高校資助農村經濟困難大學生檔案管理問題研究

王 偉

資助農村家庭經濟困難學生，幫助他們完成高等教育是國家科教興國戰略的一部分，是為建設創新型國家提供人才支撐的客觀要求，也是落實統籌城鄉經濟社會發展、全面建設小康社會總體要求的具體舉措。好的政策需要真正的落實，建立高校助困檔案管理機制，組織收集和妥善保存農村困難學生的資助檔案資料，是落實農村貧困大學生資助政策的必然要求，也是做好高校助困的基礎性工作。雖然各高校都建立了助貧檔案的管理機制，但是受各種因素的影響，助貧檔案管理中還存在許多問題，致使檔案的功效發揮不到位，提升助貧檔案管理質量需要進一步探究[1]106。

一、建立農村經濟困難大學生檔案的必要性

1.建立農村經濟困難大學生檔案是準確認定資助對象的需要。建立資助政策的初衷是為真正貧困的大學生雪中送炭，而不是給某些寄生在國家扶貧政策的“假貧生”提供免費午餐。高校助困的主要對象是農村家庭經濟困難的大學生。只有如實掌握貧困學生的家庭經濟情況，才能精準地認定資助對象，這是決定政策執行效果的關鍵所在。建立困難大學生檔案的目的是從學校的高度進行普查，發現那些因貧困難以維系正常生活的學生，對弱勢群體給予必要的支持和關注。通過建立困難大學生檔案，可以掌握學生的基本信息，客觀動態化記錄大學生的家庭經濟情況，為資助對象的精準認定提供最基本和直觀的依據。

2.建立農村經濟困難大學生檔案是實現精準資助的需要。高校對貧困生資助的資金主要來源于國家財政，另外一部分來源于社會捐贈。無論資金來源于哪種途徑，都必須嚴格資助標準和流程，最大限度地提高資助資金的利用效率。隨著高校招生規模的擴大，來自于農村的生源數量不斷增加，基數也不斷擴大，帶來的結果就是農村貧困大學生絕對數量的增加。對這部分貧困生的資助還是處于“僧多粥少”的狀況。通過建立貧困生檔案，全面收集和整理貧困學生的個人及家庭信息，可以較為全面地掌握農村貧困生的家庭經濟狀況和負擔能力，然后根據這些信息確定貧困等級。在救助資金的分配上不搞一刀切，要區別對待，把資助資金向貧困等級高的學生傾斜，精準資助，實現實質公平。

3.建立農村經濟困難大學生檔案是進行外部監管的需要。如何在助學資金發放管理過程中加強資金監管，確保把黨和政府助學的每一分錢都用在刀刃上，真正使貧困大學生受益，發揮政策效能，除了建立健全科學有效的內部管理制度，外部監督機制也是必不可少的。建立貧困生檔案，能夠督促高校規范助學程序，留存資格審查、受助對象認定、資金發放等助學關鍵環節的書面材料。監管部門可以通過檔案審查發現助學過程中是否存在違規、違紀行為，并及時進行處理。建立貧困生檔案，需要受助大學生如實填寫個人基本情況和家庭經濟狀況的信息，如查證不實，不但要取消受助資格，還要追繳受助款項，并要給予相應的處分。這在一定程度上可以督促學生如實填報材料，防止虛報、瞞報現象的發生。

二、高校資助農村經濟困難大學生檔案的建立

高校在資助來自于農村的貧困生的過程中會產生大量的文獻材料，真實地反映整個資助過程，將這些文獻資料以檔案的形式予以保存，將會極大地幫助精準助貧目標的實現。

1.高校貧困生檔案的主要內容。高校貧困生檔案收集和記錄的內容主要包括三個方面：一是貧困學生的基本信息，如學生的基本身份信息、家庭成員情況、家庭收入情況、致貧的基本原因等，這是高校對農村貧困學生進行資助的資格審查；二是農村貧困學生受資助的情況，如資助的類型、資助的金額、資助的發放、資助資金的使用等證明材料，嚴格資金監管流程，保證資助的資金真正用到貧困學生的身上；三是農村貧困生受資助后生活的改善狀況、思想和心理的變化情況、學習成績等方面的基本情況。總之，貧困生檔案應該全面地記錄資助的依據、資助的過程和學習生活等各方面的情況，以全面評估資助效果。

