信息化時代高校學生檔案規范化管理研究

朱 蓉

隨著信息化時代的到來，信息數據已逐漸成為人類生產資料和社會資源中不可或缺的一個部分，檔案工作也從傳統實體逐漸轉向數字化管理。為順應時代發展，2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》中就增設了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩部分內容。高校學生檔案是高校檔案工作的一部分，與其他檔案工作存在共性，也具備鮮明的特性，在其信息化建設過程中，不僅應當把脈時代發展，與時俱進，而且應探索其標準化、規范化管理方法，制定符合實際的實施細則，為做好新時代高校學生檔案工作提供制度遵循。

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分。它記錄了學生在校期間的學習過程及綜合表現，是國家選拔人才不可或缺的憑證和依據，它主要涵蓋高中階段檔案和大學期間形成的檔案[1]59。至目前為止，國家沒有出臺高校學生檔案的相關規范，因此各個高校的管理模式呈現百花齊放之態。筆者根據多年學生檔案管理經驗，深切感受到科學規范地管理高校學生檔案的重要性，因此在2018年底向中國高等教育學會檔案工作分會申報了《高校學生檔案規范化管理研究》的課題，對湖北省部分高校的學生檔案管理進行問卷調查，意在呼吁制定高等學校學生檔案管理相關規范，明確職責，科學界定歸檔范圍，對利用服務、檔案流動、信息化建設等予以規范，與《高等學校檔案管理辦法》《高等學校學生管理辦法》及《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的相關條款有效銜接，以期提高學生檔案的規范化、科學化及法制化管理水平。

一、明確主管單位，劃分管理職責，增強檔案意識

課題立項之后，課題組成員即對湖北省多所高校開展問卷調查，問卷的第一個問題即是學生檔案管理隸屬部門，結果顯示其中約70%的高校學生檔案管理隸屬檔案館（室），其余分別隸屬學生工作處、招生就業處等部門，甚至由各院系分散管理。這個結果還是可喜的，因為較以前大為改觀。《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）中規定，高校檔案館（室）應為學生檔案的主要管理部門，但是職責劃分不夠明確，因此，要想促使高校學生檔案管理工作更有序、更高效，筆者認為，進一步明確高校檔案機構為其主管單位，并明確其權利和義務很有必要。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出：“堅持并不斷完善黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職、密切配合、形成合力，促進檔案事業協調發展。”而高校檔案部門是保存和提供利用學校檔案的專門機構，具備符合要求的檔案庫房和管理設施。學生工作處、招生就業處等部門則是主要負責學生工作和招生就業工作的職能部門，高校學生檔案工作雖然與學生工作和招生就業工作息息相關，但其管理屬性更側重于檔案管理。高校檔案機構對檔案管理工作更具專業性，檔案意識也更高，對入學時新生檔案的進口關、對進校后檔案材料的形成關、對校內學生檔案的利用關、對畢業時檔案轉遞的出口關，均能從建設檔案事業“三大體系”（檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系）的角度嚴格把控，從而形成更齊全、更嚴謹的檔案材料，無論是對在校生還是畢業生，一旦需要利用，在確保檔案安全的前提下，隨時可以提供高質量的檔案材料，真正為學生排憂解難，為學生的聘任升職助力，為學校贏得良好的聲譽。

而高校檔案機構要想使高校學生檔案工作規范化、標準化，則必須依據國家相關法律法規建立健全學生檔案管理制度，這是做好學生檔案管理工作的基礎。明確高校學生檔案實行集中統一和分級負責的管理模式，明確主管單位和相關部門的權責，每個環節責任到人，嚴格執行檔案法律法規，增強相關人員的檔案意識，從而形成一套合理的、科學的管理模式。

二、規范歸檔范圍，統一歸檔標準，完善建設路徑

《高等學校檔案管理辦法》中“學生類”檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等[2]。根據調研，以上材料基本為高校學生檔案的必備材料，但已不能滿足新形勢下對高校學生檔案的新要求，已有部分學校將學位授予材料、專家推薦表、畢業論文成績和實習成績材料作為必備材料，根據學校特色，教師資格審批表、民族成分證明等特色材料也成為其必備材料，而目前對心理健康檔案、誠信檔案、社會實踐材料、發明創造證書、能力技能競賽證書等特色材料歸檔也有很大的呼聲。那么統一歸檔范圍及標準，完善檔案材料建設路徑則是亟待解決的問題。哪些材料作為必備材料歸檔，哪些材料作特色材料歸檔以及歸檔材料的填寫、審核等標準，如何保證檔案材料全面、真實和準確，如何在材料形成過程中杜絕弄虛作假，都需制定相應的條款予以規范。

