加強農業科技檔案信息化建設的思考

王 毅

（遼寧省果樹科學研究所，遼寧營口 115009）

0 引言

今年的中央農村工作會議著重強調了糧食安全問題，指出中國人的飯碗要主要裝中國糧，堅持“藏糧于地、藏糧于技”的戰略，大力實施種業振興戰略，種業的振興重點在育種、根源在科技。如何加強農業科技水平，推動農業科技管理的正規化、信息化、現代化，是當前農業科技戰線的重大問題，而作為農業科技檔案管理來說，是農業科技研發、推廣、創新體系中不可或缺的部分，在當前的社會經濟變革下，推動農業科技檔案的信息化也是未來的發展趨勢。

1 加快農業科技檔案信息化建設的重要意義

農業科技檔案管理的概念，通常是在開展農業生產和科研過程中形成的科學研究理論成果、生產技術、管理方法等重要的具有經濟價值的關鍵性內容，以標準化的數據或者文件形式通過紙質或者電子化方式按照規范化的歸類進行統一集中存放，并且依照法律法規等規章制度進行科學管理。

管理的主體是農業科技檔案，這些檔案資料涵蓋的內容比較廣泛，通常了包括了各類的學術報告、科技論文、實驗結果、機關事業單位的關于科研活動的政策文件等，而形式也是較為豐富，包括了文字性材料、數據材料、圖像影像聲音資料、數據模型、實物標本等。做好農業科技檔案的管理，不僅是反映廣大農業科技工作者辛苦付出后的珍貴成果，同時也是反映世界科學發展演進規律的重要依據，它能夠為今后的農業科技工作做好全面的技術咨詢指導，更能做好相關的理論、數據、模型、思路方向的研究支撐，能夠為科技創新和研發起到極為重要的輔助和引導作用。在農業科技活動日益增多的情況下，農業科技檔案的匯總歸集量也是呈著指數級的速度在增加，如果僅依靠人工去管理，已經不能適應這種發展速度，因此依靠計算機系統的農業科技檔案信息化管理系統就營運而生，實現對原有資料從紙面到屏面的跨越，從人腦分析到電子管理的跨越，它的重大意義在于，一是提高了檔案歸集分類的準確性和完整性，依靠計算機來儲存檔案歸類情況，可以減少人為操作誤差，確保存放管理的精確度。二是提高了檔案信息的利用效率，人們可以利用計算機系統快速的檢索搜尋到相關檔案資料，并能夠通過電子化介質進行查閱、復制，大大提高了利用速率。三是能夠有效的保護原始檔案資料的完整性。信息化的農業科技檔案管理系統可以把很多的原件資料通過掃描的方式記錄到存儲服務器當中，而在相關人方面在調閱檔案時，除非有特定要求，均可以通過電子版的形式去閱讀分析相關的原始資料，從而減少了紙質資料被翻越傳閱的頻率，這樣就會大大減少了紙質資料被損毀、破壞、丟失的可能性，從而最大程度上保護了資料的完整性。當前在互聯網技術日新月異的背景下，信息化建設也要加快步伐，著力破除當前管理過程中的障礙，彌補短板，實現科學管理。

2 農業科技檔案信息化建設中面臨的主要困難

2.1 農業科技檔案信息化管理機制還有待完善

盡管當前各個農業科技管理部門針對檔案管理信息化工作制定了較為詳盡的規章制度，明確了管理職責、管理任務、監督責任和懲處獎勵措施，但是很多制度缺乏一定的可操作性和適應性，有些制度管理的過度的深入和全面，執行的難度大，同時也沒有與實際情況的變化做到與時俱進。比如有些領導干部為了防止科技檔案信息化管理后會出現信息泄密等問題，就消極懈怠應對，搞“一刀切”，把本不該定位涉密的檔案一律增加密級，統一按照涉密文件進行信息化管理，這樣盡管能夠確保保密工作較為妥善，但是不符合當前“放管服”改革的要求，為檔案的維護、查閱、使用帶來了較多的復雜程序環節，大大降低了檔案管理效率，制度的呆板老化制約了農業科技信息化建設步伐。

2.2 農業科技信息化建設的投入力度有待加強

一方面表現在人力資源的投入上，當前在人才隊伍新老交替的背景下，一些年富力強的科技人才充實到一線，而老人則被派往檔案等后臺管理部門工作，但是他們對于信息化的認知和應用能力較弱，由于不能有效的在檔案管理部門引進年輕的人才力量，就會弱化了信息系統的功能發揮，檔案管理總體效率不高，質量有待提升。另一方面表現在技術資源的投入上。由于管理層對于農業科技檔案信息化認識不明確，對于很多現金的管理技術的引入和實施持謹慎態度，無法看到先進信息技術對于農業科技檔案的高質量管理，推動農業科技進步的長遠戰略意義，因此導致很多信息系統的硬件水平遲遲得不到提高，軟件系統也沒有按時的升級和完善，信息系統的安全性、高效性和便捷性都表現一般，很多年輕的科技人才都傾向于在互聯網搜尋相關的科技資料，對于農業科技檔案館的檔案資料的期望度和興趣度都較低。

