內容。面對大數據背景，進行檔案管理也要積極應用先進的信息技術，實現檔案信息化管理，這對于高校科研工作開展和檔案管理工作提升有積極意義。所以本次研究針對高校科研檔案信息化管理進行研究。