2.高校貧困生檔案的建立。高校建立貧困生檔案，應該是在學校的統一領導下，由學校檔案部門牽頭，各學院配合共同完成。檔案部門的主要工作是收集相關的檔案資料，利用檔案管理的手段進行分類和歸集。高校學生的管理主要是由各個學院來完成的，各學院是具體負責貧困生的普查、認定、資助等管理工作，所以助貧的主要資料均來自于各學院。這就要求高校應該制定助貧的基本規范，各學院要嚴格根據該規范進行助貧工作，各流程中形成的資料均應妥善保管，并按檔案部門的要求定期歸檔。

3.高校貧困生檔案的管理。高校貧困生檔案的管理工作應該有別于一般的學生檔案管理，應該建立專門的貧困檔案，專門分類，而不應該將貧困檔案和普通的學生檔案合二為一。目前，各高校采用的也都是這種單獨的管理模式。高校的檔案部門負責貧困檔案的集中管理工作，助貧檔案管理中應該堅持真實性、動態性、全面性和信息化原則，通過檔案管理全面記錄助貧過程和學生生活、思想和學習變化情況。

三、高校資助農村經濟困難大學生檔案管理中存在的問題

1.貧困生檔案信息內容真實性不能完全得到保證。高校的生源地往往和學校所在地距離較遠，高校和農村貧困家庭不能實現直接對接，使得高校對于農村困難學生家庭實際情況只能通過間接途徑獲得。高校提出存檔信息名錄，由學生按要求采集和提交。這種模式大大地降低了高校檔案管理部門的工作負擔，可也增加了信息偽造、隱瞞和夸大的幾率[2]246。利益驅使下，我們也很難期待所有貧困生都能做到絕對的誠實。為了提高材料的可信性，實踐中也是采取了一些措施的，對于學生提交的證明材料都要求出具機構進行認證、加蓋公章等。但是實踐中檔案材料的出具部門由于不是資助資金的支付部門，利益相關性較低，其審核未必嚴格，常常流于形式，這嚴重影響了高校對材料的真實性和可靠性的判定。蓋章的貧困證明有時也不能如實地反映學生家庭的經濟狀況。

2.貧困生檔案資料更新不及時致使信息缺乏時效性和完整性。高校一般都是在新生入學的第一學期就進行貧困生尤其是農村生源貧困生的普查工作，并建立家庭經濟困難大學生救助檔案，檔案資料會成為整個大學期間貧困生受助資格認定的證明材料[3]68。應該注意的是，貧困生的家庭經濟狀況不是一個常量，而是一個動態的變量。期間，有些農村貧困家庭會脫貧甚至致富，那么他們的孩子就不能再被列入貧困學生范疇。此外，每年的受資助情況，受助資金的使用情況，及思想表現等都應該隨時記錄，并作為下一次評估的依據。但是，目前高校的貧困生資助檔案往往處于封存狀態，新資料不能及時錄入，這就導致檔案信息因非實時動態而失真和不完整，導致資助方案缺乏針對性，使資助資金的利用效率降低，嚴重地影響對貧困大學精準資助目標的實現。

3.貧困生檔案功能單一，缺乏全面性。檔案是直接形成的歷史紀錄，檔案具有憑證價值的重要屬性。高校建立貧困生檔案本應具有經濟和精神雙重幫扶功效。但是實踐中，貧困生檔案管理體現出重視信息收集、輕資料的使用，重經濟資助、輕精神幫扶的特點[4]91。這導致貧困生檔案功能的發揮非常單一，不能全面地實現制度設計的初衷。貧困生資助只是手段，幫助農村貧困學生順利完成學業，培養正確的價值觀，成為合格的國家建設者才是根本目的。因此，貧困生檔案建設在為經濟資助提供認定憑證的同時，應重視跟蹤學生的成長，掌握學生的發展軌跡，及時有效地給予精神上的幫扶和鼓勵，使其感受到國家和社會的關懷和溫暖，增強通過后天努力改變人生命運的信心。

4.貧困生檔案管理信息化水平低。高校貧困生檔案都是以紙質檔案的形式保存在檔案柜里，分類管理，檢索都非常不方便，這也是導致檔案內容更新不及時的一個重要原因。隨著社會的發展和人才的流動，檔案跨地區、跨部門利用日趨頻繁，而傳統的利用方式因為效率低，已適應不了新形勢下社會發展的需要。高校的貧困生檔案沒有建立電子檔案，導致檔案信息不能有效地互相交流與融合使用，利用效率低下。如何有效地共享這些檔案信息資源、如何準確便捷地服務學生和相關部門，對接未來高校助貧的需求等，就成為一個亟待解決的問題。