此外，在一些偏遠地區，農科檔案的管理基礎設施還未完全的建立，信息化水平仍然較低，或者由于當地的科技隊伍信息化素養不高，難以合理科學應用該系統，導致很多投入的系統資源沒有被充分利用起來造成了較大浪費。很多農業科技檔案信息之間無法實現有效地共享。

3 加強農業科技檔案信息化建設對策建議

3.1 高標準建設農業科技檔案數據庫

一是檔案資料的數據記錄。電子檔案的生成是農業科技電子檔案庫建立的第一步。在當前的信息化時代下，很多的檔案都以電子數據的形式進行儲存。從基層的科技推廣、科研部門開始，就要開設電子檔案的記錄端口，確保檔案資料收集的時效性、真實性和可靠性。對于本身就是電子數據的各類科技檔案，可以按照相關的科研文檔的格式標準進行統一處理后打包收集。對于原始的紙質資料，就要通過圖像化的形式進行轉換后歸檔，可以利用當前常用的OCR技術掃描儀、數碼相機等電子設備進行原始的數據記錄，并利用先進的數據識別轉換軟件實現紙質文件向可編輯操作的數據文件的歸集。

二是管理操作系統的確定。目前全國沒有形成統一的農業科技檔案信息化管理系統，不同地區、不同層級間的管理軟件都不盡相同，有些是高度集成化的綜合操作系統，而大部分還是通過Word、Excel、Access等office基礎的辦公軟件來開展數據信息的存儲和操作，并以它們作為底層架構進行擴充升級，形成了一個具備錄入、歸集、檢索、統計分析為一體的初級的管理操作系統，從而實現了農業科技檔案的建檔、歸檔和調用。在軟件的選定上，基層農業科技單位應當將對于科技檔案的管理需求和現實的問題進行梳理匯總，同意上報到上一級的農業科技推廣部門和具有行政管理職能的農業農村部門，該上級單位根據當前農業科技發發展的總體狀況和基層需求，利用本身的信息獲取渠道和協調統籌能力優勢，審慎科學的進行操作系統并進行集中統一的招標采購，保證轄區內的系統格式標準統一。推動農業科技檔案管理的可持續性與全面性若待上級主管部門進行大范圍的操作系統同意后，就可以把檔案資料數據進行直連移植，就可以避免不同類型數據轉換產生兼容性問題。

三是數據檔案的存儲與備份。檔案管理部門應當嚴格按照數字檔案的儲存與備案管理規定，對檔案的密級和重要性進行詳細的分類，對于符合備份要求的數據資料，進做好異地備份工作，確保數據信息的“雙保險”，避免在一些人工操作錯誤、突發性事件對檔案資料造成的不可逆的損害。在備份工作程序上，應當按照從下而上的流程，逐級上報、逐級備份，分類匯總，統一管理。一般是從鄉鎮一級的農業技術推廣站將農業科技檔案逐級審核備份后上報至市級的農業農村部門和檔案管理部門。在技術應用上，多利用大數據服務器，假設云端存儲終端，實現外送備份和本地計算機調用的雙重功能。而對僅能查閱的關鍵資料，在調取的權限中設定為“只讀”同時對于對外的網絡鏈路上要設置防火墻和殺毒軟件，做到數字證書認證，并能夠實施的記錄操作痕跡，做到全程的監控，可以確保檔案的傳遞流程可追溯，并對于原始的紙質資料進行妥善的保管，確保保管區域防塵防火防潮，能夠長期的安全保存。

3.2 架設功能完善的檔案服務器和網站

要打造具有一定規模的農業科技數字化服務器集群，利用服務器存儲效率快、存儲量大的優勢，將已經歸集好農業科技檔案數據上載至服務器，同時形成鏡像文件，可以讓外部計算機終端接入服務器網絡，能夠從事下載、分享等相關工作。同時在外部的信息傳輸上，通過功能完善的網站來實現。用戶可以通過外部的網絡來檢索查閱農業科技信息，按照檔案管理的規定對檔案資料進行查閱，網站的設計要平面化、便捷化，有利于基層的農技人員和農民群眾及時有效的了解農業技術趨勢，為農業生產發展做出貢獻。

3.3 加大檔案信息化建設的投入力度

一是加強人才投入，要通過提高待遇水平、優化聘用體系、拓寬成長渠道的方式吸引德才兼備、經驗豐富、技術過硬、年富力強的人才進入到檔案信息化管理隊伍。二是加大經費的有效投入，及時的對軟件系統進行升級，定期的對配套硬件設備進行更新，以適應信息化需要。

4 結語

在全球化和信息化的持續發展的今天，農業科技檔案管理者需要轉變原來的工作與思維模式，緊跟時代步伐，加快推進農業科技檔案信息化建設，為行政部門管理科技檔案、科研部使用用技術檔案、基層農民群眾借鑒技術檔案創造一個較為便捷高效親民的使用環境，助推農業農村現代化發展。