由于高校學生檔案具備初始性和獨立性，材料形成復雜性等特點，它不僅真實記錄了學生在校期間德智體美各方面的表現，而且還反映了學生社會實踐能力等綜合素質，對全面了解學生的能力具有重要價值，是學校解決學生困難、培養教育學生、國家選拔人才、個人福利保障的重要證據，因此，高校學生檔案歸檔范圍不必大而全，而應精而準，檔案材料形成過程不能隨意而為，而應受制度約束。應重新對學校、用人單位錄取和聘任人才及各種福利保障對檔案內容的需求進行調研，確定學生檔案的必須歸檔材料，對特色材料的標準予以規范。比如，心理健康檔案和誠信檔案必須真實且具指導性、資格證書材料必須有等級要求等等，同時完善檔案材料的形成路徑，確保檔案材料的真實性、嚴肅性和安全性，不僅能夠提高歸檔質量，提高學校、用人單位和人才交流服務中心管理檔案的工作效率，而且能讓檔案利益相關者及時感知并受益，實現人事檔案價值最大化。

三、嚴格保管措施，規范利用服務，注重以人為本。

眾所周知，高校學生檔案形成的首份材料是高中檔案，而高中檔案大部分省份是由學生自帶到高校，小部分省份郵寄至高校招生就業部門。自帶部分，首先由學生交由各學院輔導員保管，一段時間之后才能歸于檔案機構或其他職能部門。以我校為例，我校一般在每年10月底才能將學生檔案收集到檔案管理部門，有的學生檔案由于保管不善或者保管人檔案意識薄弱，被私自開封，失去了檔案材料的真實性和嚴肅性。特別對未及時上交日后補交的學生檔案，被保管人隨意放置而不知去向的事情不在少數，造成學生材料缺失且無法彌補，對新生材料審核的準確性和學生的美好未來埋下隱患。當歸檔到檔案管理部門之后，必須要求采用統一的檔案袋盛裝，并根據便于查找的原則采用科學的方法對檔案進行排架保管。鑒于此，制定嚴格且行之有效的保管措施顯得尤為必要，同時要對轉專業、休學、退學、留級、退伍復學、轉入等學籍異動情況的學生檔案制定合理的保管方法，對檔案丟失如何補辦、檔案保管裝具的要求等應作明確規定。

同時，對高校學生檔案利用的程序也應予以規范。由于高校學生檔案具有產生于學生、服務于學生的特點，高校檔案機構必須加強以人為本的服務理念，本著對學生負責、工作嚴謹的態度，將人本思想滲透其中。除提供熱情周到的基礎利用之外，高校檔案機構應根據實際，在加強學生隱私權保護的同時，也應適時拓展學生檔案管理的內容和功能。比如，深入挖掘學生檔案信息資源，建立學生檔案數據庫，進而建立學校名人檔案特色數據庫，樹立學校名牌，以達到宣傳學校的目的。也可以跟蹤畢業生就業信息，分析學生就業質量，從而為學校改進人才培養模式、加快教學改革、提高教育質量等方面提供重要參考。

四、不斷豐富歸檔內容，正確轉換保管主體，優化動態管理

高校學生檔案的內容隨著學生的成長不斷得以補充和完善，呈動態特性。它記錄了學生在高校的成長軌跡，因此每一份歸檔材料對他們都是不可或缺的。近年來，越來越多的用人單位和人才服務機構對學生檔案材料的完整性要求更高，一旦發現材料不夠完整即會拒收，增加了檔案材料遺失的風險。因此，高校檔案機構應制定相應的管理制度，據此對檔案材料的各形成單位嚴格要求，不僅要求各類歸檔材料齊全率達到100%，而且對材料填寫的質量和標準嚴要求，這樣才能真正意義上豐富和完善歸檔內容。

高校學生檔案隨著學生的畢業而流動，檔案的保管單位也隨之發生變化。自2015年起，畢業生檔案的轉寄由機要渠道轉化為EMS渠道。調研結果也顯示全部高校都采用了EMS寄遞方式。此方式大大縮短了轉寄時間，但準確性和安全性卻有所降低。畢業生檔案寄遞信息由高校各院系負責采集，由招生就業部門負責集中和梳理，因此檔案寄遞的最終信息來源于招生就業部門的畢業生派遣信息系統。由于在最終派遣信息形成的過程中，有些學生和輔導員不重視信息采集工作，或不了解相關知識，或招生就業部對變更的地址信息未及時更新，或檔案管理部門對派遣信息缺乏準確判斷，或郵政公司工作不嚴謹，都會出現寄遞信息失實或不準確，從而造成錯投或退檔的情況。以某校畢業生檔案轉寄工作為例，由于負責畢業生檔案管理的老師經驗豐富，責任心強，每年對畢業生派遣信息反復核對，至少核對出2%—3%的不準確或錯誤信息，但是即便某校提供了100%準確的派遣信息，卻不能保證郵政公司打印快遞信息及投遞環節的準確率。因此，有必要制定相應的制度和標準，對每個環節進行質量控制。通過制度的完善和立法的健全，真正為學校高質量完成檔案轉遞工作提供保障，也為郵政公司和檔案接收單位提供收寄、投遞及接收標準，準確無誤地將畢業生檔案轉遞到正確的主管單位，為畢業生順利就業保駕護航。

五、加速電子化建設，實施信息化管理，實現信息共享

在信息化時代，檔案數字化大勢所趨，高校學生檔案亦不例外，要想與社會發展同步前行，要想高質量、高效率地為利用者服務，加快高校學生檔案電子化建設和信息化管理就勢在必行。