四、提高高校資助農村經濟困難大學生檔案管理工作質量的路徑分析

1.堅持去偽存真，力保資助檔案信息的真實性。真實性是檔案的生命力，是檔案發揮功用的前提。高校在農村經濟困難學生檔案管理中必須保證檔案信息的真實可靠，只有這樣才能發揮檔案資料的評價作用和憑證功能。高校檔案管理部門在記錄農村學生家庭經濟情況檔案時，不僅要進行形式要件的審查，也要進行實質內容的審查。要責成各學院在助貧過程中細化存檔資料內容，包括家庭成員組成、身體狀況、職業、家庭主要經濟收入及家庭主要經濟負擔、學生本人受資助情況等等。檔案所記載每項內容都要有客觀依據，需要提供具有法律效力的證明資料[5]136。受助學生在提交證明材料時，需注明其家庭所在地的鄉、村、街道聯系方式，高校檔案管理部門應該直接對接生源所在地的鄉、村組織，核實該生的真實家庭經濟狀況，保證材料的真實性和可靠性。

2.實施動態管理，保證資助檔案資料的準確性和完整性。高校農村貧困大學生的資助檔案應該堅持動態管理原則。需要以發展的視角審視受助大學生家庭經濟狀況的動態變化，并結合變化情況對資助措施進行相應的調整，真正落實精準資助的目標。為此，高校各學院應該定期將新的貧困檔案資料移交檔案管理部門，由檔案管理部門定期對資助檔案進行整理，對檔案核心內容進行二次審查，通過多種途徑核實信息的真實性，對變化的內容及時進行更新，對于資助過程中出現的新資料進行補充。我們要根據學生家庭的最新經濟狀況來判斷其是否繼續符合資助條件，資助標準和方式是否需要調整，而不能完全依賴于既有的檔案資料做決策依據。實際上受助學生的經濟狀況是不斷變化的，有些已經脫貧、有些貧困等級會降低，當然也會發生相反的情況，這些變化的信息，應該及時地納入貧困生檔案中，保證檔案資料的準確性和完整性，為資助政策的落實提供可信的依據。

3.堅持育人為本，實現經濟資助與精神幫扶并重。對來自農村的貧困大學生進行資助的根本目的是幫助他們克服經濟困難順利完成大學學業，履行國家“不讓一個家庭困難的孩子上不起大學”的承諾。高校建立貧困生檔案首要目的是全面了解貧困生的家庭經濟狀況，將貧困生納入國家資助體系，持續精準地進行幫扶。但是僅僅進行經濟上的資助是不夠的，來自農村的貧困生在陌生的城市求學，需要適應新的環境，面對經濟壓力的同時，還要承受比同齡人更大的心理壓力，對于價值觀形成期的青年進行必要的精神疏導就顯得尤為重要。各高校應該建立教師與貧困學生的一對一聯系機制，比如有些高校建立了“三師助學育人工程導師”制度、“班導師”制度等，由老師負責貧困學生的心理疏導和幫扶工作，取得了良好的效果。在教學中各任課教師也應該著重關注和關心貧困學生的學習情況，對于學習困難的學生進行免費的輔導，使他們能夠順利地完成學業。高校在貧困生檔案管理模式上應該采用一人一檔的形式，堅持育人為本的宗旨，由各學院的學生管理部門負責收集和整理受助貧困生的學習成績、思想動態等信息，定期整理歸檔，這樣可以方便工作人員持續跟蹤受助學生的成長記錄，并有針對性地開展育人工作，通過經濟資助與精神幫扶，使受助學生實現從“受助”到“自助”的華麗轉身。

4.利用信息化技術推進高校助貧檔案電子化。信息時代，檔案的電子化是必然的發展趨勢。高校助貧檔案在規范紙質檔案管理程序的前提下，也應該同步建立電子檔案。相較于紙質檔案，電子檔案具有不占空間、不易損毀、方便查閱及利于共享等多種優勢。高校的助貧檔案實現電子化后，可以利用數據庫和云計算等先進技術，進行數據的分析，賦予檔案信息新的生命力。采用紙質檔案與電子檔案的雙模形式，不但可以提高檔案的安全性，而且可以起到相互佐證的作用。開發電子檔案管理軟件技術難度并不大，成本也是絕大多數高校能夠負擔的，而且可以多校聯合開發，降低成本。現今絕大多數軟件的使用已經趨于簡單化，即便需要對檔案管理人員進行培訓，難度也不大。高校應該跟上信息化的潮流，順應數字化的趨勢，積極推進助貧檔案電子化，以期取得檔案管理水平質的提升。