信息時代農業科研單位檔案數字化建設的思考

陳江燕，徐 艷，劉美彤，李 寧

（1.遼寧省農業科學院，遼寧沈陽 110161；2.遼寧省林業發展服務中心，遼寧沈陽 110036）

0 引言

農業科研院所檔案是單位在過去和現在從事黨政、科研、推廣、人事、財務等方面活動中直接形成的，是具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，它客觀地記載了單位的發展歷程，是單位文化的一種傳承[1]。2018年，遼寧省農業科學院根據國家出臺的檔案管理辦法，同時結合自身檔案管理實際情況，與軟件公司簽訂了檔案數字化項目技術服務合同，開啟了檔案數字化建設工作。在三年的數字化建設中，我們發現一些不利于檔案工作的問題，經過梳理和分析，提出一些建議措施，希望能為其它科研單位檔案工作提供一些參考。

1 數字化建設的必要性

檔案最初是用比較傳統的方式來記錄的，檔案用紙和書寫字跡都難以達到永久保存這一目的。隨著計算機軟件技術、掃描技術、數碼技術的不斷發展，數字化檔案逐漸成為檔案管理的一種新興模式。其具有以下優點：一是利用計算機掃描技術對紙質檔案文件進行數字化處理，制作數字化副本提供利用，這樣可以把原件妥善地保管起來，以防因長期翻閱造成紙張破損，破壞檔案的完整性，延長原件的保存時間[2，3]。二是避免因人為因素或是意外情況檔案遭到破壞，保證了檔案的安全。三是節省了占地面積，減少了人力，查閱起來極為方便、快捷，提高了工作效率。數字化管理改變了檔案原始保管和利用方法，使得檔案實物保管轉向檔案信息的數字化存儲為主，利用方式也從庫房查閱到以檔案軟件的數據庫查閱為主，在檔案管理工作中逐漸形成一種數字、網絡、共享為一體的信息化服務手段。

2 數字化建設中存在的問題

2.1 對檔案重視程度不夠，完整性得不到保證

檔案室是單位管理綜合檔案的部門，單位形成的重要的、有價值的材料，都應無條件歸檔案室留存。但是有的部門或個人對檔案工作重視程度不夠，沒有樹立保護檔案意識，工作過程中應歸檔的材料不主動歸檔，文件材料存在有通知沒結果、有結果沒過程、有請示沒批復等諸多問題。很大一部分單位是依靠檔案員個人面子去督促、追要各類檔案材料，但結果卻不如意。而檔案員又沒有辦法協調好與所有部門的關系，導致檔案工作做得比較被動，檔案材料完整性無法得到保證。

2.2 延遲歸檔，影響數字化檔案工作順利開展

多年的實踐發現，檔案不按時移交，成為檔案管理工作中凸顯的一個問題，一是影響檔案工作的整體安排，二是增加了檔案管理人員的隱性工作量。我們熟知，各類檔案都有自己的一個分類號和流水號，每年檔案管理系統里建立目錄數據庫和全文數據庫后，實體檔案若有一件變動，那么就會帶來一系列的改動。因為檔案管理系統里的目錄、件號、庫存檔案卷內目錄、備考表等數據都需要變更。注重實體檔案卷內目錄、移交清單和檔案管理軟件參數三者一致性，是檔案管理者應遵守的工作原則。

2.3 時間久遠，檔案易破損

2020年，本院為了利用方便將建院以來的工資表進行了數字化。五六十年代檔案紙是薄薄的那種，字跡是手寫或是鉛印的，隨著保管時間的增加，嚴重氧化的紙張失去了韌性，一碰易碎，字跡褪色嚴重的已經看不清楚內容。有個別檔案材料有折皺、損壞、掉頁現象，書釘的位置也已是銹跡斑斑。

2.4 數據庫與檔案管理系統掛接技術不成熟

數字化工作過程中，檔案管理人員配合外包公司人員提供庫存紙質檔案，數字化公司負責將某一類檔案的目錄參數錄入到數據庫中，然后將每件或卷的檔案材料進行逐頁掃描，經過技術處理和格式轉換后，將數據庫導出分次掛接到檔案管理軟件中。目前文書檔案進行存量數字化時，遇到最多問題是公司人員素質參差不齊，在題名、責任者等參數錄入不準確、內容的格式不規范，加之數字化公司的人是以件拿報酬，為了要速度，錯字和落字的情況也時有出現。而掃描數據掛接到檔案管理軟件后，在使用過程中時常遇到數據庫打不開、數據顯示不完全、目錄條數和保管期限等數據在不同界面有不同步等許多問題。