通過課題組問卷上“學生檔案是否電子化”和“是否有學生檔案管理系統”的調查得知，僅有6%的高校學生檔案電子化，18%的高校配有學生檔案管理系統。這說明我省高校學生檔案電子化建設滯后，信息化管理水平落后。隨著高考招生錄取的電子化，全國目前有廣西、江蘇、山西三省的高招材料電子化，而我省大多數高校學生檔案仍為紙質的，因此無法形成網絡對接，反而造成信息缺失。根據調查，各高校對電子化的高招材料案的處理方法五花八門，一半以上的學校不予處理，其他學校則由招生就業部門通過招生系統打印出來交由檔案管理部門，其中有的學校將打印件放入學生檔案，有的則只做備查之用。造成學生高中階段重要材料缺失或者不足以具備法律效力，為學生日后順利就業埋下隱患。

“大數據”時代到來是由全球知名咨詢公司麥肯錫提出，大數據是信息時代的產物[3]26。它的意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于專業化處理這些數據并形成有意義的數據。而高校學生檔案數量龐大，每年都會入學、升學、就業、出國、深造、轉入、轉出，每年形成的檔案材料數量驚人。以一名學生在校期間形成十份材料、在校生一萬名為例，每年要產生十萬份材料，龐大的檔案數據會隨著學生的變動發生改變，傳統的人工管理模式，速度慢、耗時長、準確率低，且無法提取有益的信息資源，同時形成的檔案材料內容簡單、形式單一，不足以展現學生的綜合素質和個人能力。2020年全國普通高校畢業人數達874萬，同比增加40萬，這就意味著，2020年有874萬份高校學生檔案會隨之流動，變成人事檔案，發揮更大的作用。因此，高校有必要改變傳統工作模式，建議構建高校學生檔案管理平臺，整合各類管理系統，將從各個路徑產生的檔案材料轉換為成數字化信息，并將大數據整合到學校數字化校園的公共數據平臺中，進行網上收集歸檔，既可以為檔案信息化管理打牢基礎，又可以解決學生的后顧之憂。

與此同時，建設高質量的學生檔案人才隊伍也非常必要。只有掌握現代技術手段，具備網絡安全意識，熟悉信息安全維護技能，才能滿足信息化時代的要求，才能保障檔案信息的真實性和保密性，才能有效推動高校學生檔案電子化建設進程，將紙質檔案和電子檔案有機結合，構建“大服務”體系，提供更加專業化、個性化、社會化的服務，實現信息共享，為國家選拔高質量人才提供有力支撐。據此，筆者認為對高校學生檔案電子化建設有必要建章立制，以加快高校學生檔案電子化建設的進程，構筑與現代信息社會接軌的高速通道。

六、制定專門法規，規范管理行為，提供制度保障

《高等學校檔案管理辦法》（27號令）明確將“學生類”檔案列入文件材料的歸檔范圍，這是國家首次將學生檔案納入高校檔案管理體系，雖然不夠詳盡，但為依法開展高校學生檔案管理工作奠定了重要基礎。課題組通過問卷“是否有必要出臺《高等學校學生管理規范》”來進行調查，94%的答案是“有必要”。問卷“學校是否制定學生檔案管理辦法，其依據是什么”的調查結果是，75%的學校自行制定了學生檔案管理辦法，但依據各有不同，有的依據《高等學校檔案管理辦法》、有的依據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、有的依據人社部關于流動檔案管理的相關文件。筆者在湖北省的一個高校畢業生檔案工作QQ群中，經常會看到老師們對工作中出現的許多問題感到迷惑，找不到解決問題的答案和依據，比如退學檔案如何處理、檔案遺失如何補辦、遺留檔案如何解決等等。因此，筆者認為，根據相關法律法規，應盡快出臺高等學校學生檔案管理規范或工作條例，科學定義學生檔案，明確管理主體和管理職責，確定歸檔范圍和歸檔內容，統一歸檔渠道、轉遞標準及信息化建設標準，提供利用服務和加強隱私保護等條款，與《干部檔案工作條例》等相關法律法規有效銜接，使高校學生檔案工作有法可依、有章可循，讓法律法規約束檔案人的行為，提高高校學生檔案管理的質量，盡快走上法制化、科學化、規范化管理的軌道。

高校檔案管理工作是高校重要的基礎性工作，隨著時代變遷，其內涵和外延也在逐漸發生變化，它關系到學校的整體發展規劃。隨著高校逐年擴招，學生數量不斷增加，高校學生檔案管理工作也顯得愈發重要。國家檔案局局長陸國強說：“站在‘兩個一百年’的歷史交匯點上，廣大檔案工作者責任重大，使命光榮。”高校學生檔案工作者應不負使命，努力開創新時代學生檔案工作新局面。在思想上高度重視，在制度上不斷完善，在行動上充分落實，切實發揮高校學生檔案的重要作用，有效搭建高校和用人單位的橋梁。同時，規范高校學生檔案管理，不僅能夠提高學生檔案的質量，最大限度維護學生利益，而且能夠促進學校樹立優良學風，提高教學質量，推動學校穩定健康發展。