博物館檔案和業(yè)務(wù)工作的銜接

趙凱飛

博物館是征集、典藏、陳列和研究代表自然和人類文化遺產(chǎn)的實物的場所，是以為社會發(fā)展提供學(xué)習(xí)、教育、服務(wù)為目的的非營利的永久性機構(gòu)。博物館的基礎(chǔ)是藏品，而博物館檔案則是一切藏品展示、研究工作的基礎(chǔ)和記錄。博物館業(yè)務(wù)工作人員在業(yè)務(wù)開展過程中要及時詳細(xì)地記錄藏品信息，而檔案工作人員要根據(jù)業(yè)務(wù)工作過程中產(chǎn)生的檔案資料的狀況，對其進(jìn)行收集、整理、歸納、統(tǒng)計、妥善保存并加以利用。為了使博物館的業(yè)務(wù)工作能得到更好的開展，社會價值得到更好的發(fā)揮，必須不斷地加強對博物館檔案工作的管理。博物館檔案管理工作應(yīng)引入先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)的技術(shù)人才，建立完善的管理制度，提升博物館的管理水平，并利用多種方式展示博物館文化，提高人們對博物館文化的關(guān)注度，以實現(xiàn)博物館工作的意義。

一、制度化管理是建立博物館業(yè)務(wù)工作與檔案工作銜接的根本途徑

博物館的檔案工作建設(shè)，在未來的發(fā)展中，要堅持將博物館的業(yè)務(wù)工作作為重點，以向著整體化、精細(xì)化管理為目標(biāo)，以制度化建設(shè)為根本。根據(jù)不同業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)，制定完善、先進(jìn)的管理辦法，使檔案室的資料管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)與健全，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。當(dāng)代博物館要建立完善的檔案管理機制，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，才能跟上時代發(fā)展的腳步，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)。

根據(jù)國家《檔案法》中的法律法規(guī)要求以及博物館上級部門針對博物館檔案室發(fā)展的規(guī)定，結(jié)合博物館檔案室自身的實際情況，制訂符合業(yè)務(wù)室和檔案室發(fā)展的各個管理環(huán)節(jié)的嚴(yán)格制度，并監(jiān)督執(zhí)行。制度的制定管理是多方面的，大小事務(wù)都要有相關(guān)制度規(guī)定，方能將檔案工作更好地完善起來。大的制度包含對檔案資料的收集、整理、鑒別、管理、定期清理核對等，要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料交接時，要保持細(xì)心、負(fù)責(zé)的態(tài)度，對每個細(xì)節(jié)都不能放過，發(fā)現(xiàn)材料不全的，及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人溝通，能彌補的需要按要求及時補上，盡可能地將資料收集完整，使每種檔案都能達(dá)到材料齊全、內(nèi)容完整、使用方便的要求[1]。對工作已經(jīng)完成，不按照要求進(jìn)行檔案遞交的業(yè)務(wù)工作人員，按照制度的規(guī)定，定期索要，保證相關(guān)材料不在其他部門積壓。及時歸檔，才能確保檔案資料的真實性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性，才能在發(fā)現(xiàn)檔案材料有遺漏時及時補充。為提高檔案室的工作效率，制定“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案”的制度，按照此項制度規(guī)定，可以將分散的檔案管理工作分配給當(dāng)事人，當(dāng)事人按照完整、準(zhǔn)確、翔實、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的整理原則，能清楚地知道檔案資料哪些是完整的，哪些是需要補充的，將檔案資料進(jìn)行完善，逐步地推進(jìn)檔案管理理念的現(xiàn)代化和與時俱進(jìn)，不斷優(yōu)化檔案管理制度，推進(jìn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化、協(xié)同化發(fā)展，才能最大限度地提高檔案資料的質(zhì)量，促進(jìn)博物館事業(yè)的整體發(fā)展。

二、信息化建設(shè)是博物館業(yè)務(wù)工作與檔案工作銜接的重要手段

電子計算機等信息技術(shù)的使用，給博物館的檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開展都帶來新的方式，業(yè)務(wù)工作開展過程中可以及時地將業(yè)務(wù)開展的狀況進(jìn)行記錄、上傳。需要資料的，只需由檔案工作者協(xié)助，即可進(jìn)行查詢。檔案工作者可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接通過電腦網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行一些業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的電子檔案信息的收集、整理和傳輸，這樣不僅可以及時地收集資料，進(jìn)行檔案整理，還能及時補救整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題。通過這些網(wǎng)絡(luò)收集資料，還能使檔案資料在博物館局域網(wǎng)絡(luò)的限制下，實現(xiàn)資源共享，可以讓各部門都對資料的狀態(tài)提出意見。博物館檔案工作者也漸漸突破了只停留在保管檔案的業(yè)務(wù)上，還要按照其他部門工作人員的意見，加強對檔案的管理、研究、利用。在依照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理的同時，加強檔案研究工作，不斷探索，總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，提高博物館檔案的利用價值，使藏品資料等業(yè)務(wù)檔案給人類社會和后輩子孫帶來應(yīng)有的歷史意義。