2.5 檔案數字化公司自備設備，安全性得不到有效保證

據了解，幾乎所有單位的檔案數字化工作都是由外包公司來完成，但是所處地區經濟發展情況不同，擁有檔案數字化公司資源也不同。經濟發達地區，專業公司比較多，各單位可選的余地大，反之亦然。本院簽訂數字化合同條款要求數字化業務的軟硬件設備由數字化公司自備，這就使檔案數據的安全性得不到保障，一是檔案數字化成果導出和掛接只有外包公司的人能做，本單位人沒有權限操作。二是外包公司核算日工作量時，需要把數字化數據拷回公司，然后再進行統計。三是外包公司人員進場工作時，手機等電子設備都隨身攜帶，沒有規范管理。

2.6 缺少檔案專業人員，影響檔案信息化工作進展

檔案工作的性質是隱性的，多數人不了解檔案的工作流程。在相當一部分人的心里認為檔案工作就是簡單收與藏，這也導致一些單位沒有配備檔案專業人員，影響了檔案工作的開展。隨著國家對檔案工作的重視程度的加大，檔案利用方式也在從傳統的檔案到數字化檔案，管理方式也從單一模式轉變為多元化的管理。管理方式的轉變要求檔案管理人員除了掌握檔案管理的專業知識外還要熟練掌握計算機信息管理，比如，有些單位辦公系統、0A系統與檔案管理系統不能兼容，不能實現電子文件的歸檔，這些問題如要解決，必須要有專業的計算機管理人員才能完成。做好檔案的信息化工作，檔案管理和信息化建設兩個方向的人才都是不可或缺的。

3 建設措施

3.1 建立完備的制度體系作為保障體系

一是完善檔案管理制度。根據工作實際情況，制定院里檔案管理辦法和科研檔案管理辦法，提出歸檔新要求，規范各類檔案卷內目錄，提高了檔案歸檔質量與效率，確保各門類檔案歸檔工作有規可依、有章可循。二是堅持部門歸檔。建立了以分管院長為組長、以各部門兼職檔案員為成員的檔案管理網絡體系，職責清晰，保障檔案的真實、準確。三是做好宣傳，將制度上墻進行提醒，制定了《檔案鑒定與銷毀制度》《檔案安全保密制度》《檔案庫房管理》等規章制度，形成了較為完備的檔案安全管理體系[4]。

3.2 存量數字化，增量電子化

鑒于檔案專業人員不足、檔案資源多等實際困難，各單位應根據自身情況，購買檔案管理信息系統，同時選擇資質等級較高的數字化加工公司簽約，如檔案歸口管理單位有入館要求則優先做好入館檔案的數字化，其次做好單位庫存的檔案數字化工作。而新增的文件材料應按電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GBT18894-2016）實行電子化管理。

3.3 配套設施要齊全，保證檔案安全性

單位在開展檔案數字化工作前，要保證有獨立的數字化加工場所，場所要符合檔案“八防”等安全管理要求。同時還要配備視頻監控設備、符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝置等硬件設施。檔案數字化加工設備不能安裝外網，手機、筆記本電腦等電子設備和各類移動存儲介質不能帶入工作場所，數字化工作人員隨身物品要放在專用儲物箱柜。工作中嚴格按照基本流程操作，保證數字化成果的質量，不得將數字化加工場所內的物品帶離現場，以確保檔案的安全。

3.4 數字化成果驗收環節必不可少

數字化公司完成一次數字化成果后，雙方應認真履行合同規定的條款，保證檔案系統電子文件與檔案目錄的準確掛接，檔案實體、檔案目錄和電子文件一致性100%。比如，各條目錄參數準確性、數字圖像完整性和清晰度，原文能否打開瀏覽等指標。同時還要檢查檔案實體的完整性和歸位情況，調出的檔案要保證歸回原位，嚴禁漏回或是回錯位。

3.5 加大業務培訓、引進專業人才

大多數科研單位檔案室僅有紙質檔案管理兼職人員，沒有專職檔案員，這就導致檔案數字化建設管理人員嚴重缺位。為加快檔案數字化建設進程，一方面，加大對現有管理人員的專業基礎理論知識培訓，提高對檔案數字化等相關業務知識的了解，滿足數字檔案工作管理的需求，跟上國家對新型檔案管理人知識結構提出的新要求，保證數字檔案的安全。二是熟練掌握計算機信息和網絡管理等方面的技術，利用檔案管理信息庫完成檔案管理一系列操作程序，盡快適應檔案數字化管理發展要求。三是要積極招聘檔案專業院校畢業生，讓他們充實到檔案隊伍中，提高檔案管理者基礎理論和基本技能水平，最終實現科研單位檔案信息數字化這一目標。

4 結語

信息時代農業科研單位檔案管理工作是一個單位重要的工作內容，我們要把它作為一項長期的任務來抓。同時結合工作實際，根據檔案工作總體情況制訂切實可行發展目標，為科研事業的發展提供保障，為檔案信息化建設夯實基礎。