目前，博物館雖然在業(yè)務(wù)工作開展和檔案工作建設(shè)中都加入了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但對比國外博物館的信息化程度，我國博物館仍需繼續(xù)加強信息化建設(shè)，力求通過與各業(yè)務(wù)工作部門建立網(wǎng)絡(luò)連接，以便快捷地知道各業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度，需要不需要進(jìn)行檔案對接等，節(jié)省很多催促時間，檔案管理人員可以更加專注于業(yè)務(wù)研究。通過網(wǎng)絡(luò)連接，可以直接了解各業(yè)務(wù)部門的材料形成狀況，何時進(jìn)行提交等，根據(jù)各部門的材料狀況，制定相關(guān)的提醒計劃，以免漏交。網(wǎng)絡(luò)化是搞好檔案工作的保證，如果缺少了和檔案材料形成部門的頻繁互動，檔案管理人員無法準(zhǔn)確了解檔案資料的狀況[2]，業(yè)務(wù)部門有沒有新檔案形成等，檔案工作就無法專注地進(jìn)行，而變成和各部門的交接是第一任務(wù)，至于檔案工作做得好不好，則無暇顧及。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案借閱人員可以直接與檔案管理人員溝通，如果在外地的業(yè)務(wù)工作人員需要一份重要材料，檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)直接傳送給他，避免來回的交通浪費時間，提高各部門的工作效率。檔案管理人員應(yīng)建立整個博物館的網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)部門征集、鑒定、陳列展覽、保護(hù)/修復(fù)等工作，也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解檔案資料的缺失，業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)工作時也能及時補充。與藏品相關(guān)的文字、照片、影像資料等，通過網(wǎng)絡(luò)可進(jìn)行內(nèi)外部的傳遞、存儲、查閱；在需要領(lǐng)導(dǎo)決策時，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以直接得到領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)；檔案資料的信息采集、文件處理等不再受地域和時間的限制，可以高效率地工作。應(yīng)用先進(jìn)的計算機處理技術(shù)，如光盤檔案、縮微檔案、信息處理等技術(shù)，可以對大容量的資料進(jìn)行整理，減少檔案材料的儲存空間，提高了檔案的傳送速度和調(diào)檔速度。

將信息化平臺系統(tǒng)應(yīng)用到博物館檔案工作建設(shè)和業(yè)務(wù)工作開展的過程中，切實提升業(yè)務(wù)檔案的管理質(zhì)量，有效地消除現(xiàn)階段博物館業(yè)務(wù)檔案管理過程中存在的缺乏統(tǒng)一性、無法有效溝通等問題，避免出現(xiàn)信息孤島，利用平臺對數(shù)據(jù)權(quán)限實施安全性控制，切實提升數(shù)據(jù)信息的安全性；對于博物館業(yè)務(wù)檔案內(nèi)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息（圖片、影像、三維等）所具有的特征，歸納與整理出非結(jié)構(gòu)化數(shù)字檔案由開始錄入至后期管理與使用的規(guī)范化程序，不斷完善類似的管理，以此來促進(jìn)國內(nèi)檔案管理工作發(fā)展[3]。

針對博物館業(yè)務(wù)檔案實施高效應(yīng)用，能夠滿足博物館實際應(yīng)用的業(yè)務(wù)檔案管理流程與數(shù)據(jù)規(guī)范；引入現(xiàn)代化的信息平臺，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)所形成的檔案實施有效的整理與共享，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)化運行奠定基礎(chǔ)，而且能夠提升其空間，確保更加高效、穩(wěn)定地運行，發(fā)揮其各種功能；在博物館中積極推廣信息化平臺，讓更多的社會大眾了解與熟知文化藏品，學(xué)習(xí)知識，感受傳統(tǒng)文化的魅力。

三、人才隊伍建設(shè)是博物館檔案與業(yè)務(wù)工作銜接的重要保障

博物館的工作專業(yè)性很強，藏品的收集/征集、鑒定、保護(hù)/修復(fù)、陳列展覽、研究教育等業(yè)務(wù)工作的開展都是以學(xué)術(shù)研究為前提的，因此，高水平的業(yè)務(wù)開展和檔案建設(shè)是非常重要的，提高業(yè)務(wù)和檔案工作管理水平，不僅需要引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才，還需要提升其政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力等方面的培訓(xùn)。

要想實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化以及協(xié)同化，需要有一支專業(yè)的檔案管理隊伍來支撐。檔案的管理不是一成不變的，各項制度在逐步完善，信息化技術(shù)在逐步深入，為了更好地理解和應(yīng)用新的制度和信息化技術(shù)，檔案管理人員需要不斷強化自身的專業(yè)能力。因為博物館是事業(yè)單位，以服務(wù)社會為主要職能，工作人員還要加強政治教育，提高政治素質(zhì)、責(zé)任感和使命感。在具體管理過程中，相關(guān)的從業(yè)人員需具有扎實的專業(yè)功底，不斷地學(xué)習(xí)具體的制度與規(guī)范，掌握檔案管理中所需要的技能與知識，與時俱進(jìn)，加強計算機及相關(guān)軟件的應(yīng)用學(xué)習(xí)，掌握計算機數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用；檔案管理人員要具備較高的職業(yè)素質(zhì)，責(zé)任心要強，在工作中保持求真務(wù)實、一絲不茍的態(tài)度，由于藏品工作的特殊性，要做好藏品的信息不外漏等保密工作。

博物館要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，特別是對新進(jìn)的檔案管理人員或是有新的檔案管理制度出臺，以及新的計算機技術(shù)應(yīng)用的時候，要及時將這些知識傳授給相關(guān)人員，提高檔案管理人員的技術(shù)水平。讓檔案室的各管理人員，如管理負(fù)責(zé)人、具體實施人員等，都清楚自己的職責(zé)，形成全博物館人員都清楚地了解檔案管理機制。在有新的計算機技術(shù)應(yīng)用時，如果無法進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，則需要請專家到館內(nèi)培訓(xùn)或者送相關(guān)的管理人員參加專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)培訓(xùn)班，進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)完成后，將先進(jìn)的計算機技術(shù)在全博物館檔案室進(jìn)行分享，切實提升檔案管理的信息化水平，充分利用計算機的優(yōu)勢。對于管理者而言，同樣要不斷地學(xué)習(xí)，掌握更多的技能，加強檔案的管理，如有成功的經(jīng)驗，像使檔案的內(nèi)容分類科學(xué)、流程清晰、檢索方便，最完善的保存藏品檔案資料等方式，應(yīng)及時分享，這對提升管理人員的綜合素質(zhì)具有非常重要的意義。

制定更加科學(xué)、合理的激勵制度。把檔案工作管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行年度或半年度考核，根據(jù)檔案管理人員的工作狀態(tài)、主動性及質(zhì)量進(jìn)行考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員實行嘉獎，推動檔案管理人員的整體工作積極性[4]。

將檔案工作作為全博物館的整體工作來進(jìn)行，博物館的檔案工作涉及各個部門，因此提高各個部門的配合度，甚至在各個部門中發(fā)展兼職檔案工作人員，對檔案工作也有積極的推動作用。因為藏品的業(yè)務(wù)工作歷時較長，各個業(yè)務(wù)部門在自身的工作中，都需要準(zhǔn)備藏品的原始資料，因此要以博物館的管理人員為核心，建立一支博物館檔案工作小組。要強化這支隊伍的檔案管理意識和技術(shù)，及時收集工作內(nèi)容，并與檔案室人員進(jìn)行溝通，協(xié)助開展檔案資料的整理工作，及時提交收集到的檔案資料，而不僅僅依靠檔案管理人員的力量，降低檔案室工作人員的工作強度，使其將重心放在對資料的整理、核對以及規(guī)范管理方面，對提高檔案的管理效率和規(guī)范度有很好的促進(jìn)作用。

值得一提的是，博物館檔案工作對專業(yè)性的要求極高，但檔案工作冗繁枯燥，工作流程長，獲得成果困難，很多專業(yè)素質(zhì)較高的人員更傾向于投入到其他的業(yè)務(wù)崗位中，導(dǎo)致檔案管理人員流失嚴(yán)重、檔案業(yè)務(wù)管理無序。這與檔案崗位對于工作人員的專業(yè)性要求是矛盾的。要從根本上解決這個問題，還是要從上至下地提高對檔案工作的重視，提高檔案的管理效率和利用率。當(dāng)檔案被廣泛應(yīng)用的時候，將更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)工作，檔案工作者的積極性也就得以提高，這樣也能有助于檔案工作的開展和推進(jìn)。